Prosedyrebeskrivelse Bankterminaler. versjon 1.0

Transkript

1 Bankterminaler versjon 1.0

2 INNHOLD 1 INNLEDNING Hensikt... 3 Ruter skal anskaffe nye bankterminaler til elektonisk billettsystem i oslo og Akershus Om Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Oppdragets omfang Kontraktens varighet Frister for anbudsgjennomføring Konkurransegrunnlagets oppbygning LOVANVENDELSE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål og svar Rettelser av KGL Forhandlinger TILBUDETS OPPBYGNING Generelt Tilbudsbrev INNLEVERING AV TILBUD Antall eksemplarer av tilbudet Språk Innleveringssted BEHANDLING AV TILBUDET Generelt Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Tildelingskriterier Meddelelse Klagefrist AVVISNING AVLYSNING KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE... 8 Side 2 av 9

3 1 INNLEDNING 1.1 Hensikt Ruter skal anskaffe nye bankterminaler til elektronisk billettsystem i Oslo 1.2 Om er administrasjonsselskapet for kollektivtransport i Oslo og Akershus. Selskapet har som oppgave å planlegge, koordinere, og markedsføre all rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus fylke og strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner BA, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 60 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca 25 %) og tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 14 %). For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Det gjøres oppmerksom på at definisjoner kan være endret/presisert i forhold til Prekvalifiseringsdokumentet. I dette dokumentet menes med: KGL: Konkurransegrunnlaget dvs. tilbudsinnbydelse, generelle kontraktsvilkår og tilhørende vedlegg Kontraktsinngåelsen: Dato for signering av Avtaledokumentet Oppdrag: Oppdragsgiver: Leverandør: Den ytelse som leveres av Leverandøren i henhold til kontraktens bestemmelser forkortet til Ruter Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av Oppdrag i Ruters konkurranse om Trykking av Ruterhefter Tilbyder: Et selskap som deltar i konkurransen om å levere tjenester til Ruter Side 3 av 9

4 Underleverandør: Vedlegg: Et selskap som Tilbyder benytter for å utføre deler av Oppdraget Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (vedleggene) i konkurransegrunnlaget 1.4 Oppdragets omfang Det skal leveres 180 bankterminaler og opsjon på nye bankterminaler når flere TWM billettautomater settes ut. 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder for 3 år med mulighet for Oppdragsgiver til forlengelse med 1 år. 1.6 Frister for anbudsgjennomføring Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) kl 12:00 Lukket tilbudsåpning kl 13:00 Vedståelsesfrist (3 måneder fra tilbudsfristen) Konkurransegrunnlagets oppbygning 1. n (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning for hvordan konkurransen vil bli gjennomført. 2. En kontrakt som angir vilkår for kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Leverandøren med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon o Dialogspesifikasjon o Thalesdokumentasjon 2 LOVANVENDELSE Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen "konkurranse med forhandling". 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se Pågående konkurranser. Side 4 av 9

5 3.2 Spørsmål og svar Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett adresse se Pågående konkurranser. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert på nettsiden senest 20. november 2009 og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL er 23. November Rettelser av KGL I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter i Oslo, og skal i så fall stille med personer som kjenner og kan avklare innholdet i tilbudet. 3.4 Forhandlinger Oppdragsgiver vil velge ut minimum 3 tilbydere som får anledning til å komme og presentere sitt tilbud. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jfr. punkt 6.5. Deretter vil det bli innledet forhandlinger. Normalt vil det bli gjennomført en forhandlingsrunde, hvis det er vanskelig å skille tilbudene fra hverandre vil Ruter gjennomføre ny forhandlingsrunde med et redusert antall Tilbydere. 4 TILBUDETS OPPBYGNING 4.1 Generelt Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett: Tilbudsbrev med vedlegg 1. Tilbyders svar på oppdragsbeskrivelsen 4.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist på 3 måneder ref. punkt 1.6. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, jfr. punkt 6.4. Side 5 av 9

6 Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 5 INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett innbundet eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en cd eller minnepinne.alle tilbudene kan lagres på samme cd/minnebrikke. Ruter er f.o.m underlagt den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av Tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke.. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 5.2 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk og all kommunikasjon med potensielle tilbydere/kontraktspartner(e) skal foregå på norsk. 5.3 Innleveringssted Potensielle tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Eventuelt kan Tilbudet sendes som vanlig post til Ruter. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt, hvis tilbudet blir mottatt etter tilbudsfristen. Postadresse Leveringsadresse Postboks 1030 Sentrum Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte den potensielle tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Side 6 av 9

7 Potensielle tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Tilbudet skal merkes: "Tilbud Bankterminaler" 6 BEHANDLING AV TILBUDET 6.1 Generelt Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder. 6.2 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter. 6.3 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist eller som er mangelfulle. 6.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å selv vurdere å fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. 6.5 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriterier Vekting Pris 20 % Retur og reparasjonsordning 20 % Leveringstid 30 % Side 7 av 9

8 Tekniske krav. Integrasjon og nettverkskrav Krav til sikkerhetsfunksjoner og bankterminalen Funksjonalitet til bankterminalen Fysiske krav til bankterminalen 30 % 6.6 Meddelelse Ruter vil gi meddelelse til de tilbydere som i første omgang ikke velges ut til videre forhandlinger. Før kontrakt med valgt Tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen. 6.7 Klagefrist Klagefristen på kontraktstildeling er 10 arbeidsdager før Ruter signerer kontrakt med valgt Tilbyder. 7 AVVISNING Avisning vil bli behandlet etter avvisningsreglene i FOA og Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 8 AVLYSNING Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger sakelig grunn. FOA KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE Marit Rosenvinge er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Sentralbord: Side 8 av 9

9 Side 9 av 9