PROSJEKTPLAN FOR GJENNOMFØRING AV KOMMUNEREFORMA I SOGN OG FJORDANE 2014 2016 1. Bakgrunn Regjeringa la 14. mai 2014 fram kommuneproposisjonen for 2015 med ein meldingsdel for ei kommunereform. Meldinga vart handsama av Stortinget 18. juni, der det gjennom eit fleirtal vart gitt politisk tilslutning for at det er behov for endringar i kommunestrukturen, og målsetjingar og gjennomføring av reforma med økonomiske verkemidlar. 1.1 Mandat Oppdragsbrevet frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet vart sendt til fylkesmennene 24. juni, og i eige brev 3. juli vart KS invitert til å delta i prosessane regionalt (sjå vedlegg). Fylkesmannen har fått i oppdrag å vere tilretteleggar, koordinator og rettleiar for regionale- og lokale prosessar i Sogn og Fjordane. Oppdraget skal gjennomførast i samarbeid med KS lokalt. Fylkesmannen skal lage ei oppsummering av prosjektet med vurdering til KMD i løpet av hausten 2016. 1.2 Formål Prosjektplanen viser kva rammer som reforma i Sogn og Fjordane skal følgje. Planen skal legge til rette for gode og lokalt forankra prosessar gjennom handsaming og vedtak i KS-fylkesstyre, informasjon og presentasjon i regionråda,kommunane og konferansar/samlingar/nettverk. Planen er basert på at det er kommunane som sjølve har ansvar for lokale prosessar. Gjennom samarbeidet mellom Fylkesmannen og KS blir det gjort fleire tiltak (lokalt, regionalt og med nabofylke) for å oppnå heilskaplege og formålstenlege prosessar og resultat av reforma. 2. Mål og rammer 2.1 Mål Reforma skal legge til rette for at fleire kommunar slår seg saman til større og meir robuste kommunar. Følgjande overordna mål er fastsette for reforma: Gode og likeverdige tenester for innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Berekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokaldemokrati 1
2.2 Overordna rammer Sett frå eit nasjonalt perspektiv består kommunereforma av fire ulike delreformer: Oppgåvereform det blir sett på moglegheiter for flytting av oppgåver til kommunane. Strukturreform det er både inndelinga av kommunar og regionalt (fylke) nivå som er til utgreiing. Styringsreform det skal sjåast på både modellar og regelverk for intern organisering og statleg styring av kommunane, rammene for styring av kommunal forvaltning (kommunelova og særlover) og oppgåver til fylkeskommunen og staten. Finansieringsreform inntektssystemet skal gjennomgåast i sin heilskap, med endringar gjeldande frå 2017, og det er lagt inn verkemiddel for omstilling og kompensasjon av utgifter knytt til gjennomføring av reforma. Følgjande prinsipp er viktige rammer for prosjektet : Krav til tidsplan og milepælar er fastlagt i mandatet etter vedtak i Stortinget. Økonomiske verkemiddel for gjennomføring av reforma er/blir fastlagt av Stortinget. Fylkesmannen og KS skal samarbeide om gjennomføring av prosessen i Sogn og Fjordane. Fylkesmannen og KS må sette inn nødvendige ressursar i form av økonomi og personalressursar. Departementet vil legge til rette for verktøy og rettleiarar som kommunane kan bruke, for å få til gode prosessar. Andre viktige prinsipp som ligg til grunn for kommunereforma: Det er ønskjeleg med sterke og funksjonelle kommunar i alle deler av fylket. Avstandsulemper kan sikrast gjennom ordningar som tek i vare nærdemokratiet etter foreiningsbaserte lokalvalsmodellar, grendautval, lokalsamfunnsutval og utviklingslag. For å finne gode løysingar må det takast omsyn til spreidd busetnad, reiseavstandar, etablerte identitetsområde og langvarig interkommunalt samarbeid. 3. Omfang og avgrensingar Prosjektet skal bidra til at alle kommunar gjennomfører utgreiingar etter Stortingets vedtak, og fattar vedtak innan våren 2016. I tillegg til samanslåing av kommunar, kan grensejusteringar og oppdeling av kommunar vere aktuelt. Stortinget har også opna for at fylkesgrensene kan vurderast. Prosjektet vil danne grunnlaget for Fylkesmannen si oppsummering og vurdering til KMD i løpet av hausten 2016. Perioden 2017 2020 blir fasen for gjennomføring av sjølve samanslåingane, og det vil truleg krevje eit eige prosjektarbeid. 4. Organisering og roller Fylkesprosjektet tilrår at kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet som tek i vare prosessen i eigen kommune, og sikrar samarbeid med nabokommunar og fylkesprosjektet. 2
Fylkesprosjektet kommunereforma i Sogn og Fjordane har Fylkesmannen som prosjekteigar, og har følgjande organisering og roller: Oppdragsgjevar: Regjeringa v/ Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) o Prosjektmandat til fylkesmennene, jf. brev av 26.06.2014. o Støtte opp om fylkesmennene og kommunane sitt arbeid med reforma. o Motta undervegsrapportering og sluttrapport frå fylkesmennene og lage ei oppsummering gjennom ei melding til Stortinget. o Ansvar for følgjeevaluering av reforma. Styringsgruppe: Fylkesmann Anne Karin Hamre og KS-leiar Jenny Følling. Prosjektansvarleg (PA): Fylkesmann Anne Karin Hamre o Fagleg og økonomisk ansvar for gjennomføring etter mandat og oppdrag frå KMD. o At det er samsvar mellom framdrift og prosjektplan. o Leiar av referansegruppa. o Ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjektet. o At det er klare rammer (oppgåver og ansvar) for prosjektgruppa. o Ansvarleg for prosjektets oppsummering og endeleg vurdering til KMD. Prosjektgruppe: Fylkesmannen v/ Kåre Træen (prosjektleiar), Gunnar O. Hæreid, Christian Rekkedal, Anne Kristin Eitungjerde. KS v/ Jan Ryste. o Ansvar for oppfølging av prosjektplan, gjennom prosess og aktivitetar i utvikling og gjennomføring av prosjektet. o Delta i møte med kommunane og referansegruppa, med førebuing, innlegg, rettleiing og oppfølging. o Ansvar for at PA får eit kvalitetssikra underlag ved avgjerder, og møte i referansegruppa. o Oppfølging av risikohendingar i prosjektet, undervegs vurdere og sette inn nødvendige tiltak. o Prosjektgruppa kan supplerast etter behov frå samarbeidspartane. Det blir utarbeidd eit prinsippansvarsmatrise som nærare viser ansvars- og arbeidsfordeling i prosjektgruppa med koordinering av oppgåver og ansvar til prosjektansvarleg og styringsgruppa. Referansegruppe: Forum for kommunereforma i Sogn og Fjordane o Samansett av Fylkesmannen, KS, regionrådsleiarane (Sogn regionråd, HAFS, SIS og Nordfjordrådet) Kompetansesenteret for distriktsutvikling og fylkeskommunen. o Blir leia av fylkesmann Anne Karin Hamre, og er ei rådgjevande gruppe. o Gruppa har eit mandat som er avklart med kommunane. o Gruppa skal bidra til å koordinere interesser og koordinere/samkøyre prosessar fram mot 2016. o Gruppa skal ha støtte av prosjektgruppa (sekretariatet) med møteinnkalling og møtereferat. 3
Arbeidsgrupper o Faggrupper hjå Fylkesmannen (etter behov). Andre bidragsytarar o Regjeringa har lagt til grunn at Distriktssenteret (KDU) skal kunne gje støtte til prosjekt, både om erfaringar frå tidlegare prosessar for samanslåing og gje råd om gjennomføring av dei lokale prosessane. 5. Milepælar Stortinget har slutta seg til følgjande tidsplan etter framlegg frå regjeringa: Disse milepælane gjev rammer for prosessane i Sogn og Fjordane. 5.1 Fasar i prosessane i Sogn og Fjordane: Fasar/milepælar i Innhald kommunestrukturprosessen 1. OPPSTART Avklaring av reformas innhald etter vedtak i Stortinget, oppdragsbrev til Fylkesmannen og brev til kommunane frå Statsråden. Etablering av referansegruppe i fylket (forum for kommunereforma) Organisering av prosjektgruppe Samarbeidsavtale mellom Fylkesmannen og KS Prosjektplan for fylket Avklare roller etter oppdragsbrev frå KMD Avsetjing av ressursar 2. DIALOG, INFORMASJON Møte i regionane med formannskapa OG AVKLARINGAR fram Temamøte med kommunestyra til 01.02. 2015 Kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet innan 15.10.2014 Avklaringar av geografiske retningsval på bakgrunn av tilrettelagt 4
Fasar/milepælar i Innhald kommunestrukturprosessen kunnskapsgrunnlag og prosessar i enkeltkommunar og mellom kommunar - vedtak i kommunestyra innan 31.01.2015 Avklare om ein vil satse på ferdig prosess og vedtak innan desember 2015 eller juli 2016 - vedtak i kommunestyra innan 31.01.2015. 3. UTGREIING OG UTVIKLING Søknadsfrist for skjønnsmidlar til utgreiing: 01.03.2015 Gjennomføring av utgreiingar Gjennomføre lokale informasjons- og dialogmøte om reforma Gjennomføre ei innbyggarundersøking eller folkerøysting 4. VEDTAK haust 2015 eller vår 2016 Saker til kommunestyret/-a om kommunesamanslåing med vedtak seinast juni 2016. Etter vedtak i kommunane innan våren 2016 skjer følgjande: 1. Vurderingar av Fylkesmannen og nasjonale vedtak i Stortinget innan våren 2017 2. Gjennomføring- og iverksetting i perioden 2017 2020 etter gjeldande lover om kommunesamanslåingar og grensejusteringar. 6. Kunnskapsgrunnlag og kriterier for vurderingar Det er nødvendig å ha eit kunnskapsgrunnlag, både for å sjå framtidsbilete og vurdere ulike alternativ for samanslåing. Følgjande kjelder som er vist i vedlegg 3 er aktuelle.. Desse kan vurderast opp mot ekspertutvalets kritrier for god kommunestruktur. a) Kriteria for kommunane: 1. Tilstrekkeleg kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkeleg distanse 4. Effektiv tenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valfriheit 7. Funksjonelle område for samfunnsutvikling 8. Høg politisk deltaking 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet a) Kriteria for staten: 1. Brei oppgåveportefølgje 2. Statleg rammestyring Kriteria er utdjupa i ekspertutvalets delrapport frå mars 2014. 6.1 Milepæls- og aktivitetsplan Aktivitetsnamn Aktivitet Frist M1: OPPSTART 5
Aktivitetsnamn Aktivitet Frist Etablere fylkesprosjekt Etablere forum for kommunereforma i S & Fj. med mandat 15.02.2014 Avklare roller etter oppdragsbrev frå KMD 01.09.2014 Etablere prosjektorganisasjon og prosjektplan 01.10.2014 Samarbeidsavtale Fylkesmannen - KS 01.10.2014 M2: DIALOG, INFORMASJON OG AVKLARINGAR fram til 01.02.2015 Oppfølging Status og planlegging i prosjektmøte kvar 14. dag prosjektperioden Forventningsbrev til Konkretisere oppdraget og forventningar 01.10.2014 kommunane Omtale og legge ved prosjektplan på fylkesnivå milepælar og framdrift Klargjere tilbod om støtte frå fylkesnivået til kunnskapsgrunnlag og prosess Kontakt nabofylka Etablere dialog med nabofylke om samordning av 01.10.2014 prosessar Dialog med kommunane og regionråd Etter førespurnad delta på temamøte i kommunestyra, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar prosjektperioden Etablere lokale/regionale prosessar Kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering med prosjektleiar/kontaktperson 15.10.2014 Informasjon og Lage ein plan for informasjon og kommunikasjon 15.10.2014 kommunikasjon Konferanse KS-haustkonferanse med tema kommunereforma 28.10.2014 Referansegruppa Møte 28.10 og 11.12.2014 Rapport Møreforsking Formidle med samandrag 21.11.2014 Sluttrapport ekspertutvalet Formidle med samandrag 05.12.2014 Støtte til kommunane Utarbeide ein mal for prosess og innhald for ei 31.12.2014 kommunesamanslåing Skjønnsmidlar Utlysing skjønnsmidlar 15.01.2015 Rådmannssamling Rådmannens rolle i kommunereforma 15.01.2015 Utgreiing i kommunane omfang og kapasitet Prosjektleiarar Samling prosjektleiarar 20.01.2015 kommunar Vedtak om alternativ for Prosessar som skal ende ut i kommunestyrevedtak om 01.02.2015 utgreiing geografiske retningsval for utgreiing Basisorganisasjonen Informasjon og involvering på fagområde 30.01.2014 M3: UTGREIING OG UTVIKLING fram til 31.12.2015 Utgreiingsarbeid lokalt og regionalt Gjennomføre analysar og rettleie kommunane i utgreiingar etter avgjerd om geografisk samarbeidsretning, samt prinsipielle spørsmål/problemstillingar som er region- og fylkesdekkande Feb. 2015 juni 2016 Tilrår at kommunane legg fram ei sak til kommunestyra 30.06.2015 om status i utgreiingane Sak til kommunestyra for kommunar som ønskjer å gjere vedtak om samanslåing hausten 2015. 31.10.2015 KS-strategikonferanse Status for reformarbeidet i fylket 04-05.02. Erfaringar frå kommunar som har hatt 2015 kommunesamanslåingar KMD - rapportering Årsrapporten med utvikling av reformarbeidet i fylket 15.02.2015 Referansegruppa Kvartalsvis møte 15.02.2015 01.06.2015 01.09.2015 31.10.2015 Økonomisk støtte til Vedtak om tildeling skjønnsmidlar 19.03.2015 6
Aktivitetsnamn Aktivitet Frist utgreiingar Støtte til kommunane Innføre felles kommunemøte igjen, der reforma og er tema 01.04.2015 Avklaring av oppgåver for kommunane Avklaring gjennom rapport frå ekspertutvalet i desember 2014 og framlegg frå regjeringa til Stortinget mai 2015 Mai juni 2015 Kommunekonferanse Status i reformarbeidet v/regionsleiarane 19.05.2015 Melding om oppgåver 19.05.2015 KMD - rapportering Rapportering om utvikling av reformarbeidet i fylket? Rådmannssamling Sept. 2015 KS strategikonferanse Okt. 2015 Nytt kommunestyre - folkevaldopplæring Innføring til nye folkevalde gjennom folkevaldopplæring med særleg vekt på kommunereforma og utfordringsbilete 15.12.2015 Vedtak i kommunestyra Vedtak for kommunar etter løp 1 (kongeleg resolusjon 30.12.2015 våren 2016) M4: VEDTAK OG VURDERING fram til 15.12.2016 KMD - rapportering Rapportering om utvikling av reformarbeidet i fylket? KS-strategikonferanse 10.02.2016 Referansegruppa Møte 15.02.2016 01.06.2016 Kommunekonferansen Vedtak i kommunestyra Saker til alle kommunestyra med framlegg til framtidig kommunestruktur. Då det kan bli behov for fleire rundar i k-styra, er det viktig at det er nok tid å gå på fram til endeleg vedtak 01.07.2016 01.07.2016 Fylkesmannen kallar inn til felles kommunestyremøte 01.07.2016 Innsending av vedtak til Kommunane sender inn sine vedtak om samanslåing 01.07.2016 Fylkesmannen Fylkesmannens vurderingar til KMD 31.12.2016 Fylkesmannen skal på sjølvstendig grunnlag gjere ei vurdering av dei samla kommunestyrevedtaka, der det skal leggast vekt på heilskapen i regionen og fylket. I Fylkesmannen si tilbakemelding til KMD blir det og gjort ei vurdering om vedtaka til kommunane er i tråd med hovudmåla for reforma. 7. Risikoanalyse Formålet med risikoanalyse er å identifisere kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå måla i prosjektet. I dette prosjektet vil det vere både interne og eksterne faktorar som vil påverke resultatet av prosjektet. Kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå målet: Interne: Intern prioritering og frigjering av ressursar innanfor intern drift (Fylkesmannen og KS) Forankring i leiargruppa og KS Samarbeidet mellom Fylkesmannen og KS må fungere godt for lukkast med prosjektet Samhandling prosjektansvarleg prosjektleiing prosjektmedarbeidarar Oppfølging av kommunane o vi må vere tilstade ute i kommunane og i regionråda med informasjon og rettleiing 7
o jamleg tilbakemelding frå kommunane på framdrift (saker og vedtak i prosessen) Lojalitet til prosjektet Eksterne: Tilgjengeleg kapasitet/ressursar og kompetanse i kommunane Oppslutning og forankring i kommunane politikarar og administrasjon Godt samarbeid mellom kommunar Vilje til prosjektet i kommunane Oppfølging og rettleiing frå departementet Involvere næringsliv og andre viktige samfunnsaktørar regionalt og kommunalt For kvar kritisk suksessfaktor definere risikofaktorar, dvs. hendingar som kan medverke til at faktoren slår til. Dette blir gjort ei eigen matrise (vedlegg) ved å beskrive risikofaktor, sannsyn og konsekvens. 8. Oppfølging av prosjektet Oppfølging av kommunane gjennom møte, samlingar, konferansar og direkte kontakt med kommunane. Kommunane sender under reformarbeidet sine politiske saker med vedtak til Fylkesmannen. Sluttrapport frå Fylkesmannen hausten 2016. 9. Økonomi og ressursar Fylkesmannen får i prosjektperioden tilført midlar frå KMD til ein prosessrettleiar. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane organiserer reformarbeidet gjennom ei prosjektgruppe, og midlane vil bli brukt til arbeidet i prosjektgruppa. Regjeringa har sett av nasjonale midlar til kommunereforma, som KS kan søkje på. Fylkesmannen kan be Kompetansesenteret for distriktsutvikling om støtte til rettleiing i reformprosessen. Planen kan reviderast undervegs i prosjektet. 8