Consulting Stokke kommune- Grensejustering Vear Om prosessen og erfaringer Konfidensielt
Agenda presentasjon Økonomisjefforum Buskerud 30. november 2016 Historikk og organisering Om prosessen sin rolle Hovedkonklusjon økonomisk oppgjør Avtaler som utarbeides Råd for senere grensejusteringer 2
Historikk Vår 2014 viste innbyggerundersøkelse at 65 % ønsket å slå seg sammen med andre kommuner og 74 % valgte Sandefjord fremfor Tønsberg Forhandlingsfase i gang med Sandefjord der forhandlingsutvalget besto av tre politikere fra hver kommune 24. april 2015 ble kommunesammenslåingen vedtatt Størst negativ holdning til dette på Vear 30 april 2015 sendte Innbyggerlista søknad til Fylkesmannen om grensejustering I påfølgende KST møte fikk rådmannen oppdrag om å utarbeide sak for hvordan Vear området ble definert og metode for innbyggerhøring Folkeavstemming om kommune tilknytning Vear ble avholdt samtidig med kommunevalget 2015 Alle ble spurt, ikke bare innbyggerne i Vear Vear: 77,8 % deltagelse og 63,8 % ønsket å tilhøre Tønsberg, 34,1 % Sandefjord 18. november 2015 sendte Fylkesmannen søknad om grensejustering til KMD 18. desember 2015 ble grensejusteringen vedtatt av KMD Grensejusteringen er det den største grensejusteringen siden 1972 3
Organisering Nytt politisk Forhandlingsutvalget ble utnevnt der også innbyggerlista Vear ble representert Nedsatt en administrativ forhandlingsgruppe ledet av rådmannen i Stokke og med deltakere fra alle de fire kommunene Det ble vedtatt å engasjere for å beregne driftsmessige konsekvenser og Telemark kommunerevisjon for å beregne balanse messige vurderinger Det politiske forhandlingsutvalget fikk mandat til å fremforhandle en avtale på vegne av den nye kommunen. Resultatet skulle legges fram for fellesnemda og Stokke kommune før den ble presentert Tønsberg kommune 4
sin rolle bakgrunn og mandat 2.190 innbyggere i området Vear skal fra 01.01.2017 overføres fra Stokke til Tønsberg (19 % av innbyggerne) Inntekter fra skatt og rammetilskudd knyttet til de 2.190 innbyggerne er beregnet til om lag 90 millioner kroner Hvilke driftsutgifter blir redusert i Stokke og hvilke driftsutgifter blir økt i Tønsberg? Resultatet av beregningene skulle danne grunnlag for den økonomiske overføringsavtalen mellom kommunene 5
Oversikt over prosessen April Mai Juni Juli-Aug Sept-okt November Desember Beregninger og Telemark kommune revisjon Spørreundersøkelse for kartlegging av frivillige årsverk Nye tellinger og beregninger Gjennomgang av frivillige årsverk Sak i begge KST aug/sept. Sendt ut medio juni og svarfrist 1. juli, Title Ny frist om endring i forutsetninger 15. august Enighet om årsverk og regnestykke 25. okt Utarbeidelse av avtaler Møter med Tønsberg og forhandling om avtaler og økonomisk oppgjør 6 6
Metode og forutsetninger for sitt arbeid (drift) Stokke hadde kartlagt antall årsverk, antall brukere og antall brukertimer for Vear området og totalt. Økonomirådgiverne har bistått med beregninger og er holdt løpende orientert 34 møter er avholdt med fagpersonell Referat av møter er kvalitetssikret Beregninger er i hovedtrekk gjennomgått med økonomirådgiverne Rapport er kvalitetssikret av arbeidsgrupper og øvrig involverte Rapport ble sendt ut på nytt etter sommeren med frist for tilbakemelding av endringer i forutsetninger 15.08.2016 2016 kroner 20.000 for indirekte utgifter per årsverk Ulike % vise fordelingsnøkler, herav 19 % innbyggerrelatert og 11 % ansattrelatert På noen områder er det beregnet en % av nettorammer På andre områder er det beregnet utgifter per bruker. I de tilfeller er det lagt på 5 % i administrasjonskostnader Telemark kommunerevisjon sine beregninger for balanseført verdi Vear ble lagt til grunn Uttrekk av overtallige årsverk ble lagt inn med reell lønn 7
Kategorisering av årsverk Årsverk i direkte tilknytning til skolen og barnehagen på Vear Andre årsverk som kan knyttes til brukere med bostedsadresse Vear og lokalene på Vear Øvrige årsverk som vurderes opp mot overtallige årsverk/administrative årsverk Henførbare årsverk er årsverk som er henførbare til Vear området og de tjenestene som ytes innbyggerne som bor på Vear Overtallige årsverk/administrative årsverk er øvrige årsverk slik som administrasjon, byggesak, PP tjenesten, årsverk innenfor Kultur etc 8
Fokus har vært å få på plass overgangsordninger for brukerne og frivillighet for de ansatte som må over til Tønsberg Ikke flyttbare brukere Kjøp og salg av skoleplasser Kjøp og salg av barnehageplasser Kulturskoleplasser Leie av idrettshaller Overgangsordning styrket tilbud Alle ansatte på skolen og barnehagen blir med bakgrunn i virksomhetsovertagelse ansatt i Tønsberg fra 01.01.2017 Spørreskjema ble sendt alle øvrige ansatte i Stokke kommune på respektive områder om ønske om å frivillig gå over til Tønsberg kommune Resultat av dette viste at det var nok frivillige men ikke innenfor riktige områder For mange administrativt ansatte som ønsket til Tønsberg. Ingen ansatte innenfor pleie og omsorg og renhold Måtte også se det i forhold til behov for årsverk i nye Sandefjord og i Tønsberg 9
Fylkesmannen måtte involveres i forhold til verdifastsettelsene på eiendommene som skulle overføres Hvilken verdi skal brukes for å fastsette den summen som Tønsberg skal betale til Stokke kommune for fast eiendom som tjener Vear området? Vear skole, barnehage, idrettshall Veier og gang- sykkelvei, gatelys Fire utleieboliger Tomter og friområder 13 takseringer av eiendommer ble gjennomført. Teknisk verdi ble mye høyere enn bokført verdi (100 millioner i forskjell). Hovedbestemmelsen for økonomisk oppgjør ved grensejustering følger inndelingslova 19. 1 ledd. Hovedregelen er at eiendomsretten følger grunnen og at eiendom som tjener området skal over. Eiendom som tjener hele kommunen kan fordeles. Etter inndelingslova 18 kan kommunene be Fylkesmannen om hjelp til forhandlingene. Dersom partene ikke blir enige skal det gjennomføres ved bruk av skjønn. Skjønnsnemda kan avgjøre at gjeld som er knyttet til eiendommene helt eller delvis overtas i den andre kommunen eller at det skal betales et vederlag. 10
Beregninger Telemark kommunerevisjon økonomisk oppgjør vedtatt av fellesnemda aug. Forvaltningseiendom som tjener Vear inkludert 4 boliger Bokført verdi Avtalt verdi Sum avtalt er 91.030.440 A Vear skole 16 148 409 16 148 409* B Ekely barnehage 40 164 879 40 164 879 C Vear flerbrukshall 14 556 882 14 556 882 D 4 boliger/leiligheter 6 342 683 7 800 000 [ E Låven F Skateanlegg Vear 18 488 18 488 G IT i skolen 379 301 379 301 H Andel gatelys 396 760 396 760 I Andel G/S-vei 4 124 434 4 124 434 J Andel kommunal vei 2 608 831 2 608 831 Sum 84 740 668 86.197.985 Tomter og friområder Bokført verdi Avtalt verdi Kartreferanse K Vearåsen tomtefelt 235 895 2 200 000 70+90 L Vear sentrumsområde 2 054 247 375 000 39 M Bruaåsen tomtefelt 359 850 359 850 del av 98 N Friområde Rakkevik 237 605 237 605 del av 20 O Melsomvikvn. gnr/bnr 3/10 900 000 44 P Melsomvikvn. Gnr/bnr 3/16 750 000 64 Q Øvrig område som ikke er balanseført - - Se øvrig grønne felt i kartreferanse Sum 2 887 597 4 832 455 I tillegg kommer aktiveringer på Vear skole i 2016 Sum skal overføres fra Tønsberg kommune til nye Sandefjord 2. januar 2017 og går til nedbetaling av gjeld for å redusere rente- og avdragsutgifter 11
Hovedkonklusjon rapport Okt-16 Endring 92 967 000 89 197 000-3 770 000 Rådmann og staber: -5 824 000-10 201 913-4 377 913 Oppvekst, kunnskap og kultu -47 853 000-49 818 124-1 965 124 Helse-velferd og omsorg -29 260 000-22 441 247 6 818 753 Plan og miljø -5 279 000-6 735 716-1 456 716 rest inntektsbortfall 4 751 000 0-4 751 000 Endret fire forutsetninger etter forhandlinger Endring i hjemmetjenestemottakere, styrket tilbud, NAV etter 15/8 Endret i forhold til brutto/netto ikke flyttbare brukere (endret prinsipp inntekter) Uttrekk overtallige årsverk delt ut på riktige virksomheter 12
Årsverk over til Tønsberg: Henførbare årsverk: Vear skole 46 Ekely barnehage 18,8 Styrket tilbud barnehage 2 Psykisk helse og rus 2 NAV 1 (fra Andebu) Park og grønt 1 Barnevern 1,5 Helsestasjon 1 Renhold 3,9 Sum 74,7 årsverk Tønsberg ansettes selv: 1 turnuslege, 2 årsverk VA, 2 årsverk pleie og omsorg Overtallige/administrative årsverk: Rådmannens ledelse 2 Servicekontor 2 Byggesak 0,8 Kulturskolen 0,4 PP tjenesten 2 Sum overtallige årsverk 7,1 Sum årsverk totalt 89,3 Sum henførbare årsverk 82,2 13
Avtaler som utarbeides mellom Tønsberg og Stokke Avtale 1 Balanseførte verdier Avtale 2 Pensjon Avtale 3 Plasser barnehage Avtale 4 Plasser skole Avtale 5 Kulturskolen Avtale 6 Vear IF Unifiedlag Avtale 7 Vearhallen Avtale 8,9,10 Ikke flyttbare brukere Avtale 11 Selvkostfond Avtale 12/13 Balanseførte verdier vann og avløp Avtale 14 Balanseførte verdier renovasjon Avtale 15 Vei og gatelys Avtale 16 Fond som ikke er selvkost Avtale 17 Startlån Avtale 18 Rettigheter og oppgjør kyststi Avtale 19 Justeringsforpliktelse mva. Avtale 20 Arkiv plan og miljø Avtale 21 Styrket tilbud overgangsordning 14
Fylkesmannens rolle og råd for senere grensejusteringer Fylkesmannen var involvert i søknadsprosessen og i forhold til å bli enige om verdifastsettelsene på eiendommen som tjener området Hele prosessen ble forsinket grunnet mangel på frivillige innenfor de riktige områdene Forsinkelsen medførte at endelig uttrekk av budsjettrammen grunnet Vear ikke ble klart før nye Sandefjord la fram sitt nye budsjett Burde hatt mer tid til å involvere nye Sandefjord Personal i Tønsberg burde hatt liste over de ansatte som skal over til Tønsberg på et tidligere tidspunkt Råd for kommende grensejusteringer: Bruk en nøytral part til beregningene og prosessgjennomføringen Gjennomfør møter med alle budsjettansvarlige for å sikre forankring og involvering Vis raushet! Bruk mer tid til å markedsføre og planlegge prosessen blant annet for å få nok frivillige årsverk over til ny kommune Sett klausul i inngåtte arbeidsavtaler om mulig overføring til ny kommune grunnet virksomhetsoverdragelse 15
Forhandlingsutvalgets utgangspunkt var å: Finne en totalpakke hvor ingen kommuner tjener eller taper økonomisk på grensejusteringen. En forståelse av at arbeidet med å utforme innholdet i avtalen skulle preges av raushet og ikke millimeterrettferdighet 16