Fylkesmannen i Nordland Statens Hus Moloveien 10 8002 Bodø Deres ref: Vår ref: Ola Nordmann Bakevja, 11. september 2014 Tilbudsbrev, rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita og kopipapir Viser til kunngjøring på Doffin og Mercell datert 22.07.2014 og har herved gleden av å presentere vårt tilbud. Vi bekrefter at vedståelsesfristen for tilbudet er fram til 28.11.2014. Vår kontaktperson for dette tilbudet er: Navn: Ola Nordmann Stilling: Daglig leder Telefon: 123 45 678 Epost: ola@blankeark.in Adresse: Midtveien 12 Postnr./sted: 8000 Bodø Forretningshemmeligheter Vårt tilbud inneholder ingen forretningshemmeligheter med unntak av enhetspriser og rabatter oppgitt i prisskjemaet. Vi ber derfor om at hele prisskjemat unntas fra innsyn. Vi ønsker dere lykke til med evalueringen. Bodø, 11. september 2014.. Ola Nordmann
DOK 2 - Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav Her legger man inn dokumentasjon i hht. punkt 5 i konkurransegrunnlaget: - Bekreftelse på elektronisk faktura på EHF- format - Skatteattest ikke eldre enn 6 mnd. - MVA- attest ikke eldre enn 6 mnd - Firmaattest bra Brønnøysundregisteret
DOK 3 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen 1. Generelt om avtalen Denne avtalen inneholder leveranse av varer innen følgende varegrupper. Tape Skriveredskaper (Penner, blyanter, tusjer) Kopipapir Konvolutter Annet (Hefter, notatblokker, skilleark, osv.) Batterier Diverse kontorrekvisita De enkelte produktene er listet opp i bilag 2 - Prisskjema. Vi gjør oppmerksom på at dette kun er et utdrag av de mest brukte artiklene. Produktlistene som følger av denne konkurransen skal være levende. Med dette menes at produkter kan bli lagt til som følge av endrede behov hos oppdragsgiver, eller fjernet som følge av endret varesortiment hos leverandør. Oppdragsgiver forventer at valgt tilbyder leverer andre artikler til en konkurransedyktig kvalitet og pris. Tilbyders besvarelse Vi har besvart alle postene i prisskjemaet og tilbudt produkter vi mener er av tilsvarende kvalitet eller bedre enn de etterspurte. Vi registrerer også at dere har etterspurt noen produkter som er på vei ut av sortimentet hos de fleste produsentene og som vil erstattes av nye og bedre løsninger i løpet av kontraktsperioden. I slike tilfeller vil vi være behjelpelig med å finne bedre og rimeligere alternativer. Vi garanterer også at nye produkter vil ha en rabatt tilsvarende eller bedre enn den vi har tilbudt i prisskjemaet. 2. Krav 2.1. Bestillingsløsning. Tilbyder må ha en tilfredsstillende løsning for online/web- bestillinger. Denne skal ha et intuitivt og oversiktlig grensesnitt. Legg ved web- adresse, eventuelt en testversjon. Det må kunne være mulig å kontakte leverandør per e- post og telefon for utdypende produktegenskaper, ol. Tilbyders besvarelse Vår webshop tilfredsstiller alle forventninger til en moderne nettbutikk. Dersom vi tildeles avtale, vil prisskjemaet i denne konkurransen utgjøre en nettoprisliste som vil være tilknyttet deres påloggingsinformasjon.
Vi vil også vedlikeholde nettoprislisten på webshopen etter hvert som nye produkter erstatter utgåtte produkter. Fylkesmannen i Nordland kan derfor være trygg på at dere har tilgang til de beste prisene til en hver tid. Vi viser til vedlagt brukermanual for nettbutikken. I tillegg kan dere logge dere på nettbutikken og teste den ut i praksis. Brukernavn: demo passord: demo Webadressen er http://shop.blankeark.in Demobutikken har alle funksjoner helt frem til betalingsbekreftelse, og dere kan handle alle varer dere ønsker uten at dette genererer ekte bestillinger. Dere har derfor mulighet til å teste ut alle funksjoner i nettbutikken. Vi er tilgjengelig for spørsmål knyttet til løsningen dersom det er aktuelt. Det er også mulig å bestille pr. telefon ved å ringe vår kundeservice på tlf.: 12 34 56 77. Åpningstider er 08.00 17.00 alle hverdager. Kundeservice vil også besvare alle henvendelser vedrørende reklamasjon og retur. 2.2. Leveringsbetingelser. Oppdragsgiver vil ha maksimum leveringsfrist på tre (3) dager fra bestillingstidspunktet til levering på virksomhetens hovedadresse i Bodø. For bestillinger til virksomhetens andre sentrale lokasjoner på Fauske og Mosjøen vil leveringsfristen kunne avvikes noe. Vennligst spesifiser leveringsbetingelser. Tilbyders besvarelse Våre leveringstider er garantert maksimalt 2 virkedager etter bestilling uansett virksomhetens adresse. Bla- bla- bla og så videre Jeg har ikke besvart hele kravspesifikasjonen i dette eksemplet, men poenget er at alle punktene må besvares.
Besvarelse på tildelingskriteriene 1. Bestillingsløsninger (vektes 10 %) Vi viser til vedlagt brukerveiledning for nettbutikken og oppfordrer oppdragsgiver til å logge på med demobruker: Brukernavn: demo passord: demo I korte trekk gir vår nettbutikk en rekke funksjoner som forenkler kundens opplevelse, som f.eks.: - bla- bla- bla - For kunden gir dette en rekke fordeler, blant annet: - bla- bla- bla - 2. Leveringsbetingelser (vektes 20 %) Som beskrevet i vår besvarelse på kravspesifikasjon, tilbyr vi maksimalt 2 dagers leveringstid til alle lokasjonene. 3. Pris (70 %) Vedlagt prisskjema er komplett utfylt i henhold til beskrivelsene. I en del av tilfellene dere har etterspurt spesifikke merker og artikkelbeskrivelser. Der har vi tilbudt et annet merke men produktet har tilsvarende kvalitet og funksjon som det etterspurte. Vi gjør samtidig oppmerksom på at en del av de produktene dere etterspør er på vei ut av produsentens sortiment. I disse tilfellene vil vi bistå oppdragsgiver med å finne erstatningsprodukter med samme eller bedre kvalitet og funksjonalitet. Dersom oppdragsgiver er usikker på erstatningsproduktets kvalitet, er det mulig å bestille et prøveprodukt for utprøving før produktet legges inn i nettoprisliste. Hvis produktet ikke holder forventet kvalitet kan det returneres og kjøpesummen på de uåpnede pakkene vil krediteres i sin helhet.
Miljø Krav til produksjonen av kopipapir og konvolutter Her legger man inn dokumentasjon i hht. punkt 3.3. i kravspesifikasjon. Les kravet nøye og finn frem den dokumentasjonen som etterspørres. Pass på at all dokumentasjon er med! Det holder ikke at man skriver Kravet er oppfylt