Bredbåndsutbygging i distrikt-tromsø. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 -

2 Innhold 1 OPPDRAGSGIVER OG DEN ETTERSPURTE YTELSEN Oppdragsgiver Prosjektet bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø Fremdriftsplan Alternative tilbud KONKURRANSEN Konkurranseform Kunngjøring Kontrakt Kostnader ved å delta i konkurransen Offentlighet HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON Tromsø kommunes kontaktperson og periode for henvendelse Tilbyderens kontaktperson Tilbyderkonferanse KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Skatte- og avgiftsattester HMS egenerklæring Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet Tilbyderens faglige kvalifikasjoner STRUKTURERING AV TILBUD Tilbudsbrev Tilbud Formelle krav Språk Innpakning og merking Leveringsadresse Frister Tilbudsfrist

3 5.4.2 Vedståelsesfrist TROMSØ KOMMUNES BEHANDLING AV TILBUDENE Tilbudsåpning Bedømmelse av tilbydernes kvalifikasjoner Tidsplan VALG AV TILBUD VEDLEGG

4 1 OPPDRAGSGIVER OG DEN ETTERSPURTE YTELSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver i konkurransen er Tromsø kommune. Tromsø er Nordens største by nord for Polarsirkelen, og har verdens nordligste universitet og domkirke. Byens hovednæringer er undervisning, forskning, administrasjon, fiskeeksport og satellitteknologi. 1.2 Prosjektet bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø I dag er det omkring innbyggere i Tromsø kommune, hvorav ca i distrikts-tromsø. Innbyggere, offentlige organer og næringsliv lokalisert i distrikts-tromsø har ikke tilgang til et fiberbasert bredbånd. For at innbyggere og næringsliv i kommunen skal få like muligheter til tilgang til høyhastighetsnett, vil Tromsø kommune bidra til oppstart av utbygging av et kraftfullt og framtidsrettet fiberbasert bredbåndsnett i utkantene av Tromsø kommune. Tromsø kommune har søkt om og fått tilsagn om såkalte RDA-midler (midler for kompensasjon av høyere arbeidsgiveravgift enn resten av fylket) til denne utbyggingen. Prosjekt bredbåndsutbygging i distrikts-tromsø er nærmere beskrevet i kravspesifikasjonen inntatt som vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlaget. Oppdraget vil bli gitt til den tilbyderen som krever lavest tilskudd/støttebeløp for å forestå utbyggingen. Tilbyderen vil motta et omforent engangstilskudd etter at hvert av utbyggingsområdene er ferdig bygd, godkjent og satt i drift. Oppdragsgiver vil således ikke være byggherre for prosjektet. For å skape rettslig sikkerhet for tilbyderen, og fordi tilskuddet er å anse som statsstøtte i EØS-avtalens forstand, er prosjektet forhåndsgodkjent av EFTAs overvåkningsorgan (ESA). ESAs vedtak av 13. juli 2011 er tatt inn som vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Tromsø kommune legger opp til en tilskuddsramme for fiberbredbåndutbyggingen på 94 millioner kroner. Det tas likevel et finansieringsforbehold som innebærer at kommunen har rett til å annullere eller redusere prosjektet hvis dette blir nødvendig av økonomiske grunner. Kommunen vil bidra til utbygging av fiberbredbånd i så store deler av distrikts-tromsø som tilskuddsrammen på 94 millioner kroner tillater. Kommunen ser at det er usikkert om det disponible tilskuddsbeløpet vil være tilstrekkelig til å bygge ut fiber i samtlige deler av de ønskede områdene. Kommunen har derfor delt de ikke-utbygde områdene inn i områder som kreves utbygd («må-områder») og områder kommunen ønsker utbygd dersom det er finansielt grunnlag for dette («tilleggsområder»). Inndelingen i områder fremgår av kart som er inntatt som en del av kravspesifikasjonen (vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlaget). Så lenge samtlige deler av må-områdene bygges ut, vil det være opp til tilbyder å bestemme rekkefølgen på utbyggingen av disse områdene. Tilleggsområdene er angitt i prioritert rekkefølge, og tilleggsområde 1 skal bygges ut før tilleggsområde 2 osv. Prioriteringen gjelder også for hvilke tilleggsområder en tilbyder kan inngi tilbud på. Det kan eksempelvis ikke inngis tilbud på tilleggsområde 3 uten at det også er inngitt tilbud på tilleggsområde 1 og 2. 4

5 1.3 Fremdriftsplan Utbyggingen av fiberbredbåndsnettet skal igangsettes kort tid etter inngåelse av kontrakt. Tilbyder gis frihet til å fastsette fremdriftsplanen innenfor de rammer som er fastsatt av kommunen. Må-områdene skal senest være utbygd tre år etter kontraktsignering, mens eventuelle tilleggsområder skal være utbygd senest fire år etter samme dato. Kontrakt forutsettes signert innen uke Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2 KONKURRANSEN 2.1 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Kommunen understreker at denne konkurranseformen ikke åpner for forhandlinger. Valg av tilbud skjer på bakgrunn av tilbudene slik de er ved tilbudsfristens utløp. 2.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin- og TED-basen i uke 17. Kunngjøringen ligger tilgjengelig på et med vedlegg er lagt ut som elektroniske dokumentvedlegg til utlysningen på Doffin. Alle interessenter som registrerer seg på Doffin, får tilgang til konkurransedokumentene og eventuell tilleggsinformasjon med endringer/justeringer. Interessenter som henter konkurransedokumentasjonen fra andre kilder, er selv ansvarlige for å skaffe seg tilgang til slik tilleggsinformasjon. 2.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlegg 2 og 3 (kontraktsvilkår) med de presiseringer som eventuelt blir gjort ved avtaleinngåelsen. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelige forbehold. Ved forbehold skal tilbyderen angi ny formulering av den aktuelle kontraktbestemmelsen. Alle andre forbehold vil bli ansett som ugyldige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist hvis det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan være tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 2.4 Kostnader ved å delta i konkurransen Tromsø kommune dekker ikke kostnadene som tilbyder pådrar seg ved deltakelsen i konkurransen. 2.5 Offentlighet Offentleglova (Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2005 nr. 16) gjelder for offentlighetens innsyn i opplysninger knyttet til konkurransen. 5

6 3 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 3.1 Tromsø kommunes kontaktperson og periode for henvendelse Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal rettes til: E-posten skal merkes med Bredbånd til distrikts-tromsø spørsmål til konkurransegrunnlag i emnefeltet. Spørsmål til konkurransen kan sendes frem til 25. mai Innkomne spørsmål anonymiseres og besvares samlet til alle tilbyderne. Svarene legges også ut som tilleggsdokumenter på Doffin. Hvis spørsmål sendes etter denne fristen, er det ikke sikkert at de vil bli besvart. Tilbyder skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner hos Tromsø kommune for å tilegne seg informasjon vedrørende konkurransen. 3.2 Tilbyderens kontaktperson Tilbyderen skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse, e- postadresse og telefonnummer. Hvis kontaktperson endres, skal Tromsø kommune informeres. Tromsø kommune tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi kontaktperson er endret uten at endringen er videreformidlet. 3.3 Tilbyderkonferanse Kommunen har to ganger tidligere avholdt mislykkede konkurranser for dette oppdraget og ser at fastleggelsen av rammene for prosjektet kan by på utfordringer. Kommunen inviterer til tilbyderkonferanse for avklaringer og presiseringer av grunnlaget for konkurransen. Tilbyderne oppfordres derfor til å gå gjennom konkurransegrunnlaget med vedlegg og legge frem spørsmål og konstruktive innspill på tilbyderkonferansen. Alle innspill vedrørende konkurransen vil bli grundig vurdert av kommunen. Tilbudskonferansen avholdes i Rådhuset i Tromsø kommune 24. mai 2012 kl Påmelding skjer skriftlig pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson (pkt 3.1). Frist for påmelding er 18. mai 2012 kl For å sikre likebehandling vil det bli ført referat fra tilbudskonferansen som vil bli distribuert til alle interessenter. 6

7 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Generelt Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Kvalifikasjonskravene bedømmes på grunnlag av dokumentasjonen som fremlegges for vurderingen av hvert enkelt krav. Hvis ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyder bli avvist. Hvis tilbyder har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan Tromsø kommune, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres, se punkt 3.1 om kontaktperson. Hvis tilbyder ønsker å inngi tilbud sammen med andre selskaper, skal dette fremgå tydelig. Det må videre godtgjøres at tilbyder reelt disponerer over samtlige ressurser som tilbys. Én måte å dokumentere at tilbyder disponerer over andre selskapers ressurser på, er å fremlegge en signert forpliktelseserklæring fra underleverandøren/samarbeidspartneren med følgende ordlyd: Undertegnede bekrefter at selskap, org.nr. stiller de nødvendige ressurser til disposisjon for selskap, org.nr. oppfyllelse av kontrakt om prosjektering, bygging, eie og drift av bredbåndsnett i Tromsø kommune, samt leveranse av innhold (IP-telefoni, internett og TV). 4.2 Skatte- og avgiftsattester Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Leverandør skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske tilbydere skal legge frem attest for betalt merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for betalt skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av søknadsfristen, og skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Tilbydere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 4.3 HMS egenerklæring Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. 7

8 Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Tilbyder skal legge frem signert egenerklæring om at leverandør oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Leverandør skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn tolv måneder. 4.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal ha en kredittvurdering hvor vurderingen er at tilbyder er kredittverdig. Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn tre måneder. 4.6 Tilbyderens faglige kvalifikasjoner Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt eller ikke oppfylt. 8

9 Krav Krav til dokumentasjon Det kreves betydelig kompetanse og erfaring med bygging og drift av bredbåndsnett. Det kreves god kapasitet og gjennomføringsevne for å kunne gjennomføre prosjektet. Tilbyder skal dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i konkurransegrunnlaget samt hans erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Tilbyder skal dokumentere de viktigste relevante leveranser de siste fem år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referanseprosjektene skal oppgis med telefonnummer og e- postadresse til kontaktperson hos kunde. Tilbyder skal redegjøre for arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen. Tilbyder skal redegjøre for tilbudt bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem. Tilbyder skal beskrive foretakets kvalitetssikringssystem. 5 STRUKTURERING AV TILBUD 5.1 Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Erklæring om at tilbyderen forplikter seg til å oppfylle i henhold til kravspesifikasjonen (vedlegg 1) Informasjon om tilbyderens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende (vedståelsesfrist), jf. punkt Tilbudsbrevet skal være signert av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. 5.2 Tilbud Tilbud, inkludert kvalifikasjonsdokumentasjon, leveres i to trykte eksemplarer (én original og én kopi). Hvert eksemplar settes inn i en perm med løse ark og skilleblad. Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Permen struktureres slik: 1. Tilbudsbrev 2. Skatte- og avgiftsattester (se punkt 4.2) 3. HMS egenerklæring (se punkt 4.3) 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert (se punkt 4.4) 9

10 5. Dokumentasjon på kredittverdighet (se punkt 4.5) 6. Dokumentasjon på faglige kvalifikasjoner (se punkt 4.6) 7. Beskrivelse av hvordan bredbåndsnettet er tenkt bygd 8. Kostnadsberegning og ferdig utfylt tilskuddsskjema (se vedlegg 4) 9. Forbehold og forutsetninger (se punkt 3.3) Tilbyderen kan bare forvente at dokumentasjon som er presentert på denne måten vil bli tatt i betraktning. Tilbud skal også leveres i elektronisk versjon på minnepinne (ett eksemplar). Tilbyderen er ansvarlig for å verifisere at minnepinnen er lesbar og identisk med original. Ved avvik mellom trykt og elektronisk versjon, vil den trykte versjonen gå foran. 5.3 Formelle krav Språk Tilbudet skal utformes på norsk. Underlagsdokumentasjon kan likevel være på engelsk, dansk eller svensk. Hvis underlagsdokumentasjonen er på et annet språk, bes det om at det vedlegges en oversettelse av dokumentet til norsk Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket med tape/lim. Tilbudet skal videre leveres i anonymisert forsendelse. Det innebærer at forsendelsen ikke må gi opplysninger om avsenderens identitet. Tilbudet skal merkes Tilbud bredbåndsnett Tromsø kommune må kun åpnes av Jan Holthe. Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, anonymisert og i lukket forsendelse, vil bli avvist Leveringsadresse Ved levering på besøksadresse leveres tilbudet til: Tromsø kommune Rådhuset i Tromsø Resepsjonen Ved postforsendelse sendes tilbudet til: Tromsø kommune Postboks Tromsø 10

11 Tilbudet kan ikke sendes pr e-post eller telefaks. Tilbud som sendes pr e-post eller telefaks vil bli avvist. 5.4 Frister Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 7. juni 2012 kl Tilbudet skal være Tromsø kommune i hende på leveringsadressen, jf. punkt 5.3.3, før utløpet av tilbudsfristen. Med i hende menes at søknaden fysisk er kommet frem til Tromsø kommune. Ved postforsendelse er det altså tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet i fem måneder, regnet fra tilbudsfristen. 6 TROMSØ KOMMUNES BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted 7. juni 2012 kl Tilbyderne har ikke anledning til å være til stede under åpningen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6.2 Bedømmelse av tilbydernes kvalifikasjoner Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist. Det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet er riktig og fullstendig. Tromsø kommune kan bare innhente tilleggsinformasjon om tilbydernes kvalifikasjoner etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser 21-3 og Tromsø kommune vil snarest mulig gi skriftlig melding med kort begrunnelse dersom tilbudet blir avvist eller avslått. Tilbydere som skriftlig anmoder om det, skal senest innen ti dager etter mottakelse av anmodningen gis en nærmere begrunnelse om hvorfor tilbudet er forkastet. 6.3 Tidsplan Det er lagt opp til følgende tidsplan for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Alle frister etter tilbudsfristen er tentative datoer som ikke er bindende for Tromsø kommune. Aktiviteter Frister/tidspunkt Tilbyderkonferanse 24. mai 2012 kl

12 Tilbudsfrist 7. juni 2012 kl Evaluering av tilbud og innstilling til valg av leverandør Uke 24 og 25 Klagefrist Kontraktsinngåelse (etter karensperiode) Uke To uker regnet fra innstilling til valg av leverandør 7 VALG AV TILBUD Valg av tilbud skjer mellom tilbud som oppfyller kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilken tilbyder som tilbyr flest områder utbygd innen de fastsatte tilskuddsrammene. Hvis to eller flere tilbydere tilbyr like stort utbyggingsomfang, vil den tilbyderen som krever lavest tilskuddsbeløp bli tildelt kontrakt. Det samme gjelder dersom det kun inngis tilbud på utbygging av måområdene. I tilbudet skal tilbyderne oppgi hvilket beløp som kreves i tilskudd ved å fylle ut tilskuddsskjema inntatt i vedlegg 4. I tilskuddsskjemaet skal tilbyderne også oppgi estimerte støtteberettigede kostnader, jf. punkt 6.1 i kravspesifikasjonen. Tilbyderne skal i samme skjema opplyse om hvor mange områder som tilbys utbygd. 8 VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon med kart over utbyggingsområder 2 Utkast til kontraktsbestemmelser (utbygging) 3 Utkast til kontraktsbestemmelser (drift) 4 Tilskuddsskjema 5 ESAs vedtak 12