Konkurransegrunnlag. for kjøp av. Finansiell rådgivning til plassering av vergemålsmidler i bankmarkedet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Finansiell rådgivning til plassering av vergemålsmidler i bankmarkedet For levering til Justis- og beredskapsdepartementet, Vergemålsprosjektet 16. mai 2012

2 Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen gjelder Tidsplan for konkurransen KRAV TIL LEVERANDØRENE KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriterier REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Forenklet kunngjøring Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Justis- og beredskapsdepartementet v/vergemålsprosjektet inviterer leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Finansiell rådgivning for plassering av vergemålsmidler i bankmarkedet. Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen, herunder de økonomiske rammevilkårene. I så fall kan konkurransen avlyses uten nærmere begrunnelse. 1.1 Om Oppdragsgiver Vergemålsprosjektet i Justis- og beredskapsdepartementet forbereder gjennomføring av Vergemålsreformen. Regjeringen tar sikte på at ny vergemålslov kan tre i kraft Vergemålsreformen brukes som samlebegrep for de endringer som skal gjennomføres på vergemålsområdet som følge av ny vergemålslov. De mest sentrale endringene er: Modernisering av regelverket på vergemålsområdet Overføring av arbeidsoppgavene fra de kommunale overformynderiene til nye lokale vergemålsmyndigheter hos fylkesmennene Etablere sentral vergemålsmyndighet med klage- og tilsynsfunksjon Etablere en enhetlig og nasjonal forvaltning av de finansielle midler som skal forvaltes av vergemålsmyndigheten Integrere representasjonsordningen for enslige mindreårige asylsøkere i vergemålsmyndigheten 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Prosjektleder Oddbjørn Vassli E-postadresse : oddbjorn.vassli@jd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder En vesentlig arbeidsoppgave hos den nye lokale vergemålsforvaltningen (fylkesmennene) er forvaltning av økonomiske midler som tilhører de vergetrengende. Anslagsvis er det rundt personer som har midler til forvaltning hos 3

4 vergemålsmyndighetene, og samlet sum utgjør rundt 13 milliarder kroner etter nåværende ordning. Det følger av loven at midlene som skal forvaltes, skal plasseres «som bankinnskudd på individuelle konti i bank». Den sentrale vergemålsmyndigheten skal forhandle om innskuddsvilkårene på vegne av fylkesmannen og fastsetter hvilke finansinstitusjoner som skal benyttes for innskuddsformål, jf. 51 i ny vergemålslov. Forespørselen går ut på å bistå departementet med å etablere de rammeavtaler med banker som skal til for at midler fra kan plasseres på individuelle konti i utvalgte banker på avtalte felles vilkår. 1.4 Tidsplan for konkurransen Planlagt Aktivitet 16. mai Konkurranse kunngjort på Doffin 31. mai Tilbudsfrist 1. juni Intervju med aktuelle tilbydere, valg av tilbyder 8. juni Kontraktsinngåelse 11. juni Oppstart Fredag 1. juni er avsatt til avklaringsmøter med aktuelle leverandører. Departementet vil kontakte de aktuelle tilbyderne og opplyse om møtetidspunkt. 2 Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen 2. Tilfredsstillende HMS-system Undertegnet HMS-egenerklæring Leverandører som ikke oppfyller kravene, vil bli avvist fra deltakelse i konkurransen. 4

5 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Myndighetenes målsettinger med den nye plasseringsordningen for vergemålsmidler er: Sikre lik avkastning av midlene som er til forvaltning tilhørende personer under vergemål uavhengig av bosted Sikre størst mulig sikkerhet for midlene gjennom utnyttelse av innskuddsgaranti-ordningen Sikre en økonomisk nøytral ordning når det gjelder avkastning personer under vergemål skal verken tape eller ha vesentlig vinning ved at finansielle midler forvaltes av det offentlige En profesjonell og kostnadseffektiv forvaltning I en egen utredning Bankutredningen - fra Advokatfirmaet Grette DA har departementet fått utredet hvordan en kan gå fram for å etablere sentrale avtaler om plassering av vergemålsmidler og hvilke vilkår dette kan skje på. Denne bankutredningen er nå på begrenset høring fram til 4. juni, og departementet vil deretter beslutte rammene for det videre arbeid med å etablere bankplasseringsordningen for vergemålsmidlene. Utredningen vedlegges. Den finansielle rådgiveren skal delta i departementets arbeid med å utarbeide konkurransegrunnlag, gjennomføre konkurransen for innskudd av vergemålsmidler i banker og inngå de påfølgende avtalene om innskuddsplassering med bankene. Den finansielle rådgiveren skal, i tillegg til å bistå med generell bankanalyse, særlig gi råd om komplekse problemstillinger knyttet til: - bankers prissetting av innskudd og - bankers funding. Rådgiveren vil inngå i et team som består av: Leder av vergemålsprosjektet i departementet Nytilsatt fagdirektør for finans i den nye sentrale vergemålsenheten Tilknyttet juridisk rådgiver Finansrådgiver Den finansielle rådgiverens rolle i prosjektet er med utgangspunkt i kunnskap om kapital- og innskuddsmarkedet for bank å gi faglig begrunnende råd om: hvilke rammer som bør fastsettes for bankplasseringen hvordan konkurransegrunnlaget bør utformes hvordan avtaler bør utformes for at de overordnende målene med plasseringen i bank skal nås. 5

6 Særlig viktig blir det å finne gode løsninger på hvordan utredningens forslag til dynamisk modell kan kombineres med lik rente og økonomisk nøytral avkastning. Det er ønskelig også med kompetanse på og bistand til arbeidet med å utvikle effektive administrative prosesser mellom bankene og vergemålsforvaltningen. Arbeidsformen vil i hovedsak være: Deltakelse på arbeidsmøter i teamet Mindre undersøkelser, analyser og utredninger som ledd i prosessen Tentativ framdrift for arbeidet i 2012 er: Mai Høring Juni Beslutning av rammer Forberedelse konkurransegrunnlag August Kunngjøring av konkurransen September Frist Oktober Vurdering, avklaring, forhandling November Inngåelse rammeavtaler Gjennomførings- og leveringstidspunkt I utgangspunktet vil bistanden foregå i tidsrommet juni 2012 til desember Konkurransen inneholder imidlertid også opsjon for videre bistand i 2013 når det gjelder operasjonalisering og oppfølging av avtalene Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester Bistandsavtalen jfr. Det er ikke tillatt å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting Pris Timepris for tilbudt(e) rådgiver(e) Prisliste for tilbudt(e) rådgiver(e) 30 % Relevant kompetanse for tilbudt(e) rådgiver(e). CV for tilbudt(e) rådgiver(e) med relevante referanser Spesiell utdyping av relevant 40 % 6

7 Personlig egnethet for tilbudt(e) rådgiver(e). kompetanse/erfaring Intervju vil bli gjennomført for de mest aktuelle tilbyderne etter at pris og kompetanse er vurdert 30 % 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Denne anskaffelsens anslåtte verdi antas å ligge under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Konkurranseform Konkurransen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandlinger. Det vil imidlertid ikke bli gjennomført forhandlinger om alle sider ved tilbudet. Bare opplysninger knyttet til tildelingskriteriet personlig egnethet for tilbudt(e) rådgiver(e) vil være gjenstand for forhandlinger i form av et intervju. Bare de to til tre tilbyderne som har fått best uttelling under tildelingskriteriene pris og relevant kompetanse, vil bli kalt inn til forhandlinger/ intervju. Tilbyderne oppfordres derfor til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Finansiell rådgiving bankavtaler. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas 7

8 Tilbudet skal sendes til Prosjektleder Oddbjørn Vassli Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo eller leveras til: Justis- og beredskapsdepartementet Gullhaug Torg 4A Nydalen, Oslo 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til torsdag 31. mai kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 15. juni Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 8