MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 30. september 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 MØTELEDER: Jon G Pedersen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Sakliste Sak 077/11: Referatsaker...3 Sak 078/11: Styringsgruppemøte «Helseløft i Kongsbergområdet»...3 Sak 079/11: Forberedelse av konstituerende møte i regionrådet 8. november...4 Sak 080/11: Tilskuddsportalen...4 Sak 081/11: Etablering av ny felles regional IKT-plattform...5 Sak 082/11: Utredning av videre IKT driftssamarbeid...6 Sak 083/11: Samarbeidsavtale - Telefoni...7 Sak 084/11: ERP...7 Sak 085/11: Kvalitetssystem...8 Sak 086/11: Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen...8 Sak 087/11: Budsjettinnspill 2012 Kongsbergregionen...9 Sak 088/11: Distriktspolitiske virkemiddel / virkemiddelområder mv...10 Sak 089/11: KF Delegeringsreglement...11 Sak 090/11: Eventuelt...11 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Forslag til midlertidig samarbeidsavtale vedrørende etablering av ny IKT-plattform til sak 081/11 2. Vedl 2 Forslag til prosjektbeskrivelse for forprosjektfasen til sak 082/11 3. Vedl 3 Samarbeidsavtale for drift av felles regional telefoniplattform til sak 083/11 4. Vedl 4 Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen til sak 085/11 5. Vedl 5 etiltaksplan 2012 til sak 085/11 6. Vedl 6 Budsjettinnspill 2012 fra sekretariatet til sak 086/11 Til stede: Frank Pedersen / Nore og Uvdal Hans Henrik Thune / Rollag Magnus Mathisen / Notodden Rune Engehult / Hjartdal Rune Lødøen / Tinn Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Halvor Rostad / Kongsbergregionen under flere av sakene Odd J Resser / Kongsbergregionen under sak 083/11 Kristin Wåle / Kongsbergregionen - under sak 084/11 Bitte Jørgensen og Ole Bjørn Herland under sak 078/11 Monica Lien Kjønsø / Kommuneforlaget under sak 089/11 2
Sak 077/11: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 26.08.11 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 26.08.11 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 077/11: Referatsaken tas til orientering Sak 078/11: Styringsgruppemøte «Helseløft i Kongsbergområdet» Ingen Opplysninger i saken/vurderinger: Prosjektleder Ole Bjørn Herland har bedt om tid i forbindelse med rådmannsutvalgets møte i styringsgruppen. Rådmennene i Kongsberg og Numedal utgjør sammen med samhandlingssjef Bitte Jørgensen denne gruppen. Praktisk legges dette til kl 0900 og rådmannsutvalgets medlemmer fra Telemark forutsettes ikke delta. Det er avsatt tid fram til kl 0930, da møtet i rådmannsutvalget formelt settes Det forutsettes av dokumentasjon fra styringsgruppens møte ivaretas av PL som sådan, og rådmannsutvalget som organ forventes ikke fatte vedtak i saken. Det ble gjennomført styringsgruppemøte i «Helseløft for Kongsbergområdet» som forutsatt. Agenda: 1. Selskapsform for videre samhandling 2. Interkommunal legevakt 3. Fellesfunksjoner for snarlig etablering herunder «samhandlingsleder» mv 4. Budsjett 2012 for Helseløft 5. Milepælsplan for Helseløft 6. Rådgivningstjenester for prosjektleder 7. Eventuelt PL sender sørger for dokumentasjon/referat fra styringsgruppemøte Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 078/11: Det ble gjennomført styringsgruppemøte i «Helseløft for Kongsbergområdet» som forutsatt. 3
Sak 079/11: Forberedelse av konstituerende møte i regionrådet 8. november Ingen Valgkomiteen vil avholde sitt møte den 16 september for å forberede konstituering. Koordinator ønsker en samtale knyttet til andre forhold i forbindelse med møteforberedelser. Regional koordinator orienterte om plan for møtet, og valgkomiteens arbeid Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 079/11: Sak 080/11: Tilskuddsportalen Ingen Kommunene i regionen har tatt i bruk denne portalen tidligere. Det er nå spilt inn som sak til drøfting i utvalget fra rådmannen i Notodden kommune. De ønsker en samtale om erfaringer knyttet til portalløsningen. Sekretariatets kommentar: Vi har sendt ut forespørsel til kommunene i Kongsbergregionen om de ønsker felles kurs i bruk av tilskuddsportalen. I et slikt kurs vil det også være endel som omhandler hvordan skrive søknader m.m. Tinn kommune hadde før vi sendte ut henvendelsen allerede bestilt et slikt kurs hos seg. Ellers er det kun Kongsberg kommune som har signalisert at de kan tenke seg kurs/felles kurs. Vi har på nytt sendt ut henvendelse til kommunene om at Kongsberg ønsker slikt kurs og bedt om svar fra de andre om det er aktuelt at de blir med på dette. Det foreligger ikke noen tilbakemelding fra de øvrige kommuner. Vi har derfor sagt til Kongsberg at de da bestiller og gjennomfører kurs for egne ansatte. Vi mener det er fint hvis rådmennene tar en prat om erfaringer knyttet til dette. Men ber rådmennene på forhånd innhente informasjon fra egen "systemansvarlig"/virksomhet om hvordan de er fornøyd med løsningen, og hvordan dette konkret følges opp i kommunene i forhold til søknadsskriving m.m. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Rådmann Magnus Mathisen redegjorde for sitt initiativ til saken. 4
Utvalget drøftet erfaringer. Det fremkom synspunkter på delte erfaringer og med mulig behov for tilbakemeldinger til «leverandør» på dette. Spesielt dette med «oppdatert» informasjon og mer «spisset» i forhold til aktuelle prosjekt for kommunene i vår region. Videre at publisering gjøres i bedre tid i fht tilskuddsmuligheter/søknadsfrister. Kommunene vil vurdere portalbruk dersom ikke opplevelse av nytte/funksjonalitet bedres på disse områder Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 080/11: Sekretariatet gjør en henvendelse til Tilskuddsportalen på regionens vegne basert på de innspill som fremkom i møte Sak 081/11: Etablering av ny felles regional IKT-plattform Saksbehandler Halvor Rostad Prosjektplan for driftsprosjektet Rapport designprosjekt Supplert/revidert budsjettoppstilling Forslag til midlertidig samarbeidsavtale vedrørende etablering av ny IKT-plattform (Vedlegg 1) Tidligere saker Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen vedtok i møtet 26.8.2011, sak 070/11, å starte byggingen av ny felles regional IKT-plattform, i første omgang på grunnlag av den finansieringen som regionens sekretariat har til disposisjon i 2011. Prosjektet er i praksis en videreutvikling og fornying av tidligere etablert felles IKT-infrastruktur for kommunene i regionen. Vedtaket er fulgt opp med anskaffelse av nødvendig infrastruktur og bestilling av konsulenttjenester, for å kunne gjennomføre den første fasen av etableringen. Det ble også besluttet å følge opp med avklaring og avtaler rundt bidrag fra enkeltkommuner (Tinn og Hjartdal) i 2011. Det har foreløpig ikke blitt mulig å komme i mål med disse avklaringene for Tinn og eventuelt Hjartdals kommunes vedkommende. Det er imidlertid utarbeidet forslag til en midlertidig samarbeidsavtale, som skal regulere de økonomiske og avtalemessige relasjonene kommunene i mellom i en overgangsperiode. Avtalen vil gjelde fram til modell og regelverk for det videre IKT driftssamarbeidet er utredet, vedtatt og etablert (se egen sak om prosessen for dette til møtet). Avtaleforslaget er behandlet og anbefalt av SuksIT og følger som vedlegg til denne saken. Budsjettforslaget for 2012 vedrørende bygging av ny regional IKT-plattform er inkludert i det samlede budsjettforslaget fra SuksIT for 2012, se egen sak i møtet. Prosjektleder Halvor Rostad kan om nødvendig orientere nærmere i møtet. Vurderinger Rådmannsutvalgets beslutning 26.8.2011 innebærer en intensjon om å forsette det regionale IKT-driftssamarbeidet og tilrettelegge for å ta ut flere gevinster knyttet til dette gjennom en fornyet og utvidet felles IKT-plattform ("Kongsbergregionskya"). Det foreslås på dette grunnlaget å delegere til SuksIT å beslutte oppstart av nye trinn i plattformbyggingen, når de finansielle forutsetningene for dette er avklart. For å skape nødvendig forutsigbarhet og trygghet for finansielle bidrag fra enkeltkommuner, og for arbeidet med videreutviklingen av plattform og driftssamarbeid, anbefales det å inngå den foreslåtte og midlertidige samarbeidsavtalen. 5
Rådmannsutvalget delegerer til SuksIT å beslutte oppstart av nye faser i byggingen av ny felles regional IKT-plattform ("Kongsbergregionskya") i henhold til foreslått design og plan for gjennomføring i 2011 og 2012, etter hvert som de finansielle forutsetningene er etablert for dette. Rådmannsutvalget vedtar og undertegner fremlagt forslag til midlertidig samarbeidsavtale, knyttet til etableringen av ny IKT-plattform. Halvor Rostad orienterte i møtet Utvalget drøftet saken. Det ble uttrykt spørsmål knyttet til fremdrift og drøftet intensjoner og mulige løsninger i tilknytning til dette. Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 081/11: Rådmannsutvalget delegerer til SuksIT å beslutte oppstart av nye faser i byggingen av ny felles regional IKT-plattform ("Kongsbergregionskya") i henhold til foreslått design og plan for gjennomføring i 2011 og 2012, etter hvert som de finansielle forutsetningene er etablert for dette. Rådmannsutvalget vedtar og undertegner fremlagt forslag til midlertidig samarbeidsavtale, knyttet til etableringen av ny IKT-plattform. Sak 082/11: Utredning av videre IKT driftssamarbeid Prosjektplan for driftsprosjektet Forslag til prosjektbeskrivelse for forprosjektfasen (Vedlegg 2) Tidligere saker Saksbehandler Halvor Rostad Det vises til orientering i Rådmannsutvalget 26. august 2011, sak 069/11, om planlagt prosess for utredning av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen, etter avslutningen av prosjekt "IKT Drift" ved årsskiftet 2011/2012. Det er nå utarbeidet et forslag til prosjektbeskrivelse for en forprosjektfase, som forutsettes gjennomført i perioden oktober-desember 2011. Formålet er å utvikle en anbefaling om organiseringen av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen fra 2012, samt en plan for etableringen (gjennomføringsfasen) av anbefalt samarbeidsmodell. Forslaget er behandlet og anbefalt av SuksIT og følger som vedlegg til denne saken. Prosjektleder Halvor Rostad deltar / orienterer i møtet. Rådmannsutvalget vedtar fremlagt forslag til prosjektbeskrivelse for forprosjektfasen i prosessen med å utrede og organisere videre IKT driftssamarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen. Halvor Rostad orienterte om møtet. Rådmannsutvalget drøftet saken. Det ble foreslått gjøre endringer i beskrivelsen sik at det skapes et mer naturlig forhold mellom utredning/anbefaling og plan for etablering. Jfr pkt 1.2 siste punkt konf kap 4/ og 6. Prosjektgruppe beskrives mer konkret. 6
Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 082/11: Rådmannsutvalget vedtar fremlagt forslag til prosjektbeskrivelse for forprosjektfasen i prosessen med å utrede og organisere videre IKT driftssamarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen med korrigeringer slik de framgikk av drøfting/behandling av saken. Sak 083/11: Samarbeidsavtale - Telefoni Saksbehandler Britt Inger Kolset Samarbeidsavtale for drift av felles regional telefoniplattform (Vedlegg 3) På bakgrunn av felles anskaffelse av TRIO-telefonistøtteløsning for 6 av kommunene i regionen, anses det som viktig å etablere samarbeidsavtale som regulerer kommunenes ansvar og forpliktelser knyttet til dette. Samarbeidsavtalens formål er å beskrive rammer og ansvar for drift og brukerstøtte av kommunenes felles telefoniløsninger med tilhørende telefoniinfrastuktur. Samarbeidsavtalen legges med dette frem for rådmannsutvalget for signering. Samarbeidsavtalen er gjennomgått i prosjektgruppemøte for telefoni 01.09.11, og tiltrådt av SuksIT 14.09.11 Når det gjelder bilagene som samarbeidsavtalen viser til, vil SuksIT ferdigstille innholdet i disse i løpet av neste møte i SuksIT 7. november. Rådmannsutvalget signerer samarbeidsavtale telefoni Prosjektleder Odd Resser orienterte om status i fht iverksettelse i telefoniprosjektet. Det ble delt ut en skriftlig orientering i tilknytning til status felles Trio/telefoniplattform Halvor Rostad orienterte kort i fht forslaget til samarbeidsavtale Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 083/11: Rådmannsutvalget signerte samarbeidsavtale telefoni Sak 084/11: ERP Tidligere behandlinger / vedtak Prosjektplan Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet fremmer i møtet presentasjon av status i prosessen og evt prosjektets anbefalinger så langt de foreligger. Prosjektleder deltar i møtet Forslag til konklusjon fremmes i møtet 7
Prosjektleder Kristin Wåle orienterte i møtet om arbeidet sålangt og status pt Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 084/11: Sak 085/11: Kvalitetssystem Rådmannutvalget 10.03.11 sak 029/11 Opplysninger i saken/vurderinger: På bakgrunn av rådmannsutvalgets vedtak arbeider sekretariatet med å foreberede en mulig felles anskaffelse av nytt kvalitetssystem til kommunene i regionen. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som har hatt møter, og det er gjennomført workshop i juni og enkel «markedskonferanse» i september. Arbeidet med å ferdigstille en kravspesifikasjon og ellers foreberede tilbudsinvitasjon/innkjøpsprosess er pågående. For sekretariatet er det viktig å få avklart 3 forhold: 1. Skal alle kommunene delta evt noen med opsjon 2. Ambisjon mv 3. Om ferdigkravspek skal fremstilles for behandling i rådmannsutvalget forut for evt utlysning av anskaffelse Dette fordi det kan ha betydning for videre prosess. Sekretariatet ber derfor om en drøfting av saken i utvalget Rådmannsutvalget drøfter og avklarer de forhold som fremkommer i saksutredningen Koordinator gjorde kort rede for prosess så langt. Alle kommunene ønsker å delta (Jfr Hjartdal spesielle forhold) - utkast til kravspek bør fremstilles til vedtak i rådmannsutvalget. Ambisjonsnivåret fremmes gjennom forslag til kravspek. Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 085/11: Rådmannsutvalg Sak 086/11: Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen Overordnet styrings- og strategidokument 2010-2021 Strategiplanen «Mål og tiltaksområder 2010-2021 Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen (Vedlegg 4) etiltaksplan 2012 (Vedlegg 5) 8
Det er tidligere bestemt at sekretariatet skal fremme årlige handlingsplaner. Første året dette ble gjort var det inneværende, altså for 2011. Den ble pga av forutgående prosess vedtatt først våren 2011, og første gang evaluert i forbindelse med halvårsrapportering. Når sekretariatet nå fremmer handlingsplan for 2012 følger den samme mal som ble lagt for 2011. Og man vi se at langt de fleste tiltak er fortsettelse/videreføring fra planen i 2011. Dette fordi dels at 2011-planen kom så sent på året, og at flere tiltak nødvendigvis har en karakter og varighet som strekker seg over årskifter utenå miste sin aktualitet. Som nevnt å halvårsrapport er også noen tiltak forsinket i forhold til opprinnelige planer, og må ditto da forskyves inn i kommende år. Sekretariatet opplevde god tilbakemelding ved måten å organisere dette på i forbindelse med halvårsrapportering og legger derfor også ikke opp til vesentlige endringer. Det som er nytt i år, er at etiltaksplanen er en integrert del av Kongsbergregionens handlingsplan ikke bare et vedlegg. Denne etiltaksplanen blir likevel utformet som eget dokument, og dette følger som vedlegg til behandlingen av denne saken i rådmannsutvalget til orientering. Økonomien i tiltakene er antatte «egne» kostnader knyttet til tiltak i planperioden. De endelige økonomiske forutsetninger, prioritering og tildeling, vedtas likevel i egen sak der sekretariatet legger fram sine budsjettinnspill. Kommunestyrene stadfester evt denne plan i forbindelse med den enkelte kommuners budsjettbehandling. Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen vedtas Det ble forslått nytt pkt 5 under satsingsområde 1: Kvalifisering/utvikling i fht lokale leverandører mht offentlige ansjaffelser Det ble forslått et nytt pkt 4 unders satsingsområde 3: Steds-/sentrumsutvikling skape arena Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 086/11: Handlingsplan 2012 Kongsbergregionen vedtas, og fremmes med korrigeringer i forhold til forslag i møte til behandling i regionrådet. Sak 087/11: Budsjettinnspill 2012 Kongsbergregionen Handlingsplan 2012 etiltaksplan 2012 Vedtekter Budsjettinnspill 2012 fra sekretariatet (Vedlegg 6) Sekretariatet er pålagt levere budsjettinnspill til de samarbeidende kommuner innen september hvert år. Det er lagt opp til at saken dels er en oversikt over faste kostnader/forpliktelser som kommunene har i forhold til det regionale samarbeidet, dels en plan for finansiering av nye tiltak. Det understrekes at kun de tiltak (samarbeidstiltak) som er organisert i tilknytning til regionrådets sekretariat som fremkommer i oversikten, og at annet etablert interkommunalt samarbeid i regionen ikke er med i innspillet. Feks: Kommunenes kostnader knyttet til felles innkjøpskoordinator-funksjon er ikke med, da dette er en avtale som ivaretas av Kongsberg kommune. 9
SuksIT ferdigstilte i sitt siste møte 14.09.11 budsjettforslaget for 2012 knyttet til det regionale IKT-samarbeidet, og dette forslaget er innarbeidet i sekretariatets budsjettinnspill. Det vises til vedlagte oversikt som inneholder forslag til prioriterte tiltak for 2012. Vedlagte oversikt er delt inn i følgende kategorier/overskrifter: Faste kostnader for 2012 (som viser kostnadene knyttet til allerede inngåtte avtaler, driftskostnader og vedtatte tiltak) Kostnader knyttet til prosjektledelse for regionale prosjekter som foreslås videreført/startet i 2012 Kostnader knyttet til nye tiltak hentet fra etiltaksplanen for 2012 For ytterligere innspill og kommentarer vises det til vedlegg. Det forutsettes at rådmennene enes om de prioriteringer som fremkommer i innspillet herunder også kostnadsfordeling og prioriterng av skjønnsmidler. Sekretariatet vil forholde seg til dokumentet som grunnlag for å planlegge iverksettelse og drift ut fra den enighet som rådmannsutvalget måtte gi i sin behandling. Men er dog klar over at endelig budsjett ikke kan anses som vedtatt før kommunenes budsjettbehandling er ferdigstilt. Rådmannsutvalget tar saken til orientering, og tar forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene Koordinator redegjorde kort for saken. Det ble også henvist til saker/søknader fra Numedalskommunene vedr samarbeidsprosjekter og finansiering. Halvor Rostad deltok også fra sekretariatet. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 087/11: Rådmannsutvalget tar saken til orientering, og tar forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene Sak 088/11: Distriktspolitiske virkemiddel / virkemiddelområder mv Tidligere drøftinger i regionråd Regionrådet har bedt sekretariatet følge opp denne saken. Det har ikke vært respons fra departementet på vår henvendelse i vår. Dertil bestemte rådet at sekretariatet først skulle søke innhente informasjon fra kommunene. Dette ble gjort ved at rådmennene mottok mail fra regional koordinator den 16 august. To av rådmennene har besvart henvendelsen. Regional koordinator ber på nytt rådmennene drøfte hvordan denne saken skal følges opp. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Saken ble drøftet og rådmannsutvalget fant ikke at det pt er kapasitet til å prioritere videre oppfølging av denne saken 10
Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 088/11: Saken ble drøftet. Videre oppfølging av dette prioriteres ikke Sak 089/11: KF Delegeringsreglement Ingen Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannen i Hjartdal har tatt initiativ ovenfor sekretariatet og bedt om at det settes av en halvtime i møtet fra 1430 1500 for en presentasjon av Kommuneforlagets løsning. Sekretariatets kommentar: Vi legger til rette for dette slik ombedt i møtet. Men viser til at Kommuneforlaget deltar på presentasjon av kvalitetssystem 21.09.11 og at avhengig av hvilken ambisjon man har for kvalitetssystem og evt også valg av felles leverandør, vil kunne vurdere å se denne type behov i sammenheng. Ved evt anskaffelse av IKT verktøy minner sekretariatet om vedtatte retningslinjer for vurdering i SuksIT. Kommuneforlaget deltok og presenterte verktøyet. Bygger på Kfinfo-serie. Lenke til demo: http://qahmsportal.kf-infoserie.no/delegering.aspx Pris etter antall innbyggere laveste fra kr 8000.- Rådmannsutvalgets konklusjon 30.09.11 sak 089/11: Sak 090/11: Eventuelt Innspill fra Rune Lødøen/Tinn: Status i fht informasjonssikkerhetsprosjektet Prosjektleder Odd J Resser orienterte kort om status. Konklusjon: 11
Innspill fra Jan Erik Innvær/Kongsbergregionen: Barnevernvakt Informerte om at det er sendt henvendelse til barnevernvakten i Drammen Konklusjon: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Innspill fra Astrid Sommerstad/Kongsberg: DevotekBank1 Rådmann Sommerstad orienterte kort og delte ut informasjon. Konklusjon: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Innspill fra Rune Lødøen/Tinn: Papirløse politikere Statusforespørsel. Koordinator ba om å få komme tilbake til saken men viste til at det i handlingsplan mv for 2012 ikke er oppført prioriterte tiltak som oppfølging Konklusjon:. Sekretariatet sender en melding til rådsmedlemmene i etterkant av møtet med status/avklaring i fht evt regional avklaring - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Innspill fra Astrid Sommerstad/Kongsberg: Krisesenter Rådmann Astrid Sommerstad orienterte om status i Kongsberg og pågående prosesser Konklusjon: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12