Prosjektmandat Hovedprosjekt Arkitektur og standardisering 2016-2018 Vedtatt i rådmannsutvalget 30.10.15 (Satsningsområde 6 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018)
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 2 av 7 Innhold 1 Innledning/bakgrunn...3 2 Nåsituasjon... 3 3 Mål... 4 4 Omfang og avgrensning...4 5 Organisering... 4 6 Ressursbruk... 5 7 Beslutningspunkter og oppfølging...5 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring...5 9 Tidsplan og milepæler...6 1 0 Budsjett og finansiering...7
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 3 av 7 1 Innledning/bakgrunn Kommunene vedtok våren 2015 ny regional digitaliseringsstrategi for perioden 2016 2018. I strategiens innledning står følgende: «Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghets- og overvåkingsteknologi. Ansatte i kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt og smart som mulig. Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser». Strategien inneholder en rekke målsetninger for 9 ulike satsningsområder hvorav satsningsområde 6 heter «Arkitektur og standardisering». I strategien står følgende beskrevet for dette området: «For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som beskriver sammenhengen mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. Bruk av standarder og gjenbruk av nasjonale og kommunale felleskomponenter er viktige elementer i en slik IKT-arkitektur». I september 2015 vedtok rådmannsutvalget SuksIT's forslag til tiltaksplan for kommunens digitaliseringssamarbeid for perioden 2016 2018. Tiltaksplanen beskriver forslag til årlige tiltak for denne perioden og skal revideres årlig i forbindelse med Kongsbergregionens budsjettarbeid. I tiltaksplanen beskrives følgende knyttet til satsningsområde 6 Arkitektur og standardisering: «Det foreslås å igangsette et nytt hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering» som skal identifisere og realisere tiltak som sikrer måloppnåelse i perioden. I tillegg vil det være naturlig at mål 3 og 5 i satsningsområde 2 Strategisk ledelse og IKT tillegges dette prosjektet. Prosjektet skal også ta hensyn til innspill/forslag til tiltak fremkommet i IKT-kostnadsbenchmark gjennomført av PA-Consulting høsten 2014. Prosjektet må involvere Kongsbergregionen IKT Drift (K-IKT) i sitt arbeid». 2 Nåsituasjon Status/kommentar vedr. måloppnåelse pr. September 2015 (ref. Kap 3 Mål): Mål nr 3 anses å være ivaretatt gjennom kommunenes tilslutning og forpliktelser i regional digitaliseringsstrategi. Mål nr 4 kan også anses å være nådd gjennom Høykonnettet og gjennom at kommunene har kommet langt i å etablere god bredbåndsinfrastruktur for egne formål. Kommunene har gjennom prosjekt «Digital Infrastruktur» igangsatt arbeidet for å sikre at mål 5 kan nåes. Prosjektet vil i løpet av 2015 bidra til at kommunene har etablert en felles strategi for digital infrastruktur. Dersom regionen skal ha en sentral rolle videre i å følge opp konkrete tiltak ifb med strategien herunder utarbeidelse av
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 4 av 7 finansieringssøknader, må prosjektet videreføres i 2017 og 2018. For å sikre at de øvrige målene nåes, må kommunene ha et stort fokus på på å implementere nasjonale og kommunale felleskomponenter og standarder i eksisterende IKT-plattform/løsninger. 3 Mål Hovedmålet med å gjennomføre hovedprosjektet vil være å bidra til at vedtatte mål for Satsningsområde 6 «Arkitektur og standardisering» nås i løpet av 2018. Disse målene er: 1. Kommunene har utarbeidet IKT-arkitektur basert på felleskomponenter og standarder 2. Kommunene har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og felleskomponenter 3. Kommunene har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer 4. Kommunene har bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen 5. Kommunene har bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt som gir alle innbyggere og næringsliv tilstrekkelig kapasitet 6. Kommunene har skytjenester som et alternativ ved anskaffelse for IKT-drift, der det er relevant I tillegg skal prosjektet bidra til at følgende 2 av totalt 6 mål beskrevet i satsningsområde 2. «Strategisk ledelse og IKT «kan nås: 3. Kommunene har tilgang på relevante styringsdata 5. Kommunene har kartlagt IKT-systemer og tilhørende arbeidsprosesser og besluttet hvilke system som må skiftes ut og arbeidsprosesser som må legges om. 4 Omfang og avgrensning Hovedprosjektet skal i strategiperioden identifisere og gjennomføre tiltak som sikrer oppnåelse av målene beskrevet i kapittel 3. Hovedprosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer det ikke er tatt høyde for i kommunenes budsjetter for 2016. Hovedprosjektet skal levere innspill til rullering av årlig tiltaksplan for 2017 og 2018 for satsningsområde «Arkitektur og standardisering». Innspillene skal behandles av SuksIT og vedtas av rådmannsutvalget. 5 Organisering Hovedprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Daglig leder for Kongsbergregionen
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 5 av 7 Styringsgruppe: SuksIT i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Prosjektansvarlig oppnevner prosjektleder i samråd med styringsgruppa Prosjektgruppe: Bemannes med dedikerte personressurser fra kommunene Det vil være naturlig og nødvendig at Kongsbergregionen IKT Drift (K-IKT) også involveres og er representert i prosjektet. 6 Ressursbruk For å kunne gjennomføre hovedprosjektet må det påregnes egeninnsats fra kommunene og fra sekretariatet i Kongsbergregionen. Aktuelle kostnadsposter i dette arbeidet vil være: Prosjektledelse Egeninnsats fra kommunene Eventuell innleid ekstern kompetanse/eksterne tjenester 7 Beslutningspunkter og oppfølging Det foreslås følgende beslutningspunkter i hovedprosjektet: 1. Beslutning om hovedprosjektets mandat, innhold og finansiering 31.10.15 2. Beslutning om hovedprosjektets tiltaksplan for 2017/18 01.10.16 3. Beslutning om rullering av hovedprosjektets tiltaksplan for 2018 01.10.17 4. Beslutning om hovedprosjektets avslutning 31.12.18 Hvert punkt behandles av Rådmannsutvalget. 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende ressurs knyttet til prosjektledelse i prosjektperioden 2. Kommunene og K-IKT bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse 3. Manglende koordinering til kommunenes eget utviklingsarbeid De anbefales at de kritiske suksessfaktorene følges opp slik: 1. Frikjøpe prosjektledelse / innleie av ekstern prosjektleder 2. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget 3. God informasjon om prosjektet til ledere og ansatte i kommunene og K-IKT Nummereringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden eller at angitte mål ikke kan nås i perioden.
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 6 av 7 9 Tidsplan og milepæler Det overlates til prosjektgruppe for hovedprosjektet å utarbeide en detaljert prosjektplan for perioden. Følgende milepæler skal legges til grunn for planen: Forklaring til enkelte av milepælene: Milepælene 5,6,7,8,9 og 10 er hentet fra anbefalinger fra PA-Consulting ifb med IKTkostnadsbenchmark fra 2014. I noen av disse milepælene benyttes begreper som «IKT-arkitektur» og «Virksomhetsarkitektur». Disse beskrives nærmere her. IKT-arkitektur: IKT-arkitektur kan også beskrives som teknisk arkitektur og omhandler hvilke IKT-løsninger som er i bruk og hvordan de er bygget opp. En felles IKT-arkitektur (teknisk arkitektur) vil være en grunnleggende forutsetning for at kommunale fagsystemer kan samhandle digitalt med nasjonale fellesløsninger og registre. Dette setter de lokale fagsystemene i stand til å understøtte behovsstyrte digitale tjenester. Virksomhetsarkitektur: Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. En virksomhetsarkitektur består av prinsipper, metoder og modeller som til sammen beskriver dette i en helhet. Hensikten med en godt beskrevet og omforent virksomhetsarkitektur er blant annet at enkeltløsninger realiseres i en helhetlig sammenheng og ikke hver for seg. Formålet er å sikre god sammenheng mellom arbeidsprosesser og IT-løsninger, og å unngå at det etableres informasjonssystemer som ikke snakker sammen, eller såkalte siloer. IT-arkitekturen utgjør en delmengde av virksomhetens helhetlige virksomhetsarkitektur.
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering 2016 2018» Side 7 av 7 10 Budsjett og finansiering I vedtatte tiltaksplan for digitaliseringssamarbeidet av september 2015 er årlig budsjett for perioden slik: Den regionale tiltaksplanen skal rulleres årlig, og som det beskrives i punkt kapittel 7 Beslutningspunkter og oppfølging, skal hovedprosjektet levere innspill til årlig rullering. Dette kan medføre at budsjett for 2017 og 2018 kan bli noe endret. Hovedprosjektet finansieres gjennom kommunale bidrag. Hovedprosjektet skal likevel i hele perioden ha oversikt over relevante tilskuddsmidler som lyses ut og søke på slike for å finansiere eventuelle investeringstiltak. Denne oppgaven skal koordineres med regional søknadskoordinatorressurs. SuksIT oktober 2015