Protokollside 7 Styreperioden 2014-2016 Protokoll fra styremøte nr. 2/2014-2016 torsdag 19. juni 2014 kl 18:00 på Hove Leirsenter, Tromøy Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Julie Sundsdal Nærdal Siri Marie Gundersen Per Harald Bai Stabell Marthe Fossestøl Tonje Berger Ausland Svein Lien Forfall: Anne Blakstad Halvor Rismyhr Linda Vegusdal Stølen Styreleder Nestleder og møteleder 2. varamedlem Org.sjef 1. varamedlem 3. varamedlem Møtet var lagt til Hove Leirsenter pga at Idrettsleiren startet denne dagen med innrykk av ledere og instruktører. Vi møtte leirsjef og instruktører, var med på en danseleksjon og styreleder fikk utført en hilsen til instruktørene før vi gikk til møtet. Sak 15 (B): møtet Presentasjon av kretsstyrets medlemmer for de som ikke var til stede på første Tonje var ikke til stede på møte nr 1, hun presenterte seg selv og ble presentert for de nye. Sak 16 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Møteleder startet møtet med å foreslå at møtene gjennomføres på en effektiv måte innenfor en avtalt tidsramme. Det krever at alle er godt forberedt på sakene som skal gjennomgås. Man bruker liten tid til presentasjon av de fleste sakene, da disse skal være kjent fra innkallingen. Spørsmål besvares selvsagt dersom ting er uklart. Typiske saker er regnskap, aktivitetsplan, godkjenning av utbetaling av tilskudd osv. I saker der det trengs debatt for å fatte et vedtak, settes det av nødvendig tid. Innkallingen til møte nr 2-2014-2064 og referatet fra møte nr 1-2014-2016 godkjent. Signaturer utført. Strammere møtestrategi gjennomføres.
8 Sak 17 (B) Referat og orienteringssaker 55/14 16.05: Møte med Aust-Agder Høyres programkomite. Svein 56/14 20.05. Møte med VAI og repr fra næringslivet vedr Idrettsgalla Sørlandet 57/14 23-24.05: Veiledersamling Torungen. Stein arrangør 58/14 23-24.05: Ledersamling NIF i Bergen. Kirsten og Svein 59/14 27.05: Samling med KIA og talentgrupper mtp YOG 2016. Svein 60/14 03.06: Styremøte Atletica. Svein 61/14 16.06: Møte med fylkesordfører vedr 1) OL-22 og 2) Toppidrett og VGS. Gunnar og Svein 62/14 17.06: Samling folkehelsestrategi for skoler. Stein 63/14 Status AS 365 64/14 Status ApD 65/14 Status KIA 66/14 Status friidrettshall Grimstad 67/14 Status jubileumsbok 68/14 Postliste. Vedlegg Referatsakene 55/14 til 68/14 tas til orientering. Sak 18 (A) Regnskap og balanse pr 31.5.2014 Vedlagt følger revidert regnskapsoversikt og balanse pr. 31.5.2014 Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat på pluss kr 673 632,-, mot budsjett på minus kr 89 586. Resultat i 2013: 1 626 534,-. Pr 31.05 er det tre viktige forhold som vil påvirke regnskapet for 2014: 1. Lavere inntekter fra Helsedirektratet/NIF enn budsjettert. Svikt kr 125 2. Lavere deltakerantall på idrettsleiren enn forventet. Svikt kr 100 (?) Det arbeides hardt med kostnadsreduksjon og andre inntektskilder 3. Lavere lønnskostnader enn budsjettert. Pr mai 147 Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr 31.05 o 3215 Senere og lavere inntekter fra regnskapsføring enn budsjettert o 3400 Senere innbetaling av prosjektstøtte enn i fjor fra AAFK o 3440 Beregnet prosjektstøtte fra NIF 350. Tildelt kr 165 000 o 3446 Lavere beløp enn antatt til kurs/utdanning Større inntekter pr 31.05: o 3403 Tidlig innbetaling fra kommunene til ApD o 3920 Deltakeravgifter til idrettsleiren tidligere innbetalt enn budsjettert o 3960 Bingoinntekter 4 ganger årlig, ikke 2 som budsjettert
9 Positive resultater på utgiftssiden o Sum lønn: 147 lavere, noe pga mindre regnskapstjenester o 6390 + 6540 Avventer investering i utstyr/inventar o 6860 Lavere kostnader til møter/kurs/oppdatering o 7614 Lavere kostnader til trening ApD Negative resultater på utgiftssiden o 7450 Tidligere utbetaling av særkretstilskuddet o 7600 Oppholdsutgifter Hovdenleiren Idrettsleiren hadde ila de siste dagene fått et deltakerantall (480) som gjør at resultatet på leiren likevel ikke blir så negativt som først antatt. Adm jobber mot at totalregnskapet for året blir i balanse. Regnskap og balanse pr 31.5.2014 tas til etterretning Sak 19 (B): Gjennomgang av aktivitetsplan 2014-2016 Aktivitetsplanen er nå gjennomgått i detalj av administrasjonen, og alle tiltak/oppgaver er fordelt på tidsplan og ansvarshavende. Styret er tilfreds med utformingen av aktivitetsplanen Gjennomgangen av Aktivitetsplanen tas til orientering Sak 20 A Arbeidsmåte for styret: Dedikerte oppgaver/ansvarsområder? Saken ble utsatt fra møte nr 1, og styremedlemmene kunne til dette møtet komme med ønsker om områder i aktivitetsplanen man ønsker å arbeide ekstra med. Møtet gjennomgikk alle områdene og fordelts de ulike hovedområdene på hver enkelt styremedlem og varamedlem. Styret i AAIK har fordelt ansvarsområder til hvert enkelt styremedlem/varamedlem etter oversikt som fremgår av aktivitetsplanen. Vedlegg: Aktivitetsplanen redigert Sak 21 A Påvirkningsarbeid mot OL-22 NIF ønsker at kretsene er med og bidrar til å endre folks mening om å arrangere OL i Oslo 2022. Org.sjef presenterte forslag til hovedpunkter i en plan for påvirkningsarbeid.
10 Adm i AAIK lager en plan for påvirkningsarbeidet i samarbeid med NIF. Planen ettersendes styret Sak 22 A: Mandat til ungdomsutvalget En sak som hvert enkelt styremedlem fikk i oppgave på sist styremøte å ha forslag til mandat til dette møtet. Mandat ble arbeidet frem og vedtatt under møtet: «Ungdomsutvalget skal være en pådriver og en bidragsyter for å nå de mål som ligger i pkt 1.2 i Strategiplanen for AAIK 2014-2016. Planer, oppdrag og økonomiske rammer godkjennes av administrasjonen i AAIK. Utvalget rapporterer til org.sjef i AAIK» Sak 23 A Tildeling av talent- og toppidrettsmidler 2014 AAIK har ansvar for tildeling av talent- og toppidrettsmidler til klubber og særkretser i Aust-Agder etter kriterier som er tidligere vedtatt av AAIK og Stiftelsen Aust-Agder Idrettsfond. Summen i år er på 450 000, hvorav kr 400 000 kommer fra Stiftelsen Aust-Agder idrettsfond, og kr 50 000 fra avsetninger fra fjorårets resultat fra AAIK. Søknadsfrist var 1. juni, og styret fikk oversendt oppsummeringen av alle søknadene inkl. forslag til bevilget sum til hver enkelt. Forslaget ble, av ulike grunner, sendt til styremedlemmene først dagen før møtet, noe som er for sent ift å kunne sette seg godt inn i forslaget. Foreslåtte tildeling av talent- og toppidrettsmidler gjennomføres under forutsetning av godkjenning fra A-Agder idrettsfond. Sak 24 A Tildeling av kompetansemidler 2014 AAIK har ansvar for tildeling av kompetansemidler til klubber og særkretser i Aust-Agder etter tidligere vedtatte kriterier. Summen i år foreslås til å være kr 40 000 av totalt innestående beløp på kr 65 821. Dette er resten av tidligere avsatte midler fra idrettens studieforbund. Søknadsfrist var 1. juni, og vedlagt ligger oppsummeringen av alle søknadene inkl. forslag til bevilget sum til hver enkelt. Foreslått tildeling av kompetansemidler gjennomføres Sak 25 (A) Representasjonsoppgaver
11 Invitasjon fra Østre Tromøy T&IK til 40-års jubileumsfest lørdag 13. september på Hove. Påmeldingsfrist 1. juli Det oppfordres til at en fra styret deltar, og melder sin interesse innen fredag 27. juni til org.sjef Sak 26 (A/B) Eventuelt Tidspunkt styreseminar: Pga ferieavvikling i administrasjonen, ønskes styreseminaret flyttet. Styreseminaret flyttes til fredag 10. og lørdag 11. oktober. Sted: Grimstad Røde Kors sitt leirsted Kilandsenteret i øvre Landvik. Adm lager forslag til program i god tid før samlingen Møter 2. halvår 2014: Onsdag 27. august, fre-lør 10-11. okt (styreseminar), mandag 27. oktober og onsdag 10. desember Møtet avsluttet kl 21:23 Kirsten Borge Leder Gunnar Høygilt Nestleder