PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - INDERØY KOMMUNE - 2008
Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn... 2 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn... 2 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder... 2 3.1 Eksempler på risiki... 3 3.2 Identifisering av risikmråder... 3 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt... 3 4 Risikmråder i Inderøy kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt... 4 4.1 Tilpasset pplæring - spesialundervisning... 4 4.2 Hjem g arbeid... 4 4.3 Innkjøp - rutiner g praksis... 5 4.4 Inderøy kmmune sm arbeidsgiver... 5 4.5 INVEST-samarbeidet... 6
1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere rapprter sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Inderøy kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden 2008-2011. Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjn skulle mfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn inkl. frvaltningsrevisjn per kmmune per år. Fr Inderøy kmmune er det lagt pp til et estimat på 300 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt ett prsjekt per år. Det betyr at man innenfr planperiden ikke nødvendigvis vil gjennmføre alle prsjektene sm er freslått i avsnitt 4 i planen. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll utarbeidet av KmSek Trøndelag IKS. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2
3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsmeldinger, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger gså til grunn fr våre prsjektanbefalinger. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr freslåtte prsjekt: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er de freslått likelydende prsjekt/tema. 3
4 Risikmråder i Inderøy kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi presenterer her frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt. Det er pp til kntrllutvalget å priritere rekkefølgen på prsjektene. Vi gjør ppmerksm på at kntrllutvalget g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. De freslåtte prblemstillingene under hvert tema er frslag til mulige vinklinger av prsjektet. 4.1 Tilpasset pplæring - spesialundervisning Refrmen Kunnskapsløftet ble innført i sklen fra høsten 2006. Økt fkus på tilpasset pplæring er en viktig del av den nye refrmen. Tilpasset pplæring innebærer at alle elever skal få en pplæring sm er tilpasset sine frutsetninger, g fr nen elever betyr dette særskilt tilrettelagt pplæring i frm av spesialundervisning. I en rapprt fra felles nasjnalt tilsyn på pplæringslven fra 2007 utført i regi av Utdanningsdirektratet, km det fram at nærmere 90 % av kmmunene har et eller flere avvik. Avvikene gjaldt pplæringslvens bestemmelser m tilpasset pplæring g spesialundervisning. KOSTRA-tall viser at det i Inderøy er en høy andel barn sm får spesialundervisning i grunnsklen i frhld til sammenliknbare kmmuner (kmmunegruppe 11), nabkmmuner g gjennmsnittet fr fylket g landet utenm Osl. Tallene viser gså at en relativt str andel av lærertimene i Inderøy kmmune er spesialundervisningstimer. I årsmeldingen fr 2006 står det at en stadig utfrdring fr sklene er å gi tilpasset pplæring til elevene i en kmmune med svært presset øknmi. Revisjnen freslår at det gjennmføres et frvaltningsrevisjnsprsjekt m tilpasset pplæring g spesialundervisning i sklen. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvilke utfrdringer står sklene i Inderøy verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Har Inderøy kmmune tilfredsstillende ruiner g praksis i frhld til vurdering, vedtak g ppfølging av spesialundervisning? 4.2 Hjem g arbeid Hjem g arbeid er enheten i Inderøy kmmune sm har ansvar fr kmmunens tilbud til mennesker med utviklingshemming. Btilbudet gis i bfellesskap. Inderøy kmmune kjøper tjenester av Flyndra Vekst fr å gi utviklingshemmede med bistandsbehv et arbeidstilbud. Dette administreres av Hjem g arbeid. Enheten har hatt betydelige øknmiske utfrdringer de siste årene. Enheten hadde verskridelser på 2,1 milliner i frhld til budsjettet i 2007. Ifølge øknmiplan 2008-2011 pplever Inderøy kmmune et økende msrgsbehv i gruppen barn g unge. Økt behv fr 4
tjenester vil kunne medføre skjerpede tildelingskriterier g utfrdringer i frhld til dimensjnering av hjelpetiltak. Enheten skal mrganiseres fra 4 til 2 bfellesskap med døgnbemanning, g kmmunen frutsetter at dette vil gi en effektivitetsgevinst g virke psitivt fr kvaliteten g miljøet. Kmmunen er per i dag ferdig med de fysiske investeringene, g er i gang med driftsendringene. Aktuelle vinklinger i et prsjekt kan være: Brukermedvirkning i dimensjnering av hjelpetiltak. Ressursbruk g øknmistyring. Har kmmunen nådd sine mål med mrganiseringen innen Hjem g arbeid? 4.3 Innkjøp - rutiner g praksis Innkjøpsmrådet har generell høy øknmisk risik fr kmmunesektren. Ny lv m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra 01.01.07. Med regelendringene kan de øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket bli stre. KOFA (Klagenemnda fr ffentlige anskaffelser) kan ilegge vertredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersm nemnda finner at det er fretatt en ulvlig direkteanskaffelse. Samtidig er det knyttet øknmisk risik til at innkjøp ikke blir fretatt på mest kstnadseffektive måte. Ifølge Frnyings- g administrasjnsdepartementet er en hyppig årsak til brudd på anskaffelsesregelverket mangel på kunnskap. I 2007 kjøpte Inderøy kmmune varer g tjenester til drift fr ca 40 milliner krner. Offentlige anskaffelser har derfr str betydning fr effektiviteten g ressursbruken i kmmunen. Kmmunen har tidligere hatt verskridelser i investeringsprsjekt. Ifølge øknmiplan 2008-2011 skal kmmunen blant annet investere i nye administrasjnslkaler i periden. Kmmunen inngår selvstendige kjøpsavtaler, men utlyser fte knkurransene (kjøpene) i regi av Frstating sm er et samarbeid mellm kmmunene Meråker, Stjørdal, Frsta, Levanger, Verdal, Inderøy, Steinkjer, Verran g Innherred samkmmune. I et slik prsjekt kan det være aktuelt å både se på m innkjøp er tråd med inngåtte avtaler eller følge en anbudsprsess. Eksempler på prblemstillinger er: Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Følge, ev. evaluere, et investeringsprsjekt har kmmunen gde rutiner fr gjennmføring av byggeprsjekt? 4.4 Inderøy kmmune sm arbeidsgiver Inderøy kmmune har stram øknmi g har fkus på effektivisering g mstilling. Kmmunen har vært gjennm ulike mrganiseringsprsesser de siste årene, blant annet vergang til 2-nivåmdellen. Slike mrganiseringer har knsekvenser fr arbeidsfrhld i kmmunen. 5
Kmmunen er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv), g dette frplikter kmmunen på mråder sm arbeidsmiljø g ppfølging av sykemeldte. Sykefraværet i kmmunen var i 2006 på 8,1 %. Kmmunen har en målsetting m reduksjn i sykefraværet til 7 % i 2009. Mulig innfallsvinkler i et slikt prsjekt kan være: Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) hvrdan er avtalen implementert i rganisasjnen g hvrdan praktiseres den? Er det ulikheter mellm enheter? Medvirkning g infrmasjn ved endringer i rganisasjnen rutiner g praksis. Revisjnen ser her en mulighet fr å gjennmføre en nettbasert spørreundersøkelse blant ansatte i kmmunen. 4.5 INVEST-samarbeidet Kmmunene Inderøy, Verran g Steinkjer har gjennm INVEST et samarbeid på en rekke mråder. Dette gjelder blant annet på øknmi g skatt. Kmmunene har flere mål med samarbeidet, g det kan være interessant å se m disse nås. I budsjettet fr 2008 skriver rådmannen i Inderøy at han frventer at INVEST-samarbeidet gir knkrete innsparingseffekter. Vi ser fr ss at dette vil være et felles prsjekt sm mfatter alle de tre kmmunene. Aktuelle prblemstillinger kan være: Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk. Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? Da samarbeidet på enkelte mråder er frhldsvis nytt, anbefaler revisjnen at et slikt prsjekt gjennmføres tidligst i 2009. I tilegg er fylkesmannen g kmmunene i Nrd- Trøndelag i gang med en erfaringsutveksling m interkmmunale samarbeid i fylket. Det vil derfr være naturlig å vente med et eventuelt frvaltningsrevisjnsprsjekt til resultatet fra dette arbeidet er klart. 6
Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger/innfallsvinkler Tilpasset pplæring - spesialundervisning Hjem g arbeid Innkjøp rutiner g praksis Inderøy kmmune sm arbeidsgiver Hvilke utfrdringer står sklene i Inderøy verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Har Inderøy kmmune tilfredsstillende ruiner g praksis i frhld til vurdering, vedtak g ppfølging av spesialundervisning? Brukermedvirkning i dimensjnering av hjelpetiltak. Ressursbruk g øknmistyring. Har kmmunen nådd sine mål med mrganiseringen innen Hjem g arbeid? Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Følge, ev. evaluere, et investeringsprsjekt har kmmunen gde rutiner fr gjennmføring av byggeprsjekt? Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) hvrdan er avtalen implementert i rganisasjnen g hvrdan praktiseres den? Er det ulikheter mellm enheter? Medvirkning g infrmasjn ved endringer i rganisasjnen rutiner g praksis. INVEST-samarbeidet Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk. Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? 7