Referat Styremøte 16.09.2013 BI Studentsamfunn Stavanger 1
Innholdsfortegnelse SAK 106-13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden SAK 107-13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent SAK 108-13 - Behandlingssak: Godkjenning av referat SAK 109-13 - Oppføring av eventueltsaker SAK 110-13 - Til behandling: Støtte promotering av nyoppstartet bedrift. SAK 111-13 - Orienteringsak: Redegjørelser fra BIS Styret/ledelsen SAK 112-13 - Orienteringssak: Referatføring SAK 113-13 - Orienteringssak: Retningslinjer ved sakspapirer SAK 114-13 - Behandlingssak: Skjenkebevilgning BI-kroen SAK 115-13 - Orienteringssak: Google Disk SAK 116-13 - Diskusjonssak: DNB som hovedsamarbeidspartner. SAK 117-13 - Diskusjonsssak: Ansvarsfordeling ved avtaler, arrangementer og promotering. SAK 118-13 - Orienteringssak: Bruk av tavlen ved inngangsdør. SAK 119-13 - Orienteringssak: Generalforsamling høst 2013 SAK 120-13 - Orienteringsak: LNU-midler SAK 121-13 - Orienteringssak: LEF-arrangementet SAK 122-13 - Diskusjonssak: Oppussing av BI-kroen SAK 122-13 - Orienteringssak: Eventueltsaker 2
Sted: BI Stavanger v / BI-kroen Tid: 14.30 Til stede: Sosialtansvarlig, redaktør, ØAF(Thomas(forlot 15:30)), Leder, Kommunikasjonsansvarlig, fagansvarlig, idrettsansvarlig, KVK, VK1, VK2, HR, leder for EMG(forlot 15:26), ØAF(Kathrine), NLD(forlot 15:26), Leder ØAF(forlot kl. 14:45), Markedsansvarlig, Økonomi (ankom kl. 14:44) Møtet starter 14:30 Sak 106 13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Enstemmig vedtatt. Sak 107 13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR som referent. Enstemmig vedtatt. Sak 108 13 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra 24.05 og 05.08 godkjennes. Referat fra 02.09 godkjennes ikke. 24.05 og 05.08 enstemmig vedtatt godkjent. 02.09 ikke godkjent Sak 109 13: Oppføring av eventueltsaker ingen. SAK 110 13 - Til behandling: Støtte promotering av nyoppstartet bedrift. Bakgrunn: Thomas Storm Dahl som studerer ved BI stavanger ønsker hjelp med promotering av son nyoppstartet bedrift «Debutant» som er et bemanningsbyrå. Thomas redegjør for bedriften og for hvilke tjenester de ønsker fra BI Studentsamfunn Stavanger. Forslag til vedtak: Styret godkjenner hjelp til promotering. Thomas orienterer om bedriften; debutant. Avtalen dreier seg hovedsakelig om BI-studenter. Ønsker å få flere studenter inn i fagrelevante jobber. Ønsker at dette skal spres til studentene med hjelp av BIS. Lurer på om BIS stiller seg positiv til å promotere bedriften debutant. Leder: Hvordan vil du at dette skal promoteres? Thomas: Svar Leder: Ønsker promotering på facebook, og gjennom linjeforeningene. Marked: Det er fult mulig å promotere dette. Thomas: Satsning på kvalitet, ikke kvantitet. Ønsker heller få folk med ambisjoner, en mange folk. Økonomi: Har dere tenkt dere ut noen konkrete bedrifter? Thomas: Svar økonomi: ja. Marked: Stiller seg positiv til dette. Viktig å støtte studenter som gjør noe utenom det vanlige. 3
Leder gir forslaget om å anonymt. Styret stemmer nå over saken. KVK fungerer som tellekorps. Teller nå opp. KVK: Resultat: Enstemmig vedtatt. SAK 111 13 - Orienteringssak: Redegjørelser fra BIS Styret/ledelsen Kommunikasjon: NSF. Drevet med avisen, promotert studentaksjonsvervet. Idrett: Vunnet 2 kamper walkover. Håndball har også startet treningssesongen. KVK: NSF, intervjuer og sakspapirer til GF. VK2: intervjuer, promotering. HR: GF, rydder opp i diverse saker. Lager skriv til LAene. Leder EMG: Planlagt praksisuken. Holder på med avtaler. Prøver å få til en avtale som ender i resultater for bladet megleren #. VK1: Intervjuer og promotering. Cathrine ØAF: Våre på bedriftspresentasjon. Ferdig med planlegging av gullkalkulatoren. Teambuilding i oktober. NLD: Holder på med samtaler ang. Hovessponsoravtaler til NLD. Gitt fra seg Ekona-vervet. Økonomi: Regninger og regnskapsføring av August måned. Holder på å få kro-regnskapet av 2012 revidert. Skal til oslo neste uke for opplæring av nytt regnskapsprogram. Marked: NSF, lært mye av de andre skolene. Skaffet noen nye avtaler. (orienterer om disse avtalene). Fått til én avtale sammen med Viking FK. Startet dialog sammen med en resturant til fordel for studentene. Forhandler en utelivsavtale til fordel for BI-studenter. Sosialt: NSF, har i dag fått satt sosialtgruppen. Vært i dialog med Leder for vinterlekene. Vinterlekene blir i Hemsedal. Forhandler om avtaler til kroen. Redaktør: Avisen. Vært i samtale med direktøren på BI-stavanger. Thomas (ØAF): Vært i samtaler med Andreas (LIM). Fag: NSF. Fagansvarlig Sentralt har vært med på møte med ledelsen til BI. Fått alle klassekontaktene til 1-klasse. Leter etter foredragsholdere til temakveld. Leder: Vært på NSF. Planlegger LEF. Oppfordrer alle til å invitere undergruppene deres. Vært i samtaler med de andre LA-lederne. Prøver å samarbeide mer med de andre lederne. Planer om å pusse opp kroen. SAK 112 13 Orienteringssak: Referatføring Bakgrunn: Etter NSF blir det endringer i referatføringen. Leder redegjør for endringene. Leder orienterer. Styremedlemmer skal ikke skrive referat, det skal utføres av personer uten stemmerett. VK2(Astrid), har tatt på seg ansvaret til å føre referat fremtidig. Oppfordrer alle til å sette seg inn i referatene og sakspapirene før styremøtene. SAK 113 13 Orienteringssak: Retningslinjer ved sakspapirer Bakgrunn: Etter NSF blir det endringer i sakspapirene. Leder redegjør for endringene. Leder Orienterer. Kommer til å sette strengere krav ved eventueltsaker. 4
SAK 114 13 - Behandlingssak: Skjenkebevilgning BI-kroen Bakgrunn: Siden vi per dags dato ikke har en krosjef så forslår SA v /Melissa at andre i styret/ledelsen skal ha skjenkebevilling. Dette slik at det kan roteres på hvem som står bak baren. Planer blir så å lage en plan over aktivitet og hvem som skal stå under de ulike aktivitetene. Melissa redegjør og åpner for diskusjon Forslag til vedtak: Styret godkjenner at flere kan ta skjenkebevilgningen. Sosialtansvarlig orienterer. Orienterer ang. Vedtekter ang. Kroen. Vil at styret skal ta på seg mer ansvar. Leder: Hvilke roller vil du at styret skal ta på seg? Sosialt: Svar Leder: Ønsker at det skal være rotering av hvem som er ansvarlig på de ulike arrangementene. Sosialt: Det må være én som har sjenkebevilgning til vært tidspunkt. Leder: Stiller seg positiv til forslaget. Ønsker én satsning på promotering av kro-ansvarlig-vervet. Marked: Må promotere vervet. Økonomi: Ikke bare én person, men et helt team. Sosialt: Svar økonomi: Bar én som har skjenkebevilling: Kro-ansvarlig. VK1: Valgkomitén har satset på å promotere dette vervet. Mulige kandidater øsnker å dele vervet i 2, sånn at de kan dele oppgavene. økonomi: Fult mulig å melde dette opp på GF. Vk1: Tror dette gir bedre resultater. Økonomi: Det blir mindre arbeid for kroansvarlig, siden økonomidelen blir gitt til økonomiansvarlig. HR: orienterer om GF og prosessen ved én evt. 2deling av vervet. VK1: Oppfordrer alle til å stille seg frivillig til å stå i baren. Alle bør hjelpe til. Leder: Minner alle på hva som skal stemmes over her. Leder: Alle skal hjelpe til. Notat: Kommunikasjon, økonomi, VK1, og, fag ser seg villig til å få skjenkebevilgning. Leder setter strek. Det stemmes. Enstemmig godkjent. SAK 115-13 Orienteringssak: Google Disk Bakgrunn: Etter NSF skal vi bruke Google Disk aktivt. Leder redegjør for endringene. Leder orienterer. Alt av informasjon som ikke er konfidensielt skal legges ut på Google Disk. SAK 116 13 - Diskusjonssak: DNB som hovedsamarbeidspartner. Bakgrunn: MA v/erik skal i samtaler med DNB om mulighet for samarbeid. Ønsker en diskusjon på hvilke krav vi vil ha av en slik samarbeidsavtale. (Tatt som sak nr. 5 grunnet tidspress). Markedsansvarlig orienterer. Redegjør for linjeforeningene enda får fritt spillerom. Leder EMG: Ivaretar denne avtalen de alleredeeksisterende avtalene til EMG? Marked: Svar EMG: Orienterer om avtalen. Leder EMG: Svarreplikk: Leder: Orienterer om avtaler de forskjellige LA har. Viktig å ivareta de gode avtalene vi allerede har. Leder ønsker en diskusjon ang. Krav til avtalen. Marked: Svar Leder: Ønsker utbytte for avtalen. Utelukker ikke å la EMG stå utenfor avtalen. 5
Leder ØAF: Ønsker ikke å holde EMG utenfor avtalen. Viktig med samhold innad i organisasjonen. Sosialt: Stiller seg positiv til én evt. avtale hovedsponsoravtale. VK1: Vil denne avtalen innebære alle studenter? Leder: Svar VK1: ja. Marked: Vi kan alltid sette opp noen enkeltkrav som verner de avtalene som allerede står. Leder ØAF: Ønsker ikke å låse oss til én evt. avtale som kan skade linjeforeningene. Leder: en så stor avtale må passere styret. Leder ØAF: Vi må passe på at dette ikke ender i tap av andre økonomiske midler. Leder: Svar Leder ØAF: Stiller seg positiv til et evt. møte, men vil at møtende skal være klar over hva en avtale som dette innebærer. Marked: Siste innlegg: Hvis vi ikke får gjennomslag for det vi ønsker, legger vi avtalen død. Notat: Leder setter strek. SAK 117 13 Diskusjonssak: Ansvarsfordeling ved avtaler, arrangementer og promotering. Bakgrunn: Ønsker diskusjon om hvordan man skal fordele hovedansvaret rundt promotering og gjennomføring av avtaler og arrangementer. MA v/erik redegjør. Marked orienterer. Leder: Alle har ansvar for sine arrangementer/avtaler, men det er kommunikasjon som formidler dette ut til studentene. Sosialt: Alle skal ta ansvar for sine ideer. Leder: Alle stiller seg disponible, men de som planlegger er ansvarlig. Marked: Lurer på hvem som tar ansvaret hvis eksterne bedrifter ønsker å lage til noe for BIstudenter. Leder: Svar Marked: Sosialt har hovedansvaret for sosiale arrangementer. Kommunikasjon er kommunikasjonsansvarlig, og sosiale arrangementer er sosialtansvarlig sitt ansvar. SAK 118 13 - Orienteringssak: Bruk av tavlen ved inngangsdør. Bakgrunn: Leder informerer om retningslinjer ved bruk av tavlen. Leder orienterer. Marked kan gjøre det den ønsker. (tavlen ved inngangsdøren og tavlen i 2 etasje). Sak 119 13 Behandlingssak: Generalforsamlingen høst 2013 Bakgrunn: KVK/HR redegjør for den kommende GF. Og ønsker å sette datoen for GF allerede nå. Forslag til vedtak: Styret godkjenner foreslått dato. KVK orienterer. 7 oktober er optimal dato. Ønsker kvart på 3, mandag 7 oktober. Marked: Ønsker en dato der det ikke er så mange forelesninger. Økonomi: Svar marked: Best én mandag der det er mange forelesninger, siden studentene er på skolen. Enstemmig vedtatt. Det er herved innkalt til generalforsamling, 7 oktober 14:45. SAK 120 13 Orienteringssak: LNU-midler Økonomi orienterer: Søknadsfrist er 1 uke før ØA sin. Viktig med at alle er kvalitets-beviste, sånn at vi 6
kan få summen som er søkt for. Oppfordrer alle til å lese søknaden til BIS-Bergen. Leder: Fristen er satt til førstkommende fredag. Oppfordrer alle til å søke. Har dere noen spørsmål, ring enten leder eller økonomiansvarlig. SAK 121 13 Orienteringssak: LEF-arrangementet Leder orienterer. Lørdag er satt til lørdag 28 september. Ønsker at alle engasjerte blir invitert og stiller opp. SAK 122 13 Diskusjonssak: Oppussing av BI-kroå. Bakgrunn: Vi skal pusse opp BI-kroen. SA v/melissa redegjør. Sosialt redegjør. BI er også innblandet i prosessen. Kommer til å forekomme et navnebytte på kroa. Leder, Økonomi og sosialt er ansvarlig for å søke støtte. BI har tatt på seg ansvarlig for alt som har med elektronikk å gjøre. Vegger, møbler og barer skal males. Gulvet skal slipes. Sosialt: Innredning skjer etter jul. BI stiller med mat under oppussingen. Økonomi: Viktig at vi får studentmassen til å delta mer aktivt på arrangementer som tar plass på kroen. Sosialt: Ønsker innspill på hva vi skal gjøre. Kommer til drive aktiv promotering. Marked: Ønsker én navnekonkurranse som kan skape tilhørighet bland studentene. VK1: Kommer oppussingsprosessen til å foregå i 2 deler? Marked: Svar VK1: Med tanke på den uortodokse formen på lokalet, blir det 2-delt arbeid. Konkret: ja. VK1: Interiøret er viktigere en malingen. Økonomi: Svar Vk1: Med tanke på kostnadene, er det maling som kommer først. Leder: Dette må godkjennes på én GF. Vi kommer også til å motta midler fra BI-administrasjonen. Økonomi: Kan være mulig å inkludere samarbeidspartnere i prosessen. Leder: Mulig å legge dette for samarbeidspartneren våre, for å se om de stiller seg positiv til idéen. Sosialt: Orienterer om konsekvensene ang. Én evt. eksklusivitetsavtale. SAK 122-13 - Orienteringssak: Eventueltsaker Styret stemmer over om ØA skal få melde opp én evt.-sak. Enstemmig vedtatt. økonomi: Kommer til å budsjettere med en buffer sånn at evt. overskudd kan gå til oppussing av kroa. Strek satt. Møtet er hevet 15.54 Neste styremøte: Onsdag 2. Oktober: kl. 14:30. 7