Protokoll styremøte 14/12-14 mandag 22. august 2013 kl 1800 på Idrettens Hus

Transkript

1 Protokoll styremøte 14/12-14 mandag 22. august 2013 kl 1800 på Idrettens Hus Til stede: Rolf Gunnar Haagensen, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness. Forfall: Torbjørn Nilsen, Jan Olav Hay, Tommy Svendsrud Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Saker Sak86/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte og Sak87/12-14: Resultatregnskap per Sak88/12-14: Behandling av forslag til styreinstruks Sak89/12-14: Ny strategiplan for Vestfold idrettskrets. Sak90/12-14: Høring Spillemiddelsøknad Sak91/12-14: Høring vekting av Post 3. Sak92/12-14: Valg av ny programkomite på kretsledermøte i september Sak93/12-14: Oppnevning av nye representanter i VIKs anleggsutvalg. Sak94/12-14: Referatsaker Sak95/12-14: Orienteringssaker Sak96/12-14: Eventuelt Sak86/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte og Protokollen fra styremøte og fremgår av vedlegg 1 og 2. Protokollene godkjennes. Sak87/12-14: Resultatregnskap per 31 juli 2013 Resultatregnskapet (vedlegg 3) viser et overskudd på om lag Imidlertid er ikke utbetaling av aktivitetstilskudd ( kr) og tilskudd til idrettsråd ( kr) periodisert og kommer fradrag i sin helhet. Tilskuddene ble utbetalt i august. Overskuddet skyldes i hovedsak reduserte lønnsutgifter. Øvrige poster viser kun mindre avvik.

2 Tas til etterretning. Sak88/12-14: Behandling av forslag til styreinstruks I styremøte 17. juni d.å. vedtok styret at administrasjonen skal legge frem et utkast til styreinstruks på styremøtet i august. Forslag til styreinstruks fremgår av vedlegg 4. Styreinstruksforslaget er lagt opp slik at det skal være så konkret som mulig. I tillegg har VIK et delegasjonsreglement og det er tiltenkt at styreinstruksen er utfyllende i forhold til delegasjonsreglementet. Ny strategiplan for VIK legges til grunn for arbeidet med ny styreinstruks. Ansvarsområder og styreinstruks må reflekteres i vedtatt strategiplan. Saken tas opp på nest styremøte. Sak89/12-14: Ny strategiplan for VIK På styremøte fattet styret følgende vedtak: 1. Styret identifiserer mulige satsningsområder innen neste styremøte i august. 2. Styret angir hvilke områder som skal tas ut. 3. Administrasjonen skriver inn disse satsningsområdene inn i strategiplanen og utarbeider et høringsutkast som legges frem på styremøte i oktober. 4. Endelig høringsutkast sendes ut på høring innen 1. desember med en måneds høringsfrist. 5. Etterlyser involvering i SKP. Org.sjef sender en henvendelse til VFK om å bli involvert i arbeidet med ny SKP. 6. VFK folkehelseplan tas med i vurderingen. Det er særlig punktene 1 og 2 som skal behandles. I gjeldende strategiplan er følgende kjerneoppgaver angitt: - Organisasjonsutvikling. - Kompetanseutvikling. - Folkehelse. - Anlegg. - Skole. - Idrettens Hus. - Miljø. - Samfunn. - Økonomiske rammebetingelser. Hver kjerneoppgave har et hovedmål med ett sett med tiltak v1 Side 2 av 6

3 NIF sentralt har for øvrig fem innsatsområder de neste årene: 1. Styrke ungdomsidretten beholde flere og invitere nye. 2. Styrke toppidretten både kunnskap og kvalitet. 3. Styrke det paralympiske arbeidet 4. Sikre bedre finansiering av idrettsanlegg fjerne etterslepet. 5. Sikre bedre vilkår for fortsatt frivillig innsats øke LAM-andelen. VIKs strategiplan bør også vektlegge arbeidet med ny Strategisk kulturplan, SKP. Vestfold fylkeskommune starer opp arbeidet med å revidere SKP i slutten august d.å. Behandling: Styret ønsker å evaluere strategiplanen for perioden i forhold til måloppnåelse. Styret vil påbegynne arbeidet med ny strategiplan for neste kretstingperiode dvs Neste styremøte (17/10) settes i sin helhet av til arbeidet med ny strategiplan for Vestfold idrettskrets. Adm. lager sjekkliste i forhold til eksisterende strategidokument. Det er ønskelig at møtet starter kl 1500 Sak90/12-14: Høring spillemiddelsøknad for NIFs sitt utkast til Spillemiddelsøknad for 2014 fremgår av vedlegg 5. Selve søknadsbeløpene er oppsatt på side 4. NIF argumenterer for en KIP på 3% av de ulike postene fra 2013 til Det er sikkert mulig å mene noe om fordelingen mellom postene inkludert overføringene til kretsene. VIK avgir en høringsuttalelse hvor følgende påpekes: - Overføringene til regionalt nivå (inkl. idrettskretsene) har stått stille i mange år. - VIK bør derfor spille inn en økning ut over de omsøkte 3 prosentpoengene. Sak91/12-14: Høring ny vekting av Post 3 (vedlegg 6). Post 3 er fordelingen av tilskuddene til barn-, ungdom- og breddesatsningene, herunder aktivitetsutvikling, trener og lederutvikling og klubbutvikling. For 2014 søkes det om kr , Høringsfristen er 30. august. Styret får avgjøre om kretsen skal avgi en høringsuttalelse v1 Side 3 av 6

4 VIK avgir en høringsuttalelse hvor aktivitetsutvikling for barn, og særlig ungdom, må være hovedsatsningen under post 3. Sak92/12-14: Valg av ny programkomite på kretsledermøtet i september På første dag av kretsledersamlingen, dvs. fredag 13. september skal det velges ny programkomite. Dagens komite består av følgende: Norvald Mo (OIK), Aud Kari Isane (SFIK), Terje Roel (STIK) og Børre Rognlien. VIK har tidligere vært representert i programkomiteen ved Cecilie Lund. Å være medlem i programkomiteen innebærer at man er svært nær sentrale idrettspolitiske beslutninger, særlig knyttet opp mot idrettstingene. Å ha en person i programkomiteen anses i utgangspunktet å være en fordel for en krets. Styret bør vurdere om samle seg om en kandidat til valget på kretsledermøtet i september. I praksis er det vel styreleder som i så fall er valgbar. Alternativ kan styret gi sin støtte til andre kandidater. Styret vedtar å fremme Rolf Gunnar Haagensen som kandidat til styret i programkomiteen. Sak93/12-14: Oppnevning av nye representanter i VIKs anleggsutvalg Etter at nestleder trakk seg fra sine verv, inkludert fra Viks anleggsutvalg, er det behov for å supplere utvalget. Utvalget er per i dag uten kvinnelige medlemmer. Som et minimum bør utvalget suppleres med en kvinne, men skal NIFs lov 2-4 oppfylles, må det være to kvinner i utvalget. Anleggsutvalget suppleres med Lise Mandal og Inger Ness. Mette Nerlie blir også med dersom hun svarer ja til forespørselen. Sak94/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) R.sak192/12-14: I Info fra Bedriftsidretten via NIF om opptak av bedriftsidrettslag R.sak193/12-14: I Høring utkast til søknad om spillemidler 2014 (vedlegg 6) R.sak194/12-14: I Innstilling fra NIF til KUD spillemidler til kostnadskrevende anlegg 2013 (vedlegg 7). R.sak195/12-14: I Høring vekting av Post 3 (vedlegg 6). R.sak196/12-14: I Sommerhilsen fra Idrettspresident Børre Rognlien. R.sak197/12-14: U Avslag på søknad om å opprette Sandefjord og Omegn hestesportklubb v1 Side 4 av 6

5 R.sak198/12-14: I Mottatt klage på avslag fra Sandefjord og Omegn hestesportklubb. R.sak199/12-14: U Klage oversendt idrettsstyret ved lovavdelingen. R.sak200/12-14: I Påminnelse og endelig program for nasjonal idrettsrådskonferanse i Kristiansand (vedlegg 8). R.sak201/12-14: I Mottatt lov for Sportsklubben Stag til godkjenning. R.sak202/12-14: U Godkjenning av Sportsklubben Stag sin lov. R.sak203/12-14: I Infobrev fra NIF om utstyrsordningen R.sak204/12-14: U Brev til NIFs lovavdeling om automatisk godkjenning av idrettslagenes lover. R.sak205/12-14: U Brev om stikkprøvekontroll av regnskaper for 10 idrettslag. R.sak206/12-14: U Søknad MVA-komp. for Vestfold idrettskrets. R.sak207/12-14: U Nye klubber: Stavern Buldreklubb opptatt R.sak208/12-14: I Kopi av avslagsbrev Sandefjord og Omegn Hestesportklubb R.sak209/12-14: I Endelig avslag Sandefjord og Omegn hestesportklubb fra NIFs lovavdeling. Tas til etterretning. Sak95/12-14: Orienteringssaker O.sak316/12-14: Personalsituasjonen. O.sak317/12-14: 15. juni Samling 2 i Lederkurs for ungdom Idrettens hus Sandefjord. L. Danielsen var ansvarlig. O.sak318/12-14: 17. juni - styremøte Vestfold Toppidrett. O.sak319/12-14: 17. juni styremøte Vestfold idrettskrets. O.sak320/12-14: 18. juni L.Danielsen deltok på informasjonsmøte NIF vedr. E- læring og bildelagringsløsning O.sak321/12-14: 20. juni - Org.sjef deltok på org.sjefsamling i Telemark. O.sak322/12-14: 27. juni L.Danielsen deltok på politikermøte i Larvik i regi av Larvik IR. O.sak323/12-14: 13. august. Org.sjef deltok i møte i 10 års jubileumskomiteen til Vestfold Toppidrett. O.sak324/12-14: 14. august. Org.sjef hadde møte med Anne Strømøy fra The Conference Coast. O.sak325/12-14: 14. august. Org.sjef deltok på telefonmøte med org.sjef kollegiet. O.sak326/12-14: AktivSkole365 (AS365) v/ Lisbeth Danielsen 14. juni Avslutningssamling for 10.klasseressurselevene Skien Fritidspark 17. juni Presentasjon for Brunla ungdomsskole (ny skole) 19. juni Samarbeidsmøte Norges Rugbyforbund 21. juni Kongseik ungdomsskole med i AS365 (ungdomsskole nr 12) 14. august Planleggingsmøte for pilot med Nøtterøy vgs v1 Side 5 av 6

6 Vedtak Tas til etterretning. 96/12-14: Eventuelt 1. Opprop mot Russlands nye antihomolover - VIKs støtter M&R sitt opprop mot diskriminerende antihomolovgivning i Russland. - NIF oppfordres til, via vår IOC representant (Heiberg), å påpeke ovenfor Russlands OL komite om å reversere de nylig vedtatte antihomolovene. 2. Styret ber om at det gjennomføres en arbeidsmiljøundersøkelse i VIK. Bakgrunnen er det høye sykefraværet de siste årene. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 6 av 6