MØTEREFERAT! Helse og omsorgs nettverket 20. sept 2013 Sted: Kongsbergregionens møterom Kirkegt 4 Kongsberg referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Sakliste Sak 014/13: Status hovedprosjekt Meldingsløftet...2 Sak 015/13: Gevinstplan og gevinstrealiseringsplan prosjekt Meldingsløftet (2 vedlegg)...2 Sak 016/13: Forlengelse av hovedprosjekt Meldingsløftet...3 Sak 017/13: Mobil omsorg...4 Sak 018/13: Status forprosjekt Omsorgsteknologi...5 Sak 019/13: Avklare behov for eventuell satsning på omsorgsteknologi i 2014...6 Sak 020/13: Tilsyn...6 Sak 021/13: Vikarer pleie og omsorg rammeavtaler BTV...6 Sak 022/13: Vurdering av behov for rammeavtale for elektrotekniske hjelpemidler innen pleie og omsorgsektor...7 Sak 023/13: Omstilling i Helse og omsorg 2013 2016 / Kongsberg...7 Til stede: Anne Grete, Helen, Lis Berit, Hilde, Grete og Gro Kristin Jan Erik, Britt Inger, Sissel og Petter Det var ingen merknader til møtereferat fra forrige møte Sak 014/13: Status hovedprosjekt Meldingsløftet Sissel orienterte. Har særlig vært jobbet mye med kontakten mot legekontor siden sist. Det ble samtalt om situasjonen i den enkelte kommune mht progresjon og utfordringer. Saken tas til orientering Sak 015/13: Gevinstplan og gevinstrealiseringsplan prosjekt Meldingsløftet (2 vedlegg) Kommunene i Kongsbergregionen har tidligere etablert felles gevinstmetodikk med div. maler som skal benyttes ved anskaffelse av IKT-løsninger og gjennomføring av div. IKT-relaterte prosjekter. Metodikken innebærer blant annet at aktuelt prosjekt skal utarbeide gevinstplan og at driftsorganisasjonen(e) som overtar prosjektet har ansvar for å realisere gevinstene som er beskrevet i gevinstplanen gjennom blant annet i samarbeid med prosjektet å utarbeide lokale gevinstrealseringsplan(er). Prosjekt Meldingsløftet har nå utarbeidet utkast til en gevinstplan. Denne legges med dette fram til helse- og omsorgsnettverket til orientering/vurdering (se vedlegg). Prosjektet har også utarbeidet utkast til gevinstrealiseringsplan som foreslås benyttet i kommunene ved utarbeidelse av lokale gevinstrealiseringsplaner. (se vedlegg) Det bemerkes at tekst merket med blå skrift i utkastene kan bli noe justert og at eventuelle justeringer vil bli presisert i møtet. 2
Fremlagt gevinstplan legges til grunn for utarbeidelse av lokale gevinstrealiseringsplaner Enhetslederne for aktuell tjeneste i hver kommune blir ansvarlig for å etablere og gjennomføre gevinstrealiseringsplanen for sin kommune Britt Inger orienterte. Bla om nytt initiativ fra KS. Det kommer en verktøykasse fra KS knyttet til dette tema i oktober, dette ble kjent denne uka. Det medfører at man foreslår å avvente videre arbeid til disse maler/verktøy, og evt ta i bruk disse. Britt Inger understreket dog viktigheten av tema og at disse forhold ivaretas. Det ble derfor fremmet forslag til endringer mht den utsendte forslag til konklusjon. Saken utsettes, og settes på agenda i senere møte. Sak 016/13: Forlengelse av hovedprosjekt Meldingsløftet Prosjekt meldingsløftet skal etter planen avsluttes 31.12.13. I dagens møte presenteres status for prosjektet. Her vil det blant annet fremkomme at sykehusene ikke vil være klare for elektronisk meldingsutveksling med kommunene før tidligst på nyåret 2014. Prosjektgruppa uttrykte i siste møte 28.08.13 bekymring for videre framdrift når man ikke lenger har felles prosjekt og dedikert prosjektledelse knyttet til dette. Dette støttes av NHN-koordinatorene som sier det er krevende for den enkelte kommune å holde fokus på fremdrift når prosjektlederjobben skal gjøres i tillegg til alle andre oppgaver. NHT-koordinatorene anbefaler for prosjektgruppa at prosjektet bør forlenges inntil elektronisk meldingsutveksling med sykehusene er på plass. Prosjektgruppa ønsker med dette å foreslå at hovedprosjekt Meldingsløftet forlenges med 6 mndr og at sluttidspunkt forskyves fra 31.12.13 til 01.07.14. Det bemerkes at dagens prosjektleder etter planen går av med pensjon ca 01.04.14. Man bør derfor i løpet av mars ha funnet løsning for bemanning av prosjektlederrollen fra 01.04.13 01.07.14. Det bør også i perioden fram til 01.07.14 avklares hvordan kommunene bør organisere et mer permanent samarbeid ifb med oppfølging og videreutvikling av elektroniske meldingsutveksling i de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Hovedprosjekt Meldingsløftet forlenges i 6 mndr -dvs. fram til 01.07.14 Kostnader til prosjektledelse i 50 % stilling denne perioden samt prosesskostnader kr. 200.000 innarbeides i Kongsbergregionens samlede budsjettforslag for 2014 som eget tiltak foreslått av helse- og omsorgsnettverket Prosjekt meldingsløftet foreslår i sluttrapporten som legges fram ved prosjektets slutt hvordan kommunene eventuelt bør organisere videre samarbeid. Britt Inger orienterte. Det ble fremmet forslag om å starte arbeidet med å få på plass evt ny prosjektleder i sluttfasen av det forlengede prosjektet Hovedprosjekt Meldingsløftet forlenges i 6 mndr -dvs. fram til 01.07.14 Kostnader til prosjektledelse i 50 % stilling denne perioden samt prosesskostnader kr. 200.000 innarbeides i Kongsbergregionens samlede budsjettforslag for 2014 som eget tiltak foreslått av helse- og omsorgsnettverket 3
Prosjekt meldingsløftet foreslår i sluttrapporten som legges fram ved prosjektets slutt hvordan kommunene eventuelt bør organisere videre samarbeid. Arbeidet med å rekruttere ny prosjektleder starter omgående. Det søkes etter en løsning blant deltagerne i prosjektgruppa Sak 017/13: Mobil omsorg SuksIT har i sitt budsjettforslag for 2014 foreslått etablering av løsningen Mobil Omsorg for kommunene i regionen og ønsker herved å orientere det regionale helse- og omsorgsnettverket nærmere om dette. Bakgrunnen for å innarbeidet dette tiltaket i SuksIT's budsjettforslag for 2014 var et ønske fra det regionale Profilnettverket om å gjøre noe i fellesskap vedr. tilrettelegging for mobil omsorg. Det regionale Profil-nettverket utarbeidet derfor en felles kravspesifikasjon. Sekretariatet sendte deretter en uforpliktende tilbudsforespørsel til leverandør av Profil. Man har siden mottatt tilbud og formidlet dette til kommunene v/ SuksIT og det regionale Profil-nettverket. Mobil Omsorg er en versjon av Visma Omsorg Profil, spesielt tilrettelagt for mobile enheter. Det vil si funksjonalitet som er knyttet til løsningen som en del av kommunens behov ved hjemmesykepleie. Løsningen er en ren webapplikasjon og innebærer at en står relativt fritt i valg av mobile enheter. Første versjon av Mobil Omsorg inneholder funksjon for nedlasting av arbeidsoppgaver, og organisering av egen arbeidsliste på den mobile enhet. I tillegg til basisinformasjon om bruker/klient, vil en kunne se informasjon om kontaktpersoner, tjeneste, medisiner, cave/allergier, diagnoser og IPLOS. Det vil være mulig å kvittere for utførte tiltak, samt lese/skrive rapporter, og enkel bildefunksjonalitet. Mobil Omsorg dekkes av vedlikeholdsavtalen knyttet til Profil. Løsningen som tilbys vil bli installert regionalt og vil ikke medføre økning i årlige vedlikeholdskostnader for kommunene. Løsningen vil innebære en engangskostnad knyttet til tilrettelegging for hver kommune. I budsjettforslaget fra SuksIT for 2014 er det tatt høyde for at løsningen implementeres for alle kommunene. Det bemerkes at kostnader knyttet til anskaffelse og drift av mobile enheter må dekkes av den enkelte kommune. Flere av kommunene i regionen har allerede anskaffet slik mobile enheter. Nore og Uvdal kommune har allerede besluttet å anskaffe løsningen og vil ta i bruk løsningen om kort tid. Det vil være hensiktsmessig for de øvrige kommuner å innhente erfaringer fra Nore og Uvdal før eventuell implementering i egen kommune. De øvrige kommunene er gjort kjent med at eventuelle bestillinger kan gjøres fortløpende via koordinator for SuksIT. Britt Inger orienterte. Nettverket samtalte om saken. Det ble uttalt ønske om at erfaringsdeling blir tema på senere møte. Saken settes opp igjen på agenda i senere møte for oppfølging 4
Sak 018/13: Status forprosjekt Omsorgsteknologi Britt Inger orienterer om status i prosjektet nedenfor er hovedpunktene i orienteringen: Forstudie ble gjennomført i 2012, med anbefaling om etablering av forprosjekt i 2013 for iverksetting av 2 piloter "Digitalt Nattilsyn" på Skinnarberja sykehjem i Kongsberg og Bergtun sykehjem i Nore og Uvdal. Forslaget ble tilsluttet av det regionale helse- og omsorgsnettverket og vedtatt av rådmannsutvalget 16.02.13. Sekretariatet og helse og omsorgsnettverket har deretter fulgt opp anbefalingene gjennom å etablere intensjonsavtale med Arena Helseinnovasjon (heretter kalt AH!) som leverer løsningen "Digitalt nattilsyn" Man har foreløpig valgt å ikke etablere en prosjektgruppe for forprosjektet. Dette fordi prosjektmandatet for forprosjektet stort sett innebærer etablering av nevnte 2 piloter og dette krever tett koordinering mot IT-avdelingene i nevnte kommuner og pågående arbeid med etablering av "Kongsbergregionsskya". Arbeidet så langt har derfor blitt koordinert av koordinator i SuksIT. Helse- og omsorgsnettverket og SuksIT har blitt løpende orientert om status. Det er utpekt 1 lokal prosjektleder for piloten på Skinnarberja og 1 lokal prosjektleder på Bergtun Det ble før sommeren sammen med AH! gjennomført befaring på de 2 sykehjemmene og avklart hva lokale IKT-avdelinger må bidra med i forhold til kabling/tilrettelegging. Disse tilretteleggingene er nå på plass. Regionens IKT-driftspartner Itum har sørget for nødvendige nettverkstilpasninger og etablering av felles server for alarmsentral Serverinstallasjonen utføres av AH! primo september. AH! har gjennomført informasjonsmøter med aktuelle ansatte på de 2 sykehjemmene Pilotene installeres i disse dager på 2 pasientrom på hvert av nevnte sykehjem, og opplæring gjennomføres umiddelbart etter installasjon Lokale prosjektledere/koordinatorer vil delta på workshops arrangert av AH! i pilotperioden for å dele erfaringer med andre kommuner. Første workshop er berammet til 31. oktober. Høgskolen i Buskerud vil være involvert ifb med følgeforskning for vurdering av effekt Pilotperioden varer til februar 2013 Pilotene finansieres i sin helhet av skjønnsmidler i 2013 Nettverket avklarer om det er behov for å etablere egen prosjektgruppe for forprosjektet Britt Inger orienterte. Nettverket samtalte om saken. Det ble reist spm om evt behov for utvidelse av periode mht mulig forsinket oppstart av utprøving / pilotgjennomføring. Britt Inger tar med seg å undersøke evt tekniske utfordringer i fht gjennomføring. I utg pkt søker man gjennomføre i tråd med plan. Nettverket legger til grunn at det pt ikke er behov for egen prosjektgruppe i denne fasen, men nettverket selv er opptatt av selv å være aktive i saken 5
Sak 019/13: Avklare behov for eventuell satsning på omsorgsteknologi i 2014 Rådmannsutvalget skal 27. september behandle regionens budsjettforslag for 2014. Forslag til budsjett for det regionale IKT-driftssamarbeidet og SuksIT vil inngå i dette budsjettforslaget. Budsjettforslaget inneholder foreløpig imidlertid ingen forslag om videre satsning på omsorgsteknologi i 2014. Dette fordi SuksIT eller sekretariatet ikke har noen forutsetning for å mene noe om dette, og ønsker at eventuelt forslag om regional satsning på omsorgsteknologi i 2014 derfor må komme fra det regionale helse- og omsorgsnettverket. Sekretariatet har i august vært i dialog med Arena Helseinnovasjon ang. utarbeidelse av felles søknad knyttet til utlysning av tilskuddsmidler fra Helse- og sosialdirektoratet for de kommuner som i dag er piloter (inkl. Nore og Uvdal og Kongsberg). Dersom søknaden imøtekommes vil det i 2014 være mulig å finansiere en eventuell utvidelse av pilotene. For Kongsbergregionen kan dette bety at løsningen Digitalt Nattilsyn kan rulles ut på flere rom i nevnte sykehjem og eller at pilotene kan utvides i forhold til type alarmer. Et eventuelt tilskudd kan også bidra til at løsningen rulles ut til andre kommuner i regionen. Uavhengig av avklaring av søknadsmidler så er det behov for at helse- og omsorgsnettverket i dagens møte diskuterer en mulig regional satsning på velferdsteknologi i 2014 og avklarer om dette eventuelt skal innarbeides i Kongsbergregionens budsjettforslag som skal legges fram for rådmannsutvalget 27.09.13. Det kan nevnes at Rådmannsutvalget i sin behandling av sluttrapporten for forstudien 16.02.13 uttrykte forventninger til en felles satsning innen velferdsteknologi framover. Saken legges fram til diskusjon uten forslag til konklusjon. Britt Inger orienterte. Nettverket samtalte om saken. Omsorgsteknologi ønskes fortsatt prioritert og at slik prioritet synligjøres i den regionale handlingsplan (og tilhørende budsjett) for 2014 Sak 020/13: Tilsyn Fast punkt på møteagenda Det er ikke gjennomført tilsyn siden sist slik at saken ble ikke behandlet Sak 021/13: Vikarer pleie og omsorg rammeavtaler BTV Det vises til sak 011/13 Petter deltok. Rammeavtalen skal ettårs-evalueres. Avtalen løper et år til før større evaluering. Det ble tatt en runde rundt bordet for å gi innspill på erfaringer. Nettverket samtalte om saken. Saken tas til orientering Det ble gitt oppfordring om å gi innspill i forb med med forestående evaluering 6
Sak 022/13: Vurdering av behov for rammeavtale for elektrotekniske hjelpemidler innen pleie og omsorgsektor Britt Inger/ Petter orienterer. Handler bla om avgrensing mot omsorgsteknologiprosjektet Fint om kommunenes repr har tatt en enkel vurdering knyttet til aktuelle behov mht produktgrupper Britt Inger og Petter orienterte. Det er meldt inn behov for avtaler. Forholdet til omsorgsteknologiprosjektet for man må sørge for å ikke gjøre avtaler på «gammel» teknologi. Altså et behov for å se litt fremover. Med tanke evt aktuelle produktgrupper. Nettverket samtalte om saken. Det ble gitt uttrykk for behov for rammeavtaler mht mye arbeid knyttet til enkeltanskaffelser. Petter sender ut et initiativ til kommunene som start på en mulig prosess knyttet til bla å avklare aktuelle produktgrupper mv Sak 023/13: Omstilling i Helse og omsorg 2013 2016 / Kongsberg Hilde orienterte om pågående prosess i Kongsberg. Presentasjonen distribueres som vedlegg til møtereferat Saken tas til orientering Saken settes opp som «stor» sak på neste møte den 22 november 7