Møte nr: 4/12 Møtedato: Tid: kl kl Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 24/12 30/12

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/12 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 24/12 30/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Erling Rød (Frp) - deltok ikke under behandling av sak 29/12 Ingebjørg Solbakk (H) Marit Hafsås (Ap) Odd-Helge Gravem (Ap) Ingen Nils Ulvund (Sp) Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 24/12 28/12) Gunnvald Granmo, økonomisjef (under sak 24/12 26/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Sak nr. 29/12 ble behandlet til slutt i møtet etter behandling av sak nr. 30/12. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 24/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. JUNI 2012 PS 25/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 26/12 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2.TERTIAL 2012 PS 27/12 PS 28/12 ØKONOMISITUASJONEN FOR SUNNDAL KULTURFESTIVAL A/S OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 PS 30/12 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6

2 PS 24/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. JUNI 2012 Protokollen fra møte 19. juni 2012 godkjennes. Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 25/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 12/12 Eierskapsmelding for Sunndal kommune sluttbehandling hoveddel - saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 54/12 RS 13/12 Møteprotokoll fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalg Sekretær og leder refererte fra møtet i samarbeidsforumet. Orienteringssaker: OS 24/12 Styreprotokoll Sunndal Energi KF OS 25/12 Styreprotokoll Sunndal Energi KF OS 26/12 Protokoll fra styremøte i NIR nr 3/2012, Kontrollutvalget bemerket at den nye styresammensetningen i NIR ikke er meldt inn til foretaksregisteret. OS 27/12 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr. 2/2012, OS 28/12 Protokoll fra styremøte i NIR nr 4/2012, Kontrollutvalget stilte spørsmål omkring konkursen i NEKS og muligheten for videre drift i selskapet. OS 29/12 KU sekretariatet og samarbeidsforumet. Årsmelding 2011 OS 30/12 OS 31/12 Rapport frå tilsyn med undersøking og evaluering av hjelpetiltak ved Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll (2 avvik) Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering. Side 2 av 6

3 Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Det er innført et eget internkontrollsystem for rådhuset. Dette systemet skal etableres hos de øvrige avdelingene i kommunen. Det arbeides også med å få etablert et digitalt system for internkontroll og kvalitetssikring av tjenestene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport våren OS 32/12 Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Sunndal kommune har nylig avviklet en beredskapsøvelse. Det er ansatt en person i 50 % stilling som skal utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er også foretatt en gjennomgang av kommunens beredskapsplan. Kontrollutvalget vil be om en ny status rapport våren OS 33/12 Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll Fra ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det foreligger nå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har hatt store utfordringer med å fungere etter intensjonen. Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Situasjonen for den interkommunale barneverntjenesten er nå bedre. Samtlige stillinger vil snart være besatt og sykefraværet har gått ned. Utfordringen har vært stor avskalling av personalet som en konsekvens av sammenslåingen av tjenesten. Det skal foretas en ekstern evaluering av det interkommunale samarbeidet i Det arbeides også med å få etablert et godt samarbeid med andre instanser som skole, barnehage, PPT etc. Kontrollutvalget setter saken fortsatt under observasjon og vil be om en ny rapport høsten OS 34/12 Holten barnehage manglende finansiering Sunndal kommune vedtok i 2008 en utvidelse av barnehagetilbudet ved Holten barnehage. Kommunen gikk senere til innkjøp av en eiendom som lå i tilknytning til den eksisterende barnehagen i den hensikt å utvide kapasiteten ved barnehagen. Den nye eiendommen skulle oppgraderes og tilpasses til barnehagedrift. Rådmann Per Ove Dahl redegjorde for historien bak utvidelsen av Holten barnehage og årsaken til de store overskridelsene som oppgraderingen og tilpasningen til barnehagedrift av eksisterende bygg medførte. Kommunestyret vedtok i møte , i sak 58/12, den budsjettmessige oppdekking av manglende finansiering av Holten barnehage 5 års avdeling, på 2,5 mill. kroner. Kontrollutvalget ser med dette saken som avsluttet. OS 35/12 Referat fra kurs for kontrollutvalg i Molde , arr. KS Møre og Romsdal Sekretær refererte fra kurset som KS i Møre og Romsdal arrangerte på Rica Seilet i Molde 17. september. Målgruppen for kurset var ledere/nestledere av kontrollutvalg, ordførere, rådmenn og kommunestyremedlemmer. Tema for kurset var den gode samhandlinga mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Sunndal var ikke representert ved kurset. Side 3 av 6

4 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 26/12 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2012 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2012, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Økonomisjef Gunnvald Granmo orienterte om regnskapet og den økonomiske situasjonen for kommunen. Økonomisjefen redegjorde for årsakene til enkelte enheters regnskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Økonomisjefen og rådmann Per Ove Dahl svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 27/12 ØKONOMISITUASJONEN FOR SUNNDAL KULTURFESTIVAL A/S Kontrollutvalget i Sunndal har drøftet den økonomiske situasjonen til Sunndal Kulturfestival AS. Kontrollutvalget ber om at Sunndal kommunestyre krever ekstraordinær generalforsamling i selskapet for å sørge for at egenkapitalen i selskapet blir styrket. Leder innledet til saken. Rådmann Per Ove Dahl redegjorde for den økonomiske situasjonen for Sunndal Kulturfestival AS og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalget hadde en grundig drøfting av selskapets likviditetsmessige situasjon og mulige brudd på aksjelovens bestemmelser om krav til egenkapital for aksjeselskap. Kontrollutvalget vil be om at kommunestyret krever ekstraordinær generalforsamling i selskapet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag framsatt i møtet. (5 voterende) PS 28/12 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE Side 4 av 6

5 Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune, datert 9. oktober 2012, herunder forvaltningsrevisors vurderinger av kommunens oppfølging, til etterretning. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for kommunens oppfølging av revisjonens anbefalinger i forvaltningsrapporten. Kontrollutvalget ser positivt på at grunnskoletjenesten i Sunndal kommune har gjennomført en så grundig oppfølging av revisjonens anbefalinger og iverksatt tiltak for å endre de problemområdene som forvaltningsrevisjonsprosjektet avdekket i Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2012, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til innholdet i revisjonsplanen og redegjorde for de endringer som gjelder for 2012, samt de risikoforhold som er konstatert. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 30/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune ble behandlet i KU sak 31/10. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt i K sak 04/ : Oppfølging av rapporten ble behandlet i dagens møte i sak PS 28/12. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering : Rådmann orienterte. Det er innført et eget internkontrollsystem for rådhuset. Dette systemet skal etableres hos de øvrige avdelingene i kommunen. Det arbeides også med å få etablert et digitalt system for internkontroll og kvalitetssikring av tjenestene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport våren 2013 Side 5 av 6

6 Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen : Rådmann orienterte. Det er ansatt en person i 50 % stilling som skal utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er også foretatt en gjennomgang av kommunens beredskapsplan. Kontrollutvalget vil be om en ny status rapport våren Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll Fra ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det foreligger nå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har store utfordringer med å fungere etter intensjonen : Rådmann orienterte. Situasjonen for den interkommunale barneverntjenesten er nå bedre. Samtlige stillinger vil snart være besatt og sykefraværet har gått ned. Det skal foretas en ekstern evaluering av det interkommunale samarbeidet i Kontrollutvalget setter saken fortsatt under observasjon og vil be om en ny rapport høsten Holten barnehage manglende finansiering Sunndal kommune vedtok i 2008 en utvidelse av barnehagetilbudet ved Holten barnehage. Kommunen gikk senere til innkjøp av en eiendom som lå i tilknytning til den eksisterende barnehagen i den hensikt å utvide kapasiteten ved barnehagen. Den nye eiendommen skulle oppgraderes og tilpasses til barnehagedrift. I ettertid er prosjektet blitt betydelig dyrere enn antatt, samtidig som tilskuddsandelen ble mindre enn forventet : Rådmann redegjorde for historien bak prosjektet Holten barnehage og årsaken til de store overskridelsene som oppgraderingen og tilpasningen til barnehagedrift av eksisterende bygg medførte. Kontrollutvalget ser saken som avsluttet. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som står på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker til oppføring på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Trond M. Hansen Riise Marit Hafsås Erling Rød leder Ingebjørg Solbakk Nils Ulvund Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6