BI Studentsamfunn Bergen 05.02.16 Referat Styremøte 05. Februar 2016 BI Bergen
Sted: Kontoret Tid: 15.00 Ikke til stedet: HR, HR3, FA og NA Sak 17 16 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjent Sak 18-16 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR-ansvarlig som referent. Forslag til vedtak: Godkjent Sak 19-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjent Sak 20 16: Oppføring av eventueltsaker Sak 21-16 Orienteringssak: «Siden sist» Leder: - Siden sist har jeg jobbet med den nye strategien til BIS samt arrangert vinterlekene på Storefjell. - Vi hadde strategimøte fra fredag til søndag.
- Det er satt at vi skal gjennomføre de fleste endringene på førstkommende GF om forsamlingen stemmer gjennom endringen. - Det vil også bli avholdt en obligatorisk strategi kveld for de engasjerte hvor planene blir lagt frem. Her vil vi gå gjennom den nye strukturen og strategien grundig samt åpne for spørsmål fra salen. - Søndag til onsdag gikk i arrangering samt deltakelse av VL2016. Tilbakemeldingene har veldig positive og vi kan konkludere med at VL 16 på Storefjell var en suksess. HR: - Daglig drift. - Litt promotering og forberedelser til GF. - Skal ha stand 9.2. - Internevalueringene er 100% fullført. Kommunikasjonsansvarlig: - Siden sist har KA jobbet med Februar do-plakaten som nå er hengt opp. - Det har også vært en del arbeid i forbindelse med rekrutteringsfilmen til BIS. Den har jeg filmet i samarbeid med en som driver med film i KU, samt har BIS entertainment stilt med flinke skuespillere og rolleliste. - Ellers jobber jeg med ferdigstillelse av den nye hjemmesiden - som nå er 90% ferdig, men vi sliter litt med en del av bildene. Næringslivsansvarlig: - I forrige uke gjennomførte Næringslivsutvalget en workshop med den hensikt å pusse opp bedriftporteføljen til utvalget. Nye bedrifter inn og gamle ut. - For øvrig har uken gått til daglig drift, et par bedrifter til stand og noe planlegging av bedriftspresentasjon. Veiledet og arrangert bedriftspresentasjon med danske bank, som econa hadde ansvaret for.
Sosialansvarlig: - Deltatt som frivillig på Vinterlekene : et veldig vellykket arrangement som det var gøy å være en del av - Begynt litt smått på planlegging av BIS sin overlappingstur - Oppfølging av BISI og Fadderstyret. BISI har ryddet idrettslageret(yay). Hatt en del møter med administrasjonen anngående fadderuken for å sikre god dialog fra dag 1 - Møter med metroguttene og planlegging av vårsemesteret mtp arrangement som vil foregå der - Uken som kommer er det 2 stk arrangement på rederiet: Et lukket bli-kjent arrangement for volley gutter og volley jenter på tirsdag - Og JUBILEUMSFESTEN på torsdag som blir et arrangement for å markere samarbeidet mellom BIS og Metro. Økonomiansvarlig: - Vinterlekene har gått av stabelen. Og har vært involvert en del der med det økonomiske, spørsmål, betalinger og lignende. - Ellers var arrangementet veldig bra, og jeg sitter igjen med ett veldig positivt inntrykk. Spesielt med tanke på skader og andre uheldige episoder. Og tror alle storkoste seg, og håper at hotelle vil ha os der igjen. - Litt rot med enkelte ting innad med økonomi og slikt. Men glad jeg tok med bankbrikken til VL, og alltid var tilgjengelig. Politisk ansvarlig: - Uken som har vært har vært veldig innholdsrik og mye har skjedd.
- Jeg har vært på Bli kjent-seminar med SIB sammen med Tor Olav, før vi var ute på en koselig sosialkveld med BIS. Bli kjent-seminaret var veldig hyggelig og relativt informativt. - Jeg har også vært på seminar-helg med Velferdstinget. Dette var en nyttig helg som jeg fikk mye utbytte av. Det var også hyggelig å bli kjent med nye representanter fra de respektive institusjonene. - Som dere skjønner av sakslisten har jeg vært i møte med Byråd for byutvikling, mer om dette kommer i egen sak. Jeg var også på et forberedende møte i forkant sammen med de andre studentlederne i Bergen. To veldig gode møter. - Sist men ikke minst har vært og Haakon vært i møte i Velferdstinget. Der kom saken om differensiert treningsavgift opp. Derfor var det en del jobb i forkant av møtet for å sikre samarbeid med de andre institusjonene. Det var et hissig møte med en frisk debatt. Det hele endte heldigvis i vår favør, og differensiering ble nedstemt (for denne gang ihvertfall...) - Dette var en stor seier for studentene på BI (selv om vi sikkert må ta kampen flere ganger), og vi er veldig fornøyde Markedsansvarlig: - Jeg har vært i møte med Dada Hårsalong. De er veldig interessert i et samarbeid med BIS Bergen, og jeg skal på nytt møte neste uke for å se på hvilke type rabatter og tilbud de kan gi oss. - Avtalen med OPPSIG naprapatklinikk har blitt sluppet, og de sto på stand i dag 4. februar, og de var kjempefornøyde og veldig takknemlige for denne muligheten - Har vært i møte med Sinco, sammen med Tor og Arielle. Sinco er ikke fornøyd med oppslutningen av studenter på Metro, eller på antallet mtp. hvor mange arrangementer vi gjennomfører. Skal på nytt møte med de i morgen for å avklare litt mer. - Har planlagt stand sammen med Sinco. De kommer med representanter fra Brukbar, SUMO, Los Tacos og Metro neste onsdag, for å dele ut mat og premier.
- Har planlagt fest sammen med Sinco. Neste torsdag arrangeres "Jubileumsfesten" for å feire samarbeidet mellom BIS Bergen og Sinco i 10 år.. Arrangementet kommer på Facebook i kveld - Har planlagt stand for Markedsutvalget neste torsdag. Her skal vi generelt promotere for de ulike avtalene våre. - Programbladet med samarbeidsavtalene er ferdig designet, og blir delt ut på skolen i løpet av neste uke. - Ellers er nestleder og undergruppeansvarlig i MU godt i gang med å innhente info fra undergrupper om hvilke avtaler de har, hva de trenger osv.. Vi har et CRM-system på dataen på kontoret, men jeg tror jeg må søke om støtte til et nytt program som egner seg bedre. Dette vil komme spesielt godt til nytte for neste MANA :) Fagansvarlig: - Møte med KR Her ble det enighet om at jeg, gjerne sammen med resten av bis finner en dag vi alle kam treffes Og så skal jeg begynne arbeidet med å få utbedret bybanestoppet på Florida. - VL - et flott arrangement - Møte i VT Seier til bi vedrørende difrensiert treningsafgift Lise utdyper - Nytt verv i VT Dette skaper litt utfordringer, men dette vil jeg ta opp på neste møte Sak 22-16 -Til Orientering: Møte med Byråd for byutvikling PA har vært i studentledermøte med Byråd for byutvikling og ønsker å orientere resten av ledelsen om hva som ble sagt der. PA orienterer videre. PA: Vært på møte med byrådet. Her tok vi opp ett par punker som vi mener var viktige. Bla. studentboliger. Har fått klarsignal nå om bygging. Ett annet tema, var Bergen som sykkelby og at det skal bli satt sykkelstasjoner rundt om på instuisjonene. Saken om bybanestoppet Florida ble tatt opp. dette i den forbindelse at vi mener det er ett farlig kryss. Komunen stiller seg åpen for å hjelpe til med å finne plasser til internship. Skal bla. legge plass for bedrifter slik at de kan ha prakssisplasser. Skal ha et oppfølgingsmøte fortlåpende om alt dette. Dersom det er noen saker dere vil videreformiddle, så kan dere ta det opp med meg. Har møter hvor vi kan ta opp disse innspillene for at ting skal bli bedre. Leder: Fått to forespørsler om at søknaddsfristen er flyttet frem til 15. Februar for å søke NHH. Vi kommer ikke til å promotere dette, da det er vår konkurrent. Dermed er
forespørselene avslått. Ellers høres det veldig bra ut, og vi kommer til å gi beskjed dersom det er noe vi vil ta opp. Sak 23 16 Til diskusjon: Endring av navn på idrettslag KA ønsker å legge frem et forslag om at alle grupper tilknyttet BISI bør ha "BISI" i sitt navn, spesielt da med tanke på Facebook. Eksempelvis: BISI håndball, BISI Lacrosse - cheetahs, BISI fotball - FK tyngden. Dette vil gjøre det lettere for studentene å finne frem samt at man tydelig ser hvem som ligger under BISI. Slik det er på den nye hjemmesiden nå så har jeg fulgt denne malen. Alle idrettslag som ligger under kategorien BISI heter nå også BISI i navnet sitt. KA orienterer videre. KA: Er ikke så mye mer å si enn at det bør være BISI, slik at det blir enklere for folk å finne frem til lag. SA: Merket dette når vi hadde undergruppedagen, at det er veldig rotete. Dette forslaget vil gjøre prosessen mye enklere. ØA: Trodde dette var noe man egentlig måtte ha Leder: Noen som vet hva de gjør på andre skoler? PA: De andre har det, for det er veldig ryddig og du får alle opp når du f.eks. søker BISI. Leder: Utvilsom at det er bra at de heter BISI, men skal de ha sporten forran, eller skal de kunne velge? SA: Dette mener jeg de bør få velge selv. KA: Det blir mye mer ryddig dersom det står BISI idretten - navnet. Lettere å finne frem dersom sporten også står. Leder: Helt enig i dette, tror det ikke vil være noe problem. Men sporten må de velge selv. Må melde dette opp til en behandlingssak til madag, så tar vi det da som et vedtak. SA: Frem til mandag kan jeg høre om de kan bytte og dersom det går. SA, tar det videre. Sak 24-16 - Til diskusjon: Alle undergrupper/utvalg bør ha egen mail
Per dags dato er det mange undergrupper og utvalg som ikke har egen mail tilknyttet sin gruppe. En overlapping vil være langt lettere dersom alle grupper oppretter en egen mail. Der kan påtroppende leder/styre se hva avtroppende leder har gjort og hvem vedkommende har hatt kontakt med. I tillegg kan avtroppende styret legge inn dokumenter, referater, logoer, bestillinger og lignende inn på disk som vil gjøre at man lett kan ha dette tilgjengelig. KA orienterer videre. KA: Merker at der ser veldig mange som sender mail til meg fra sin personlige mail, og da går mye informasjon tapt til den neste som skal ta over. ØA: Hvis vi skal dette, bør alle ha på bis.no. KA: har totalt 7 igjen av domenene nå. ØA: Da må vi eventuelt utvide, så må sjekke det opp hvor mye det koster. Tviler på at det er veldig dyrt. PA: Hvis vi først skal gjøre det, må vi gjøre det ordentlig. Slik at det blir de offesielle. Menner dette burde vært gjort for lenge siden. ØA: Blir ryddigere for iddretslagene og forebygger kontinuteten. Leder: ØA, orienterer seg med Saez om hvor mye dette vil koste. Sak 25-16 - Til info: Sosiale aktiviteter HR2 orienterer videre. HR2: Som dere alle vet har det vært alt for lite fokus på det sosiale. Derfor har jeg funnet frem til tre dager hvor vi skal være sammen for å ha det gøy og legge BIS på hyllen i noen timer. Datoer setter vi sammen når det værmer seg. Først er det BIS dag til tirsdag 9. hvor vi skal stå på stand fra 08:00-17:30, videre skal vi spise middag, dra på escape og byen, så jeg håper dette blir bra. Sak 26 16 Eventueltsaker