Kragerø kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 22.04.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Medlem Medlem Til stede: Leder Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Rådhuset, formannskapssalen Gotfred Nilsen Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Gotfred Nilsen Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Merete Valstad Øystein Bergh Leder for regnskapsrevisjon Revisor Berit Dalvik Marianne Rogn Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Arne Kristiansen meldte inn ekstrasak under eventuelt: Brannmesteren Finn Ulvund sluttet etter 2 dager. Ref: KV Sakene blei behandla slik: 07 12/2014. Kragerø, 22.04.2014 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 7/14 14/180 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 10.02.2014 8/14 14/182 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 9/14 14/183 ÅRSREGNSKAPET 2013 FOR KRAGERØ KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 10/14 14/185 EIERSKAPSKONTROLL - DELECTO AS 11/14 14/184 ANMODNING - GJENNOMGANG AV KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP IKS 12/14 14/181 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2014 Side 2 av 8
Sak nr. 7/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 10.02.2014 Møteprotokollen fra 10.02.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Vedtaket var enstemmig. Møteprotokollen fra 10.02.2014 godkjennes. Sak nr. 8/14 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalget har ikke mottatt regnskapet fra Kragerø havnevesen KF og kan ikke behandle saken. Den utsettes til neste møte. Telemark kommunerevisjon IKS har levert negativ beretning. Revisor presenterte den negative revisjonsberetningen. Økonomisjefen opplyste at styret behandlet regnskapet 22.04.2014. Det vil bli sendt revisor umiddelbart. Gotfred Nilsen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig godkjent: Kontrollutvalget har ikke mottatt regnskapet fra Kragerø havnevesen KF og kan ikke behandle saken. Den utsettes til neste møte. Telemark kommunerevisjon IKS har levert negativ beretning. Side 3 av 8
Kontrollutvalget har mottatt negativ beretning fra Telemark kommunerevisjon IKS Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2013 ikke godkjennes. Sak nr. 9/14 ÅRSREGNSKAPET 2013 FOR KRAGERØ KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2013: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for 2013. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 526 311 766 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Investeringsregnskapet viser et udisponert beløp på kr 1 783 652. Kontrollutvalget viser til revisors presisering om levering av årsregnskap og årsmelding. Videre til innrapporteringen til Finansdepartementet. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2013 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2013, datert 08.04.2013 følger vedlagt. Årsberetningen 2013 lå ikke ved saken. Kontrollutvalget ber om å få den ettersendt. Årsberetningen er gjennomgått av revisor og funnet konsistent med regnskapet. Regnskapssjefen la fram kommunens regnskap for 2013. Revisor la fram revisjonsberetningen og rapport til kontrollutvalget. Olav Steinar Bråtane satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Side 4 av 8
Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2013: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for 2013. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 526 311 766 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Investeringsregnskapet viser et udisponert beløp på kr 1 783 652. Kontrollutvalget viser til revisors presisering om levering av årsregnskap og årsmelding. Videre til innrapporteringen til Finansdepartementet. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2013 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2013, datert 08.04.2013 følger vedlagt. Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2013: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 526 311 766 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Investeringsregnskapet viser et udisponert beløp på kr 1 783 652. Kontrollutvalget viser til revisors presisering om levering av årsregnskap og årsmelding. Videre til innrapporteringen til Finansdepartementet. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2013 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2013, datert 08.04.2013 følger vedlagt. Side 5 av 8
Sak nr. 10/14 EIERSKAPSKONTROLL - DELECTO AS Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende punkter: Kragerø kommune Gjennomfører systematisk folkevalgtopplæring om eierstyring Fullfører arbeidet med eiermelding Oppdaterer kommunens delegasjonsreglement, slik at det er i samsvar med kommunestyrets vedtak Delecto AS Får avklart om selskapet er omfattet av reglene om offentlige anskaffelser Fører journal i samsvar med reglene i arkivloven Sikrer at styreprotokollene signeres i samsvar med aksjelovens krav Kommunestyret ber om å få tilbakemelding på rapporten og gjennomføringen av anbefalingene fra Kragerø kommune og Delecto AS innen 6 mnd. Leder for regnskapsrevisjon/revisor presenterte rapporten og gikk gjennom de enkelte elementene. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende punkter: Kragerø kommune Gjennomfører systematisk folkevalgtopplæring om eierstyring Fullfører arbeidet med eiermelding Oppdaterer kommunens delegasjonsreglement, slik at det er i samsvar med kommunestyrets vedtak Delecto AS Får avklart om selskapet er omfattet av reglene om offentlige anskaffelser Fører journal i samsvar med reglene i arkivloven Side 6 av 8
Sikrer at styreprotokollene signeres i samsvar med aksjelovens krav Kommunestyret ber om å få tilbakemelding på rapporten og gjennomføringen av anbefalingene fra Kragerø kommune og Delecto AS innen 6 mnd. Sak nr. 11/14 ANMODNING - GJENNOMGANG AV KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP IKS Kontrollutvalget viser til mottatt henvendelse fra Kragerø Arbeiderparti og kopi av brev fra konst. Styreleder til formannskapet. Kontrollutvalget viser til tidligere selskapskontroll fra kontrollutvalget og selskapets egne undersøkelser. Kontrollutvalget synes det er for tidlig med en ny kontroll nå. Kontrollutvalget vil senere invitere ledelsen til møte i kontrollutvalget for å gi en redegjørelse om selskapet. Leder presenterte henvendelsen som kontrollutvalget hadde mottatt fra Kragerø Arbeiderparti og kopi av brev til Kragerø Formannskap fra konst. styreleder Helle Hogner. Revisor viste til forespørsel fra kontrollutvalget kva de kunne bidra med. Hun presenterte 3 innfallsvinkler: Invitere selskapets leiing til å redegjøre for virksomheten Gjennomføre en enkel undersøkelse Gjennomføre et forvaltningsprosjekt Kontrollutvalget viser til at selskapet er nylig omorganisert fra aksjeselskap til interkommunalt selskap. Det er tidligere gjennomført eierskapskontroll. Selskapet har selv hatt gjennomgang av virksomheten fra egen revisor. Kontrollutvalget synes det er for tidlige med ny gjennomgang fra kontrollutvalgets side. Kontrollutvalget ønsker å invitere ledelsen til å gi en redegjørelse om selskapet på et senere tidspunkt. Kommunerevisjon utarbeider spørsmål til en slik redegjørelse. Vedtak om å ikke utføre kontroll nå og heller invitere ledelsen i Kragerø Fjorbåtselskap IKS til å gi en redegjørelse senere ble vedtatt enstemmig. Uten innstilling. Side 7 av 8
Sak nr. 12/14 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2014 1. Saken blir tatt til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til artikkel i media om brannmester som sluttet etter 2 dager. Kontrollutvalget ber om å få kopi av oppsigelsesbrevet og å få en orientering fra rådmannen i neste møte. Leder presenterte saken under eventuelt. Tilleggssak om Brannmester som sluttet etter 2 dager ble diskutert. Det ble vist til oppslag i media. Kontrollutvalget ber om å få kopi av oppsigelsesbrev og ber rådmannen komme i neste møte og orientere om saken og kva som har skjedd. Vedtaket vart enstemmig. Saken blir tatt til orientering. Side 8 av 8