Ringer i Vannet - Metdikk fr samarbeidet mellm NHO-bedriftene g attføringsbedrifter.
Metdikk fr samarbeidet mellm NHO-bedriftene g attføringsbedrifter Frrd Ringer i Vannet-strategien bygger på frståelsen av at de aller fleste mennesker i dette landet ønsker g kan utføre en jbb g at bedriftene trenger arbeidskraft. Å lykkes enda bedre i denne kblingen vil gi stre samfunnsøknmiske g menneskelige gevinster. Strategien bygger gså på at arbeidsgivere ønsker arbeidstakere med de rette kvalifikasjner ut i fra hva slags arbeid sm skal utføres. Det er viktig at arbeidsgivere får arbeidssøkere fra attføringsbedrifter sm har, eller sm kan tilegne seg, tilfredsstillende kmpetanse. Attføringsbedriftene, sm er spredt ver hele landet, har lang erfaring med å frberede persner med ulike frmer fr yrkesbegrensninger på en slik måte at de kan møte arbeidsgiveres krav. De vil gså kunne freta den nødvendige ppfølging på arbeidsplassen sm NHO bedriften krever, gså etter ansettelsen. Ringer i Vannet strategien innebærer en metdikk der NHO bedrifter får kntakt med en lkal attføringsbedrift sm vurderer m man har kandidater sm gjennm pplæring g veiledning kan være aktuell arbeidskraft fr NHO bedriften. Prsessen fregår på følgende måte: Bedriftens behv / Kartlegging Kandidatutvelgelse Kvalifisering / kursing Arbeidspraksis g evaluering Ansettelse / ppfølging Rekrutteringsprsessen til ansettelse Ringer i vannet - metdebeskrivelse
Bedriftens behv / Kartlegging Etablere samarbeid mellm NHO-bedrift g attføringsbedriften Avklare arbeidsgivers behv Finne aktuell kandidat Kandidatutvelgelse Kvalifisering / kursing Kandidaten gis grunnpplæring g arbeidstrening på attføringsbedriften m nødvendig Attføringsbedriften krdinerer bedriftsintern g ekstern kursing/ sklering av kandidaten Attføringsbedriften er et bindeledd mt ffentlige instanser ved behv Arbeidspraksis g evaluering De tre partene (bedriften, kandidaten g attføringsbedriften) evaluerer framdrift g reviderer framdriftsplan/ prgresjnsplan Arbeidspraksis hs NHO-bedrift med ppfølging fra attføringsbedrift Ansettelse / ppfølging Kandidaten ansettes hs arbeidsgiver Arbeidsgiver kan kntakte attføringsbedriften fr eventuelt hjelp vedrørende kandidaten gså etter ansettelsen 1 Kntaktprsessen med NHO-bedrifter 1.1 Kntakt med g ppfølging av næringslivskntakter i NHO-familien Innsalg, infrmasjnsmøter, kntraktinngåelser g ppfølging av avtaler gjrt i regi av Ringer i Vannet gjøres prfesjnelt g ryddig. Det er viktig at attføringsbedriftene tilpasser seg det rdinære næringsliv i sin kmmunikasjnsfrm. Mange av kntaktene vil frmidles av Reginkntrene til NHO gjennm sentralt inngåtte avtaler eller gjennm direkte kntakt fra bedrifter sm ønsker å rekruttere kandidater fra en attføringsbedrift. Attføringsbedriftene vil gså selv ta kntakt med NHO-bedrifter de synes virker sm hensiktsmessige samarbeidspartnere fr å få til et rekrutteringssamarbeid. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
Intern rganisering i attføringsbedriften: Det bør være en ansatt ved hver attføringsbedrift sm har et verrdnet ansvar fr å følge pp næringslivspartnerne, en såkalt Key Accunt Manager (KAM). Det frutsettes at denne har erfaring fra salg, g er vant til "å pleie" et kntaktnett på en prfesjnell måte. Vedkmmende vil gså ha en intern rlle i rganiseringen av hvilke knsulenter ved egen bedrift sm er i kntakt med de frskjellige samarbeidende næringslivsaktørene. KAM bør ha den verrdnede ppfølgingen av samtlige samarbeidende NHO-bedrifter, vil vedlikehlde et register av disse g påse at avtaler blir fulgt pp. KAM bør gså ha et verrdnet ansvar fr relasjnsbyggingen med NHO-bedriftenes ledere/ HR-avdelinger, eller de kntaktpersner sm er perative i samarbeidet. Innledende kntakt med NHO-bedriften: Telefn: En bør presentere seg sm representant fr Ringer i Vannet-strategien i NHO, g sm ansatt ved attføringsbedriften xx. Spør m de kjenner Ringer i Vannet, g gi en ryddig beskrivelse av prsjektet. Be m lv til å sende infrmasjn på e-pst sm et initiativ til å få et møte med bedriften. Hvis frespørselen avvises skal dette nteres med begrunnelse, g KAM vil avgjøre m det skal iverksettes en ny kntakt, når denne evt. skal skje, g sette dette i kalender. Når frespørselen aksepteres skal infrmasjn, "takk fr en hyggelig samtale", g frslag til møtetidspunkt (hvis ikke allerede avtalt) sendes frtløpende, g i alle fall innenfr neste virkedag. Første møte: Gjennmføres bestandig av KAM, sm infrmerer m muligheter gjennm Ringer i Vannet, ønske m å gjennmføre en bedriftskartlegging (fr å finne best mulig egnede kandidater fr virksmheten), presenterer Rekrutteringsavtalen, g avtaler neste møtepunkt. KAM sørger fr at bedriften blir fulgt pp, g avgjør hvem sm skal gjennmføre bedriftskartlegging/ være med på neste møte. Bedriftskartlegging: Med mindre dette ikke er ønskelig, skal det bestandig gjennmføres en bedriftskartlegging (se skjema bakerst i heftet). På bakgrunn av bedriftskartleggingen skal attføringsbedriften gjennmgå mulighetene fr skreddersydd kvalifisering av kandidater, g finne aktuelle kandidater å presentere fr bedriften innen avtalt tid. Videre ppfølging: KAM har ansvar fr at NHO-bedriften hele tiden er infrmert m prgresjn g muligheter i samarbeidet. Uavhengig av m en har kandidater utplassert ved NHO-bedriften eller ikke skal KAM initiere kvartalsvis møter fr å hlde samarbeidet i gang g fr å kunne se nye muligheter. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
Hvis attføringsbedriften finner kandidater blant egne deltagere skal NHO-bedriften frtløpende infrmeres m dette, g få tilsendt CV g frslag til møtetidspunkt. Hvis attføringsbedriften ikke umiddelbart finner egnede kandidater skal NHO-bedriften frtløpende infrmeres m dette, g få infrmasjn m hva en gjør fr å finne kandidater fra andre attføringsbedrifter, g / eller gjennm NAV. Det er viktig at NHO-bedriften føler at arbeidet frtsetter, g at de hldes løpende rientert. Kurs i markedsppfølging: Det vil, etter frespørsel, bli gitt tilbud m kurs i markedsppfølging i regi av Ringer i Vannet. Bransjefreningen Attføringsbedriftene kan gså kntaktes fr infrmasjn m aktuell kurstilbydere på dette mrådet. 1.2 Samarbeid med NHOs reginkntr NHOs reginkntr innehar en nøkkelrlle i å frmidle kntakt mellm NHO bedrifter g aktuelle attføringsbedrifter. Ikke minst vil dette gjelde i en begynnende fase inntil det er etablert kntakt mellm de aktuelle aktørene, g Ringer i Vannet sm knsept er blitt allment kjent hs bedriftene. Et slikt samarbeid innebærer at reginkntrene infrmerer sine medlemmer m Ringer i Vannet strategien, både gjennm utsending av infrmasjn, møter, knferanser g andre kmmunikasjnskanaler. Reginkntrene infrmerer gså m hvilke aktuelle attføringsbedrifter sm finnes i reginen, eventuelle spesialiteter ved disse g gir kntaktinfrmasjn. Ringer i Vannets nettside g SharePint er gså kntaktledd g en infrmasjnskilde i frbindelse med etablering av direkte kntakt mellm NHO-bedriftene g den enkelte attføringsbedrift. 1.3 Kntaktarbeid gjennm bransjerganisasjnene i NHO Ringer i Vannet-sekretariatet samarbeider med bransjefreningen Attføringsbedriftene g initierer ulike frmer fr samarbeid mellm andre landsfreninger g bransjefreninger i NHO. Hensikten er å få disse freninger til å infrmere egne medlemsbedrifter m de muligheter sm ligger i å rekruttere gjennm Ringer i Vannet strategien, samt å initiere egne avtaler med de stre knsernene g kjedene sm finnes i NHO - familien. 1.4 Kntakt via sentrale avtaler Mange NHO bedrifter er ulike frmer fr knsern, kjeder eller større bedrifter med mange lkasjner i Nrge. Ringer i Vannet-sekretariatet vil i samarbeid med bransjefreningen Attføringsbedriftene inngå skreddersydde avtaler m rekruttering med NHOs medlemsbedrifter. Avtalene definerer spesifikke krav til pplæring g ppfølging tilpasset disse aktørenes rekrutteringsbehv. Slike avtaler kan følges pp gjennm pplæring av aktuelle attføringsbedrifter. Avtalene gjøres kjent gjennm SharePint. Attføringsbedriftene vil kunne bli mfattet av avtalene ved å kntakte sin lkale Ringer i Vannet prsjektkrdinatr, sekretariatet i Ringer i Vannet, eller bransjefreningen Attføringsbedriftene. I nen tilfeller vil aktuelle bedrifter gså bli direkte kblet på disse avtalene gjennm direkte henvendelser fra sekretariatet. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
2 Relasjnsbygging g samarbeid med NHO-bedriftene 2.1 Kntaktpersner NHO bedrifter må kunne frvente å få veiledning/ppfølging når de har behv fr det. Det rganiseres slik at NHO-bedriften frhlder seg til faste kntaktpersner gjennm de ulike fasene fram mt rdinær ansettelse. Attføringsbedriften ppgir alle kntaktpplysninger, slik at NHObedriften kan nå vedkmmende veileder når behvet fr slik kntakt skulle ppstå. Dette gjelder gså ut ver nrmal arbeidstid. 2.2 Kartlegging av NHO-bedriften Samarbeidet starter med en kartlegging av NHO-bedriftens rekrutteringsbehv. Et eget skjema er utviklet (se vedlegg 5.2) slik at en systematisk kan sette seg inn i de frhld sm er vesentlige fr å bli kjent med NHO-bedriften. Dette er nødvendig fr å få en gd jbbmatch, dvs. at man blir i stand til å freta en kvalitativt gd utvelgelse av kandidater sm passer bedriftens behv g prfil. 2.3 Rekrutteringsavtaler Rekrutteringsavtalen innehlder de pplysningene sm er vesentlige fr å ivareta mrådene arbeidspraksis, pplæring, kvalifikasjnskrav g ønsker fra NHO-bedriftens side. Avtalen er et dynamisk/strategisk dkument sm angir hvilke kandidater sm vil ha mulighet fr ansettelse i NHObedriften. Eksempel på slik rekrutteringsavtale, se kapittel 5.0 Avtaler. 2.4 Kvalifisering Med kvalifisering menes her all frm fr kvalifisering sm NHO bedriften mener er nødvendig før en ansettelse. Dette vil variere sterkt fra stilling til stilling. Fr nen jbber vil det være tilfredsstillende m kandidaten kan dkumentere gde ssiale ferdigheter, mtivasjn fr å jbbe g være rusfri i arbeidstida. I andre jbber er det nødvendig med en frmell utdannelse, dkumenterbar realkmpetanse eller en arbeidspraksis sm viser at kandidaten faktisk kan utføre aktuelle arbeidsppgaver. Viktige hvedpunkter i et kvalifiseringsløp er: 2.4.1 Avklaring Kandidaten gjennmgår en prsess i attføringsbedriftens regi hvr man søker å finne ut m ferdigheter, kmpetanse g egnethet matcher NHO bedriftens behv. En viktig del av avklaringen er å finne fram til hvilke kvalifikasjner kandidaten må tilegne seg fr å kunne ppfylle kravene til stillingen. 2.4.2 Kmpetansebygging Kmpetansebygging av kandidater kan være nødvendig fr å møte kravene NHO bedriften stiller til ledige stillinger. Slik kmpetansebygging kan skje i frm av arbeidstrening g kvalifisering på attføringsbedriften, eksterne kurs/skler eller arbeidstrening/pplæring i NHO-bedriften. 2.4.3 Kntinuerlig ppfølging Gjennm hele prsessen vil attføringsbedriften tilby NHO-bedriften nødvendig ppfølging. Ikke minst er det viktig dersm pplæringen/arbeidstreningen fregår i NHO bedriften. Her inngår gså kntakt mt Nav sm fte er en viktig samarbeidspart i et slikt kvalifiseringsløp. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
2.5 Ansettelse En rekrutteringsavtale har sm hvedmålsetting ansettelse av kandidaten. Dette presiseres gjennm Rekrutteringsavtalen. Dersm en kandidat tilfredsstiller NHO-bedriftens kravspesifikasjn fr rekruttering, g bedriften har behv fr å få dekket de ppgaver kandidaten utfører, skal det legges til rette fr ansettelse. Målet er at ansettelse skal skje så snart sm mulig på vilkår sm er hensiktsmessig, g i tråd med det sm er vanlig i den aktuelle bransje/stilling. 2.6 Oppfølging etter ansettelse Etter ansettelse kan NHO-bedriften så lenge denne har en Rekrutteringsavtale be m ppfølgingstjenester fra attføringsbedriften etter behv. Oppfølging bør gis uavhengig av hvr lenge kandidaten har vært ansatt hs NHO-bedriften, frutsatt at det fremdeles freligger en Rekrutteringsavtale mellm partene. 2.7 Eksterne ressurser g krdinering av hjelpetiltak I denne frm fr rekruttering kan kandidatene ha behv fr ulike typer av hjelpebehv. Det kan være alt fra tekniske hjelpemidler, transprttjenester, krdinering verfr ffentlige myndigheter eller særlig støtte på arbeidsplassen. Fr at arbeidsfrhldet skal fungere tilfredsstillende før en eventuell ansettelse, har attføringsbedriften et ansvar fr å kartlegge g sørge fr at behvet fr hjelpetiltak blir dekket. Likeså m det ppstår slike behv etter ansettelse. 3.0 Kandidatppfølging Oppfølging av kandidater ute i NHO-bedriftene er viktig fr at bedriftene skal kunne føle trygghet g ivaretagelse. Oppfølgingens intensitet g mfang vil naturlig nk variere etter kandidatenes frutsetninger, arbeidets art g NHO-bedriftens ønske m individuell skreddersøm. Fr at rekrutteringsarbeidet skal bli frutsigbart fr arbeidsgivere, angir dette kapitlet en standard sm de må kunne frvente i samarbeidet med attføringsbedriften. En arbeidspraksis i NHO-bedriftene bør gjøres så krtvarig sm mulig. Praksisperiden sees på sm et middel fr at arbeidsgiver skal kunne bli kjent med kandidaten, g fr at kandidaten får en mulighet til å pparbeide seg en kmpetanse g arbeidsevne sm tilfredsstiller arbeidsgivers kriterier fr ansettelse. I nen tilfeller vil en praksisplass ikke ha ansettelse i den knkrete NHO-bedriften sm målsetting. Arbeidsevneutprøving, kmpetanseheving, kursing g utdanning, eller relevant praksis fr å kunne ppnå ansettelse i annen virksmhet, kan være begrunnelser fr slik praksis. Praksisfrhldet bør avsluttes så frt de avtalte målene er ppnådd. 3.1 Riktig kandidat på riktig plass Riktig kandidat på riktig plass er en vesentlig faktr sm vil øke mulighetene fr ansettelse. Gjennm å bruke kartleggingsskjemaet i kapittel 5, vil attføringsbedriften få gd innsikt i NHO-bedriftens bedriftskultur, kmpetansekrav fr ansatte, arbeidsppgaver g det ssiale miljø. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
Det å finne riktig kandidat til riktig arbeidsgiver er gså avgjørende fr arbeidsgivers tilfredshet i samarbeidet med attføringsbedriften. Dersm attføringsbedriften finner kandidater sm i stre trekk tilfredsstiller arbeidsgivers krav, men sm kanskje ikke "treffer" på alle kriterier, må man iverksette tiltak fr å innfri arbeidsgivers frventning. 3.2 Standard fr ppfølging av kandidat i praksisfrhld Oppfølging av kandidater skal være skreddersøm sm tar hensyn til kandidatens frutsetninger g arbeidsgivers ønsker. I Ringer i Vannet-samarbeidet gjelder følgende (minimum-) standard fr ppfølging: Før ppstart: Det skal gjennmføres minst ett møte mellm attføringsbedriftens veileder, kandidaten g arbeidsgivers representant (-er) før ppstart av praksis. Ved ppstart: Det skal gjennmføres en kntakt med NHO-bedriften i løpet av første dag i arbeidspraksis. Dette fr å sikre at kandidaten har møtt pp, fått kntakt med de riktige persnene g fått en egnet presentasjn av bedriften g arbeidsppgavene mv. Denne kntakten skal evaluere m partene ser det sm hensiktsmessig å frtsette praksisfrhldet. Det skal gjennmføres en tilsvarende kntakt innen utgangen av tredje dag i praksis. Dette frdi erfaringer viser at kandidater med lite jbberfaring trenger støtte fr å hlde det gående den første uken. Frtløpende ppfølging: Det skal den første måneden gjennmføres minst en kntakt hver uke. Denne kntakten skal innehlde samtale både med NHO-bedriftens representant g kandidaten. Videre skal det gjennmføres minst en kntakt hver andre uke, med mindre den individuelle ppfølgingsplanen sier ne annet. Oppfølgingsplan fr kandidater: Attføringsbedriften sørger fr at det pprettes en ppfølgingsplan, i samarbeid med NHO-bedriften, med prgresjn i arbeidsppgaver fr kandidater i samsvar med den enkeltes utvikling g bedriftens behv. I ppfølgingsplanen skal gså pplæringsbehv g praksisppfølging være beskrevet. 3.3 Kvalifisering g kursing Bedriftskartleggingen vil avdekke både NHO-bedriftens kmpetansebehv g kandidatenes eventuelle mangel på aktuell kmpetanse. Hvis en kandidat ppfattes å være aktuell fr NHObedriften, men har mangelfull kmpetanse, vil attføringsbedriftens rlle kunne være å legge til rette fr nødvendig kmpetanseheving. Dette kan innebære å gjennmføre kmpetansekartlegging, kartlegging g pplæring av lese-, skrive-, g matematikkvansker, nrskkmpetanse, veiledning i frhld til hvrdan pplæring kan ppnås, ppstart av lærlingeløp sv. Opplæring g veiledning i frhld til ssial kmpetanse kmmer gså inn under dette. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
3.4 Krdinering av ffentlige hjelpetiltak/rdninger Et vesentlig ønske fra NHO-bedriftene er bistand i frhld til kmmunikasjn med NAV g andre ffentlige instanser. Attføringsbedriften har kmpetanse på dette feltet g kan gi NHO-bedriften en rientering m hvilke rdninger sm kan være aktuelle. Slik kmpetanse bør være tilgjengelig fr både kandidat g arbeidsgiver der det er behv fr dette. Hvis en avdekker behv sm attføringsbedriften ikke selv kan dekke, skal veileder være behjelpelig med å kntakte det ffentlige hjelpeapparatet g yte bistand ved utfylling av skjemaer.l. 3.5 Veien til ansettelse, g ppfølging etter kntrakt Attføringsbedriften bør gjennm hele praksisperiden frtløpende, g sammen med kandidaten selv g arbeidsgiver, vurdere m prduktiviteten g frutsetningene er tilfredsstillende fr ansettelse. En ansettelse bør skje på så rdinære vilkår sm mulig. Selv m kandidaten er ansatt, g attføringstiltaket er avsluttet, vil arbeidsgiver kunne be m veiledning g bistand vedrørende den ansatte. Dette ppfølgingsansvaret vil påligge attføringsbedriften så lenge denne har en aktiv Rekrutteringsavtale med NHO-bedriften. 4.0 Lkalt samarbeid g en felles frmidlingsprtal 4.1 Frmidlingssamarbeid mellm attføringsbedriftene I mange tilfeller vil ikke attføringsbedriften lkalt ha de kandidatene NHO-bedriftene til en hver tid måtte ha plass til. Det er viktig både fr relasjnen mellm NHO-bedriften g den lkale attføringsbedriften, samt fr Ringer i Vannet sm rdning, at disse behvene søkes ivaretatt på en gd måte. Det pprettes derfr en frmidlingsprtal i regi av Ringer i Vannet slik at andre attføringsbedrifter kan dekke den aktuelle rekrutteringsfrespørselen, se kapittel 4.2 g 4.3 nedenfr. 4.2 Rekrutteringsprtal Her vil attføringsbedrifter kunne synliggjøre kandidatbehv de selv ikke kan dekke etter å ha blitt kntaktet av en NHO-bedrift. Denne prtalen innehlder t muligheter: Kandidater verføres mellm bedriftene slik at attføringsbedriften med rekrutteringsavtale med aktuell NHO-bedrift vertar ppfølgingsansvaret. Attføringsbedriften med aktuell kandidat inkluderes i Rekrutteringsavtalen g fretar ppfølging med egne veiledere. 4.3 Rekrutteringssamarbeid med NAV Fr å kunne dekke de kandidatfrespørsler sm attføringsbedriften mttar, vil det der andre attføringsbedrifter heller ikke kan levere, være nødvendig å be NAV m bistand til å dekke NHObedriftens rekrutteringsønske. NHO-bedriften kan ta kntakt med NAV g beskrive bedriftens rekrutteringsønske. NAV finner aktuelle kandidater med relevante kvalifikasjner sm kan henvises til bedriften fr vurdering. Attføringsbedriftene g de reginale Ringer i Vannet- prsjektene i NHOreginen samarbeider med NAV fr å finne egnede samarbeidsfrmer. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
5.0 Avtaleverk g dkumenter 5.1 Rekrutteringsavtale mellm bedriftene Det er utarbeidet en egen rekrutteringsavtale. Denne finnes sm en egen pdf-fil det kan skrives i. 5.2 Mmenter til Kartleggingsskjema fr NHO-bedrifter I mange tilfeller vil en NHO-bedrift kjenne sitt rekrutteringsbehv g melde dette til attføringsbedriften i frm av en bestilling/frespørsel. Kandidater fra en attføringsbedrift kan imidlertid ha redusert mulighet til rdinære stillinger, g fte får en de gde ansettelsene gjennm at attføringsbedriften g NHO-bedriften har inngående kjennskap til hverandre. Hva er bedriftens næring, prduksjnsmråde? Hvilke arbeidsppgaver finnes ved bedriften (beskriv aktuelle mråder)? Hvr mange utfører hver funksjn Hvilke kvalifikasjner kreves ved hver funksjn Eksisterende eller framtidige rekrutteringsbehv tilhørende hver funksjn Hvilke fysiske betingelser freligger ved hver funksjn En beskrivelse av arbeidsmiljø ved hver funksjn Hvilken internpplæring kan tilbys ved bedriften? Hvilke kandidater vil passe inn ved bedriftens frskjellige avdelinger? Kvalifikasjner (frmelle/ ufrmelle) Ssiale egenskaper Stillingsstørrelser Funksjnsnedsettelser Rus/ rulleblad 5.3 Sentrale avtaler, kjeder g knsern I Ringer i Vannet vil det gså bli inngått sentrale avtaler med større knsern g kjeder i NHOsystemet. Disse avtalene vil være tilgjengelig på Ringer i Vannet sitt SharePint-mråde, g vil i mange tilfeller innehlde en særskilt kravspesifikasjn g innretting både i frhld til ppfølgingsarbeid g metdikk. Attføringsbedrifter sm ønsker å være med på disse rekrutteringsavtalene må kunne påregne å måtte kurse seg pp på den aktuelle avtales kravspesifikasjn, g å undertegne på en avtale sm frplikter attføringsbedriften til å følge denne. Ringer i vannet - metdebeskrivelse
Kntaktinfrmasjn Ringer i vannet Middelthunsgate 27 PB. 5473 Majrstuen 0305 Osl E-pst: ringerivannet@nhservice.n Telefn: 23 08 86 50 Telefax: 23 08 86 59 Prsjektleder Rune Kvarme E-pst: rune.kvarme@nhservice.n Mbil: +47 415 40 353 Nettsider www.attfringsbedriftene.n www.nh.n www.nhservice.n Ringer i vannet - metdebeskrivelse