Prosedyrebeskrivelse Omprofilering av busser i Oslo og Akershus

Transkript

1 Omprofilering av busser i Oslo og Akershus Omprofilering av busser Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Generelt Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Om Ruter As Oppdragets omfang Konkurransegrunnlagets oppbygning Lovanvendelse Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser av KGL Dokumentasjon og Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyders juridiske stilling samt organisering Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalitetskrav til folien Gjennomføringsevne Tilbudets oppbygning Generelt Tilbudsbrev Innlevering av tilbud Generelt Tilbudsfrist Tilbudets vedståelsesfrist Antall eksemplarer av tilbudet og innsynsretten Språk Innleveringssted Behandling av tilbudet Generelt Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Tildelingskriterier Avvisning Avlysning Utvelgelse Generelt Meddelelse Klagefrist Kontaktperson / kontaktadresse HMS Erklæring Side 2

3 1 Innledning 1.1 Generelt Ruter As inviterer med dette til å legge inn tilbud på omprofilering av busser i Oslo, Akershus og mellom Akershus og Oslo i henhold til Ruters nye visuelle profil. Bussene kjøres av bussoperatører på kontrakt med Ruter. Ruter vil inngå avtale med en leverandør. Dette dokumentet inneholder beskrivelse av anskaffelsesprosessen i denne konkurransen, retningslinjer og beskrivelse for hvordan tilbudet skal utformes. 1.2 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget KGL: Oppdrag: Leverandør: Tilbyder: Standard tilbud: Tilbud Konkurransegrunnlaget Den ytelse som leveres av en Leverandør i henhold til kontraktens bestemmelser Det selskap som inngår kontrakt. Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som leverandør Et tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren 1.3 Om Ruter As Ruter As er administrasjonsselskapet for kollektivtransport i Oslo og Akershus. Selskapet har som oppgave å planlegge, koordinere, og markedsføre all rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus fylke og strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner BA, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 60 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca 25 %) og tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 14 %). For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Oppdragets omfang Etter at tidligere Sporveien og Stor-Oslo Lokaltrafikk (heretter SL) fusjonerte skal alt materiell omprofileres til i henhold til Ruters nye visuelle identitet. Det vil si fjerning av Side 3

4 eksisterende merking og påføring av Ruter logo, symbol, ny operatørmerking, samt skifte av vognnummer. Det er grønne og røde busser i Oslo og Akershus stasjonert ved ulike garasjer. Liste over garasje/deponi følger vedlagt. Antall busser som ønskes omfoliert er delt i pakker. Første 100 busser Neste 100 til 200 Neste 200 til 300 Neste 300 til 400 Neste 400 til 500 Neste 500 til 600 Pris pr buss Utgangspunktet er at ca 600 busser skal omprofileres men den beslutningen kan bli endret. Det skal produseres merker iht oppdragsbeskrivelsen. Hvis vi kommer i den situasjon at ikke alle 600 busser blir omfoliert så vil Ruter ovetra resterende merker. Frister for anbudsgjennomføring Tidsfrister Dato Klokkeslett Publisert Siste frist for å stille spørsmål til KGL Siste dag for utsendelse av svar på spørsmål til KGL Siste dag for utsendelse av eventuelle endringer i KGL Siste frist for innlevering av tilbud Kl 12:00 Tilbudsåpning Kl 13:00 Vedståelsesfrist Tentativ fremdriftsplan Valg av tilbyder Klagefrist Kl 12:00 Kontraktssignering Kl 13: Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av: 1. Prosessbeskrivelse 2. Kontrakt 3. Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 1: Oversikt bussanlegg med tilhørende antall busser Vedlegg 2: Beskrivelse av hvordan bussene skal merkes, RuterRegion Vedlegg 3: Beskrivelse av hvordan bussene skal merkes, RuterBy Side 4

5 2 Lovanvendelse Anskaffelsen blir gjennomført i henhold til LOV nr 69: Lov om offentlige anskaffelser med forsyningsforskriften ved kgl.res 7. April 2006 nr 403. Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. 3 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se Pågående konkurranser. 3.1 Spørsmål, svar, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget På web-siden kollektivanbud.no under fanen for Pågående anbud finnes linken til Omprofilering av busser. Her finnes det en fane som heter spørsmål og svar hvor alle spørsmål til konkurransen registreres. Alle spørsmål og svar vil være tilgjengelig, om nødvendig i anonymisert/omarbeidet form, på nevnte nettadresse etter maksimalt 6 dager. Spørsmål til konkurransen må være registrert senest Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål til konkurransen er Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Ruter kan forlenge tidsfristen. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres i på Rettelser av KGL I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 4 Dokumentasjon og Kvalifikasjonskrav Det påligger tilbyder å gi den dokumentasjonen som kreves i dette kapittelet. Manglende oppfyllelse av obligatoriske dokumentasjonskrav, eller kvalifikasjonskrav, fører til avvisning. 4.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Tilbyder må oppfylle følgende krav for å bli kvalifisert til oppdraget: Skatteattest for merverdiavgift Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Side 5

6 4.1.2 Skatteattest for skatt Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp HMS - egenerklæring Potensielle tilbydere skal framlegge en egenerklæring, i samsvar med vedlagte mal (kapittel 16), om at potensielle tilbydere oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 4.2 Kvalifikasjonskrav Tilbyders juridiske stilling samt organisering Tilbyder må være et lovlig etablert firma. Dokumentasjonskrav: Tilbyder må innlevere firmaattest og organisasjonskart. Potensielle tilbydere skal oppgi selskapets eierforhold. Dersom det rettssubjekt som leverer inn søknaden er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger som nevnt i pkt og gis om disse eller morselskapet Tilbyders finansielle og økonomiske stilling Tilbyder må vise at de har tilstrekkelig økonomisk evne for å gjennomføre oppdraget. Ruter kan om nødvendig innhente kredittvurderinger av tilbyder. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge styrebehandlet årsregnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet) for de tre siste år (2006, 2007 og 2008). Selskap som er stiftet senere skal legge ved de(t) siste revisorbekreftede regnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet). Oppdragsgiver vil om nødvendig be om kredittvurdering av potensielle tilbydere, underoperatør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester i henhold til anskaffelsesforskriften (3) Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må ha erfaring/leveranser med relevans for dette oppdraget. Ruter ønsker at det tilbys en hovedkontaktperson for leveransen. Dokumentasjonskrav: Tilbyder må fremlegge referanseliste over tidligere leveranser. Det må klart fremkomme hva som er levert. Ruter forbeholder seg retten til å innhente referanser fra andre enn oppgitte referanser. Side 6

7 4.2.4 Kvalitetskrav til folien Tilbyder skal levere en permanent utendørs folie som skal ha minst 8-10 år holdbarhet Bussene kjøres daglig og vaskes hvert døgn. Dokumentasjonskrav Garantier på foliens holdbarhet Gjennomføringsevne Leveransen skal være ferdig fredag 15. september Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere en fremdriftsplan som fører frem til 15. september. 5 Tilbudets oppbygning 5.1 Generelt Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett: Tilbudsbrev med vedlegg: 1. Tilbyders priser 2. Tilbyders dokumentasjon i henhold til kap. 3 i tilbudsinnbydelsen 3. Tilbyders svar på oppdragsbeskrivelsen 5.2 Tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 5.3 Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon Oversikt over alle forbehold til konkurransegrunnlaget Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 6 Innlevering av tilbud 6.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt innen seks dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres i Doffin. Side 7

8 6.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 26. juni 2009 kl. 12:00. Tilbud mottatt etter fristen blir forkastet. Det blir ingen offentlig åpning av tilbudene. 6.3 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 22. september Antall eksemplarer av tilbudet og innsynsretten Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en USB-minnepinne eller CD. Ruter er f.o.m underlagt den nye offentlighetsloven med derav følgende innsynsrett i alle søknader og tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknad eller tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget/kontrakten er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke. Ruter forbeholder seg rette til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte søker. 6.5 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 6.6 Innleveringssted Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Tilbud på foliering av busser». Eventuelt kan tilbudet sendes som vanlig post til Ruter. Tilbyder har ansvaret for at tilbudet når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt. Postadresse Leveringsadresse Ruter As Ruter As Postboks 1030 Sentrum Dronningens gate 40, v/resepsjonen 4 etasje 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. Side 8

9 7 Behandling av tilbudet 7.1 Generelt Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter. 7.3 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli underlagt skriftlig administrativ behandling hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. Ruter As forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn anskaffelseskomitèen i Ruters administrasjon. Tilbudene vil bli behandlet administrativt hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. 7.4 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekting Pris pr buss 5 % - 15 % Pris for første 100 busser Pris for neste busser Pris for neste busser 50 % - 60 % Pris for neste busser Pris for neste busser Pris for neste busser Kvalitet 15 % - 20 % Miljø 15 % - 20 % Priser: Det skal beregnes monteringspris pr buss og produksjon av folie med Ruter logo og symol iht oppdragsbeskrivelsen pr buss.. Monteringspris og produksjon/materiellpris beskrives separat. Side 9

10 Det skal beregnes pris for alle intervallene på 100 busser og produksjon av folie med Ruter logo og symbol iht oppdragsbeskrivelsen. Monteringspris og produksjon/materiellpris beskrives separat. Eventuelle km kostnader eller andre kostnader skal beskrives som egne punkter i priskalkulasjonen. Kvalitet: a) Montørinstruks for hvordan montør skal gjennomføre arbeidet. b) Kompetansen til montørene. (Montørsertifikat dokumenteres) c) Beskrivelse av tilbyders system for kvalitetssikring. Dokumenter med egenmelding eller henvisning til kvalitet sikringssertifikat i henhold til internasjonal standard. e) Kopi av Tilbyders eventuelle sertifiseringsbevis. f) Hvor mange montører har tilbyder, og hvor mange montører vil bli leid inn og benyttet som underleverandører. g) Beskrive hvordan leveransen tenkes gjennomført inkludert hvordan et smidig samarbeid med bussoperatørene bør gjennomføres. Miljø: a) Beskrivelse av tilbyders miljømål og miljøstyringssystem b) Beskrivelse av tilbyders kildesortering c) Rutiner for behandling av rengjøringsmidler dvs. Dokumentasjon på at kjemiske stoffer i forbindelse med material og lim behandles etter europeiske miljøstandarder. 8 Avvisning Et tilbud kan avvises på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 9 Avlysning Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 10 Utvelgelse 10.1 Generelt Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Meddelelse Ruter vil gi meddelelse til de tilbydere som i første omgang ikke velges ut til videre forhandlinger. Før kontrakt med valgt Tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen. Side 10

11 10.3 Klagefrist Klagefristen på kontraktstildeling er satt til 3. Juli kl 12:00 før Ruter signerer kontrakt med valgt Tilbyder. 11 Kontaktperson / kontaktadresse Vibeke Harlem er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Mobiltelefon: Sentralbord: Det bemerkes at alle spørsmål til konkurransen skal registreres på websiden på aktuell utlysning Omprofilering av busser Side 11

12 12 HMS Erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/Fødselsnr. Adresse Land 1 Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontroll forskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Ruter As etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontroll forskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 12