Notat fra politisk styringsgruppe Innledning Dette notatet er en beskrivelse av de prinsippene som er lagt til grunn i utarbeidet intensjonsavtalen, med utgangspunkt i kommunestyrenes behandling av denne i møter 17.03.16. Det framgår av referatet fra forhandlingsutvalgets møte 24.02.16: «Videre koordinering etter alle kommunestyrenes behandling i møter 17.03.16 ivaretas av etablert prosjektorganisasjon» Kommunestyrevedtakene i saken framgår som vedlegg til dette notatet. Intensjonsavtalen er utarbeidet av forhandlingsutvalget fra de fem deltakerkommunene. Forhandlingsutvalget er valgt av de respektive formannskap i møter i januar 2016. Intensjonsavtalen skal danne grunnlaget for den videre prosessen i Valdres mot endelig kommunestyrebehandling innen 30.06.16, og ligge til grunn for etablering av den nye kommunen. Intensjonsavtalen er framforhandlet med grunnlag i reformprosessen i Valdres fra våren 2014, og de vedtak som er gjort i kommunestyrene i denne perioden. Et vesentlig dokument som har vært førende for innholdet i intensjonsavtalen er notatet «Valdres kommune, intensjoner og ambisjoner, anbefalinger fra politisk styringsgruppe» Dette notatet fra politisk styringsgruppe (PSG) er forankret i fem kommunestyrevedtak desember 2015, og følger som vedlegg til intensjonsavtalen. Ved utarbeidelse av intensjonsavtalen har forhandlingsutvalget vektlagt de overordnede målene og perspektivene for en Valdreskommune slik disse er politisk vedtatt. Disse spesifiseres slik; Overordnede mål for Valdres kommune Det overordna målet for Valdres kommune er å: o Sikre en helhetlig og samordna samfunnsutvikling o Sikre en bærekraftig og økonomisk solid kommune o Sikre et godt lokaldemokrati o Sikre gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Ved etablering av framtidig struktur skal følgende perspektiver vektlegges: a) Samfunnsperspektivet b) Medarbeiderperspektivet c) Økonomiperspektivet d) Politisk styring og organisering e) Tjenesteperspektivet f) Samfunns- og næringsutvikling Politiske intensjoner knyttet til det enkelte perspektiv er nærmere spesifisert i notatet «Valdres kommune, intensjoner og ambisjoner, anbefalinger fra politisk styringsgruppe, som er vedlegg til intensjonsavtalen.
Det overordnede prinsippet for Valdres kommune sin tjenesteyting er; «Desentralisering av det vi kan og sentralisering av det vi må» I det følgende har PSG gjort en vurdering av de punktene i kommunestyrenes vedtak det er ansett hensiktsmessig å foreta en felles beskrivelse av. Kommunespesifikke vedtak er ikke omtalt i dette notatet. Dersom det er nødvendig med tilleggsbeskrivelser ut fra lokale vedtak, må dette håndteres i den enkelte kommune. 1. Til punkt 6 i intensjonsavtalen Fra kommunestyrevedtakene i møter 17.03.16 framgår følgende; Nord-Aurdal Kommunestyret i Nord Aurdal er tvilende til om intensjonsavtalens punkt 6 kan legges til grunn. I videre arbeid må fagmiljøene lyttes til i forhold til hvordan tjenestene skal organiseres slik at en sikrer at en desentraliserer det en kan og sentraliserer det en må. Vestre-Slidre Kommunestyret vil ha punkt 6.2 i intensjonsavtalen grundig vurdert og ønsker i innbyggerdialogen og faglige vurderinger å fokusere på grad av desentralisering opp mot hensiktsmessig organisering. Sør-Aurdal Kommunestyret i Sør-Aurdal er tvilende til om intensjonsavtalens punkt 6 kan legges til grunn. Vi mener at fagkompetansen må lyttes mer til i forhold til hvordan vi skal organisere tjenestene til innbyggerne, og hvor de administrative funksjonene bør plasseres. Kommunestyret mener imidlertid at avtalen i større grad må forankres faglig i forhold til hvordan man bør organisere tjenestene til innbyggerne. Innhold i forhandlingsutvalgets intensjonsavtale pkt. 6 er etter PSG sin vurdering et framforhandlet resultat av vedtatte perspektiver og mål. Det er PSG sin vurdering at en desentralisert modell på en god måte imøtekommer hovedmålsettingene. I forhold til samfunnsperspektivet: Opprettholdelse av framtidige arbeidsplasser i alle nåværende kommuner vurderes som en hensiktsmessig løsning i forhold til samfunnsperspektivet. Denne løsningen er etter PSG sin vurdering god for å videreføre aktivitet og arbeidsplasser i alle deler av Valdres kommune, og bidra til å sikre bosetting og aktive lokalsamfunn. Ved bruk av eksisterende lokaler vil det være behov for å fylle opp alle kommunehus i nåværende kommuner. Det er kun endring i antall ansatte som en konsekvens av eventuell rasjonalisering som vil endre på dette. Den framtidige organisasjonsprosessen vil avklare hvordan dette skal gjøres på en god måte, der hensynet til samfunnsperspektivet og hensynet til rasjonell drift (økonomiperspektivet) vil være førende. I forhold til tjenesteperspektivet: Prinsippet om å samle og etablere større fagmiljøer er etter PSG sin vurdering ivaretatt i intensjonsavtalen. Større og samlet fagmiljø er framhevet som viktig i flere dokumenter i prosessen både for å sikre gode tjenester og å sikre rekruttering av kompetanse i framtiden. Det henvises
spesielt til de politiske arbeidsgrupperapportene i prosessen, som er tydelige på at større og samlet fagmiljø er viktig og riktig for å sikre god framtidig tjenesteyting. I forhold til økonomiperspektivet Det er PSG sin vurdering at det er økonomisk hensiktsmessig å benytte eksisterende bygningsmasse i dagens kommunehus, i stedet for å planlegge nybygg. Ved nybygg og sentralisering av alle funksjoner vil det også påløpe kostnader til å ivareta tomme bygg. I forhold til effektiv drift er det PSG sin vurdering at sentralisering av alle funksjoner ikke er en avgjørende faktor. Utvikling i bruk av teknologi og nye måter å samhandle på gjør at fysisk samlokalisering av alle fagmiljøer ikke er avgjørende. I forhold til medarbeiderperspektivet Etter PSG sin vurdering er geografisk plassering ikke avgjørende. For en vesentlig del av våre ansatte vil reiseavstand være innenfor det akseptable. Hensynet til styrking av fagmiljøene og en bedre sambruk av kompetanse er etter PSG sin vurdering en viktig faktor å vektlegge. Dette hensynet bekreftes også av utredninger i prosessen, der fagpersoner og tillitsvalgte har deltatt. Det er en viktig presisering at det overordnede prinsippet for Valdres kommune sin tjenesteyting er; «Desentralisering av det vi kan og sentralisering av det vi må». er lagt til grunn. Intensjonsavtalens pkt. 6 omfatter i hovedsak fordeling av administrative funksjoner. Dette utgjør totalt sett en liten del av kommunenes ansatte. I forhold til involvering fra fagmiljøer Prosessarbeidet er gjennomført over to år. Intensjonsavtalen er en overordnet avtale med politiske ambisjoner på struktur ut fra overordnede politiske mål. Alle arbeidsgrupperapporter som er utarbeidet sommer/høst 2015 har hatt deltakelse fra fagnivå, med representasjon fra alle kommuner. Når det gjelder faglig forankring av intensjonsavtalen, følger det av avtalen at dette skal gjennomføres i tett samarbeid med de ansatte etter gjeldende lover og regler. Etter et evt. vedtak om sammenslåing ligger det et stort arbeid i å sikre en organisering som er hensiktsmessig og effektiv. Det er PSG sin vurdering at dette arbeidet må skje på et senere tidspunkt, der de overordnede prinsippene i intensjonsavtalen og PSG sitt dokument er førende. Ansattundersøkelse skal gjennomføres i løpet av april 2016. Resultatet av denne vil gi svar på hvordan ansatte vurderer intensjonsavtalen. I tillegg er det gjennom prosessen gjennomført lokal involvering fra ansatte i den enkelte kommune. Hvordan dette er håndtert varierer fra kommune til kommune. 2. Kommunetorg Fra kommunestyrevedtakene i møter 17.03.16 framgår følgende; Sør-Aurdal Sør-Aurdal ønsker en avklaring på hvordan tjenestene blir utført innen landbruk, skogbruk, byggesaker og oppmåling, noe som er av stor betydning for oss. Det er bekymring vedrørende framtidig reiseavstand til tjenestene
- Landbruk, skog, næring, utmark og miljø - Byggesak og oppmåling slik dette er formulert i intensjonsavtalen pkt. 6.2. Det framgår av intensjonsavtalen pkt. 4 at den nye kommunen skal organiseres med et bredt tjenestetilbud som ytes nær innbyggerne i samsvar med det overordnede prinsipp «Desentralisering av det vi kan og sentralisering av det vi må» Dette overordnede prinsippet vil etter PSG sin vurdering være førende for de tjenester som skal tillegges et kommunetorg. PSGs oppfatninger er at dette er et punkt som må utdypes i prosessen med etablering av en ny kommune. Flere faktorer vil være førende for hvordan dette skal håndteres, der flere forhold må balanseres, blant annet målet om samling av fagmiljøer målt opp mot prinsippet om bredt tjenestetilbud nær innbyggere. Utvikling i teknologi vil også være førende for valg av løsning. 3. Andre momenter Sør-Aurdal Sør-Aurdal ønsker en avklaring på hva et NAV kontor i Bagn har av innhold og omfang. NAV er i dag organisert med avdelingskontorer i alle nåværende kommuner. Fra etablering av NAV Valdres i 2008/2009 er det foretatt flere evalueringer og endringer i struktur. Det er i 2015 foretatt en evaluering av dagens organisering, og anbefalingen i denne er at lokalkontorene avvikles i alle kommuner bortsett fra i Sør-Aurdal og Nord-Aurdal. Denne anbefalingen er gitt med bakgrunn i endret brukermønster i NAV, samt behovet for å benytte ressurser og kompetanse på en bedre måte. I foreslått modell er «hovedkontoret» foreslått til Nord-Aurdal kommune. Som en konsekvens av intensjonsavtalen er det gjennomført en avklaring med NAV partnerskapet om intensjonsavtalens innhold er vanskelig å gjennomføre. Det er PSG sin vurdering at dette kan gjennomføres ved at foreslått løsning i evalueringsrapporten «speilvendes», slik at ny modell bygges med hovedkontor i Sør-Aurdal. PSG er klar over at det må etableres noen ressurser knyttet til et avdelingskontor i Nord-Aurdal, på samme måte som dette var tenkt i Sør-Aurdal. Utover dette er det PSG sin vurdering at de resterende funksjonene i NAV kan flyttes til Sør-Aurdal i tråd med intensjonsavtalen. Sør-Aurdal: Ved en evt. kommunesammenslåing skal ansatte som ikke får beholde sitt nåværende arbeidssted, forsøkes omplassert i den nye kommunen til nytt arbeid med akseptabel reiseavstand fra sitt bosted. Det er PSG sin oppfatning at prinsippene i intensjonsavtalen ligger fast på dette punktet. Hensynet til styrking og samlokalisering av kompetansemiljøer er etter PSG sin vurdering en viktig faktor å vektlegge. Kommunestyret ber forhandlingsutvalget vurdere formuleringen Grunnstammen
Etter PSG sin vurdering er dette et begrepsmessig definisjonsspørsmål, og PSG finner det vanskelig å utdype forhandlingsutvalgets begrepsvurdering. Kommunestyret mener det er viktig at det er samsvar mellom intensjonen i punkt 8.1 Eiendomsskatt og punkt 8.2 Kraftinntekter og foreslår derfor at ordet Inntil fjernes i punkt 8.2 PSG konstaterer at «inntil» er utelatt i saksframstillingen i kommunestyresaken som er behandlet i aller kommunestyrer 17.03.16. Ut over dette er det vanskelig for PSG å kommentere dette. Vestre-Slidre Gratis lokaler til idrett og kultur er viktig for frivillige lag og organisasjoner i Vestre Slidre. Det er ulik praksis knyttet til dette i deltakerkommunene. PSG din vurdering er at dette er et løpende budsjettspørsmål i en ny Valdreskommune 4. Vedtakspunkter som det ikke omtales av PSG Vestre Slidre: - Rettigheter i statsallmenning må avklares, og det må forhandles om at støler og dyrkingsfelt i statsallmenningen skal legges under respektive gards og bruksnummer som areal tilhørende gården. Kommunestyret ønsker å utrede konsekvenser av forslaget. - Det forhandles med Opplysningsvesenets fond om en årlig tilbakebetaling av vedlikehold for våre kirker - Utbygging av E 16 frå Fagernes S til Hande er ein føresetnad for at Vestre Slidre skal vurdere å gå saman med andre kommunar. - Kommunestyrene har ikke hjemmel til å vedta administrasjonssted for fjellstyrene Tilleggspunkt: Organisasjonskart: Det nedsettes ei arbeidsgruppe sammensatt av en rådmann, to politikere og en ansattrepresentant som utarbeider organisasjonskart over Valdres kommune.
Vedlegg til notat Kommunestyrevedtakene sammenstilt Enstemmig vedtak i Nord-Aurdal kommune: 1. Kommunestyret ser intensjonsavtalen som et godt grunnlag for å etablere Valdres kommune. Kommunestyret i Nord Aurdal er tvilende til om intensjonsavtalens punkt 6 kan legges til grunn. I videre arbeid må fagmiljøene lyttes til i forhold til hvordan tjenestene skal organiseres slik at en sikrer at en desentraliserer det en kan og sentraliserer det en må. 2. April og mai måneder benyttes til å gjennomføre en innbyggerdialog om intensjonsavtalen og hvor vidt Nord-Aurdal kommune skal bestå som egen kommune eller slå seg sammen med en eller flere andre Valdreskommuner. 3. Kommunestyret tar i juni endelig stilling til om Nord-Aurdal kommune skal slå seg sammen med en eller flere Valdreskommuner på grunnlag av innbyggerdialogen. 4. En eventuell kommunesammenslåing skal skje senest 1. januar 2020. 5. Forhandlingsutvalget gis fullmakt til å avklare videre prosess med de andre kommunene basert på deres vedtak. KS-015/16 Vedtak: SØR AURDAL 1. Kommunestyret i Sør-Aurdal er tvilende til om intensjonsavtalens punkt 6 kan legges til grunn. Vi mener at fagkompetansen må lyttes mer til i forhold til hvordan vi skal organisere tjenestene til innbyggerne, og hvor de administrative funksjonene bør plasseres. Kommunestyret vil allikevel gå videre med inngått intensjonsavtale frem mot endelig avklaring i juni. 2. April og mai måneder benyttes til å gjennomføre en innbyggerdialog om intensjonsavtalen og hvor vidt Sør-Aurdal kommune skal bestå som egen kommune eller slå seg sammen med en eller flere andre Valdreskommuner. 3. Kommunestyret tar i juni endelig stilling til om Sør-Aurdal kommune skal slå seg sammen med en eller flere Valdreskommuner på grunnlag av innbyggerdialogen. 4. En eventuell kommunesammenslåing skal skje senest 1. januar 2020. 5. Kommunestyret ønsker å gå videre i kommunereformprosessen med innbyggerdialog og rådgivende folkeavstemming frem mot sluttbehandling i Kommunestyret i juni 2016. 6. Sør-Aurdal ønsker en presisering av punkt 6 i Intensjonsavtalen for følgende områder: a) Sør-Aurdal ønsker en avklaring på hva et NAV kontor i Bagn har av innhold og omfang. b) Sør-Aurdal ønsker en avklaring på hvordan tjenestene blir utført innen landbruk, skogbruk, byggesaker og oppmåling, noe som er av stor betydning for oss. 7. Kommunestyret ber formannskapet gå tettere inn på rapporten fra kommunerevisjonen om forhold knyttet til prosessen, for å få en klarhet i hvordan vi kan forvente at det jobbes videre på en mer tillitsvekkende måte. Merknad: Ved en evt kommunesammenslåing skal ansatte som ikke får beholde sitt nåværende arbeidssted, forsøkes omplassert i den nye kommunen til nytt arbeid med akseptabel reiseavstand fra sitt bosted.
Kommunestyret i Sør-Aurdal undrer seg over at noen andre kommunestyrer i Valdres stiller spesifikke krav for å gå inn i en felles Valdreskommune. Dette mener vi hindrer en åpen og god dialog for et positivt samarbeid mellom alle de fem kommunene. Vedtak Øystre Slidre vedtak: 1. Kommunestyret ser intensjonsavtalen som et godt grunnlag for å etablere Valdres kommune. 2. Kommunestyret gir tilslutning til videre arbeid for å sikre god involvering og informasjon til ansatte, lag, foreninger, bedrifter og innbyggere i samsvar med vedlagte informasjonsplan. Ordføreren gis fullmakt til å godkjenne nødvendige tilpasninger og endringer. 3. April og mai måneder benyttes til å gjennomføre en innbyggerdialog om intensjonsavtalen og hvor vidt Øystre Slidre kommune skal bestå som egen kommune eller slå seg sammen med en eller flere andre Valdreskommuner. 4. Kommunestyret tar i juni endelig stilling til om Øystre Slidre kommune skal slå seg sammen med en eller flere Valdreskommuner på grunnlag av innbyggerdialogen. 5. Kommunestyret vedtar at det avholdes rådgivende folkeavstemming den 30. mai 2016 og at grensen for å delta i valget blir satt til 16 år, formelt sett aldergruppen født senest 31. desember 2000. 6. En eventuell kommunesammenslåing skal skje senest 1. januar 2020. 7. Ad hoc utvalgets rapport skal benyttes i informasjonsmateriellet til innbyggerne. 8. Kommunestyret tek endeleg stilling til den aktuelle kommunesamanslåinga i juni. Tidspunktet bør vera synkronisert med dei andre aktuelle kommunane. Vedtak Vestre-Slidre Vedtak: 1. Kommunestyret ønskjer å gå vidare i kommunereformprosessen med innbyggjardialog og folkeavstemming som vedtatt i kommunestyresak 52/15 den 17 des. 2015 og frem mot sluttbehandling i Kommunestyret i juni 2016. 2. Plan for innbyggerdialog forankres i kommunestyret. 3. Kommunestyret ser intensjonsavtalen som grunnlag for innbyggerdialog og en mulig løsning for å kunne etablere en eventuell ny Valdres kommune. 4. Kommunestyret vil ha punkt 6.2 i intensjonsavtalen grundig vurdert og ønsker i innbyggerdialogen og faglige vurderinger å fokusere på grad av desentralisering opp mot hensiktsmessig organisering. 5. April og mai måneder benyttes til å gjennomføre en innbyggerdialog og folkeavstemming om intensjonsavtalen, samt hvorvidt Vestre Slidre kommune skal bestå som egen kommune, eller slå seg sammen med en eller flere andre Valdreskommuner. 6. Kommunestyret tar i juni endelig stilling til om Vestre Slidre kommune skal slå seg sammen med en eller flere Valdreskommuner. Kommunestyret ser det som en fordel om alle kommuner som fatter vedtak om videre prosess, har sluttbehandling på same dato i juni 2016.
7. Kommunestyrene har ikke hjemmel til å vedta administrasjonssted for fjellstyrene 8. En eventuell kommunesammenslåing skal skje senest 1. januar 2020. 9. Rettigheter i statsallmenning må avklares, og det må forhandles om at støler og dyrkingsfelt i statsallmenningen skal legges under respektive gards og bruksnummer som areal tilhørende gården. Kommunestyret ønsker å utrede konsekvenser av forslaget. 10. Det forhandles med Opplysningsvesenets fond om en årlig tilbakebetaling av vedlikehold for våre kirker 11. Gratis lokaler til idrett og kultur er viktig for frivillige lag og organisasjoner i Vestre Slidre. 12. Utbygging av E 16 frå Fagernes S til Hande er ein føresetnad for at Vestre Slidre skal vurdere å gå saman med andre kommunar. Vedtak KS-022/16 Vedtak: 1. Kommunestyret i ser intensjonsavtalen som et grunnlag for innbyggerdialog og en mulig løsning for å kunne etablere en eventuell Valdres kommune. Kommunestyret mener imidlertid at avtalen i større grad må forankres faglig i forhold til hvordan man bør organisere tjenestene til innbyggerne. 2. Kommunestyret i opprettholder sitt innspill om presiseringer i intensjonsavtalen, synliggjort i saksfremstillingen og presentert i forhandlingsutvalgets møte 24.02.16 3. Kommunestyret i viser spesielt til tidligere innspill vedr. punkt 8.2 kraftinntekter. I saksutredningen er det beskrevet at 40 % av utbyttet fra kraftselskapene tilbakeføres på tilsvarende vis som eiendomsskatten. Kommunestyret forventer derfor at ordet inntil fjernes i intensjonsavtalens punkt. 8.2. 4. Kommunestyret gir tilslutning til videre arbeid for å sikre involvering og god og balansert informasjon til ansatte, lag, foreninger, bedrifter og innbyggere i samsvar med vedlagte informasjonsplan. Utvidet formannskap gis fullmakt til å godkjenne nødvendige tilpasninger og endringer i informasjonsplanen. 5. April og mai måneder benyttes til å gjennomføre innbyggerdialog, inkludert folkeavstemning jf. egen sak. 6. Kommunestyret tar endelig stilling til om kommune skal slå seg sammen med en eller flere Valdreskommuner i juni 2016. 7. En eventuell kommunesammenslåing skal skje senest 1. januar 2020