Værnesregionen - fra fjord til fjell - Frosta Malvik Meråker Selbu Stjørdal Tydal ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN Møte 16.06.10 kl. 09.00 16.00 i Stjørdal rådhus SAKSLISTE Sak 34/10 Sak 35/10 Godkjenning av referat fra møte 5.mai Referatsaker Sak 36/10 Portalprosjektet (kl. 10.30) Sak 37/10 Kompetanse og rekruttering (kl. 11.00) (Lunsj kl. 11.30 12.15) Sak 38/10 Politisk styringsstruktur prosess (kl.12.15) Sak 39/10 Rapport for 1.tertial 2010 (kl. 13.00) Sak 40/10 Personverneombud og sikkerhetsansvarlig (kl. 14.15) Sak 41/10 Logo og profilhåndbok for VR (kl. 14.45) Sak 42/10 Eventuelt
SAKSFRAMLEGG Sak 34/10 Sak 35/10 Sak 36/10 Sak 37/10 Godkjenning av referat fra møte 5.mai Referatsaker - Tilskuddsportalen; demo fra Scan4news (avtalt kl. 09-10) - Status Helseprosjekter v/pl (kl. 10-10.30) - Web-basert kartinnsyn status, kostnad og fordeling - Stillingsressurs i sekretariatet Portalprosjektet Arbeidsgruppa har gjennomført anbudskonkurranse for valg av leverandør av portalverktøy (internett, intranett og ekstranett). PL har satt opp et notat av 07.06.10 (utsendt) om status i prosjektet behovet for ressurser i kommunene til oppfølging m.m. for å kunne følge framdriftsplanen. Nødvendige avklaringer drøftes i møtet sammen med PL. Kompetanse og rekruttering Rapport fra forstudie ble godkjent i AU 5.mai. AU fattet dessuten dette vedtaket: 2. Prosjekt med Profilering og omdømmebygging (å jobbe i kommune i VR) videreføres; strategi og nøkternt handlingsprogram utarbeides. Organisering konkretiseres i neste møte. 3. Administrasjon av lærlinger i kommunene vurderes opp mot dagens ordning i Stjørdal kommune om et eventuelt felles opplæringskontor. Tillitsvalgte sammen med personal i kommunene tar innen 01.06.10 kontakt med Stjørdal kommune for å vurdere mulig felles ordning. På grunn av streiken har vi ikke fått tilbakemelding fra tillitsvalgte om status i arbeidet med mulig felles ordning for administrasjon av lærlinger. SL og PL har laget et forslag til opplegg for strategi og handlingsprogram. Strategi og tiltak må bygge på et godt beslutningsgrunnlag for å målrette ressursbruken i arbeidet med profilering og omdømmebygging. Undersøkelser rettet mot innbyggere (eks. Borgerundersøkelsen fra Sentio Researsch Group) og mot ledere og andre beslutningstakere i samfunnet som administrative ledere, politiske ledere, fylkespolitikere, næringslivsledere, journalister etc. (eks. Kommunal omdømmeundersøkelse fra Appareo Kommunikasjon) vil bedre datagrunnlaget og gir nyttig informasjon i det videre arbeidet med profilering og omdømmebygging i VR. En har valgt å beskrive disse undersøkelsene nærmere for å vurdere om dette skal inntas som første trinn i handlingsprogrammet.
Sentio Researsch Group (SRG) orienterte om Borgerundersøkelsen i møte i RR 19.mai. RR ba AU drøfte behovet for en undersøkelse i VR og fremme eventuelt sak for RR. Borgerundersøkelsen er en telefonisk undersøkelse rettet mot innbyggerne i regionen og SRG er ferdig med oppdraget når rapport fra undersøkelsen er lagt fram. Hvis jobben gjøres samtidig med Innherred Samkommune blir kostnaden kr. 25.000 + mva pr. kommune. Det vises til utsendt presentasjon fra SGR. Appareo Kommunikasjon (AK) orienterte om Kommunal omdømmeundersøkelse i møte i AU 17.februar. Dette er en webbasert undersøkelse rettet fortrinnsvis mot ledere og andre beslutningstakere i samfunnet som administrative ledere, politiske ledere, fylkespolitikere, næringslivsledere, journalister etc. (Oppdragsgiver definerer målgruppene selv). Undersøkelsen koster kr. 20.000 + mva for enkeltkommuner og kr. 15.000 + mva for grupper av kommuner. Det vises til utsendt opplegg fra AK. SL og PL tilrår at begge undersøkelsene gjennomføres i regi av VR som et første tiltak i handlingsprogrammet. Data fra disse undersøkelsene sammen med eget datagrunnlag i forstudiet (jfr. prosjektrapport av 23.11.09) vil gi et godt analysegrunnlag. Dette blir et viktig beslutningsgrunnlag slik at det blir dedikert tilstrekkelige ressurser for å gjennomføre de tiltak som er nødvendige for sikre riktig kompetanse på rett sted til rett tid i VR. Samlet nettokostnad for begge undersøkelsene blir kr. 200.000 for de 5 kommuner som deltar i prosjektet (ikke Malvik). Det gjenstår ca. kr. 200.000 av tildelte skjønnsmidler 2009 til prosjekt Kompetanse og rekruttering som kan nyttes til undersøkelsene. Noen hovedelementer fra strategiprosessen i VR som gir føringer for de strategiske valg som må gjøres: Visjon for VR - regional partner i utviklingen av velferdstjenester og attraktivitet for innbyggere og næringsliv Overordna mål - Bistå kommunene i arbeidet med å levere bedre kvalitet, effektivitet og kompetanse på avtalte tjenesteområder - Sikre regionen større andel av verdiskapingen gjennom et aktivt og forpliktende samarbeid om oppgaver hvor vi har felles interesser (regional utvikling og interessepolitikk) Regionalt partnerskap som samarbeidsstrategi - Forutsigbarhet bosetting og arbeidsplasser - Sterke fagmiljø attraktivt å jobbe innenfor VR - Bedre tjenester god kvalitet og effektiv drift
Som et ledd i arbeidet med å sikre kompetanse og rekruttering i VR bør følgende strategiske hovedelementer vektlegges i profilering og omdømmebygging i VR: VR skal framstå som en attraktiv og konkurransedyktig region med sterk identitet og forpliktende samarbeid innenfor valgte områder VR skal framstå som en robust samhandlingsarena selv med skiftende rammebetingelser og mulige nye styringssignaler ved skifte av regime Høg fokus på muligheter og faglige utfordringer med å jobbe i kommune i VR Kommunene i VR skal gjennom samarbeidet utvikle solide fagmiljø og attraktive arbeidsplasser for personer med ulik kompetanse Tydelig på hvem som er tjenesteleverandør Skisse til framdriftsplan - første trinn i handlingsprogrammet: ANSVARLIG DATO RESULTAT AU 16.06.10 Skisse til strategi og handlingsprogram RR 23.06.10 Behandle strategi og handlingsprogram SRG Høsten 10 Borgerundersøkelse og rapport AK Høsten 10 Kommunal omdømmeundersøkelse og rapport Sekretariatet 15.10.10 Søke skjønnsmidler til videreføring av prosjektet AU 17.11.10 Rapporter Borgerundersøkelse og omdømmeundersøkelse RR 01.12.10 Behandle rapporter fra Borgerundersøkelsen og omdømmeundersøkelsen samt justert handlingsprogram VR/Kommunene Vinter/vår11 Følge opp tiltak Sak 38/10 Politisk styringsstruktur prosess RR fattet i møte 19.mai slikt vedtak: 1. Det er behov for å vurdere endring av dagens politisk styringsstruktur i VR. 2. AU legger fram opplegg til videre prosess til RR 23.juni. 3. Det søkes skjønnsmidler til prosessen. Sekretariatet har lagt fram en skisse til opplegg datert 08.06.2010 som grunnlag for drøfting i AU (utsendt). I tråd med signaler fra RR er det skissert en modell i tråd med strategiprosessen der det ble gjennomført en politisk prosess.
Sak 39/10 Rapport for 1.tertial 2010 Rapporter til behandling i AU og RR: - Skatteoppkreveren (kl. 12.45) - IKT (kl. 13.00) - Barnevern (kl. 13.15) - Lønn/Regnskap (kl. 13.30) - Innkjøp (kl. 13.45) - Sekretariatet (kl. 14.00) Tjenesteledere/Fagansvarlige orienterer i møtet. Rapport fra legevakt legges først fram ved 2. tertial. Sak 40/10 Personvernombud oppgaver + ressurser AU har i møte 5.mai foreslått at RR fatter slikt vedtak: 1. Det etableres felles personvernombud for de fem kommunene som har felles tjenestesenter i IKT (VARIT). 2. 30 50 % stilling som felles personvernombud i Værnesregionen. 3. Kommunene ser på om det finnes ressurser som kan ivareta denne rollen til møte i AU 16.juni. 4. Sikkerhetsansvarlige innen personvern utnevnes i hver kommune. 5. Personvernombud og sikkerhetsansvarlige utgjør en ressursgruppe i informasjonssikkerhetsarbeidet i VARIT. Få opp gode holdninger og motivere ansatte når det gjelder informasjonssikkerhet. 6. Styringsdokumentene for informasjonssikkerhet legges inn i kvalitetssystemet når det kommer på plass. Arbeidsgruppa har drøftet AU s vedtak for om mulig å samordne ressursbehovet for personvernombud og sikkerhetsansvarlig. Ingrid Rolseth Holt er bedt om å orientere i møtet om gruppas synspunkter med hensyn til oppgaver og ressursbruk for hhv personvernombud og sikkerhetsansvarlig. AU bør etter dette vurdere å justere forslag til vedtak. Det er lagt opp til behandling av saken i RR 23.juni. Sak 41/10 Logo og profil for VR AU drøftet i møte 5.mai forslag til ny logo for VR. Sekretariatet ble bedt om å legge fram nytt utkast til neste møte 16.juni. Det er innhentet to tilbud på logo og profilhåndbok/grafisk design. Tilbudet for utarbeiding av logo og profilhåndbok fra Fonnfjell Design AS er akseptert. Av hensyn til framdriften i arbeidet med Portalprosjektet er det viktig at det innen kort tid blir tatt stilling til logo og grafisk design for VR. Forslaget er basert på visjon, verdier og overordnede målsettinger som er vedtatt i strategidokumentet samt gjeldende vedtekter for VR, jfr. også notat fra sekretariatet av 06.05.10.
Forslag til logo og profilhåndbok blir presentert av Fonnfjell Design AS i møtet. Sak 42/10 Eventuelt - Orientering om Miljøfyrtårn v/harald H. Bergmann i Stjørdal kommune