201402 «Konkurransebeskrivelsen» for begrenset anbudskonkurranse (Trinn 1) om kontrakt om tekniske tjenester til Stavanger Konserthus Dato: 29.12.2014
1 Innbydelsen 1.1 Kort om kontrakten Denne konkurransen omhandler kjøp av lyd-, lys- og AV-tekniske tjenester. Konserthuset har per 1. desember 2014 en egen produksjonsavdeling bestående av en produksjonssjef, tre produksjonsledere, en overscenemester og en lysmester. Denne kontrakten skal dekke behovet for øvrig Personell lyd: Erfaringstall viser at Stavanger Konserthus kjøper ca 3500 arbeidstimer for lydteknisk personell årlig. Enkelte produksjoner krever bare en lydtekniker på jobb, mens det ved andre produksjoner er behov for 4-5 mann på et enkelt arrangement. Personell lys: Erfaringstall viser at Stavanger Konserthus kjøper ca 2500 arbeidstimer for lysteknisk personell årlig. De lystekniske anleggene krever færre personer på jobb under arrangement enn hva lydanleggene gjør, men det må påregnes at det kan være behov for mer enn en mann på enkelte produksjoner. Personell AV: Erfaringstall viser at Stavanger Konserthus kjøper ca 800 arbeidstimer for AVpersonell årlig. Stavanger konserthus gjennomfører årlig ca 350 arrangementer av ulik størrelsesorden, og med ulike tekniske utfordringer og løsninger. Vi gjør alt fra enkle møter til store konsertproduksjoner, tv-produksjoner og event-arrangementer som går over flere dager. Vi er også hovedleverandør av tjenester til Stavanger Symfoniorkester, og bistår ved deres produksjoner med tekniske tjenester etter behov. Det vil ikke bli åpnet for innlevering av deltilbud i konkurransen. Tilbyder må derfor levere et samlet tilbud for alle tre fagområder. 1.2 Om oppdragsgiver Stavanger konserthus IKS er et interkommunalt selskap eiet av Stavanger kommune og Rogaland Fylkeskommune. Konserthuset ligger i Bjergsted musikkpark, Sandvigå i Stavanger. Nytt Stavanger konserthus er et omfattende bygg på 13 000 m2. Bygget inneholder to konsertsaler med tilhørende øvingsrom og garderober, flere møterom til utleie, restaurant, ansattkantine og butikk. Stavanger konserthus sin oppgave er å drifte bygget, samt avvikle kultur og møtearrangement. I tillegg drifter konserthuset også kuppelhallen. Kuppelhallen har èn konsertsal, garderober og et møte/representasjonsrom som brukes av artister, sponsorer og andre samarbeidspartnere. Stavanger konserthus har ca. 30 fast ansatte. I tillegg har konserthuset et større antall innleide ved avvikling av arrangementer. 2
2 Anskaffelsesprosedyrer og konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyren Konkurransen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse, hvilket innebærer at det skal gjennomføres en «prekvalifiseringsprosess» med utvelgelse av hvem som skal få levere tilbud i dette første trinnet av konkurransen, og at det ikke skal gjennomføres forhandlinger i det andre trinnet av konkurransen, dvs at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene. 2.2 Konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 69.1999 og forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2006-04- 07 nr 402 del I og III gjelder for konkurransen. 2.3 Kunngjøringen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen (www.doffin.no) den 29.12.2014, ref. nr. 125520 2.4 Tilbudsåpning Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen. 3 Grunnlag for prekvalifiseringssøknaden 3.1 Spørsmål og svar til prekvalifiseringsgrunnlaget Spørsmål skal stilles til: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Vidar Dale Stavanger Konserthus, Sandvigå 1, 4007 Stavanger Stavanger Konserthus, Sandvigå 1, 4007 Stavanger vd@stavanger-konserthus.no Spørsmål vil bli besvart med anonymiserte likelydende svar til alle som har mottatt prekvalifiseringsgrunnlaget. 4 Krav til prekvalifiseringssøknaden 4.1 Søknadens utforming 4.1.1 Organisering av søknadsdokumentene Tilbyder skal levere et brev med søknad om prekvalifisering som minimum inneholder følgende opplysninger: Kontraktens navn: «Kontrakt om tekniske tjenester til Stavanger Konserthus» 3
Firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Navn, telefonnummer og e-postadresse til tilbyders representant Søknaden skal inneholde de vedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 5 nedenfor. 4.1.2 Språk Søknaden skal utformes på norsk 4.2 Levering av søknaden 4.2.1 Leveringsadresse Adresse for levering av søknad pr. post (Postadresse) Stavanger Konserthus, Sandvigå 1, 4007 Stavanger Adresse for levering av søknad med bud (Besøksadresse) Stavanger Konserthus, Sandvigå 1, 4007 Stavanger 4.2.2 Format og kopier Søknaden skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepinne eller på CD. Dersom det er avvik mellom papirutgaven og elektronisk utgave, går papirutgaven foran. 4.2.3 Leveringsfrist Søknaden skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: 1. februar 2015 kl. 12.00 4.3 Kostnader til å utforme søknaden Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide søknaden og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Obligatoriske krav til skatt og HMS A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Vedlegg til søknaden Skatteattester Obligatorisk Norske leverandører skal fremlegge følgende attester: 4
1. Skatteattest for merverdiavgift (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 2. Skatteattest for skatt (Utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra prekvalifiseringsfristens utløp. HMS Obligatorisk Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I. Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 5.2 Kvalifikasjonskrav For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil kriterier, krav og dokumentasjon beskrevet i tabellen nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjonen tilbyder har levert, vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne erfaringer med tilbyderen. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet og/ eller tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må a) underleverandørenes kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen nedenfor og b) det vedlegges en underskrevet erklæring fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: «Undertegnede firma [underleverandøren må fylle inn eget navn og organisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for entreprenør [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]», se mal i pkt. 7.2 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Vedlegg til søknaden Firmaregistrering Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dersom tilbudet leveres av en gruppe av Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land Vedlegg 4 5
leverandører, skal hvert enkelt gruppemedlem være et lovlig etablert foretak. hvor leverandøren er etablert (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten. Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjonen, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, skal han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Leverandøren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. Vedlegg 5 (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha den nødvendige kapasitet, kompetanse og erfaring til å utføre kontraktens arbeider på: Lyd Lys AV Foretakets viktigste arbeider de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Det bes om maks tre referanseprosjekter per fag (lyd, lys og AV) med navn og kontaktinformasjon på kontaktperson hos referansen. Redegjørelse for tilbyderens prosjektorganisasjon og bemanningsordning for å løse dette oppdraget, herunder en oversikt over antall ansatte /ansatte hos underleverandører/ innleid personell. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne dekke konserthusets behov for tekniske tjenester på lyd, lys og AV. Vedlegg 6 6
(Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) 6 Utvelgelse av deltakere 6.1 Utvelgelseskriterier Mellom 5 8 av de kvalifiserte leverandørene vil få anledning til å delta i den neste fasen av konkurransen. Utvelgelsen vil skje basert på kriteriene beskrevet i nedenstående tabell. Dokumentasjonen som er benyttet for å vurdere om det tilsvarende kvalifikasjonskravet er oppfylt, jf pkt 5, vil bli lagt til grunn for evalueringen. Kriterier Foretakets kapasitet, kompetanse og erfaring til å utføre kontraktens arbeider. Vekt 100 % 6.2 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, jf. 20-12 (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) eller 17-6 (deltakelse i konkurranse hvor det settes en grense for antall deltagere), må settes frem for tingretten senest 15 dager regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse etter 20-16 (oppdragsgivers begrunnelsesplikt) annet ledd bokstav a eller b, er sendt. 7
7 Mal for Søknadsvedlegg 7.1 Søknadsvedlegg 3: HMS egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften).1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 8
7.2 Mal for forpliktelseserklæring Undertegnede firma [underleverandøren må fylle inn eget navn og organisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for entreprenør [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]. Dato For underleverandør 9