Regionale Forskningsfond Hovedstaden Økonomirapportering 19.Januar 2016

Transkript

1 Reginale Frskningsfnd Hvedstaden Øknmirapprtering 19.Januar Øknmirapprtering jan 2016 Innledning ved Kjell Øygarden Skjemaer ved Kjell Øygarden Grunnleggende bkføringsregler ved Harald Oustad Hva kan vi lære av 2014-rapprteringen ved Harald Oustad Spørsmål g svar 2 1

2 Grunnleggende bkføringsregler 3 Hvedprinsipper: Det er bkføringslvens-/bkføringsfrskriftens krav sm gjelder i frhld til bilagskvalitet Kstnader legitimert med inngående faktura iht de regnskapsmessige krav sm stilles til salgsdkument i bkføringsfrskriften Nummer g dat Angivelse av partene Ytelsens art g mfang Tidspunkt g sted fr leveransen vederlag Det er kun regnskapsførte utgifter hs prsjekteier i rapprteringsperiden sm kan tas med i rapprten Lønnskstnader iht timelister g dkumentasjn i frm av lønnsslipper Refusjn av reiser/utlegg dkumenteres ved reiseregning iht statens reiseregulativ/kvitteringer Grunnleggende bkføringsregler 4 2

3 Detaljer: Lønn/timelister: Bedriftsprsjekt: Timelister skal freligge fr persner sm har fått lønn fr sitt arbeid hs prsjekteier, basert på den timesats sm Frskningsfndet gdtar. Frskerprsjekt: Timelister skal freligge fr persner sm har fått lønn fr sitt arbeid hs prsjekteier, basert på den timesats sm Frskningsfndet gdtar. Offentlig prsjekt: Timelister skal freligge fr persner sm har fått lønn fr sitt arbeid hs prsjekteier, basert på den timesats sm Frskningsfndet gdtar. Timesats: 1,2 prmille av årslønn fr bedrifter g ffentlig sektr/ 1,6 prmille av årslønn fr FOU-partner. Timesatsen inkluderer utgifter til kntr g annen infrastruktur. Satsen er fr tiden begrenset ppad til kr (bedrifter g ffentlig)/ kr (FOUpartner). Timesats: samme sm fr bedriftsprsjekter. Grunnleggende bkføringsregler I ffentlige prsjekter kan en estimert prsentandel av stillingen sm brukes i prsjektet gdtas i stedet fr timelister. Fr ffentlige prsjekter gdtas gså timelister fra andre ffentlige aktører ført under pst 1.1 persnal g indirekte kstnader. Timesats: samme sm fr bedriftsprsjekter. 5 Detaljer frtsetter: Egeninnsats: Bedriftsprsjekt: Ttalt antall medgåtte timer hs prsjekteier skal føres under pst 1.1 Persnal g indirekte kstnader i kstnadsspesifikasjn. Andre bedrift- g FOUpartnere prsjekteier der egeninnsats skal fremgå sm fratrekk på fakturaen. Egeninnsatsen rapprteres under pst 1.1 mens betalt tjeneste under pst 1.2. Egeninnsats fra ffentlig sektr (timer sm prsjekteier ikke betaler fr) skal hldes utenfr regnskapet, men må dkumenteres i frm av timelister sm vedlegg. Frskerprsjekt: Ttalt antall medgåtte timer hs prsjekteier skal føres under pst 1.1 Persnal g indirekte kstnader i kstnadsspesifikasjn. Andre bedrift- g FOUpartnere prsjekteier der egeninnsats skal fremgå sm fratrekk på fakturaen. Egeninnsatsen rapprteres under pst 1.1 mens betalt tjeneste under pst 1.2. Egeninnsats fra ffentlig sektr (timer sm prsjekteier ikke betaler fr) skal føres pp under pst 1.1 «Persnal. g indirekte kstnader» g skal framgå av «andre ffentlige midler» i tabellen fr finansiering i regnskapsrapprten. Offentlig prsjekt: Ttalt antall medgåtte timer hs prsjekteier skal føres under pst 1.1 Persnal g indirekte kstnader i kstnadsspesifikasjn. Andre bedrift- g FOUpartnere prsjekteier der egeninnsats skal fremgå sm fratrekk på fakturaen. Egeninnsatsen rapprteres under pst 1.1 mens betalt tjeneste under pst 1.2. Egeninnsats fra ffentlig sektr (timer sm prsjekteier ikke betaler fr) skal føres pp under pst 1.1 «Persnal. g indirekte kstnader» g skal framgå av «andre ffentlige midler» i tabellen fr finansiering i regnskapsrapprten. Grunnleggende bkføringsregler 6 3

4 Detaljer frtsetter: Andre frhld: Kun regnskapsførte utgifter hs prsjekteier fr den periden/året rapprteringen gjelder vil bli gdtatt ikke regnskapsførte utgifter skal dermed ikke trekkes inn i rapprteringen Alle fakturaer mellm samarbeidspartnerne (definert i avtalen) g prsjekteier skal faktureres uten mva Fakturering via andre partnere enn direkte til prsjekteiere gdtas ikke frdi man da vil miste retten til mva-fri fakturering Grunnleggende bkføringsregler 7 Detaljer frtsetter: Andre frhld frts: Faktura fra samarbeidspartnere må innehlde beskrivelse av-/ spesifikasjn av leveransen (ikke bare fakturert iht gdkjent budsjett) Vi ppfrdrer prsjekteier til å påse at utgifter sm belastes prsjektet i størst mulig grad samsvarer med framdrifta i prsjektet Det skal freligge uttalelse fra revisr i tilknytning til rapprten hvis ikke annet er avtalt Grunnleggende bkføringsregler 8 4

5 Eksempler på avdekkede feil: Kstnader rapprtert på feil peride/år (bilag mttatt g bkført på et annet år enn det det er rapprtert fr) Bilag er ikke stilet til prsjekteier Kstnader er tatt inn i rapprt uten at det er mttatt faktura-/ bkført hs prsjekteier Manglende ppfølging av samarbeidspartnere sine dkumentasjn av egeninnsats Erfaring fra tidligere rapprtering 9 Eksempler på avdekkede feil frts: Faktura fr FU-tjenester fra samarbeidspartnere sm ikke er definert i avtalen Fakturaer fr FU-tjenester fra samarbeidspartnere er inkl mva Andre driftskstnader på ver kr er ikke spesifisert Feil utregning av frskudd fr neste peride Erfaring fra tidligere rapprtering 10 5