Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse 14/4548 Vår dato 25.06.2014 Konkurransegrunnlag for for kjøp av Effektiv KOSTRA- rapportering og dekkende behov for styringsinformasjon? For levering til Kommunal- og moderniseringsdepartementet Saksnummer: 14/4548 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 1
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 3 2.1 Kvalifikasjonskrav... 3 2.2 Krav til dokumentasjon... 4 2.3 HMS-egenerklæring... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 4 3.1 Leveransebeskrivelse... 4 3.1.1 Generelt om leveransen... 4 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 5 3.1.3 Kontrakt... 5 3.2 Tildelingskriterier... 5 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 4.2 Forenklet kunngjøring... 6 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 4.4 Tilbudsfrist... 6 4.5 Vedståelsesfrist... 7 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 5 VEDLEGG... 7 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterer leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av prosjektet Effektiv KOSTRA- rapportering og dekkende behov for styringsinformasjon? 1.1 Om Oppdragsgiver Kommunal- og moderniseringsdepartementet, ved Kommunalavdelingen, forvalter økonomibestemmelsene i Kommuneloven, herunder bestemmelsene om løpende rapportering i 49 med tilhørende forskrift. Kommunalavdelingen leder arbeidet med KOSTRA i Samordningsrådet, KOSTRAs regnskapsgruppe er medlemmer av samtlige tjenestevise arbeidsgrupper i KOSTRA. I mandatet fra Samordningsrådet til arbeidsgruppene, skal hensynet til kvaliteten i datafangsten, effektivitet i dataflyt og oppgavebyrden til kommunesektoren ivaretas. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Arild Kormeseth E-postadresse : arild.kormeseth@kmd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder I Meld. St. 12 (2011-12) blir det slått fast at KOSTRA (kommune-stat-rapportering) er det mest sentrale systemet for rapportering fra kommunesektoren til staten. KOSTRA er et nasjonalt informasjonssystem som samler inn, registrerer og publiserer styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Departementet vil vurdere nærmere effektiviteten i informasjonsinnhentingen og om systemet dekker behovene for styringsinformasjon i kommunesektoren og for staten. 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 26 Invitasjonen ble kunngjort 32 Tilbudsfrist 34 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 37 Kontraktsinngåelse 38 Oppstart av kontrakt 3/2015 Leveranse 2 Krav til leverandørene 2.1 Kvalifikasjonskrav Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 3
Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. 2.2 Krav til dokumentasjon Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 2.3 HMS-egenerklæring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS-egenerklæring senest ved kontraktsinngåelse. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Departementet har en målsetting om å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor. Det handler blant annet om å bruke fellesskapet ressurser på en mest mulig effektiv måte, bedre resultater og styrket ledelsen i forvaltningen, samt å dreie ressursbruken over til tjenester som kommer innbyggerne til gode. PWC (2011) har utarbeidet rapporten Kommunal rapportering til staten. En analyse av kostnader og nytte for KS og departementet. PWC pekte på at nytteeffektene er vanskelige å måle - og at de ikke uten videre kan kvantifiseres og sammenlignes med kostnadene. Prosjektet er todelt. Først skal leverandøren vurdere om informasjonsinnhentingen i KOSTRA skjer på en effektiv måte. Dernest skal leverandøren vurdere om styringsinformasjonen som ligger i KOSTRA er relevant for brukerne. Spørsmålet om relevant styringsinformasjon står sentralt i dette prosjektet. SSB får i dag data fra kommunesektoren på flere forskjellige måter, blant annet gjennom direkte rapporteringer på skjemaer, filuttrekk fra kommunesektorens fagsystemer eller uttrekk fra forskjellige registre. Departementet ønsker at leverandøren skal vurdere om informasjonsinnhentingen skjer på en effektiv måte i dag. Gitt at det er rom for mer effektive rapporteringsløsninger på enkelte områder, skal leverandøren identifisere disse områdene og foreslå hvordan en kan oppnå en mer effektiv rapportering av data. Det kan for eksempel være ved en gjennomgang av direkte rapporteringer og andre typer rapporteringer til KOSTRA, og identifisere om noen rapporteringer kan erstattes av filuttrekk. Det har vært foretatt noen Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 4
undersøkelser av tilgrensende problemstillinger, blant annet av KS, og leverandøren skal gi en kort oversikt over eksisterende kartleggingene/vurderingene av forslag til mer effektiv rapportering, og som ikke har blitt iverksatt. De registrene som primært har andre formål enn til bruk KOSTRA, faller utenfor vurderingen om informasjonsinnhentingen. Rapportering til KOSTRA og publisering av nøkkeltall i KOSTRA skal være begrunnet i behovet for styringsinformasjon. Leverandøren skal gjennomgå nøkkeltall i KOSTRA og angi i hvilken grad nøkkeltallene dekker behovet for styringsinformasjon som kommunesektoren har, staten har (inkludert til statistiske formål) eller som er nødvendig for en faktabasert samfunnsdebatt. Leverandøren skal identifisere områder hvor rapportering ikke gir relevant styringsinformasjon, og hvor rapporteringer og publiseringen over tid bør reduseres eller avvikles. Med utgangspunkt i de mest relevante styringsdataene som er i KOSTRA i dag, ønsker vi at leverandøren skisserer hvor det er rom for utvikling av bedre styringsinformasjon i KOSTRA, i første rekke til bruk i kommunesektoren. Det legges til grunn at nytten skal være høyere enn kostnaden. Leverandøren skal vurdere andre lands styringsinformasjon, først og fremst ved å se til Sverige (öppna jämförelser/kolada.se) og Danmark (De Kommunale Nøgletal). Leverandøren skal vurdere om styringsinformasjon som andre land benytter, kan være grunnlag for læring og utvikling, innenfor rammene av KOSTRA. Det legges til grunn at data som rapporteres i KOSTRA skal være basert på objektive størrelser. Til slutt er det ønskelig med en generell beskrivelse av områder hvor kommunesektoren har behov for bedre styringsinformasjon i utvikling av tjenester. Hensikten med en slik beskrivelse, er å vurdere behovet og muligheten for videreutvikling av KOSTRA på noe sikt. En slik beskrivelse kan danne grunnlag for vurdering av et større utviklingsprosjekt. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Oppdraget skal ferdigstilles innen 15.01.2015. 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår i Standardavtale for forskningsog utredningsoppdrag. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Oppdragsforståelse og løsningsforslag (50 %) Faglig kompetanse hos tilbudt personell (30 %) Totalpris for oppdraget (20 %) 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 5
kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om et hvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Effektiv KOSTRA- rapportering og dekkende behov for styringsinformasjon? Sak 14/4548. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal leveres til: Leveringsadresse: Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Akersgata 59 (leveres i resepsjonen i 1.etasje) Postadresse: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Kommunalavdelingen Postboks 8112 Dep 0032 Oslo E-post: postmottak@kmd.dep.no Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Ved levering til leveringsadressen eller per post skal tilbudet legges i nøytral, lukket konvolutt. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 07/08/2014 klokken 12:00. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 6
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 30/09/2014 klokken 12:00. 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Utkast til kontrakt med bilag Vedlegg 2: HMS - egenerklæringsskjema Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 7