Møtebok fra møte i Høgskolestyret 15. desember 2016 Kl. 10-15 Til stede: Styreleder Peter Arbo Styremedlem Kari Broberg Styremedlem Audun Løhre Styremedlem Ola Dahl Styremedlem Yvonne Fritze ikke til stede under behandling av sak 85/16 Varamedlem Trine Løvold Syversen til stede under sak 85/16 for Fritze Styremedlem Jan Andersen Styremedlem Marit Engen Styremedlem Arve Thorsberg Styremedlem Henrik Wangberg Styremedlem Kim Nicolay Branstad Sekretariat: Rektor Kathrine Skretting, direktør Geir Bergkastet og førstekonsulent Kristin Korsvold. PO-direktør Lars Petter Mathisrud (sak 85/16, 88/16, 90/16 og 91/16), økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen (Sak 83/16 og 86/16), Marita Stok (sak 85/16) og seniorrådgiver Kjell Ivar Iversen som orienterte om fusjonsarbeidet under Hendt siden sist. Forfall: Styremedlem Camilla Jarlsby, 1.vara Svanhild Sørensen og 2.vara Per-Arne Tuftin. Styrets leder åpnet møte med å ønske velkommen til dette historiske møte ved at dette er det siste styremøte i HiLs historie. Styrets leder beklaget at to av sakene til styremøtet ble distribuert sent til styret, men at dette hadde naturlige forklaringer. Styret besluttet følgende endringer i rekkefølgen på sakslisten: Sak 86/16 flyttes før sak 83/16. Referatsak r) og i) flyttes til slutt. Sak 85/16 tas helt til slutt. Med disse endringene inklusiv de ettersendte sakene ble dagsorden godkjent. Styret besluttet i tillegg å behandle orienteringssakene før beslutningssakene. Ingen saker ble meldt til eventuelt. Rektor og direktør oppsummerte viktige hendelser i perioden: SELL har inngått en kontrakt med Utdanningsdirektoratet til en verdi av 10 mill kr. I anledning av at professor Rolf Rønning har fylt 70 år, arrangerte høgskolen et Rønning-seminar med ledende internasjonale foredragsholdere innen offentlig innovasjon. Temaet for seminaret var Innbyggerverdi. Kjell Ivar Iversen orienterte om status i fusjonsarbeidet herunder de igangsatte fusjonsprosjektene. Det går bra, men det er veldig hektisk, særlig for de 1
administrative enhetene som skal sikre driften i den nye institusjonen fra 1.1.2017. Se for øvrig nyhetssaker på hil.no 82/16: Referatsaker 82/16 Referater / protokoller: a Møtebok fra møtet i høgskolestyret 26.10.16 b Møtebok fra møtet i interimsstyret 09.11.16 c Referat fra møte i Avd.styret ved APS 19.10.16 d Referat fra møte i Studienemnda 21.10.16 e Protokoll fra møte i Avd.styret ved ØKORG 01.11.16 f Referat fra møte i Avd.styret ASV 29.11.16 (merknadsfrist feb-17) Brev o.l.: g Supplerende tildelingsbrev fra KD av 21.10.16 Statsbudsjettet 2016 Kap. 260 post 50 midler til sammenslåingsprosessen h Brev fra NOKUT av 01.11.16 med tilbakemelding på søknad om status som Senter for fremragende utdanning i Brev til Riksrevisjonen av 03.11.16 vedr. kartlegging av gjennomføring av tiltak for å sikre åpenhet rundt tilsattes sidegjøremål og bierverv, samt bestillingsbrev fra Riksrevisjonen av 11.10.16. Utsatt off. iht Offl 5 j Brev fra KD av 07.11.16 med oversendelse av protokoll omstillingsavtale Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark k Brev fra KD av 11.11.16 med invitasjon til seminar om utviklingsavtaler l Brev fra Arbeidstilsynet av 14.11.16 om postalt tilsyn m Brev fra KD av 17.11.16 med tilbakemelding fra tilsyn med HiLs arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap n Supplerende tildelingsbrev fra KD av 17.11.16 Statsbudsjettet 2016 Kap 281 Senter for fremragende utdanning, tildeling til CEFIMA o Brev fra NOKUT av 18.11.16 med forslag om sakkyndige akkreditering av mastergradsstudium i Sport, Exercise and Performance Psychology p På rektorfullmakt i perioden: Oppnevning av sakkyndig komité Vurdering av Inge-Lise Langfeldts søknad om personlig opprykk til professor. Godkjent 03.11.16 Oppnevning av sakkyndig komité Vurdering av tilsetting i stilling som post.doc. ved INTOP. Godkjent 03.11.16 Oppnevning av sakkyndig komité Vurdering av tilsetting i stilling som dekan ved DNF. Godkjent 07.12.16 q Brev til NOKUT av 09.12.16 med høringssvar fra Høgskolen i Lillehammer til forslag for ny forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften) r Brev til styret av 27.10.16 fra en gruppe HiL-studenter U.off. Offl 13 jfr Fvl 13.1 2
Beslutningssaker: 83/16 Budsjett 2017 og intern fordeling av tildeling 2017 Direktøren innledet til saken som har et litt annet oppsett enn tidligere år for å tilpasse saken for endelig behandling i interimsstyret 19.desember. Økonomidirektøren orienterte om budsjettet og svarte på spørsmål fra styret. 1. Budsjett 2017 baseres på den foreslåtte bevilgningen fra KD i 2017 på 400,3 mill kroner i forslaget til Statsbudsjett. I tillegg er det lagt til grunn å overføre 9,3 mill kroner av bevilgningen for filmskolen i 2016 til 2017 og bruk av 10 mill kroner av avsetningene for å finansiere fusjonskostnadene. Dette gir en total bevilgning til fordeling i 2017 på 419,6 mill kroner. 2. Høgskolestyret foreslår overfor Interimsstyret følgende fordeling av bevilgningen til Høgskolen i Innlandet Lillehammer for 2017: Enhet Forslag til fordeling av bevilgning KD for 2017 APS 62 775 ASV 49 765 ØKORG 34 176 TVF 23 533 DNF 45 179 SELL 1 062 Fellesadministrasjonen 84 444 Bygg og drift 76 075 Studentvelferd 3 200 Stipendiatstillinger 18 716 Internasjonalt utvalg 1 070 Forskningsinsentiver/FOU-utvalget 3 000 Fusjonskostnader 10 000 Forslag bevilgninger til nye tiltak i 2017 5 600 Udisponert bevilgning 1 007 SUM 419 602 3. I tråd med planen for restrukturering av studiene på fjernsynsutdanningen, gir høgskolestyret TVF anledning til å budsjettere med inntil 1,5 mill kroner i underskudd i 2017 som dekkes inn med avdelingens overskudd i påfølgende år. 4. Administrasjonen får myndighet til å korrigere den interne fordelingen av bevilgningen når endeling tildelingsbrev kommer fra Kunnskapsdepartementet. 3
Vesentlige endring i bevilgning som ikke direkte kan fordeles i henhold til HiL s finansieringsmodell, skal forelegges styret. 84/16 Endring av navn på Avdeling for TV-fag - TVF Rektor la fram saken og orienterte om at det i etterkant av utsendelsen av styrepapirene har kommet svar fra KD. De legger til grunn at avdelingsnavn ikke bør gi inntrykk av å være tildelt nasjonale funksjoner når det ikke er tilfellet. Videre ber de oss innhente synspunkter fra relevante «TV-utdanninger» ved andre institusjoner. Det ble utarbeidet et nytt forslag til vedtak i møtet som ble vedtatt. Styret stiller seg i utgangspunktet positive til en navneendring, men anbefaler at saken utsettes og oversendes prosjekt for faglig og administrativ organisering. 85/16 Ansettelsessak dekan ved Den norske filmskolen Saken var unntatt offentlighet jf Offl. 25. Styremedlem Yvonne Fritze erklærte seg inhabil og det var derfor innkalt vara i hennes sted under behandling av saken. Det ble foretatt en prøvevotering. På bakgrunn av denne ble det i etterkant av møtet sendt ut et nytt forslag til vedtak som styret fikk frist til mandag 19/12 kl. 12 å besvare. Alternativ 1: 1. Thomas Stenderup tilbys tilsetting i åremålsstilling som dekan ved Den norske filmskolen for perioden 01.04.2017 31.03.2021 2. Dersom Stenderup takker nei tilbys Karin Julsrud tilsetting i åremålsstilling for samme periode. Alternativ 2: 1. Karin Julsrud tilbys tilsetting i åremålsstilling som dekan ved Den norske filmskolen for perioden 01.04.2017 31.03.2021 2. Dersom Julsrud takker nei lyses stillingen ut på nytt. Gjeldende for begge alternativer: 3. Rektor gis fullmakt til å fastsette lønn og andre betingelser for stillingen. Styret vedtok med 9 mot 1 stemmer: 1. Karin Julsrud tilbys tilsetting i åremålsstilling som dekan ved Den norske filmskolen for perioden 01.04.2017 31.03.2021 2. Dersom Julsrud takker nei lyses stillingen ut på nytt. 3. Rektor gis fullmakt til å fastsette lønn og andre betingelser for stillingen. 4
86/16 Arealsaker forslag om leie av ytterligere en etasje i FoI-bygg og forprosjekt av hhv ombygging testlab idrett og snekkerverksted DNF Direktøren orienterte om status for arealsakene. 1. Styret gir administrasjonen fullmakt til å inngå kontrakt med Storhove Innovasjonsbygg AS om leie av ytterligere en etasje i FOI-bygget. De økte leiekostnadene innarbeides i budsjettet fra og med 2018. 2. Styret vedtar at det gjennomføres forprosjekt for hhv ombygging av testlab idrett og snekkerverksted/lager i tilknytning filmstudioene på filmskolen. Kostnadene for gjennomføringen finansieres med avsetninger (testlab idrett) og innenfor budsjettet for bygningsmessig drift (snekkerverksted/lager). Beslutning om å gå videre med byggeprosjektene skal behandles av styret. 87/16 Oppnevning av medlem og varamedlem til styret i Studentsamskipnaden i Innlandet fra 2017 Styreleder orienterte. Styret oppnevner rektor Kathrine Skretting som styremedlem og prorektor Jens Uwe Korten som varamedlem til styret i Studentsamskipnaden i Innlandet fra 1.januar 2017. Funksjonsperioden er to år inntil annet blir besluttet. 88/16 Regulering av rektors lønn Rektor forlot møtet under behandling av saken. Reguleringen er i samsvar med lønnsreguleringen som er gjort for rektor ved Høgskolen i Hedmark. Rektor Kathrine Skrettings lønn reguleres fra årslønn på kr. 1 163 600,- (ltr. 96) til 1 185 400,- (ltr. 97) med virkning fra 01.07.2016. 89/16 Organisering av ansvar og oppgaver i 2017 etter høgskoledirektørens fratreden Økonomi- og driftsdirektøren, personal- og organisasjonsdirektøren og seniorrådgiver Iversen forlot møtet. Direktøren refererte fra møtet med de tillitsvalgte. Rektor redegjorde for fordelingen av arbeidsoppgaver og svarte på spørsmål fra styret. 1. Styret konstituerer Kjell Ivar Iversen som høgskoledirektør fra 1.1.2017. Rektor får fullmakt til å inngå midlertidig ansettelsesavtale. 2. Styret tar rektors informasjon om endringer i organisering av personalansvar og oppgaver i fellesadministrasjonen til orientering. 5
Orienteringssaker: 90/16 Orientering om gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) høsten 2016 Personal- og organisasjonsdirektøren orienterte om gjennomføringen av og resultatene fra undersøkelsen. Svarprosenten er på 67,4, som er på nivå med snittet i UH-sektoren forøvrig. Ikke alle avdelinger og enheter har gjennomført tilbakemeldingsmøter på nåværende tidspunkt. Resultatene fra DNF og IT ble utdypet spesielt. Høgskolestyret tar informasjonen om gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK høsten 2016 til orientering. 91/16 Orientering om lokale lønnsforhandlinger i 2016 Saken ble presentert av direktør og personal- og organisasjonsdirektør. Høgskolestyret tar informasjonen om gjennomføring og resultat fra lokale lønnsforhandlinger høsten 2016 til orientering. 92/16 Eventuelt Ingen saker meldt. 93/16 Etablering av DNF Productions AS Styreleder innledet før direktøren orienterte om saken, og samtidig beklaget at saken kom sent. Styret ba om det i forbindelse med generalforsamlingen legges fram en forretningsplan. 1. Administrasjonen forestår sammen med Filmskolen etablering av selskapet som skal hete DnF Productions AS. Etableringen skal skje innenfor rammen av fattede styrevedtak og godkjente stiftelsesdokumenter. 2. Stifteren er Høgskolen i Lillehammer, som etter stiftelsen vil være eier av 100% av aksjene i selskapet. Styret har gjennomgått og godkjenner stiftelsesdokumentene slik de er fremlagt for styret i dagens styremøte. Stiftelsesdokumentet skal signeres av signaturberettigede for HIL. Styreleder Peter Nicolai Arbo og Kari Broberg utpekes til å signere stiftelsesdokumentene på vegne av stifter. 3. Selskapets aksjekapital skal være NOK 30 000 fordelt på 30 000 aksjer hver pålydende NOK 1. 4. Selskapets styremedlemmer skal være: 6
1. Jan Lindvik (Styreleder) 2. Jens Uwe Korten (Styremedlem) 3. Tom G. Eilertsen (Styremedlem) 4. Maria Bang (Styremedlem) 5. Jan Aasen (Styremedlem) 5. Selskapets revisor skal være BDO AS ved Norunn Byrkeland. Godkjent protokoll 28.12.16 7