Protokoll styremøte 30/ , kl

Transkript

1 Protokoll styremøte 30/ , kl Styremedlemmer: Cecilie Lund, Jan Olav Hay, Torbjørn Wad Nilsen, Arne Roar Hovland, Wilfred Solberg. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Forfall: Alexander Hesselberg, Marit Langås Danielsen, Jan Helge Marum. Referatsaker: Nye idrettslag: Ingen. Nye grupper idrettslag: Ingen 1. Orienteringssaker O.sak008: Personalsituasjonen. O,sak009: Styringsgruppemøte i UNIk Toppidrett ble avholdt januar. O.sak010: Org.sjef deltok på NAV seminar i Tønsberg 19. januar hvor temaet var hvordan få langtidssykemeldte tilbake i arbeid. O.sak011: Org.sjef hadde møte med Brit Fossli i prosjektet Rekruttering Norge på langs (19. januar), hvor kretsen er involvert i planleggingen av Vestfold besøket 3. mai. O.sak012: Org.sjef deltok på web-kurs 20. januar (Ullevål). O.sak013: Org.sjef deltok på markering av Holmestrand VDGS. nye toppidrettssatsning 24. januar. Idrettspresident Tove Paule deltok fra NIF. Torbjørn Nilsen fra Holmestrand IR og kretsstyret deltok også. O.sak014: Treffstatistikk hjemmesiden viser 786 unike treff. O.sak015: Org.sjef deltok på Statens idrettskonferanse januar, Tønsberg. O.sak016: Org.sjef deltok 3. februar på et jubileums arrangement på Sandefjord vdgs. i forbindelse med at deres toppidrettslinje var 15 år. O.sak017: Styreleder og org.sjef deltok på dialogmøte 7.februar med Tove Paule, Ullevål. Temaene var IPD, miljøstrategi og lovsaker. O.sak018: Org.sjef hadde dialog med Hovedutvalget for kultur og folkehelse og miljø i forbindelse med behandlingen av tildeling til frivillige paraplyorganisasjoner i Vestfold. O.sak019: Org.sjef deltok på dirigentseminar 9. februar, Ullevål.

2 O.sak020: O.sak021: O.sak022: O.sak023: O.sak024: Org.sjef og Thor H. Hansen hadde møte med tidligere kultursjef i Nøtterøy kommune 10. februar. Tema var innføring av halleie i Nøtterøy. Org.sjef og Thor H. Hansen hadde møte med Sandefjord Bueskytterklubb 11. februar. Styreleder representerte kretsen på Telemark og Vestfold Rytterregion i Skien 12. februar. Styreleder holdt et innlegg om kretsens oppgaver og Grasrotandelen m.m. Per 9. februar er det registrert 292 av 316 lag (92,4%). Foreløpig har fire lag bedt om hjelp til nedleggelse. Styreleder og Jan Olav Hay har gjennomført medarbeidersamtale med org.sjef Vedtakssaker: V.sak116/08-11: Godkjenning av protokollen fra styremøte V.sak117/08-11: Styrebehandling av revidert årsregnskap med noter. V.sak118/08-11: Ev. reduksjon av belåningsgrad VIK. V.sak119/08-11: UNIK Toppidrett; regnskap 2010, budsjett 2011, handlingsplan 2011 V. sak120/08-11: Deltakelse nasjonal idrettsrådskonferanse 2. og 3. april i Drammen. V.sak121/08-11: Underslagsforsikring for lag V.sak122/08-11: Eventuelt V.sak116/08-11: Godkjenning av protokollen fra styremøte Protokollen godkjennes. V.sak117/08-11: Styrebehandling av revidert årsregnskap med noter Revidert årsregnskap fremgår av vedlegg 1 og 2. Regnskapet viser et overskudd etter finansposter på kr 7027, og som foreslås tillagt egenkapitalen. Til tross for til dels betydelige avvik på enkeltposter i forhold til budsjett, først og fremst MVA-kompensasjonen og forholdet lønn/sykelønnsrefusjon, er årsresultatet positivt. Siden kontrollkomiten ikke har gjennomgått regnskapet med noter, utsettes saken til neste styremøte v1 Side 2 av 5

3 V.sak118/08-11: Ev. redusere belåningsgraden VIK VIK har et langsiktig pantelån (20 års) løpetid. Per 25. januar 2011 er lånet på kr ,- Samlet kontantinnskudd er på samme tidspunkt på om lag 2,78 mill kr. Fra regnskapet kan man trekke ut følgende som må dekkes av likvider 1. Bundne bankkonti, jf note 3 kr Kortsiktig gjeld kr En buffer til uforutsette ting kr Samlet kr Ut fra dette er det ikke noe problem å nedbetale for eksempel 1 mill. kr av pantelånet, slik at kontantbeholdningen blir snaut 2 mill kr. Det er imidlertid administrasjonens vurdering at lånegraden ikke reduseres siden årets budsjett er lagt opp med et betydelig underskudd. En stor kontantbeholdning gir dessuten en lavere lånerente pga. av en likviditetsmessig soliditet. Ulempene i form av en høyere lånerente enn innskuddrente, vurderes som mindre enn fordelene ved å ha en økonomisk trygghet for driften. Det er også slik at kretsen kun kan budsjettere med et underskudd dersom underskuddet er mindre enn den frie egenkapitalen. Hvis egenkapitalen reduseres, reduseres også det fremtidige handlingsrommet i budsjettarbeidet. Det foretas en ny vurdering av belåningsgraden på styremøtet i august. V.sak119/08-11: UNIK Toppidrett; regnskap 2010, budsjett 2011, handlingsplan 2011 Regnskap for 2010 fremgår av vedlegg 3. Budsjett og handlingsplan for 2011 skal behandles av styringsgruppa i Unik 14. februar og ettersendes VIKs styre. Tilskuddet til UNIK er avsatt i VIKs balanse. Per er det disponert k r av en rammeoverføring på kr Udisponerte midler tilligger balansen og er på kr Det er i utgangspunktet satt opp et budsjett fordelt på fire programsatsninger med kr i hvert program (ski, skøyter, fotball og håndball). Det er imidlertid ikke etablert et eget håndballprogram siden ansvarlig (Ole Gustav Gjekstad) ikke har hatt tid til å prioritere UNIK. Det arbeides imidlertid med å få på plass et håndballprogram og ny håndballansvarlig fra høsten Det er inngått tre avtaler for 2010/2011 sesongen (satsningen følger skoleåret med start i august 2010 og slutt i juni 2011) alle med en ramme på kr og er inngått mellom Vestfold Fotballkrets, Aabol Ski og Tom Erik Oxholm (Mesterfjellet) v1 Side 3 av 5

4 Det er også satt av midler til drift av UNIK, i form av testing av stallen på Spenst. Om lag kr er medgått til testing av utøverne. Tas til orientering. V. sak120/08-11: Deltakelse nasjonal idrettsrådskonferanse 2. og 3. april i Drammen. Hovedtemaet for denne konferansen er Fylkes- og kommunevalget Kretsen vil støtte alle råd som deltar med kr 1500 per råd. Styret i kretsen bør være representert. Thor Helm Hansen har ansvaret for IR hos VIK og vil delta. Det samme vil org.sjef. Påmeldingsfristen er 28. februar. Se link for mer info: Følgende vil delta fra VIK: Marit L. Danielsen Wilfred Solberg Bjørn Lauritzen Thor Helm Hansen V.sak121/08-11: Underslagsforsikring for lag Styret ønsket an avklaring på om underslagsforsikringen som VIK tilbyr alle lag og klubber i Vestfold, faktisk gir den tryggheten som forventes. Bakgrunnen er at det kan være et krav om at underslagsforsikringen kun gjelder underslag utført av fast ansatte noe de fleste klubber ikke har. If har i tidligere e-poster (vedlegg 4) svart at forsikringen dekker klubber og lag, og viser til at de har utbetalt betydelige beløp til kubbene. Styret ber om at e-post korrespondansen mellom VIK v/ A. Hesselberg og IF arkiveres som dokumentasjon på at forsikringen gjelder for klubber og lag i Vestfold v1 Side 4 av 5

5 V.sak122/08-11: Eventuelt - Innstilling til idrettsstyret: Børre Rognlien s kandidatur til ny president i NIF støttes av Vestfold idrettskrets. - Deltakelse årsmøte Andebu IR 17. mars: Lisbeth Danielsen repr. VIK (pga. styremøte i VIK). - Deltakelse årsmøte Hof idrettsråd 10. mars: Jan Olav Hay. - Revisjon av representasjonslista IR: Suppleres med revidert liste. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Cecilie Lund Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 5 av 5