Invitasjon til prekvalifisering «Pass, ID og Design» utarbeidelse av design på norske pass og nytt nasjonalt ID-kort IDeALT programmet Politidirektoratet 201400457
2/8 1. Bakgrunn Norsk nasjonalpass er gyldig som identitetsbevis og reisedokument utstedt av norske myndigheter, samt bekreftelse på norsk statsborgerskap. Det er politiet som utsteder vanlige norske pass. UDI og UD utsteder i dag en rekke typer dokumenter innen pass- og utlendingsfeltet. Pass er det eneste norske ID-dokumentet som er gyldig i utlandet. Norske pass skal bidra til en sikker og effektiv ID-kontroll, og være motstandsdyktig mot forfalskning. For å overholde nasjonale og internasjonale lover, regler og forpliktelser, kreves det at sikkerhetsnivået i norske pass høynes. Politidirektoratet har derfor besluttet å modernisere systemer og prosesser for utstedelse av pass og nytt nasjonalt ID-kort. Prosjektet «Pass, ID og design» har som hensikt å levere tema og design for norske pass og ID-kort som kan overtas av en passprodusent. For å finne fram til et tema og konsept for visuell utforming, gjennomfører Politidirektoratet en konkurranse i to trinn. Konkurransen gjennomføres etter prosedyren om plan- og designkonkurranse som er regulert i «Forskrift om offentlige anskaffelser» kapittel 23, og kunngjøres på Doffin. Dette dokumentet er innbydelsen til å delta i trinn 1 i konkurransen, prekvalifiseringen. Politidirektoratet er et forvaltningsorgan underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Politidirektoratet (POD) har ansvar for ledelse og oppfølging av politidistriktene og politiets særorganer. Kripos har fått delegert myndighet fra Politidirektoratet for å utarbeide design av pass og ID-kort. Norsk Designråd bistår Politidirektoratet og Kripos med å gjennomføre konkurransen.
3/8 2. Tema for nye norske pass og ID-kort Valg av tema vil være førende for videre arbeid med visuell design. Alle nasjonale ID-dokumenter som omfattes av prosjekt «Pass, ID og design» skal ha et helhetlig tema og design. I valg av tema legger Politidirektoratet bl.a. vekt på at følgende hensyn blir ivaretatt: - Tydelig vise norsk identitet - Fremstå som et verdidokument - Kreativt og nyskapende - Tradisjonsbærende - Folkelig forankret og allment akseptert - Relevant mange år frem i tid - Klare brukerfordeler 3. Formål med konkurransen Formålet med konkurransen er å finne et unikt konsept med høy designfaglig kvalitet innenfor et tema som er allment akseptert, og med en formgivning som er hensiktsmessig og funksjonell. Designet skal være underlag for produksjon av en ny serie norske pass og ID-kort ved utgangen av 2016. Gjennom konkurransen ønsker Politidirektoratet å få inn varierte forslag til tema og utforming. 4. Organisering og gjennomføring av konkurransen 4.1 Søkere / deltakere Deltakere kan være en enkeltperson, en gruppe av enkeltpersoner eller et foretak. 4.2 Trinn 1 prekvalifisering I trinn 1 inviterer Politidirektoratet, i form av dette dokumentet, interesserte til å søke om å få delta i konkurransen. Politidirektoratet kommer til å velge ut 5-8 deltakere som får delta i trinn 2, dvs. selve konkurransen om å utforme serien med pass og ID-kort. Utvelgelsen av deltakere til trinn 2 besluttes av Politidirektoratet i samarbeid med Norsk Designråd.
4/8 4.3 Trinn 2 konkurransen om utforming I trinn 2 skal de 5-8 deltakerne som blir valgt ut, levere inn forslag til utforming av tema for nye norske pass og ID-kort. Forslaget skal bestå av ut- og innside på omslag, for- og bakside på personaliaside og visa-sider på pass, samt for- og bakside av nasjonalt ID-kort. Et dokument som beskriver premissene for dette arbeidet, vil bli sendt deltakerne som inviteres inn i trinn 2. Den eller de som leverer inn forslag i trinn 2, må være samme person(er) eller foretak som har blitt kvalifisert i trinn 1. Vinneren av konkurransen vil bli utpekt av en jury. Juryen vil kunne innhente råd fra andre eksperter. Blant annet vil det kunne bli aktuelt å legge fram forslagene for en internasjonal gruppe med kompetanse på design, anskaffelse av pass el. Juryen vil innhente tekniske råd om hvorvidt forslagene er mulig å realisere, dvs. om det er mulig å overføre designet til «pass- og ID-språk». Juryens avgjørelse er rådgivende for Politidirektoratet. Beslutningen om tema og design på nye norske pass og ID-kort treffes av Politidirektoratet. Det er viktig å presisere at krav til sikkerhet har forrang foran design, og endelig utforming tilpasset sikkerhetselementer derfor vil gjøres i samarbeid med valgt produsent. Et samarbeid med Politidirektoratet etter kåring av vinner om bearbeiding av det aktuelle tema og design til ferdigstillelse av dokumenter klare til produksjon inngår i tildelingen av oppdraget. Det vil bli gitt ytterligere informasjon om dette i konkurransegrunnlaget. 5. Prekvalifiseringen krav til innlevering, frister, honorarer mv. 5.1 Krav til innlevering Søknad om å delta i konkurransen skal signeres og leveres / sendes inn som papiroriginal. I tillegg skal søknaden med vedlegg også leveres i elektronisk form på CD eller minnepinne. Konvolutt og søknad skal merkes «Prekvalifisering Pass, ID og design». Følgende materiale skal vedlegges søknaden: - CV med informasjon om søkerens utdanning og yrkeserfaring samt kontaktopplysninger (telefon, adresse og e-post). - 4-6 egne, tidligere verk/arbeider og en begrunnelse på maksimalt én A4-side om hvorfor disse er relevante for konkurransen om utforming av pass og ID-kort. Innlevert materiale vil ikke bli returnert. Originaler bør derfor ikke sendes inn. Kopier eller foto aksepteres. - En skriftlig redegjørelse for søkerens motivasjon til å delta i konkurransen på maksimalt én A4-side. Dersom søkeren er en gruppe eller et foretak, skal det oppgis en kontaktperson som har fullmakt til å representere denne.
5/8 Før endelig beslutning om utvelgelse av deltakere til trinn 2 av konkurransen, vil Politidirektoratet kreve at følgende dokumentasjon sendes inn: - For norske søkere: Skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift (hvis aktuelt), som ikke skal være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristen i punkt 5.2 nedenfor. -For juridiske personer (foretak): Egenerklæring i samsvar med vedlegg 1 om at lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) overholdes. -For juridiske personer (foretak): Egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 om at lønnsog arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Vær oppmerksom på at for trinn 2 kan det være aktuelt med personkontroll og sikkerhetsklarering. 5.2 Frister og innleveringssted Søknad merket «Prekvalifisering Pass, ID og design» skal være mottatt av Politidirektoratet senest den 3. mars 2014 kl. 12.00. Søknader mottatt etter fristen vil ikke bli behandlet. Søknad via e-post eller faks aksepteres ikke. Politidirektoratets postadresse er: POLITIDIREKTORATET Postboks 8051 Dep 0031 Oslo Søknaden kan også leveres personlig eller med bud i Politidirektoratets resepsjon innen samme frist. Vår besøksadresse er: Hammersborggt. 12, 0181 Oslo 5.3 Vurderingskriterier i prekvalifiseringen Utvelgelsen av hvilke 5-8 søkere som skal inviteres til å delta i selve konkurransen, vil skje etter en helhetsvurdering, basert på følgende kriterier: - Søkerens erfaring og bakgrunn. - Søkerens motivasjon for å delta i konkurransen. - De innleverte arbeiders relevans for oppdraget med tema og design på nye norske pass og ID-kort.
6/8 5.4 Honorarer Det utbetales ikke honorar for deltakelse i trinn 1, prekvalifiseringen. I trinn 2 får alle konkurransedeltakerne som leverer forslag, et honorar på kr. 150.000,- hver. Utbetaling av honorar skjer så fremt juryen godkjenner at forslagene oppfyller betingelsene satt i konkurransegrunnlaget. Vinneren av konkurransen, dvs. juryens valg, mottar kr. 150.000,- ekstra, totalt kr. 300.000,-. Et samarbeid med Politidirektoratet om bearbeiding av det aktuelle tema og design til ferdigstillelse av dokumenter klare til produksjon, inngår i tildelingen av oppdraget, og honoreres særskilt. Utfyllende informasjon om honorarer vil bli gitt i konkurransegrunnlaget som distribueres til deltakerne i trinn 2. 5.5 Spørsmål Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. Kun skriftlige henvendelser ønskes. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Alle spørsmål vil bli anonymisert og sendes samtlige potensielle tilbydere sammen med oppdragsgivers svar. Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 24. februar 2014 kl.12.00. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Politidirektoratet, v/ John Kristian Thoresen Postadresse: 8051 Dep, 0031 Oslo Besøksadresse: Hammersborggt 12, 0181 Oslo e-post: john.thoresen@politiet.no 6. Opphavsrettslige spørsmål knyttet til konkurransen Politidirektoratet erverver ingen rettigheter til innsendte arbeider i konkurransens trinn 1, prekvalifiseringen. Ved innsendelse av bidrag i konkurransens trinn 2 overdrar deltakerne samtlige rettigheter til sine bidrag til Politidirektoratet, herunder eiendomsrett til designets medier og alle immaterielle rettigheter, herunder opphavsrett, til alt materiale og det kunstneriske uttrykk. Overdragelsen omfatter også bidragenes ide, konsept, skisser, utkast, om- og bearbeidelser, utsnitt og fragmenter. Deltakerne aksepterer at det honorar som de mottar i forbindelse med konkurransens trinn 2, er full kompensasjon for overdragelsen av ovennevnte rettigheter, i alle land og for all fremtid. Overdragelsen innebærer at Politidirektoratet skal ha enerett til å råde over motivene ved å fremstille eksemplarer av dem og ved å gjøre dem tilgjengelig for allmennheten, i opprinnelig eller endret skikkelse, i oversettelse eller bearbeidelse, i annen litteratur- eller kunstart eller i annen teknikk eller medium. Overdragelsen omfatter retten til å gjøre endringer og til å overdra rettighetene videre helt eller delvis, jf åndsverksloven 39b. Politidirektoratet skal ha enerett til å påtale og sanksjonere inngrep. Deltakerne kan ikke kreve ytterligere honorar.
7/8 Deltakerne aksepterer videre at det honorar som de mottar i forbindelse med konkurransens trinn 2, kompenserer at deltakerne fraskriver seg navngivelsesrett etter åndsverkloven 3 (1) og respektrett etter åndsverklovens 3 (2) i forbindelse med at Politidirektoratet gjør bruk av motivene som forutsatt i konkurransegrunnlaget; i forbindelse med frembringelse, eksemplarframstilling, profilering og tilgjengeliggjøring av pass- og ID-dokumenter, samt for opplærings- og informasjonsformål. Fraskrivelsen gjelder for alle land og for all fremtid. Politidirektoratet vil for øvrig medvirke til at deltakernes ideelle rettigheter overholdes. Dette kan f.eks. skje ved at deltakerne navngis i forbindelse med pressekonferanser eller dersom Politidirektoratet stiller ut eller publiserer bidragene for presentasjonsformål. Deltakerne kan ikke fremstille eksemplarer av eller tilgjengeliggjøre sine innsendte bidrag uten forutgående skriftlig samtykke fra Politidirektoratet. Deltakerne innestår for at de har rett til å overdra rettighetene til Politidirektoratet i henhold til ovenstående og at utnyttelse av rettighetene ikke vil krenke tredjeparts rettigheter. Overdragelseserklæringer i tråd med ovenstående må signeres av alle deltakerne i konkurransens trinn 2 og sendes inn sammen med bidragene. Dersom deltaker er en juridisk person skal overdragelseserklæring i tillegg signeres av de personer hos deltaker som har bidratt. 7. Vurderingskriterier i trinn 2 konkurranse om utforming Juryens vurdering i trinn 2 i konkurransen, vil basere seg på følgende hovedkriterier: - Overordnet kunstnerisk idé - Kommunikasjon av temaet / historien - Komposisjon - Originalitet, individualitet og skapende åndsinnsats - Forslagets egnethet for om- og bearbeidelse til pass og ID-dokumenter - Design for alle/ brukervennlighet Kriteriene blir nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget.
8/8 8. Tidsplan 3. februar 2014: Konkurransen offentliggjøres ved kunngjøring på Doffin. Informasjon om konkurransen publiseres også på Politidirektoratets hjemmeside, hjemmesiden til Norsk Designråd og andre utvalgte kanaler. 3. mars 2014: Søknadsfrist for å melde sin interesse om deltakelse. 24. mars 2014: Utsendelse av konkurransegrunnlag til 5-8 deltakere. Uke 14 2014: Seminar for de 5-8 inviterte deltakerne for gjennomgang av konkurransegrunnlag, prosess, tekniske forutsetninger mv. 15. august 2014: Innleveringsfrist konkurranse. Primo september 2014: Jury kårer vinner av konkurransen. Som det fremgår av tidsplanen har Politidirektoratet ambisjon om å avslutte trinn 1 i mars 2014 og innlede trinn 2 av konkurransen i april 2014. Tidsplanen avhenger imidlertid av hvor mange søknader som mottas i trinn 1.