Veileder fr hvedsertifisør VEILEDER FOR HOVEDSERTIFISØR - et supplement til Veileder fr standard sertifisører. Ved innføring av hvedkntrmdellen skal frskjellige arbeidsppgaver ppfylles av hvedsertifisør. Hvedkntrsertifiseringens fem faser: FASE 1: Organisering g frankring FASE 2: Implementering g ppfyllelse av kriterier ved hvedkntret FASE 3: Implementering av miljøledelse hs underliggende enheter FASE 4: Årlig ppfølging av miljøledelse FASE 5: Resertifisering Fase 1: Organisering g frankring Avtaleinngåelse: Det kan være en frdel fr hvedsertifisør å anslå en fastpris på timer, med et estimat på antall timer. Med ny hvedkntrmdell med utvidet rlle fr hvedsertifisør, er timeestimat fr sertifisering av hvedkntr g sertifiseringsgrunnlag satt til 15-25 t, 5 timer på underliggende enheter, 3 timer ved fjernsertifisering g 1-2 timer ved dkumentkntrll. Det er viktig å ha rm fr justeringer, men allikevel gi knsernet/kmmunen trygghet med tanke på kstnader. Tilbud på sertifiseringsprsess fra sertifisør bør mfatte: Frmøte med hvedkntr, med gjennmgang av ppstartsliste (utfrmet av hvedknsulent g virksmhet, gdkjent av Miljøfyrtårn) Sertifisering av hvedkntret sm egen lkasjn Gdkjenning av miljøkartlegging fr kriterier ivaretatt på vegne av underliggende enheter Sertifisering av underliggende enheter i henhld til sertifiseringsmiks (ta høyde fr justeringer) med estimert frdeling på fysisk /fjernsertifisering/dkumentkntrll Årlig statusmøte med hvedkntr Skriving av kmmentarer / veiledning fr lkale sertifisører Hvis nødvendig: Reise/diett I utgangspunktet inngås kntrakten fr tre år, slik at årlig kntrll g sertifisering av underliggende enheter blir frutsigbart. Stiftelsen Miljøfyrtårn anbefaler at rganisasjnen bytter hvedsertifisør hvert tredje år, fr å unngå habilitetsprblemer g verdreven tilknytning til virksmheten, men det kan legges inn mulighet fr utvidelse på én ekstra treårsperide. Det bør fr begge parter kntraktsfestes mulighet til å bytte hvedsertifisør midtveis i periden, i tilfelle flytting, 1
Veileder fr hvedsertifisør stillingsendring eller andre frhld. Organisasjnen kan ved henvendelse til Stiftelsen Miljøfyrtårn be m bytte av hvedsertifisør, dersm det freligger misnøye eller knflikt. Ved tvil, knsulter Stiftelsen Miljøfyrtårn. Innledende fase Innledende møte mellm hvedsertifisør g kunde, tilbud g inngåelse av avtale. Organisering g frankring Møte mellm sertifisør g kunde, gjerne med hvedknsulent til stede: gdkjenning av kriteriesett g ansvarsfrdeling gjennmgang av unntak g kmmentarer knyttet til sertifiseringsbjekt hvrdan skal sertifisering løses rent praktisk fremdriftsplan avklare bruk av lkale sertifisører Prsjektplan /sertifiseringsplan lages av sertifisør: Spesifisering av sertifiseringsbjektene Hvrdan g når skal hvedkntret sertifiseres Instruks fr lkal sertifisering Kriterier fr sertifiseringsmiks: Hvrdan g når skal fysisk sertifisering gjennmføres Hvrdan g når skal fjernsertifisering gjennmføres Hvrdan g når skal dkumentkntrll gjennmføres Sertifisering av underliggende enheter skjer ved hjelp av tre metder. Se vedlegg 3 sertifiseringsmiks i hvedkntrmdellen Sertifiseringsbjektet er lkasjnen der aktiviteten skjer (Hvedkntr/rådhus/kmmunehus/fylkeshus) Sm hvedregel er alle underliggende enheter i rganisasjnen egne sertifiseringsbjekt g det utstedes eget sertifikat fr disse. Hvedsertifisør trenger kun avtale med kmmunen der hvedkntret ligger, ettersm sertifiseringsmyndigheten utvides til å gjelde sertifisering av hvedkntr g underliggende enheter til knsern sm benytter hvedkntrmdellen i alle nrske kmmuner. 2
Veileder fr hvedsertifisør Fase 2: Implementering g ppfyllelse av kriterier ved hvedkntret Sertifiseringsmøte fr hvedkntret Miljøfyrtårnansvarlig fr hvedkntret, representant fr øverste ledelse, hvedvernembud er naturlige deltakere, eventuelt andre nøkkelpersner. Hvedsertifisør vurderer selv nødvendigheten av hvem sm skal delta når i møtet, i samråd med knsernet/kmmunen. Det viktige er at hvedsertifisør får tilgang g trygghet på at det sm presenteres i møtet, er representativt fr virksmheten. Virksmheten må stille med tilgjengelig systemstøtte, teknisk kmpetanse, g minimum med møtefasiliteter under sertifiseringsmøtet. Hvis hvedsertifisør ikke får nødvendig dkumentasjn fr gdkjennelse av kriteriet, kan sertifisør be m nytt møte g tilleggs fakturere dette. Sertifiseringsgrunnlaget: Miljøkartleggingen fr hvedkntret (lkalene g systemet på selve hvedkntret) Miljøkartlegging fr kriterier sm ivaretas på vegne av underliggende enheter Dkumenter spesifisert i kriteriesettet, lastet inn i miljøkartlegging g under dkumenter, eller med dkumentreferanse til interne system Årlig Klima- g miljørapprt fr hvedkntret Bransjekriteriet fr hvedkntr skal kun legges til sm del av sertifiseringsgrunnlaget på hvedkntret, g skal ikke være en del av sertifiseringsgrunnlaget til underliggende enheter. Sertifisering gjennmføres i henhld til inngått avtale. Generelt m kriterier Møtet bør alltid starte med en klargjøring av hva sm er sertifiseringsbjektet/-ene, g hvilke kriterier sm er lagt til grunn. Sertifisering av hvedkntret sm enkeltstående enhet er en sertifisering på lik linje sm ved en standard virksmhet (Hvedkntr lkalt) Ved hvedkntr sertifisering skal man gså sertifisere miljøkartleggingen av kriterier sm ivaretas på vegne av underliggende enheter. Det vil si at kriterier sm løftes fra underliggende enheter g til hvedkntr skal gdkjennes ved sertifisering av hvedkntret. Dette kan gjennmføres på ett møte, eller ved t separate. Alle kriterier skal i utgangspunktet være ppfylt på sertifiseringstidspunktet. Fr enkelte kriterier, vil en plan fr implementering være k. Se veiledning til enkeltkriterier. Ved tvil - avklares med Miljøfyrtårn g legges inn sm sjekkpunkt ved resertifisering. Fr verrdnede mål, g fr kmmuner g fylkeskmmuner der det freligger en klimaplan eller lignende, skal innhldet ikke sjekkes i detalj. Hvedsertifisør skal imidlertid kntrllere 3
Veileder fr hvedsertifisør at en slik plan freligger, g ved sertifisering av underliggende enhet sjekke eventuell implementering/kjennskap lkalt. Bransjekriterium sm mhandler «andre miljøaspekt» kan benyttes fr å belyse g ta tak i miljøutfrdringer sm gjelder knsernet, kmmunen eller fylkeskmmunen eller underliggende enheter til disse, sm ikke er blitt berørt av bransjekriteriene sm benyttes. Dersm du ved en hvedkntrsertifisering møter særlige utfrdringer eller prblemstillinger, kntakt Stiftelsen Miljøfyrtårn. Fase 3: Implementering av miljøledelse hs underliggende enheter Hvedsertifisør sertifiserer underliggende enhet innen rimelig reiseavstand, g justerer i etterkant kmmentarer g veiledning til underliggende enhet/lkal sertifisør. Hvedsertifisør har instruksjnsmyndighet verfr lkal sertifisør, i den grad at han/hun kan ta avgjørelser på hvrdan kriterier skal tlkes eller lignende. Ved tvil, kntakt Stiftelsen Miljøfyrtårn. Fr kmmuner med etablert bytterdning av sertifisører (sertifisører i nabkmmuner sertifiserer hverandres kmmunale enheter mt liten eller symblsk betaling), er det frnuftig å benytte lkal sertifisør til sertifisering av underliggende enhet når man sertifiserer de aktuelle kmmunene etter hvedkntrmdellen. Hvedsertifisør avklarer tilstedeværelse av slike bytterdninger g justerer eventuelt sertifiseringsmiksen deretter. Fysisk sertifisering Verifisering av kriterier sm ikke er ppfylt av hvedkntret utføres av hvedsertifisør eller lkal sertifisør på vegne av hvedsertifisør. Sertifiseringsmøte, er lik standard sertifisering, men det er nen kriterier sm er ppfylt på hvedkntr g de skal ikke sjekkes. dette fremgår av miljøkartleggingen. Dkumentasjn g fysiske frhld sjekkes. Lkal miljøfyrtårnansvarlig g/eller vernembud er selvsagte deltakere i møtet. Vesentlige sjekkpunkter ved fysisk verifisering av underliggende enhet er: - hvrdan er HMS system implementert g benyttes det - hvrdan er kunnskap g frståelse av sentrale rutiner fr miljøtema - Frankring av Miljøfyrtårn - Praktiske rutiner knyttet til miljøtema: kildesrtering g avfall, energi, arbeidsmiljø sv. - Bruk av transprtreduserende tiltak sm videknferanser sv. Underlag fr fysisk verifikasjn er årlig Klima- g miljørapprt, Miljøkartlegging med kmmentarer, dkumentasjn av kriterier merket D, sjekkpunkt basert på lkale bservasjner. Fjernsertifisering Gjennmgang g gdkjenning av kriterier sm ikke er ppfylt av hvedkntret. Dette kan ta krtere tid enn fysisk sertifisering. Blir gjennmført via web-løsning/videknferanse med underliggende enhet. Det frventes en «mvisning» der virksmheten ved hjelp av web-kamera 4
Veileder fr hvedsertifisør kan vise sertifisør hvrdan praktiske løsninger er implementert, men det er pp til hvedsertifisør m dette blir gjennmført. Miljøfyrtårnansvarlig har ansvar fr tilrettelegging, der all dkumentasjn er klar fr presentasjn, med eventuell virtuell mvisning g at nøkkelpersnell er tilgjengelig. Sertifisør har i frkant plukket ut nen fkusmråder, sm gjerne kan sendes ver fr frberedelse. Underliggende enhet skal selv presentere sine løsninger på sertifisørs spørsmål. Ved fjernsertifisering bør det være vekt på dialg g presentasjn fra underliggende enheters side. Ta i betraktning mediets muligheter g begrensninger når du planlegger webmøtet. Dkumentkntrll underliggende enhet Verifisering av kriterier sm ikke er ppfylt av hvedkntret. Dkumentkntrll gjøres ved at hvedsertifisør gjennmgår underliggende enhet s Klima- g miljørapprt, Miljøkartlegging g dkumenter. Miljøfyrtårnsvarlig g/eller vernembud/annet nøkkelpersnell må være tilgjengelig fr å kunne besvare spørsmål dersm det ppstår uklarheter knyttet til dkumentasjn. Virksmhetsspesifikke sjekkpunkt sjekkes hvis dette er avtalt med hvedkntret i frkant. Timebruk på å sjekke virksmhetsspesifikke sjekkpunkt kmmer i tillegg til vanlig estimert timebruk. Virksmhetsspesifikke sjekkpunkt Virksmhetsspesifikke sjekkpunkt er et tilleggsprdukt sm integreres i årlig Klima- g miljørapprt i Miljøfyrtårnprtalen, sm et eget tema. I virksmhetsspesifikke sjekkpunkt kan knsernet legge inn egne spørsmål sm ønskes besvart eller utfylt av underliggende enhet. Dette fungerer sm virksmhetens eget verktøy fr ppfølging av miljøarbeidet innad i rganisasjnen. Her skal ikke sertifisør gi avvik på mangelfull utfyllelse, men, dersm spørsmålene skal sjekkes, påpeke mangler sm en bservasjn. Veiledning til lkal sertifisør Ved utfylling av verktøy fr ansvarsfrdelingen, kan hvedsertifisør legge inn kmmentar til lkal sertifisør. Den lkale miljøkartleggingen kan dermed gi en tydeligere anvisning til hvrdan kriteriet skal ppfylles Hvedsertifisør kan ha en samtale med lkal sertifisør i fr- g etterkant av sertifisering. Dette avtales med knsernet, g timebruk estimeres i frkant. Lkal sertifisør må ta pp eventuelle uklarheter på frhånd, uten å invlvere underliggende enhet i eventuelle uverensstemmelser med Hvedsertifisør Hvedsertifisør kan verprøve lkal sertifisø. Oppnås ikke enighet, ta kntakt med Stiftelsen Miljøfyrtårn, 5
Veileder fr hvedsertifisør Fase 4: Årlig ppfølging av miljøledelse Hvedsertifisør skal årlig gjennmføre et møte med hvedkntret fr å sikre gd miljøstyring g tett ppfølgning. Hvedtema fr møtet: At det benyttes riktige bransjekriterier i frhld til rganisasjnens drift g miljøpåvirkninger. Eventuelle nye kriterier sm ivaretas av hvedkntret gdkjennes. At hvedsertifisørs kmmentarer til eventuelle lkale sertifisører er tydelige g ppdaterte. Gjennmgå eventuelle sertifiseringer/resertifiseringer sm er gjennmført siste år. Herunder psitive/negative frhld knyttet til sertifiseringsmiks, metde g eventuelle avvik sm går igjen flere steder. Sjekke at planlagt utvalg fr hvilke enheter sm skal sertifiseres ved henhldsvis fysisk-, fjernsertifisering g dkumentkntrll (i henhld til sertifiseringsmiks) er fulgt. Følge pp verrdnede mål g handlingsplan fr miljøarbeidet Referat fra årlig gjennmgang lastes inn i Miljøfyrtårnprtalen sm et eget dkument på hvedkntrets side. Fase 5: Resertifisering Resertifisering skjer på samme måte sm i fregående faser. Enkelte kriterier blir først aktuelle, eller er mest aktuelle, ved resertifisering. Vær ppmerksm. Sertifiseringsmiks vil kunne justeres ved resertifisering, etter erfaring i årene mellm sertifiseringer eller ut ifra justeringer i rganisasjnsstruktur e.l. Hvedsertifisør fretar da en helhetsvurdering av miljøfyrtårnarbeidet innad i knsernet/kmmunen, g justerer frdelingen av fysisk resertifisering/dkumentkntrll deretter. Dette gjøres i samråd med hvedknsulent g knsernet/kmmunen, evt. Stiftelsen Miljøfyrtårn. Miksen kan ta høyde fr at enkelte underliggende enhet sm var med i fysisk kntrll ved frrige sertifisering, gså blir plukket ut ved resertifisering (fkus er da på kntinuitet) i tillegg til at nye enheter blir plukket ut. Alle underliggende enhet skal fylle ut g levere Miljøkartlegging det året de resertifiseres. Gdkjenning g sertifiseringsrapprt Gdkjenningsbrev g sertifiseringsrapprt genereres i Miljøfyrtårnprtalen. 6
Veileder fr hvedsertifisør Gdkjenningsbrevet genereres ut ifra Miljøkartleggingen. Ved sertifisering av mange underliggende enhet, kan det benyttes et felles gdkjenningsbrev med liste ver alle underliggende enhet sm er gdkjent ved dkumentkntrll. Denne lastes inn enten på hver underliggende enhet, eller på hvedkntret. Oppretting av sertifikat på hver enkelt underliggende enhet sm gdkjennes, utføres nrmalt sett av sertifisør. Timebruk må inngå i estimat. Hvedsertifisørs frpliktelser Hvedsertifisør plikter å være kjent med g følge retningslinjer fra Stiftelsen Miljøfyrtårn. Oppmøte på årlige samlinger g/eller kurs er nødvendig g ønskelig, g Miljøfyrtårn frbehlder seg retten til å kreve ppmøte eller deltakelse på pplæring enten via fysisk kurs g/eller webinar. 7