Prosedyrebeskrivelse. Omkoding av Flexuskort. Omfoliering av busser Side 1

Transkript

1 Omkoding av Flexuskort Omfoliering av busser Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Generelt Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Om Ruter As Kontraktens varighet Oppdragets omfang... 4 Frister for anbudsgjennomføring Konkurransegrunnlagets oppbygning Lovanvendelse Dokumentasjon og Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav Generelt Tilbyders juridiske stilling samt organisering Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 Tilbyderes gjennomføringsevne Gjennomføring av konkurransen Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser av KGL Tilbudets oppbygning Generelt Tilbudsbrev Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Tilbudets vedståelsesfrist Antall eksemplarer av tilbudet og innsynsretten Språk Innleveringssted Behandling av tilbudet Generelt Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Tildelingskriterier Avvisning Avlysning Utvelgelse Meddelelse Klagefrist Kontaktperson / kontaktadresse HMS Erklæring Side 2

3 1 Innledning 1.1 Generelt Ruter As inviterer med dette til å legge inn tilbud på tilbudskonkurransen Omprogrammering av Flexus-kort Dette dokumentet inneholder beskrivelse av anskaffelsesprosessen i denne konkurransen, samt retningslinjer og beskrivelse for hvordan tilbudet skal utformes. 1.2 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget KGL: Oppdrag: Leverandør: Tilbyder: Tilbud: Konkurransegrunnlaget Ytelse som leveres av en Leverandør i henhold til kontraktens bestemmelser Det selskap som inngår kontrakt Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som leverandør Et tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget 1.3 Om Ruter As Ruter As er administrasjonsselskapet for kollektivtransport i Oslo og Akershus. Selskapet har som oppgave å planlegge, koordinere, og markedsføre all rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus fylke og strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner BA, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 60 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca 25 %) og tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 14 %). For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Kontraktens varighet Kontrakten gjelder frem til et tilstrekkelig antall kort er omkodet med et øvre antall på kort. Side 3

4 1.5 Oppdragets omfang Omprogrammering av inntil Flexus-kort. Tilbyder skal levere et løsningsforslag på hvordan preging av nytt kortnummer og tildekking av gammelt kortnummer skal løses Frister for anbudsgjennomføring Tidsfrister Dato Klokkeslett Publisert Siste frist for å stille spørsmål til KGL 30. juli 2009 Siste dag for utsendelse av svar på spørsmål til 31. juli 2009 KGL Siste dag for utsendelse av eventuelle endringer i 31.juli 2009 KGL Siste frist for innlevering av tilbud 5. aug 2009 Kl 12:00 Tilbudsåpning 5. aug 2009 Kl 13:00 Vedståelsesfrist 5. nov 2009 Tentativ fremdriftsplan Valg av tilbyder 7. aug 2009 Klagefrist 5 arbeidsdager Kontraktssignering 17. aug Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av: 1. Prosessbeskrivelse 2. Kontrakt 3. Kravspesifikasjon 2 Lovanvendelse Anskaffelsen blir gjennomført i henhold til LOV nr 69: Lov om offentlige anskaffelser med forsyningsforskriften ved kgl.res 7. April 2006 nr 403. Valgt anskaffelsesprosedyre er Åpen tilbudskonkurranse og laveste pris 3 Dokumentasjon og Kvalifikasjonskrav Det påligger tilbyder å gi den dokumentasjonen som kreves i dette kapittelet. Manglende oppfyllelse av obligatoriske dokumentasjonskrav, eller kvalifikasjonskrav, fører til avvisning. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Tilbyder må oppfylle følgende krav for å bli kvalifisert til oppdraget: Side 4

5 3.1.1 Skatteattest for merverdiavgift Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Skatteattest for skatt Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp HMS - egenerklæring Potensielle tilbydere skal framlegge en egenerklæring, i samsvar med vedlagte mal (kapittel 16), om at potensielle tilbydere oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 3.2 Kvalifikasjonskrav Generelt Potensielle tilbydere skal oppgi selskapets eierforhold. Dersom det rettssubjekt som leverer inn søknaden er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende dokumentasjon som nevnt i pkt 3.1 og gis om disse eller morselskapet Tilbyders juridiske stilling samt organisering Tilbyder må være et lovlig etablert firma. Dokumentasjonskrav: Tilbyder må innlevere firmaattest og organisasjonskart Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyder må vise at de har tilstrekkelig økonomisk evne for å gjennomføre oppdraget. Ruter kan om nødvendig innhente kredittvurderinger av tilbyder. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge styrebehandlet årsregnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet) for de to siste år (2007 og 2008). Selskap som er stiftet senere skal legge ved de(t) siste revisorbekreftede regnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet). Oppdragsgiver vil om nødvendig be om kredittvurdering av potensielle tilbydere, underoperatør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester i henhold til anskaffelsesforskriften (3). Side 5

6 3.2.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må ha erfaring/leveranser med relevans for dette oppdraget. Ruter ønsker at det tilbys en hovedkontaktperson for leveransen. Dokumentasjonskrav: Tilbyder må fremlegge referanseliste over tidligere leveranser. Det må klart fremkomme hva som er levert. Ruter forbeholder seg retten til å innhente referanser fra andre enn oppgitte referanser. Tilbyderes gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere dokumentasjon på at kort vil bli omprogrammert innen utgangen av september 2009 og at kort vil bli omprogrammert innen utgangen av oktober I forlengelsen av dette skal det bekreftes at det vil være 1 mnd leveringstid på omprogrammering av bolker på hhv og kort ved behov i 2010 og eventuelt Gjennomføring av konkurransen 4.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se Pågående konkurranser. 4.2 Spørsmål, svar, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett adresse se Pågående konkurranser. Klikk på gjeldende konkurranse Omkoding av Flexus-kort. Gå videre inn på fane Spørsmål og svar. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert senest 30. juli 2009, og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL, er 31. juli Rettelser av KGL I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. Det er Tilbyders ansvar å følge endringer som blir lagt ut på nettsiden. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. Side 6

7 5 Tilbudets oppbygning 5.1 Generelt Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett: Tilbudsbrev med vedlegg: 1. Tilbyders priser 2. Tilbyders dokumentasjon i henhold til kap. 3 i tilbudsinnbydelsen 3. Tilbyders svar på Kravspesifikasjonen 5.2 Tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 6.2 Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon Oversikt over eventuelle forbehold Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 6 Innlevering av tilbud 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 5. august 2009 kl. 12:00. Tilbud mottatt etter fristen blir forkastet. Det blir ingen offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 5. november Antall eksemplarer av tilbudet og innsynsretten Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en USB-minnebrikke eller CD. Ruter er f.o.m underlag den nye offentlighetsloven med derav følgende innsynsrett i alle søknader og tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknad eller tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget/kontrakten er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke. Side 7

8 Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte søker. 6.4 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 6.5 Innleveringssted Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Tilbud på foliering av busser». Eventuelt kan tilbudet sendes som vanlig post til Ruter. Tilbyder har ansvaret for at tilbudet når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt. Postadresse Leveringsadresse Ruter As Ruter As Postboks 1030 Sentrum Dronningens gate 40, v/resepsjonen 4 etasje 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 7 Behandling av tilbudet 7.1 Generelt Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter. Side 8

9 7.3 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpningen i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. Ruter As forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist eller som er mangelfulle Tilbudsåpningen er lukket for andre enn anskaffelseskomitèen i Ruters administrasjon. Tilbudene vil bli behandlet administrativt hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. 7.4 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekting Omkoding - Pris pr kort 100 % 8 Avvisning Et tilbud kan avvises på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 9 Avlysning Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 10 Utvelgelse 10.1 Meddelelse Ruter vil gi meddelelse til de tilbydere som i første omgang ikke velges ut til videre forhandlinger. Før kontrakt med valgt Tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen Klagefrist Klagefristen på kontraktstildeling er 5 arbeidsdager før Ruter signerer kontrakt med valgt Tilbyder. 11 Kontaktperson / kontaktadresse Jan Gunnar Brorson er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Mobiltelefon: Sentralbord: Side 9

10 12 HMS Erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/Fødselsnr Adresse Land 1 Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Ruter As etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 10