Møte nr: 4/14 Møtedato: Tid: kl kl Sunndal Voksenopplæring / Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 26/14 32/14

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/14 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Sunndal Voksenopplæring / Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 26/14 32/14 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Kari Kittelsen (V) Edel Magnhild Hoem (SV) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Anne Berit Vullum, pleie- og omsorgssjef, (under sak 31/14) Gunnar Olav Furu, plansjef (under sak 31/14 og 32/14) Ole Magne Ansnes, kultursjef (under sak 31/14 ) Gøril Skeie, rektor (Sunndal Voksenopplæring) Eli Smisetfoss, rådgiver (Sunndal Voksenoppl.) Møtet startet med virksomhetsbesøk ved Sunndal Voksenopplæring. Deretter fortsatte møtet i formannskapssalen i Sunndal rådhus. Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 26/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2014 PS 27/14 PS 28/14 REFERAT OG ORIENTERINGER FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING PS 29/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2014 PS 30/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 PS 31/14 PS 32/14 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8

2 PS 26/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2014 Protokollen fra møte 17. juni 2014 godkjennes. Leder orienterte. Sekretæren viste til sak PS 25/14 Eventuelt og orienterte om status i enkelte saker. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 27/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 11/14 RS 12/14 RS 13/14 Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal valg av organisasjonsform videre prosedyre - saksprotokoll Sunndal kommunestyre , sak 48/14 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll kommuner» - saksprotokoll Sunndal kommunestyre , sak 49/14 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 23/14 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 3/2014, OS 24/14 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr. 2/2014, OS 25/14 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF OS 26/14 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF Saker u.off. ble delt ut i møtet. OS 27/14 OS 28/14 Habilitet for lokalpolitikere «Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det» - artikkel fra Kommunal Rapport, Virksomhetsbesøk ved Sunndal Voksenopplæring omvisning og orientering fra skolens administrasjon Kontrollutvalget hadde gjort avtale om et virksomhetsbesøk ved Sunndal Voksenopplæring i forbindelse med utvalgets møte Hensikten med Side 2 av 8

3 besøket var å få en orientering og omvisning i skolens lokaler. Under virksomhetsbesøket var skolen representert ved rektor Gøril Skeie og rådgiver Eli Smisetfoss som orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Sunndal Voksenopplæring holder til i nye, fine lokaler i Nordmørsvegen 3 på Sunndalsøra og har p.t. 202 elever fordelt på personer med lovlig opphold i Norge og asylsøkere, inkl. enslige mindreårige flyktninger. I tillegg vil de fra selge tjenester til Nesset kommune for opplæring til flyktninger bosatt i Nesset. Skolens primære formål er å styrke innvandrernes muligheter for deltakelse i yrkes- og samfunnsliv og deres økonomiske selvstendighet. Lov om introduksjonsordning regulerer introduksjonsprogrammet og opplæringen som gis i norsk og samfunnskunnskap. Opplæringsloven gir rettigheter til grunnskoleopplæring til alle med lovlig opphold i Norge. Formålet er at det skal medvirke til større likestilling og større sjanser til deltakelse i arbeidslivet for utlendinger som oppholder seg i Norge. Undervisningen som tilbys følger læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. Med Kunnskapsløftet får elevene det samme tilbudet som etnisk norske. Skolen har ansvar for det to-årige introduksjonsprogrammet som tilbys flyktninger og innvandrere med rett og plikt til undervisning i norsk og samfunnskunnskap. For de elevene som går i videregående opplæring, kan introduksjonsprogrammet utvides til et 3-årig programløp. Skolen har tilpasset undervisningen til elevenes ferdighetsnivå og tilbyr 2 kvalifiseringsløp for bosatte flyktninger i introduksjonsprogrammet. Arbeidslinja forbereder deltakelse i yrkeslivet og inneholder norskopplæring og ulike kvalifiserende kurs. Elever uten skrive- og leseferdigheter på eget morsmål følger arbeidslinjen. Utdanningslinja forbereder til videregående opplæring og inneholder eksamensrettet grunnskoleopplæring til personer over skolepliktig alder. Mange av elevene velger yrkesrettet utdanning. Av de 23 personene som avsluttet introduksjonsprogrammet i 2013 gikk 7 personer over i ordinært arbeid, 12 personer gikk over i videreg. opplæring og av de øvrige 4 ble 3 overført til NAV på andre tiltak og 1 sluttet grunnet sykdom. Sunndal kommune har lykkes med sitt integreringsarbeid og har en måloppnåelse på 82,6 %, noe som er svært høyt på landsbasis. FAFO-rapport 2014 «Rett til utdanning» viser at Sunndal voksenopplæring har høyest andel introduksjonsdeltakere i grunnskoleopplæring. Etter orienteringen fikk utvalget en omvisning i skolens lokaler og fikk hilse på en del av elevene i deres undervisningssituasjon. Utvalgets leder takket til slutt rektor Gøril Skeie for en god og informativ orientering til kontrollutvalget. OS 29/14 Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS Kultursjef Ole Magne Ansnes orienterte. Avviklingen av selskapet er i gang og det er valgt et avviklingsstyre som består av personer fra styret for Sunndal Kulturfestival AS. Sunndal kommune, med eierandel på 50 %, er ikke representert i avviklingsstyret. Det vil ikke være midler i boet til at kommunens utestående krav til selskapet blir dekket inn og må derfor tapsføres i sin helhet. Kultursjefen antar at prosessen vil være avsluttet i slutten av november. Side 3 av 8

4 OS 30/14 Utleie av kommunale anlegg Kultursjef Ole Magne Ansnes redegjorde for reglene for utleie av kommunale anlegg. Reglementet for 2014 gir utleier mulighet til å øke prisene for kommersielt bruk. Kontrollutvalget stilte spørsmål til om reglementet kunne føre til en form for konkurransevridning. Det kan være grunnlag for å foreta en gjennomgang av reglementet og samordne de forskjellige kommunale anleggene. Kulturhuset har detaljerte regler for utleie til lag og organisasjoner, samt eget reglement for utleie til kommersielle aktører. Kultursjefen ga en generell orientering om driften av kulturhuset. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 28/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: «Kommunal praktisering av innkreving av gebyr for byggesak og planbehandling i Sunndal kommune». 2. Undersøkelsen skal omfatte problemstillinger som fremgår av protokollen. 3. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. 4. Prosjektplan utarbeides og legges fram for kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Leder og sekretær orienterte. Utvalget hadde en grundig drøfting av hvilke områder som kunne være grunnlag for en forvaltningsrevisjon og samlet seg tilslutt om følgende prosjekt: Kommunal praktisering av innkreving av gebyr for byggesak og planbehandling i Sunndal kommune. Kontrollutvalget ønsker at undersøkelsen skal se nærmere på følgende problemstillinger: - Praktiseres gebyrinnkrevingen ihh. til gjeldende regelverk? - Likebehandles aktørene? - Har kommunen blitt påført økonomiske tap? - Økonomisk internkontroll knyttet til gebyrinnkrevingen? Prosjektet kommer ikke inn under prioritert område i pkt. 3.2 i Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Undersøkelsen skal omfatte følgende problemstillinger : Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Side 4 av 8

5 4. Prosjektplan utarbeides og legges fram for kontrollutvalget i kommende møte. PS 29/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2014 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 til orientering. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 30/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2014, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer vedr. risikoforhold og kommunens internkontroll. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 31/14 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering. Det er tidligere orientert fra rådmannen om at arbeidet med innføring av internkontrollsystemet er godt i gang, men ble litt forsinket i framdriften. Det er ventet at opplæring og innføring av systemet skal være ferdig innen utgangen av inneværende år og implementering av systemet vil skje i : Kontrollutvalget ønsker til neste møte en statusrapport om arbeidet med internkontrollsystemet er i tråd med tidsplanen. Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse Side 5 av 8

6 hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse : Kontrollutvalget ønsker en orientering fra prosjektleder om arbeidet med ROS-analysen til neste møte. Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS Kontrollutvalget behandlet i møte i sak 27/12 økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Sunndal kommunestyre behandlet søknad fra Sunndal Kulturfestival AS om ny egenkapital i møte i sak 103/12. Det ble vedtatt å styrke egenkapitalen i selskapet med kr ,-. På bakgrunn av vedtak i kommunestyre i sak 103/12 og rådmannens orientering til kontrollutvalget i møte ønsket kontrollutvalget at ordfører og rådmann kommer i kontrollutvalgets første møte i 2013 og gir en statusrapport om situasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Utvalget har blitt løpende orientert i 2013, men ønsket å følge saken videre : Kultursjef Ole Magne Ansnes orienterte. Avviklingen av selskapet er i gang og det er valgt et avviklingsstyre som består av personer fra styret for Sunndal Kulturfestival AS. Det antas at prosessen vil være avsluttet i slutten av november. Kontrollutvalget vil følge saken videre til den er endelig avsluttet. Sekretæren ble bedt om å sende brev til ordføreren med div. spørsmål omkring avviklingsprosessen. Dørumtomta i Sunndal Det har vært forhandlinger mellom Sunndal kommune og utbyggerne på Dørumtomta om en parkeringskjeller. Det skal dannes et aksjeselskap Sunndal Parkering AS hvor det vurderes om Sunndal kommune skal gå inn med en eierandel på 50 %. Den andre aksjonæren er Utbyggeren AS som eies av Coop og Amfigruppen. Kontrollutvalget ønsket å følge med slik at denne saken blir tilstrekkelig belyst. Det er fremmet krav om lovlighetskontroll av kommunestyrets vedtak i k-sak 119/12 og saken er oversendt Fylkesmannen i M&R. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre. Saken overføres fra oppfølgingslisten for 2012 og 2013 til oppfølgingslisten for : Plansjef Gunnar Olav Furu orienterte. Det foreligger nå svar fra Fylkesmannen i M&R til lovlighetskontroll av k-sak 119/12. Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å oppheve kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Rapport fra uanmeldt tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang, Sunndal kommune, Sunndal helsetun 2013 Helsetilsynet v/fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang ved Sunndal helsetun. Tilsynet avdekket 2 avvik som bygget på brudd på lover og forskrifter som regulerer kommunens tjeneste på dette området. Kontrollutvalget så alvorlig på de funn som fremgår av tilsynsrapporten fra Helsetilsynet v/ Fylkesm. i Møre og Romsdal og vil be rådmann om skriftlig dokumentasjon når avvikene er lukket : Pleie- og omsorgssjef Anne Berit Vullum orienterte. Tiltakene som ble iverksatt var tilstrekkelig for å lukke avvikene. Avviket er nå lukket og tilsynet avsluttet. Grunnet sykdom i Fylkesmannens stab ble svarbrev til Sunndal kommune forsinket. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Utleie av kommunale anlegg Sunndal kommune leier ut anlegg til lag og foreninger etter leiesatser som ikke dekker kapitalkostnadene. Ved utleie til kommersielle aktiviteter er administrasjonen gitt fullmakt til å ta høyere leiesatser. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering fra kommunens Side 6 av 8

7 administrasjon om hvordan denne ordningen praktiseres ved utleie til kommersielle trimaktiviteter : Kultursjef Ole Magne Ansnes orienterte. Reglementet for 2014 gir utleier mulighet til å øke prisene for kommersielt bruk. Det kan være grunnlag for å foreta en gjennomgang av reglementet og samordne de forskjellige kommunale anleggene. Sekretær orienterte. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende saker: 1. Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS 2. Dørumtomta i Sunndal 3. Rapport fra uanmeldt tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang, Sunndal kommune, Sunndal helsetun 4. Utleie av kommunale anlegg Pleie- og omsorgssjef, plansjef og kultursjef møtte på vegne av rådmann og orienterte om status i den enkelte sak og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 32/14 EVENTUELT Kommunalt garasjeanlegg i Edvard Svanøesgt. Kontrollutvalget hadde bedt om en orientering fra kommunens administrasjon om hvordan disse garasjene disponeres. Det var overfor kontrollutvalgsmedlemmer hevdet at garasjeanlegget ble disponert av kommunalt ansatte til privat bruk. og konklusjon Plansjef Gunnar Olav Furu orienterte. Garasjeanlegget brukes til kommunalt lager og annen kommunal virksomhet. Han var ikke kjent med at kommunalt ansatte benyttet dette til private formål. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å følge den saken videre. Utsmykking av offentlige bygg Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra en innbygger om de som disponerer kontorlokaler på rådhuset har anledning til å «dekorere» vinduene selv. Det ble stilt spørsmål om dette er i samsvar med kommunens utsmykkingskomité for rådhuset. Plansjefen orienterte. Kommunen er oppmerksom på hva dette gjelder og vil se nærmere på «problemet». Side 7 av 8

8 Anskaffelser av byggetjenester Kontrollutvalget har blitt kontaktet av en av kommunens innbyggere vedr. kommunens praksis ved anskaffelser av byggetjenester. Det ble stilt spørsmål om det kan være brudd på lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalgets konklusjon Vedkommende som har henvendt seg til kontrollutvalget blir bedt om å sende en skriftlig henvendelse med mer detaljerte opplysninger om det som påstås kan være brudd på anskaffelsesreglene. Oppfølging av mislighetssak - U.off. ihht: Off.l. 24, andre ledd Med henvisning til Kommunelovens 31, 2 og Off. lovens 24 andre ledd ble møtet lukket under behandling av denne saken. Opphør av arbeidsforhold i Sunndal kommune - Orientering fra leder U.off. ihht. Fvl. 13 Med henvisning til Kommunelovens 31, 2 og Forv.l. 13 ble møtet lukket under behandling av denne saken. Trond M. Hansen Riise Odd Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Edel Magnhild Hoem Kari Kittelsen Åse Solveig Eriksen rådgiver Side 8 av 8