Vennesla kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Vennesla kommune - kontrollutvalget Møtedato: 06.05.2015 Møtested: Møteleder: Forfall: Herredshuset Oddbjørn Hagen Bjørnar Rimereit Til stades: Leder Nestleder Varamedlem Sekretær Oddbjørn Hagen Inger Knobel Eikeland Tor Vidar Hansen Benedikte Vonen Revisjonssjef Revisor Forvaltningsrevisor Tor Ole Holbek Monica Harsvik Smith-Tønnessen Anne-Marie Varen Fagansvarlig regnskap Mette Kartevoll, sak 7/15 Rådmann Svein Skisland, sak 7-11/15 Kommunalsjef samfunnsutvikling Aslak Wegge, sak 11/15 Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 6/15 15/15 Vennesla, 5.5.2015 Oddbjørn Hagen Leder Benedikte Vonen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 90 58 90 43 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 6/15 15/286 GODKJENNING AV PROTOKOLL 28.1.2015 7/15 15/343 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 VENNESLA KOMMUNE 8/15 14/442 SAK I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL 9/15 15/366 FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT VED LUKKING AV MØTER 10/15 15/516 STØLEHEIA 11/15 15/514 HÅNDTERING AV REGULERINGSPLAN 12/15 15/478 SELSKAPSKONTROLL KRISTIANSANDSREGIONEN BRANN OG REDNING IKS 13/15 15/124 ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVEREN I VENNESLA KOMMUNE 14/15 15/284 ANDRE ORIENTERINGER 6.5.2015 15/15 15/285 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 6.5.2015 Side 2 av 8
Sak nr. 6/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL 28.1.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.1.2015 godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.1.2015 godkjennes. Sak nr. 7/15 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 VENNESLA KOMMUNE Kontrollutvalget har behandlet Vennesla kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS har avgitt revisjonsberetning. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Vennesla kommunes årsregnskap for 2014 godkjennes. Fagansvarlig regnskap Mette Kartevoll presenterte Vennesla kommunes årsregnskap 2014 og årsrapport 2014 og hun og rådmann Svein Skisland svarte på spørsmål. Kontrollutvalget har behandlet Vennesla kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS har avgitt revisjonsberetning. Side 3 av 8
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Vennesla kommunes årsregnskap for 2014 godkjennes. Sak nr. 8/15 SAK I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL Kontrollutvalget tar revisjonens vurdering av svømmehallprosjektet til orientering og oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunen foretar en revisjon av Plan- og byggekomiteens organisering og mandat, der man rendyrker en 2-nivå modell, hvor administrasjonen har ansvaret for det faglige innhold og beslutningsgrunnlag, som deretter legges frem til politisk behandling. 2. Kommunen vurderer å inngå en rammeavtale med et juridisk miljø som kan dekke ulike juridiske problemstillinger som ofte oppstår i større og mer omfattende byggeprosjekt. Kommunen skal vurdere om det er hensiktsmessig å ha en løpende rammeavtale, eller om det bør inngås en særskilt avtale i forbindelse med konkrete byggeprosjekt. Revisjonssjef Tor Ole Holbek og forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen presenterte rapporten «Revisjonens vurdering av svømmehallprosjektet i Vennesla kommune». Holbek la frem revisjonens anbefalinger basert på vurderingene. Rådmann Svein Skisland kommenterte rapporten. Følgende nytt forslag til vedtak ble lagt frem i møtet: Kontrollutvalget tar revisjonens vurdering av svømmehallprosjektet til orientering og oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunen foretar en revisjon av Plan- og byggekomiteens organisering og mandat, der man rendyrker en 2-nivå modell, hvor administrasjonen har ansvaret for det faglige innhold og beslutningsgrunnlag, som deretter legges frem til politisk behandling. 2. Kommunen vurderer å inngå en rammeavtale med et juridisk miljø som kan dekke ulike juridiske problemstillinger som ofte oppstår i større og mer omfattende byggeprosjekt. Kommunen skal vurdere om det er hensiktsmessig å ha en løpende rammeavtale, eller om det bør inngås en særskilt avtale i forbindelse med konkrete byggeprosjekt. Votering: Enstemmig for nytt forslag til vedtak fremsatt i møtet. Side 4 av 8
Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Sak om ny svømmehall i Vennesla kommune følges opp gjennom følgende tiltak: 1. Kommunestyret ber om en sak om revisjon av plan- og byggekomiteens organisering og mandat, basert på revisjonens anbefalinger i rapporten fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Saken legges frem for kommunestyret i inneværende kommunestyreperiode. 2. Kommunestyret ber om at det blir vurdert å inngå en rammeavtale med et juridisk miljø som kan dekke ulike juridiske problemstillinger som ofte oppstår i større og mer omfattende byggeprosjekt, basert på revisjonens anbefalinger i rapporten fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Sak nr. 9/15 FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT VED LUKKING AV MØTER Rådmann Svein Skisland redegjorde for hvordan Vennesla kommune har fulgt opp anbefalingene i brev fra KMD av 30.1.2015 og svarte på spørsmål. Sak nr. 10/15 STØLEHEIA Rådmann Svein Skisland orienterte om den aktuelle prosessen og praksisen rundt næringssaker i kommunen. Rådmannen opplyste om at forhold til offentlighetsloven og journalføring er viktige tema som opptar administrasjonen, og lederteam og saksbehandlere skal samles til en temadag om dette med KS Advokatene i juni 2015. Side 5 av 8
Sak nr. 11/15 HÅNDTERING AV REGULERINGSPLAN Kommunalsjef samfunnsutvikling Aslak Wegge orienterte om den aktuelle prosessen og hvordan slike prosesser ellers skjer i kommunen. Dersom det omtalte samarbeidet om reguleringsplan blir aktuelt, vil dette først bli forankret gjennom politisk vedtak. Sak nr. 12/15 SELSKAPSKONTROLL KRISTIANSANDSREGIONEN BRANN OG REDNING IKS Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Vennesla kommune for valgperioden 2011-2015 og ber Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS gjennomføre selskapskontroll i selskapet Kristiansandsregionen brann og redning IKS i tråd med fremlagte plan. Selskapskontrollen gjennomføres som et felles tiltak for Kristiansand, Søgne, Songdalen og Vennesla kommuner. Forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen presenterte forslag til plan for selskapskontroll i Kristiansandsregionen brann og redning IKS. Tilleggsforslag til vedtaket fremsatt i møtet: Side 6 av 8
Selskapskontrollen gjennomføres som et felles tiltak for Kristiansand, Søgne, Songdalen og Vennesla kommuner. Votering: Enstemmig for forslag til vedtak med tillegg fremsatt i møtet. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Vennesla kommune for valgperioden 2011-2015 og ber Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS gjennomføre selskapskontroll i selskapet Kristiansandsregionen brann og redning IKS i tråd med fremlagte plan. Sak nr. 13/15 ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVEREN I VENNESLA KOMMUNE Årsrapport 2014 for skatteoppkreveren i Vennesla tas til orientering. Aktuell dokumentasjon forelå med innkallingen. Årsrapport 2014 for skatteoppkreveren i Vennesla tas til orientering. Sak nr. 14/15 ANDRE ORIENTERINGER 6.5.2015 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisor: a. Returkraft: Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om garantisituasjonen for lånene i Returkraft. Eget vedlegg sendt ut med sakspapirene. b. Løpende revisjon: Årsoppgjøret i havn på tida. Attestasjonsoppdrag. Spillemiddelregnskap med tilhørende momskompensasjon. Side 7 av 8
c. Andre oppdrag: Venneslaheimen: Vil komme videre i arbeidet nå etter årsoppgjøret. 2. Orienteringer fra leder: a. Ingen saker. 3. Orienteringer fra sekretariatet: a. Vårkonferanse Temark i Kristiansand 17.4.2015 b. Studietur Brüssel Saken tas til orientering. Sak nr. 15/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 6.5.2015 Referat- og drøftingssaker blir tatt til orientering. - 3. Møtedag for kontrollutvalget fra høsten 2015 er tirsdag - 4. Neste møte tirsdag 15.9.2015, deretter tirsdag 24.11.2015. Markering av sittende utvalgs siste møte 15.9.2015. - 5. Eventuelt: Antall medlemmer i kontrollutvalget Referat- og drøftingssaker blir tatt til orientering. Side 8 av 8