Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 04/07739-056 Dato: 23.05.2005 BUDSJETT UTEN TALL INNSTILLING TIL BYSTYRET: Administrasjonens innstilling: Bystyrekomité for byutvikling/ helse og omsorg/ kultur(med idrett og kirke)/ oppvekst og utdanning legger frem sine innstillinger. Nils Fr. Wisløff rådmann Kari Høyer kommunaldirektør
Saksutredning: 1. Hensikt Hensikten med Budsjett uten tall er å presentere bystyret for innspill fra innbyggere og brukere i forhold til Drammen kommunes arbeid med samfunns- og tjenesteutvikling, slik de er fremkommet gjennom bydelskonferanser og dialogmøter. 2. Bakgrunn I forbindelse med innføring av ny politisk styringsstruktur fra 01.01.02, ble det lagt opp til en mer omfattende prosess for arbeidet med rullering av kommunens økonomiplan enn tidligere. Prosessen er forankret i kommunens årshjul, jfr. figuren nedenfor: Årshjulet 2005 4. Kvartal 1. Kvartal Virksomhetsplaner Regnskap Årlige spørreundersækelser Bydelskonferanser skal være gjennomført Budsjettforslag vedtak 3. Kvartal 2. Kvartal Diskusjon av resultater - Årsmelding m/ BMS-rapp. Drøfting av tiltak Dialogmøter Prosess Økonomiplan Behandling av Budsjett uten tall Budsjettseminar "Killingen" Behandling av strategisk utgangspunkt for Økonomiplan I samsvar med årshjulet er dialogmøter i kommunens brukerrettede virksomheter gjennomført i perioden februar mai, mens bydelskonferanser i byens åtte bydeler ble gjennomført i løpet av februar d.å. Årets dialogmøter og bydelskonferanser representerer oppstarten av økonomiplanarbeidet for perioden 2006-09, og ligger til grunn for arbeidet med Budsjett uten tall. Parallelt med og nært knyttet til Budsjett uten tall, er det utarbeidet en egen sak om det strategiske utgangspunkt for økonomiplanarbeidet. Både strategisaken og Budsjett uten tall kommer til behandling i bystyrets junimøte. 3. Balansert målstyring Årsmeldingen og dialogsamtalene skal gi bystyret kunnskap om den kommunale tjenesteproduksjonen. Dette skal gi bedre grunnlag for strategiske politiske prioriteringer. Målekartet i balansert målstyring (BMS) har definert 13 styringsindikatorer. Disse indikatorene er vurdert som de viktigste styringsparametre for å sikre rett fokus i utviklingen av kommunens tjenester og i årsmeldingen rapporteres resultatene på disse indikatorene. Oppdatert gjennomgående målekart fremgår av vedlegg 5. Et viktig prinsipp i BMS er at måloppnåelsen innenfor disse indikatorene skal vurderes i dialog i hele kommuneorganisasjonen, både internt i den enkelte virksomhet med brukere, ansatte og politikere og mellom rådmannen og politikere. Styringshjulet er bygget opp slik at refleksjonen mellom brukere og politikere skal foregå i dialogsamtalene, med utgangspunkt i BMS-resultatene for 2004. Dette er forøvrig det første året hvor det foreligger tilnærmet komplette BMS-resultater i alle virksomheter.
4. Verdiinnretning og overordnede prioriteringer De føringer og målsettinger som blir gitt som følge av politisk behandling av denne saken, vil bl.a. være med å danne grunnlaget for utarbeidelse økonomiplanen som skal sluttbehandles av bystyret 29. november i år. Det er viktig å holde fast ved at verdiretningen i budsjett uten tall må henge sammen med de prioriteringer som er lagt til grunn for utviklingen av bysamfunnet Drammen, slik at kommunen har konsistens i sine prioriteringer. Rådmannen har gjennomgått referatene fra dialogmøtene med tanke på hvorvidt det er trender i disse møtene som spesielt bør trekkes fram, om det fremkommer generelle avvik fra de satsinger som ligger til grunn i Kommuneplanen, eller om det fremkommer synspunkter som bør føre til en revidering av de valgte styringsindikatorene. Rådmannen har ikke kunnet lese slike klare signaler ut av referatene. Parallelt med budsjett uten tall er det som nevnt utarbeidet en egen sak om det stratgiske grunnlag for økonomiplan 2006-2009. Målsettingen med den saken er, med utgangspunkt i kommuneplanen, å synliggjøre pågående strategisk utviklingsarbeid, rammebetingelser og aktuelle utfordringer for kommunen, og legge til rette for at Bystyret kan debattere de overordnede strategiske føringer for arbeidet med økonomiplan 2006-2009. 5. Bydelskonferanser og dialogmøter 2005 Dialogmøter mellom bystyrets medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren 2002. I 2005 er det fjerde gangen slike møter blir holdt i kommunens virksomheter. Dialogmøter er oppstarten i økonomiplanarbeidet for 2006 2009. Innspill og synspunkter bystyret får gjennom dialog med brukerne i virksomhetene, skal være med å gi politikerne kunnskap om kommunens tjenesteproduksjon. Referatene fra dialogmøtene vil være rådmannens bakgrunnsmateriell for saksutredning for budsjett uten tall / etisk budsjett. Politikerne skal behandle budsjett uten tall / "verdiretningen" i kommende budsjett 21. juni. Bystyret vil i det samme møte legge fram en sak fra rådmannen som gir det strategiske utgangspunkt for kommende års budsjettarbeid. "Budsjett"sakene, budsjett uten tall og strategidokumentet, vil gi de første føringer og målsettinger for videre budsjettprosess høsten 2005. Økonomiplan for 2006 2009 skal behandles i bystyret 29.nov. I februar 2005 gjennomførte Drammen kommune 8 bydelskonferanser. Disse møteplassene mellom innbyggere og bystyrepolitikere vil kunne gi innspill som også blir vurdert inn mot budsjettprosessen for 2006 2009. Det er skrevet referater fra alle bydeslkonferansene (vedlegg 2). Det er gjennomført dialogmøter i virksomhetene i perioden februar - mai. Bystyrepolitikere, brukere, ansatte og virksomhetsleder har gjennomført samtaler med brukere av tjenestene. Samtalene har hatt en uformell karakter og hovedmålet har vært å få brukerne i tale, og utvikle en arena for bystyremedlemmenes ombudsrolle. Drøfting av resultater i BMS har hatt stor fokus i møtene. Politikernes rolle har vært å være lyttende og spørrende til innbyggernes opplevelser og vurderinger av kommunens tjenester. Det er skrevet referater fra alle dialogmøtene (vedlegg 1). Referatene er forsøkt skrevet i en felles mal for alle virksomheter for å kunne lette og gi bedre oversikt i videre saksforberedelse. I arbeidet med å systematisere og få oversikt over tilbakemeldingene har
rådmannen organisert innspillene i fokusområdene byutvikling og brukere. Det betyr ikke at tiltak innen de andre fokusområdene ikke blir ivaretatt. Rådmannen følger opp innspill gjennom den administrative styringen av kommunen, og politikere har med seg erfaringer inn i det løpende politiske arbeidet. Dialogmøter og bydelskonferanser vil ha utgangspunkt i det nære, og brukere vil ofte ha fokus på konkrete tiltak. Dette vil gi innspill til to nivåer. Ofte vil tiltakene være enkle og mulige å gjennomføre innenfor virksomhetenes egne rammer, og gi virksomhetsleder nyttige innspill til å forbedre sine tjenester overfor brukerne innenfor egen myndighetsramme. Noen tjenester kan bli bedre gjennom f.eks. en annen arbeidsform eller en annen organisering, uten at det krever øknomiske ressurser. Innspill som krever større endringer eller økonomiske rammer og prioriteringer, vil gi innspill til den politiske prosess i budsjettarbeid for 2006-2009. 6. Budsjett uten tall prosess I arbeidet med budsjett uten tall er det viktig at politisk miljø og administrasjonen sammen bidrar til en god prosess. Politikernes oppgaver Politikernes hovedoppgave vil være å utøve politikerrollen gjennom å foreta nødvendige prioriteringer på bakgrunn av dialogmøtene i virksomhetene, gjeldende styringsdokumenter, samt kommunens økonomiske situasjon. Valgte prioriteringer vil være retningsgivende for det videre arbeidet med budsjett for 2006 og økonomiplan 2006 2009. Prosessen må legge til rette for god partimessig behandling av budsjett uten tall. Arbeidet med budsjett uten tall avviker noe fra den tradisjonelle måten å behandle saker i politiske organer. Samtlige bystyrekomiteer engasjeres i arbeidet og bystyrekomiteenes rolle som politiske verksteder tydeliggjøres. Arbeidet bør være konsensusorientert, hvor dialog og samarbeid på tvers av partiene står sentralt. Politisk prosess - hovedelementer Aktør Handling Tid Bystyre Bystyret får utdelt dokumentasjon som gir en oppsummering av Saken legges dialogmøter og bydelskonferanser. Grunnlagsmateriale for videre ut i portalen og politisk behandling frem mot budsjett uten tall. foreligger til gruppemøtene 23.05./ 30.05. Partiene Gruppeledermøte Bystyrekomiteene Partiene behandler oppsummeringen fra dialogmøtene og bydelskonferansene. Partiene utarbeider hovedsatsingsområder/ hovedprioriteringer. Gruppelederne tilstreber å utforme et fellesdokument som settes under debatt i bystyremøte Bystyrekomiteene behandler oppsummeringen fra dialogmøtene og bydelskonferansene. Bystyrekomiteene velger anslagsvis 8- Gruppemøter: 23.05./ 30.05.
10 hovedsatsingsområder/ hovedprioriteringer som legges frem for bystyret i møte 07.06.05 Bystyre Bystyret orienteres om bystyrekomiteenes vurderinger av 21.06.05 hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer. Formannskapet Formannskapets økonomiseminar på Killingen 22.-23.08 Bystyre Bystyre vil få utdelt dokumentasjon som gir en oppsummering av dialogmøtene (vedlegg 1) og bydelskonferansene(vedlegg 2). Dette vil være grunnlagsmateriale for videre politisk behandling frem mot bystyrebehandling av budsjett uten tall 21.06.05 Bystyrekomiteene Bystyrekomiteene behandler i sine møter dokumentene som oppsummerer dialogmøtene og bydelskonferansene. Bystyrekomiteene presenterer med utgangspunkt i denne dokumentasjonen konkrete prioriteringer/hovedsatsningsområder. Hver bystyrekomite har et spesielt ansvar for å komme med uttalelse på de programområder den enkelte bystyrekomite har ansvar for. Bystyrekomiteene har også mulighet til å uttale seg om øvrige programområder. Det er viktig å drøfte hva som har vært oppfatningen av det kommunale tjenestetilbudet i dialogmøtene. Bystyrekomiteene drøfter dessuten hvordan arbeidet med dialogmøtene og bydeslkonferansene har fungert, herunder erfaringer og hovedinntrykk. Oppsummeringen av dialogmøtene og bydelskonferansene inneholder et stort antall tiltakstyper. Tiltakene varierer fra mindre tiltak til store hovedsatsningsområder. Det politiske arbeidet i partiene og i bystyrekomiteene bør preges av at det utarbeides hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer med utgangspunkt i oppsummeringen fra dialogmøtene. Videre vil det være viktig å se dette i sammenheng med kommunens overordnede planer så som hovedfokus i kommuneplanen. Bystyrekomiteene: 1. Avgir en generell uttalelse på de programområdene den enkelte bystyrekomite har ansvar for. 2. Velger anslagsvis 8-10 hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer på tvers av alle bystyrekomiteers programområder. Valg av hovedsatsningsområder/ hovedprioriteringer kan skje på to måter: Ved å velge blant de tiltak som finnes i vedlagte oppsummering (vedlegg 1 og 2). Ved å utarbeide hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer med utgangspunkt i at flere av de tiltak som finnes i vedlagte oppsummering er beslektede eller berører samme tjenesteområde. Bystyrekomitelederne presenterer valg av hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer for bystyret i møte 21.06.05 Gruppeledermøte For å legge til rette for størst mulig grad av konsensus i behandlingen av budsjett uten tall bør det avholdes et gruppeledermøte før bystyrekomiteenes behandling av dialogmøtene og bydelskonferansene, og i forkant av bystyrets sluttbehandling. Gruppeledermøtet vil være med på å styrke en helhetlig tilnærming i utformingen av budsjett uten tall, jfr. nødvendigheten av å se bystyrekomiteenes behandling av dialogmøtene/bydelskonferansene i sammenheng med sentrale styringsdokumenter, overordnet planarbeid
og kommunens økonomiske situasjon. Gruppelederne tilstreber å utforme et fellesdokument som settes under debatt i bystyremøte Bystyre 21.06 Bystyrets hovedoppgave vil være å utforme et budsjett uten tall som viser hvilke hovedsatsningsområder som skal prioriteres i det videre budsjettarbeidet. Bystyrekomiteenes prioriteringer, resultatet av gruppeledermøtet samt sentrale styringsdokumenter, overordnet planarbeid og kommunens økonomiske situasjon vil være premissgivende for bystyrets endelige budsjettvedtak. Bystyrets vedtak av budsjett uten tall bør innebære valg av anslagsvis 8-10 hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer. 7. Videre arbeid Bystyrets behandling av budsjett uten tall vil være første milepæl i arbeidet med å rullere Drammen kommunes økonomiplan for perioden 2006-09. Rådmannen vil i den videre prosess legge opp til en tett dialog med formannskapet, hvor neste milepæl vil være det årlige budsjettseminaret på Killingen leirskole 22. og 23. august d.å. Til orientering følger som vedlegg 6 foreløpig framdriftsplan for arbeidet med økonomiplan 2006-09. Vedlegg: 1. Samleskjema tiltak foreslått i dialogmøtene 2. Samleskjema tiltak foreslått i bydelskonferansene 3. Referatene fra dialogmøtene 4. Referatene fra bydelskonferansene 5. Balansert målstyring gjennomgående målekart 6. Foreløpig framdriftsplan for arbeidet med økonomiplan 2006-09 (versjon pr. 23.05.2005)