Innkjøpsanalyse Hvordan realisere gevinstene? John H. Bergflødt Oslo, 29 Oktober 2013
Content I Verdien av innsikt II Hvordan realisere de store gevinstene? III KPMGs arbeidsmodell 1
Verdien av innsikt God oversikt over eget innkjøpsvolum er den viktigste forutsetningen i kostnadsreduksjonsprosjekter da den legger grunnlaget for hele prosjektet Rask, kvalitativ og kvantitativ innsikt over selskapets innkjøpsvolum Rask og god oversikt over aktivitetene i de ulike avdelingene Gir økt gjennomslagskraft for innkjøpsfunksjonene vanskelig å argumentere mot harde fakta Muliggjør identifisering av initiativ for kostnadsreduksjon, samt estimering av gevinstpotensial 2
Verdien av innsikt Innkjøpsanalysen gir selskapet innsikt om all 3. parts forbruk. Den forteller HVEM som kjøper, HVA som blir kjøpt, HVEM det kjøpet fra og til HVILKEN pris Innkjøpsanalyse Hva er det som kjøpes? Material and Services Fra hvem? Leverandører Artikler Kategorier Leverandører Priser Avtaler Hvem er det som kjøper? Organisasjonen Org. enheter Bestillingskanaler 3
Verdien av innsikt KPMGs metodeverk tar steget fra kontroll over selskapets innkjøp til kostnadsbesparelser gjennom smartere og bedre utnyttelse av markedet Innkjøpsanalyse Kostnadsreduksjonspotensial Forbruk per kategori Forbruk per artikkel Forbruk per leverandør Forbruk per org. enhet Hypoteser for kostnadsreduserende tiltak 4
KPMGs forbruksanalysemodell Basert på vår erfaring med forbruksanalyse i andre selskaper består vår grunnmodell av følgende: Totaloversikt innkjøp (periodevis oversikt over forbruk, antall leverandører, antall transaksjoner) Kategoritre (Nedbrytbar oversikt fra totalnivå til hoved- og underkategorier, helt til den enkelte leverandør) Paretoanalyse leverandører Analyse av avtalelojalitet Prisoversikter Oversikt på kategorinivå Grunnmodellen suppleres med KPIer fra KPMGs innkjøpsdatabase Kundens preferanser for hvilke sammenhenger som skal vises vil være styrende for modellen Datakvaliteten og datamengde vil alltid være den begrensende faktoren i forhold til modellens omfang KPMGs grunnmodell Datakvalitet Kundens preferanser KPMGs KPI database Benchmarkdatabase 5
Utfordringer - datakvalitet Vi har god erfaring med å håndtere dårlig datakvalitet hos kundene vi bygger modeller for Kjente problemer er: Mangel på unik leverandør-id mellom systemer Manglende kobling mot avtalenummer Mangelfullt avtaleregister Mangelfull kategorisering Dette skaper noen utfordringer i forhold til kvaliteten til modellen, samt automatiske oppdateringer av modellen Vi løser dette ved å fokusere på de leverandørene som står for 80 % av kjøpet for deretter å etablere registre manuelt 6
Eks på dokumentasjon fra en forbruksanalyse hva får du Med mer nøyaktig og oppdatert informasjon om egne leverandører får man en oversikt som gir grunnlag for strategiske prioriteringer Det kan du oppnå: Synliggjøring av innkjøpsfunksjonens verdiskapende rolle i organisasjonen Økt kontroll på forbruket innenfor hver kategori Opptil 15 20 % besparelser per kategori Forhandlingsstrategier basert på fakta Prioritering av ressurser og tiltak basert på fakta Færre kjøp utenom formelle prosedyrer og avtaler Redusert kapitalbinding 7
Hvordan realisere de store gevinstene? 4 stegs prosess for identifisering av potensialet et strukturert metodeverk og tverrfaglig samarbeid er nøkkelen til å identifisere de beste tiltakene Steg 1: Kategorievaluering Business Impact Market penetration Marketexpansion Bundling Win : Win Steg 2: Verditiltak workshop Automatisation Contract Optimization Spezification Steg 3: Kategoriplan high Wave 1 Initiative 12 Initiative 13 Benefits/sustainability Initiative 11 Initiative 9 Wave 2 Initiative 8 Wave 3 Initiative 6 Initiative 10 Initiative 4 Initiative 7 Initiative 5 Initiative 3 Steg 4: Handlingsplan og implementering Initiative 1 Initiative 2 low low Ease of implementation high Global driven Country driven Regional driven 8
Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 1 Kategorievaluering gir viktig innsikt ift valg av strategisk retning og de mest effektive tiltakene, som grunnlag for diskusjon i verditiltak workshop Kategorievaluering Beskrivelse av generisk strategi Markedspenetrasjon Bruk konkurransen på markedet for å redusere prisene. Effekt på selskapet Markedspenetrasjon Markedsekspanderng Vinn:Vinn Automatisering Markedsekspandering Reduser prosess- og internkostnader. Aktivering av nye markeder for å redusere kompleksiteten. Bundling Bundling Bundling av artikler og kategorier på en måte som forsterker selskapets konkurransesituasjon. Automatisering Kontraktoptimalisering Sepesifisering Kontraktsoptimalisering Kjernevirksomhet er å beholde nåværende forhold så lenge som mulig og minimere risikoen. Kompleksitet i markedet Vinn:Vinn Spesifikasjon Strategisk partnerskap. Endringer i spesifikasjonen er nødvendig for å redusere risiko og kompleksitet. 9
Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 2 Potensial og tiltak blir spesifisert og klargjort for gjennomføring fokus på tverrfaglighet for å sikre det beste resultatet Kontorrekvisita IKT Eksempel Fokus på automatisering av P2P og prosesser Utnyttelse av markeder Langsiktige kontrakter med priser nær marginale kostnader Diskusjon rundt make vs. buy og produktspesifikasjon blir ineffektivt Business Impact Market penetration Office suppliers Marketexpansion Automatisation Bundling Contract Optimization Win : Win IKT Spezification Complexity of market Identifisering av strategiske leverandører for langsiktig samarbeid MOB-analyse til å bli mer uavhengig av markedet Prosessanalyse for å redusere kostnadene i hele verdikjeden (vinn: vinn-effekter) 10
Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 3 For å sikre raskest mulig tilbakebetaling på investering prioriteres tiltakene i forhold til vanskeighetsgrad og potensial Kategoriplan - prioritering av tiltak høy Initiativ 12 Bølge 1 Initiativ 13 Potensial Initiativ 11 Initiativ 9 Bølge 2 Initiativ 10 Initiativ 7 Initiativ 4 Initiativ 8 Initiativ 5 Bølge 3 Initiativ 6 Initiativ 3 Initiativ 1 Initiativ 2 lav Komplekst Hvor enkelt tiltaket kan implementeres Enkel 11
Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 4 Gjennom velprøvd metode og verktøy, vil en rask, effektiv og konsekvent gjennomføring av tiltak sikre realisering av besparelsene Kategoristrategi Markedsanalyse Internanalyse Anbudsprosess Forhandling og kontrakt Oppfølging av initiativer i linjeorganisasjonen 12
Vår arbeidsmodell Basert på kunnskap, rett verktøy og et godt utprøvd metodeverk gir resultater Set-up Analyse Implementering 6-8 uker 6-9 måneder SAT Mulighetsanalyse kategorier Strategic Sourcing Intern analyse Forbruksanalyse Kategori evaluering Handlingsplan Markedsanalyse Kategoristrategi Verditiltak workshops Kategoriplanlegging Tilbud Forhandling og kontrakt Kickoff MAI Modenhetsanalyse av innkjøpsfunksjonen Ulike løsninger Implementering av strategiske tiltak Avslutning 13
Takk for meg! John Helge Bergflødt Strategy & Operations Director T: +47 4063 9567 T: John.helge.bergflodt@kpmg,no