BI Studentsamfunn Bergen 19.01.16 Referat Referat 19. Januar 2016 BI Bergen
Sted: Kontoret Tid: 18.00 Ikke til stedet: HR3 Sak 01 16 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjent Sak 02-16 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR-ansvarlig som referent. Forslag til vedtak: Godkjent Sak 03-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjent Sak 04 16: Oppføring av eventueltsaker Leder: 4 Sak 05-16 Orienteringssak: «Siden sist» Leder: - Det har vært en travel overgang til 2016 for leder. - De store arrangementene som VL, NLD og GF kommer tidlig i semesteret og krever en god omstilling fra de engasjerte.
- Uten om det åpenbare har mye av tiden min gått til å kartlegge hva som kan eller må bli bedre til dette semesteret. - En av mine hovedprosjekt for 2016 er å sikre bedre kommunikasjon ut til studentene. Vi må få bedre oversikter over hva samfunnet kan tilby. - Det jobbes også med "Åpen dag" arrangementet ut mot potensielle nye studenter. - Uten om det så er det mye daglig drift og spørsmål som er naturlig i en oppstartsfase på nyåret. HR: - Startet planlegging av genneralforsamlingen. - Deltatt på intervjue for «Fadderuken» Kommunikasjonsansvarlig: - Deltatt på et forum for alle kommunikasjonsansvarlige og sosialtansvarlige fra hver av BIS sine lokalavdelinger. Forumet var i regi av sentralledelsen, herunder prosjekt koordinator og kommunikasjonsansvarlig. - Det mest sentrale å nevne fra helgen er arbeidet som gjøres med den nye nettsiden. Alle lokalavdelingene skal slippe den nye nettsiden samtidig og vi tar sikte på at dette blir gjort iløpet av kort tid. Denne vil være mer oversiktlig og moderne. - Ellers den helgen fikk vi innblikk i hva de andre avdelingene arbeider med på daglig basis og fikk tips til hvordan vi kunne forbedre vårt arbeid på vår egen lokalavdeling Næringslivsansvarlig: - Siden sist har det i hovedsak vært ferie. Jeg har gjennom juleferien gjennomført halvårsrapporter i Næringslivsutvalget, dette for å forenkle arbeidet med attester, samtidig som jeg øker følelsen av å delta for samtlige. - Alle leverte til innen fristen, og flere friske innspill og forslag til endring/utvikling ble registrert. Jeg synes det er spennende å være utvalgsleder for mange motiverte og endringsbevisste studenter. - Jeg har god dialog med Stine, leder av NLD. Det begynner å nærme seg Næringslivsdagene, noe jeg følger tett. Vi mistet nylig en av våre nære samarbeidspartnere, SR-Bank, noe vi må jobbe en del med i ukene som kommer, for å fylle det økonomiske tomrommet. Det er også Næringslivsutvalget som arrangerer bedriftsdater under NLD, og forøvrog stiller vi som støttespillere for arrangerørene. - Samtidig ønsker jeg, som tidligere meldt å bedre bedriftsporteføljen i Næringslivsutvalget. Dette i forbindelse med utsendelse av invitasjoner til Karrieredagene 2016, som blir den eneste bedriftsmessen i 2016. Dette har jeg sett frem til lenge, og 18.01.16 starter planleggingsarbeidet, som ender i en større "Work shop" 25.01, hvor Næringslivsutvalget signerer en revidert portefølje bestående av nye og gamle bedrifter. Deretter kan arbeidet
med en formell og forbedret invitasjon til bedrofter ifm KD16 begynne. Denne har frist for utsendelse 01.05.16. - Jeg hadde den 18.01. en intromøte med den nye lederen for eiendomsutvalget. Her ble snakket løst og fast om planer for kommende vervår. Den nye trenden, om å samkjøre bransjekvelden under Karrieredagene, ble bestemt opprettholdt. Sosialansvarlig: - Siden sist har jeg deltatt på soskom helg her i bergen 7-9 januar. Veldig givende, lærerikt og sosialt - 11-13 arrangerte jeg og deltok på hyttetur med sosialutvalget. En fin og nødvendig sosial sammenkomst med utvalget - Siden 13. har jeg sittet i mange intervju til fadderstyret og fadderstyret er nå satt - Ellers har det gått litt planlegging til kveldens arrangement, snarterski (21.01) og semesterkalenderen som alledere() begynner å se ut som det blir et travelt semester Økonomiansvarlig: - Det har vært travelt nå på nyåret, som har gått til bokføring, vinterlekene står for tur, så er oppfølging, fakturaer, billettet til artister osv som skal ordnes i den sammenheng. - Utenom er det også mye betalinger som foregår, Januar har så langt vært ekstremt travelt. - Økonomiseminaret blir lagt til februar, ettersom Natalie i Stavanger trakk seg måtte dette utsettes slik at den nyinsatte kan være med her. Her blir det avslutning av årsregnskap og møte med revisor. Samt deling av erfaring med de andre skolene. - Utenom gleder jeg meg til neste månedene med styret og håper det skjer mye gøy fremover på skolen. - Vinterlekene blir også spennende med tanke på ny plass, men har stor tro på at det skal bli en suksess. Politisk ansvarlig: - Siste tiden har bestått i hovedsak av å planlegge neste semester. - Deltatt på julebordet til SP-UIB, noe som var veldig hyggelig. Kom i god dialog med Psyk-fak som er svært interessert i å starte samarbeid med BIS. - Skal delta på seminar for tillitsvalgte med både SIB og VT i januar. - Sitter også i budsjettfordelingsprosesskomite der jeg representerer BIS. - Kommet opp en sak om differensiering av treningsavgifter som har tatt litt tid. Markedsansvarlig: - Avtalen til DnB ble skrevet under i desember - Avtalen med Beautytrend blir skrevet under i dag - Har vært i møte med Dada Hårsalong. Høyden Frisør-avtalen gikk ut i januar, og vi går derfor inn i ny avtale som har mer gunstige studentpriser, i tillegg til at de har flere salonger. - Jeg er i dialog med Eplehuset, og skal i møte med de neste uke. De ønsker å bidra på BI på en eller annen måte. - Ellers har jeg brukt en del tid på å hjelpe markedsansvarlig i NLD. Jeg er i møter og kontakt med Standout som skal være en av hovedsamarbeidspartnerne deres. De har alltid sagt de ønsker å være med, men er ekstremt trege når det kommer til det å skrive under kontrakten. Er i ellers i kontakt med vannleverandører til hele skolen og NLD, og kaffe-leverandør til stand. - Undergruppeansvarlig i MU er i gang med CRM-systemet, og innhenter info fra utvalg og undergrupper.
- Kommunikasjonsansvarlig i MU er i gang med programbladet, og grafiske fremstillinger av logoer som skal brukes på markedsveggen. - Resten av gjengen i MU holder på med innhenting av premier til Markedsuken. - Datoen som ble satt for Markedsuken passet ikke for alle samarbeidspartnerne og vi måtte derfor velge å utsette uken til april. Dato er ikke 100 % klart, men vil sannsynligvis være fra 11-14 april - Til slutt ønsker fortsatt SUNDT Motehus å bli en samarbeidspartner, men det tar lang tid mellom kommunikasjonen fra daglig leder og butikksjefene. Fagansvarlig: - Det ble en del arbeid med eksamensavvikling selv om det i aller høyste grad stort sett gikk knirke fritt. - Siste møte i VT ble langt på vei en suksess for BI. Med nye verv som vara i SIB Styret og deltagelse i prinsippkomiteen. - Nå etter jul har det vært noen internsaker og litt oppføling av KRer for og få inn kursbeskrivelser. - Jeg har hvert på runde på de ulike skolene for å bedre kunne evaluere egen kantine ved bi. Her er jeg også i konstant dialog med baard. - Helt til slutt er digital eksamen et hett tema som vi nå jobber mye med både lokalt og sentralt Sak 06-16 - Vinterlekene 2016 Leder for årets vinterleker er invitert til å orientere om arrangementet. Kim: Er i avsutningsfasen. Mest negative er at vi har delt opp kjøp i to deler, noe positivt men mest negativt. Folk er trege på å kjøpe del to. Videre til senere, bør man ha en betaling. Dette problemet går videre til buss, da tallene skal inn til de. Fått tettere bånd med Oslo, og de bør være mer med på tig vi arrangerer. Oslo legger ut 50 biletter i morgen og satser på at det blir godt mottatt. 93 biletter av del to som ikke er kjøpt. Programmet er lagt ut og føler det er det beste programmet hittil. Hver morgen er det avslapning som trengs og god mat. Mindre flatfyll med bedre mat. Det er aktiviteter hele dagen for de som er innteressert. Storefjell hjelper mye, reiser opp torsdag for siste planlegging. Sak 07 16 Til diskusjon: Video som promomateriale ved rekruttering KA ønsker å diskutere med ledelsen hvorvidt de mener det er en god og gjennomførbar idé å rekruttere KU til å starte med et video-prosjekt, dette i forhold til rekruttering av den nye bisledelsen. KA ønsker også eventuelt å diskutere ideer rundt prosjektet. KA orienterer videre KA: Snakket med HR om det kan være gøy å filme til rekruttering. Men spørsmålet er hva dere tenker? FA: Ja, utrolig gøy, så lenge de er morsomme, kule og gjennomførbare. Leder: Litt ala KU sin video. KA: Tenker å få tak i ordentlig utstyr.
HR: Lage en felles video og viktig at alle er motivert til det. Leder: Interessefanger, slik at folk blir nysgjerrig. PA: Noe som er med å skape trøkk rundt utlysningene, kult og profft. Leder: alle er med, men ønsker en god plan på det. NA: Proft og trivialt. Sak 08-16 - Til info: Fadderstyret Sosialansvarlig orienterer videre om status. SA: Fadderukenstyre er satt og tar ringerunde i dag og i morgen. Hatt mange gode kandidater. Det blir ett variert styre, som kommer til å jobbe godt sammen. Mange kjente fjes men også mange nye. Sak 09-16 - Til info: Genneralforsamling HR ønsker å informere om prosessen frem mot GF. HR: Det er en veldig tidlig GF, 1.3. Utlyser stillinger i morgen. Håper alle dere har staret med å se etter noen som kan/bør søke. Få inn folk dere vet kan litt, slik at overlapping blir bra. FA: Send med ting så leder vi det på alle klassesider. HR: Håper dere er behjelpelig til stand slik at alle kan bli spurt. NU: Alle bør gladelig gi informasjon om hva stillingen går ut på, men «favoritiserer» ikke ved å si «du bør søke», for det kan fort bli en dårlig stemning i studentsamfunnet. PA: Skal vi gå ut 1. juni eller hva? Leder: Det kommer etter startegimøtet. HR: Fristen er 7.2 så intervjuer kommer fortløpende. Leder: Press dem litt ut om hva de har gjort tidliggere, mange holder ting tett til seg. Plant ett frø inni dem tidlig. Sak 10 16 Eventueltsaker Sak 1: Til info - Lunsj med admin. Mandag 25.1 kl. 12-13 Lunsjmøte med administrasjonen Sak 2: Til orientering - kalender Vi må lage en kalender slik at vi kan se når ting skjer. HR lager ett dokument på dock hvor
alle kan putte inn ting som skjer. Sak 3: Til diskusjon - Åpen dag 8. Mars For alle de som ønsker å starte på BI. Tenker at det bester er at leder informerer om studentsamfunnet. Trenger en foredragsholder som kan snakke. I år ønsker de å ha Leo, som har gjort mye. Vi kommer til å måtte ta kontakt med han, slik at ikke agentene ikke setter prisen for høyt. FA: Ønsker ikke Leo, mener at han ikke har noe her på skolen å gjøre. Leder: grunnen til at de ønsker å ha han er fordi han gjorde det bra i fjord i Stavanger. NU: Han er veldig flink til å snakke for seg. Leder: Vi skal ha ett arrangement på kvelden hvor alle vi må stille med BIS gensere. Sak 4: Til orientering - Hva kan vi forbedre? Leder: Tenker vi melder dette opp som sak til neste uke. Så tenk mye på dette. MEN vi må starte å rydde ordentlig her. Noen må ta på seg jobben med å henge opp bilder, diplomer, etc. FA: Synes vi skal koste på oss litt med å kjøpe nye, fine og like medaljer, rammer, etc. Leder: Synes vi skal sette opp alle tidligee ledere etc for å skaffe litt kultur her.