Bredbåndsutbygging i distrikt-tromsø. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 -

2 Innhold 1 OPPDRAGSGIVER OG DEN ETTERSPURTE YTELSEN Oppdragsgiver Prosjektet bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø Fremdriftsplan Alternative tilbud KONKURRANSEN Konkurranseform Kunngjøring Kontrakt Kostnader ved å delta i konkurransen Offentlighet HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON Tromsø kommunes kontaktperson og periode for henvendelse Tilbyderens kontaktperson KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Skatte- og avgiftsattester HMS egenerklæring Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet Tilbyderens faglige kvalifikasjoner STRUKTURERING AV TILBUD Tilbudsbrev Tilbud Formelle krav Språk Innpakning og merking Leveringsadresse Frister Tilbudsfrist Vedståelsesfrist

3 6 TROMSØ KOMMUNES BEHANDLING AV TILBUDENE Tilbudsåpning Bedømmelse av tilbydernes kvalifikasjoner Gjennomføring av forhandlinger Tidsplan VALG AV TILBUD VEDLEGG

4 1 OPPDRAGSGIVER OG DEN ETTERSPURTE YTELSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver i konkurransen er Tromsø kommune. Tromsø er Nordens største by nord for Polarsirkelen, og har verdens nordligste universitet og domkirke. Byens hovednæringer er undervisning, forskning, administrasjon, fiskeeksport og satellitteknologi. Tromsø kommune har innbyggere, og kommunen er km² i utstrekning. 1.2 Prosjektet bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø I dag er det omkring innbyggere i Tromsø kommune, hvorav ca i distrikts-tromsø. Innbyggere, offentlige organer og næringsliv lokalisert i distrikts-tromsø har ikke tilgang til et fiberbasert bredbånd. For at innbyggere og næringsliv i kommunen skal få like muligheter til tilgang til høyhastighetsnett, vil Tromsø kommune bidra til oppstart av utbygging av et kraftfullt og framtidsrettet fiberbasert bredbåndsnett i utkantene av Tromsø kommune. Tromsø kommune har søkt om og fått tilsagn om såkalte RDA-midler (midler for kompensasjon av høyere arbeidsgiveravgift enn resten av fylket) til denne utbyggingen. Prosjekt bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø er nærmere beskrevet i kravspesifikasjonen inntatt som vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlaget. For å realisere prosjektet vil oppdraget bli satt ut til en eller flere tilbyder(e) som er villig(e) til å prosjektere, bygge, eie, drifte og levere innhold i det fremtidige bredbåndsnettet. Oppdraget vil bli gitt til de(n) tilbyderen(e) som krever lavest tilskudd/støttebeløp for å forestå utbyggingen. Tilbyderen vil motta et omforent engangstilskudd etter at hver av utbyggingsfasene er ferdig bygd, godkjent og satt i drift. Oppdragsgiver vil således ikke være byggherre for prosjektet. For å skape rettslig sikkerhet for tilbyderen, og fordi tilskuddet er å anse som statsstøtte i EØS-avtalens forstand, er prosjektet forhåndsgodkjent av EFTAs overvåkningsorgan (ESA). ESAs vedtak av 13. juli 2011 er tatt inn som vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Det ble i 2010 innvilget 30 millioner kroner til utbyggingen, og det er avsatt ytterligere 68 millioner kroner som kan innvilges til prosjektet. Totalt åpner dette for at prosjektet kan støttes med inntil 98 millioner kroner. Det tas likevel et finansieringsforbehold som innebærer at kommunen har rett til å annullere eller redusere prosjektet hvis dette blir nødvendig av økonomiske grunner. Avhengig av finansieringssituasjonen kan det bli aktuelt å tildele kontrakt for utbygging av samtlige faser eller for én eller flere faser. I kravspesifikasjonen fremgår kommunens prioriterte utbyggingsrekkefølge (vedlegg 1). Som det vil fremgå, vil kommunen bidra til utbygging av fiberbredbånd i så store deler av distrikts-tromsø som det er finansielt grunnlag for. Tilbydere skal inngi tilbud på hele prosjektet, kombinasjonen av flere faser og enkeltfaser i tråd med prioriteringslisten som følger av kravspesifikasjonen (vedlegg 1) og tilskuddskjemaet (vedlegg 4). 4

5 1.3 Fremdriftsplan Utbyggingen av fiberbredbåndsnettet skal igangsettes kort tid etter inngåelse av kontrakt, og den vil bli delt opp i faser. Kravspesifikasjonen (vedlegg 1) og tilskuddsskjemaet (vedlegg 4) gir nærmere informasjon om fremdriftsplanen for utbyggingen. 1.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2 KONKURRANSEN 2.1 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og IV (særlige regler om bygge- og anleggskonsesjon). 2.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin- og TED-basen i uke 40. Kunngjøringen ligger tilgjengelig på et med vedlegg er lagt ut som elektroniske dokumentvedlegg til utlysningen på Doffin. Alle interessenter som registrerer seg på Doffin, får tilgang til konkurransedokumentene og eventuell tilleggsinformasjon med endringer/justeringer. Interessenter som henter konkurransedokumentasjonen fra andre kilder, er selv ansvarlige for å skaffe seg tilgang til slik tilleggsinformasjon. 2.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlegg 2 og 3 (kontraktsvilkår) med de presiseringer som eventuelt blir gjort ved avtaleinngåelsen. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Ved forbehold skal tilbyderen angi ny formulering av den aktuelle kontraktbestemmelsen. Alle andre forbehold vil bli ansett som ugyldige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist hvis det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan være tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 2.4 Kostnader ved å delta i konkurransen Tromsø kommune dekker ikke kostnadene som tilbyder pådrar seg ved deltakelsen i konkurransen. 2.5 Offentlighet Offentleglova (Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2005 nr. 16) gjelder for offentlighetens innsyn i opplysninger knyttet til konkurransen. 5

6 3 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 3.1 Tromsø kommunes kontaktperson og periode for henvendelse Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal rettes til: E-posten skal merkes med Bredbånd til distrikts-tromsø spørsmål til konkurransegrunnlag i emnefeltet. Spørsmål til konkurransen kan sendes frem til 14. november Innkomne spørsmål anonymiseres og besvares samlet til alle tilbyderne. Svarene legges også ut som tilleggsdokumenter på Doffin. Hvis spørsmål sendes etter denne fristen, er det ikke sikkert at de vil bli besvart. Tilbyder skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner hos Tromsø kommune for å tilegne seg informasjon vedrørende konkurransen. 3.2 Tilbyderens kontaktperson Tilbyderen skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse, e- postadresse og telefonnummer. Hvis kontaktperson endres, skal Tromsø kommune informeres. Tromsø kommune tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi kontaktperson er endret uten at endringen er videreformidlet. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Generelt Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Kvalifikasjonskravene bedømmes på grunnlag av dokumentasjonen som fremlegges for vurderingen av hvert enkelt krav. Hvis ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyder bli avvist. Hvis tilbyder har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan Tromsø kommune, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres, se punkt 3.1 om kontaktperson. Hvis tilbyder ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyder indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremgå tydelig. I et slikt tilfelle må det godtgjøres at tilbyder reelt disponerer over disse sammenslutningenes eller virksomhetenes ressurser. Én måte å dokumentere at tilbyder disponerer over disse ressursene på, er å fremlegge en signert forpliktelseserklæring fra underleverandøren/samarbeidspartneren med følgende ordlyd: 6

7 Undertegnede bekrefter at selskap, org.nr. stiller de nødvendige ressurser til disposisjon for selskap, org.nr. oppfyllelse av kontrakt om prosjektering, bygging, eie og drift av bredbåndsnett i Tromsø kommune, samt leveranse av innhold (IP-telefoni, internett og TV). 4.2 Skatte- og avgiftsattester Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Leverandør skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske tilbydere skal legge frem attest for betalt merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for betalt skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av søknadsfristen, og skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Tilbydere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 4.3 HMS egenerklæring Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Tilbyder skal legge frem signert egenerklæring om at leverandør oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen 7

8 4.4 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Leverandør skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn tolv måneder. 4.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal ha en kredittvurdering hvor vurderingen er at tilbyder er kredittverdig. Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn tre måneder. 4.6 Tilbyderens faglige kvalifikasjoner Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Det kreves betydelig kompetanse og erfaring med bygging og drift av bredbåndsnett. Tilbyder skal dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i konkurransegrunnlaget samt hans erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Tilbyder skal dokumentere de viktigste relevante leveranser de siste fem år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referanseprosjektene skal oppgis med telefonnummer og e- postadresse til kontaktperson hos kunde. Det kreves god kapasitet og gjennomføringsevne for å kunne gjennomføre prosjektet. Tilbyder skal redegjøre for arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen. Tilbyder skal redegjøre for tilbudt bemanning for dette oppdraget 8

9 Krav Krav til dokumentasjon (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem. Tilbyder skal beskrive foretakets kvalitetssikringssystem. 5 STRUKTURERING AV TILBUD 5.1 Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Erklæring på at tilbyderen forplikter seg til å oppfylle i henhold til kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 Informasjon om tilbyderens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende (vedståelsesfrist), jf. punkt Tilbudsbrevet skal være signert av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. 5.2 Tilbud Tilbud, inkludert kvalifikasjonsdokumentasjon, skal leveres i to trykte eksemplarer (én original og én kopi). Hvert eksemplar settes inn i en ringperm med skilleblad. Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ringpermen struktureres slik: 1. Tilbudsbrev 2. Skatte- og avgiftsattester (se punkt 4.2) 3. HMS egenerklæring (se punkt 4.3) 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert (se punkt 4.4) 5. Dokumentasjon på kredittverdighet (se punkt 4.5) 6. Dokumentasjon på faglige kvalifikasjoner (se punkt 4.6) 7. Beskrivelse av hvordan bredbåndsnettet er tenkt bygd 8. Kostnadsberegning og ferdig utfylt tilskuddsskjema (se vedlegg 4) 9. Forbehold og forutsetninger (se punkt 3.3) Tilbyderen kan bare forvente at dokumentasjon som er presentert på denne måten vil bli tatt i betraktning. 9

10 Tilbud skal også leveres i elektronisk versjon på minnepinne (ett eksemplar). Tilbyderen er ansvarlig for å verifisere at minnepinnen er lesbar og identisk med original. Ved avvik mellom trykt og elektronisk versjon, vil den trykte versjonen gå foran. 5.3 Formelle krav Språk Tilbudet skal utformes på norsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen på norsk, bes det om at Tromsø kommune kontaktes før tilbudsfristens utløp Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket med tape/lim. Tilbudet skal videre leveres i anonymisert forsendelse. Det innebærer at forsendelsen ikke må gi opplysninger om avsenderens identitet. Tilbudet skal merkes Tilbud bredbåndsnett Tromsø kommune må kun åpnes av Jan Holthe. Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, anonymisert og i lukket forsendelse, vil bli avvist Leveringsadresse Ved levering på besøksadresse leveres tilbudet til: Tromsø kommune Rådhuset i Tromsø Resepsjonen Ved postforsendelse sendes tilbudet til: Tromsø kommune Postboks Tromsø Tilbudet kan ikke sendes pr e-post eller telefaks. Tilbud som sendes pr e-post eller telefaks vil bli avvist. 5.4 Frister Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 21. november kl Tilbudet skal være Tromsø kommune i hende på leveringsadressen, jf. punkt 5.3.3, før utløpet av tilbudsfristen. Med i hende menes at søknaden fysisk 10

11 er kommet frem til Tromsø kommune. Ved postforsendelse er det altså tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet i fem måneder, regnet fra tilbudsfristen. 6 TROMSØ KOMMUNES BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted 21. november 2011 kl Tilbyderne har ikke anledning til å være til stede under åpningen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6.2 Bedømmelse av tilbydernes kvalifikasjoner Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist. Det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet er riktig og fullstendig. Tromsø kommune kan bare innhente tilleggsinformasjon om tilbydernes kvalifikasjoner etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser 21-3 og Tromsø kommune vil snarest mulig gi skriftlig melding med kort begrunnelse dersom tilbudet blir avvist eller avslått. Tilbydere som skriftlig anmoder om det, skal senest innen ti dager etter mottakelse av anmodningen gis en nærmere begrunnelse om hvorfor tilbudet er forkastet. 6.3 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger, og det vil bli gjennomført forhandlingsmøter med tilbyderne. Endringer/forbedringer av tilbudene skal dokumenteres skriftlig i form av reviderte tilbud. Tromsø kommune forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene, basert på tilbudene inngitt av tilbyderne. En tilbyder hvis tilbud er forkastet, vil bli skriftlig underrettet om dette. 11

12 6.4 Tidsplan Det er lagt opp til følgende tidsplan for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Alle frister etter tilbudsfristen er tentative datoer som ikke er bindende for Tromsø kommune. Aktiviteter Frister Tilbudsfrist 21. november 2011 Forhandlinger, evaluering av tilbud og kontraktstildeling Uke Klagefrist To uker fra kontraktstildeling Kontraktsinngåelse (etter karensperiode) Uke VALG AV TILBUD Valg av tilbud skjer mellom tilbud som oppfyller kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilken/hvilke tilbydere som krever lavest støttebeløp. I tilbudet skal tilbyderne oppgi hvilket beløp som kreves i tilskudd ved å fylle ut tilskuddsskjema inntatt i vedlegg 4. Tilbyderne skal inngi tilbud på samtlige alternativer i skjemaet. Dette gjelder selv om noen av tilbudene skulle overstige støttebeløpet som er indikert i punkt 1.2. I tilskuddsskjemaet skal tilbyderne skal også oppgi estimerte støtteberettigede kostnader, jf. punkt 6.1 i kravspesifikasjonen. Hvis oppdraget i sin helhet ikke kan gjennomføres på økonomiske vilkår som Tromsø kommune kan akseptere, forbeholder kommunen seg retten til å tildele kontrakt for deler av oppdraget. Det kan også bli aktuelt å fordele oppdraget mellom flere tilbydere som tildeles hver sin(e) utbyggingsfase(r), forutsatt at det vil gjøre det samlede tilskuddsbeløpet lavere enn ved valg av én tilbyder (for eksempel slik at tilbyder A tildeles utbyggingsfase 1 og 3 mens tilbyder B tildeles utbyggingsfase 2). 8 VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon 2 Utkast til kontraktsbestemmelser (utbygging) 3 Utkast til kontraktsbestemmelser (drift) 4 Tilskuddsskjema 5 ESAs vedtak 6 Skisser over fibre til kommunal bruk 7 Kart over utbyggingsområdet med faser 12