Basert på evalueringsresultatet anbefaler vi at kommunene inngår kontrakt Markedshuset AS

Transkript

1 EVALUERINGSNOTAT, UNNTATT OFFENTLIGHET Fra Anbudskonkurranse: Oppdragsgiver: Tilbydere: Finnut Consult AS Papir, plast og rengjøringsprodukter Vadsø kommune, Nesseby kommune, Tana kommune, Gamvik kommune, Karasjok kommune, Kautokeino kommune, Porsanger kommune, Nordkapp kommune, Sør- Varanger kommune, Loppa kommune og Salangen kommune. Markedshuset AS (Norengros), Staples Norway AS 1. Innledning Anbudskonkurransen er gjennomført elektronisk gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. Leverandørene er alle kvalifiserte som leverandører og har levert nødvendig dokumentasjon. Leverandørene oppfyller minimumskravene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. 2. Anbefaling Basert på evalueringsresultatet anbefaler vi at kommunene inngår kontrakt Markedshuset AS 3. Tildelingskriterier Tildelingskriteriene følger av konkurransegrunnlagets punkt 4.3: Oppdragsgiver vil velge det tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1 Pris 60,0% Utfylt produktskjema vil bli lagt til grunn i evalueringen. 2 Kvalitet 20,0% Alle produkter skal ha høy kvalitet og være egnet til daglig bruk i kommunene ulike virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, kontorbygg etc.), samt tåle daglig bruk i de ulike virksomhetene i kommunene. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en skjønnsmessig vurdering av kvalitet for et utvalg av tilbudte produkter. Produktene som skal evalueres følger av konkurransegrunnlagets punkt 2.4.

2 3 Service og leveringsbetingelser 20,0% Herunder: - Bestillings- og leveringsrutiner - Kundeoppfølgning og support Evalueringen vil skje på bakgrunn av leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonens punkt Evaluering av tildelingskriteriet pris 4.1 Nærmere om hvordan evalueringen ble foretatt Utfylt prisskjema ble lagt til grunn i evalueringen av tildelingskriteriet pris. Det ble benyttet en matematisk formel utarbeidet av Konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell: All evaluering i MSS gir en total rangering av tilbudet levert av den respektive leverandør. Den totale rangering er et resultat av rangeringskriteriene og vektingen av disse. Rangeringen blir registrert av innkjøper før publisering av konkurransen. Ved beregning av rangering ut fra pristilbud, er begrepet "referansepris" tatt i bruk. Referansepriser er høyeste pris x2 (i praksis) og laveste pris fra leverandør. Mottatte pristilbud blir da plassert mellom referansenivåene i dette intervallet og rangert i forhold til plassering. I praksis vil det si at et mottatt laveste pristilbud er lik laveste referansepris, vil gi høyeste rangering. For å beregne rangeringen i forhold til referansepris, blir følgende kalkulering gjort: pmax : bmax : bmin : Høyeste referansepris Høyest mottatte pristilbud Laveste mottatte pristilbud

3 For å kunne beregne rangering ut fra mottatte pristilbud, er prisene plassert på skalaen mellom laveste og høyeste referansepris. Dette blir gjort ved å bruke følgende kalkulering: p : Mottatt pristilbud pmax : Høyeste referansepris pmin : Laveste referansepris rmax : Høyeste rangering rmin : Laveste rangering Poengsummen ble deretter vektet, det vil si at den leverandøren som var billigst oppnådde en vektet score på 6 (10 poeng/60 % = 6 poeng). 4.2 Vekting og oppsummering - Pris Tilbudet fra Markedshuset AS var det beste tilbudet på tildelingskriteriet pris og har oppnådd høyeste score etter vekting på 6. Totalprisen lyder på NOK ,70 Tilbudet fra Staples Norway AS på NOK ,06 oppnådde en vektet score på 5,74 poeng. 5 Evaluering av tildelingskriteriet kvalitet 5.1 Nærmere om hvordan evalueringen ble foretatt Evalueringen ble foretatt 15. januar 2016, av Tom Sottinen (Finnut), Herdis Bjørkås (Vadsø kommune) og Eeva-Maria Leinonen (Sør Varanger kommune). Vareprøvene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget punkt 2.4 ble gjennomgått og testet. Brukervennlighet ovenfor målgruppene og produktenes robusthet ble vektlagt under evalueringen, noe som også følger av tildelingskriteriets beskrivelse: Alle produkter skal ha høy kvalitet og være egnet til daglig bruk i kommunene ulike virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, kontorbygg etc.), samt tåle daglig bruk i de ulike virksomhetene i kommunene. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en skjønnsmessig vurdering av kvalitet for et utvalg av tilbudte produkter.

4 5.2 Vekting og oppsummering - Kvalitet Avfallssekk knyte 72x125cm 35my sort (1 rull) Avfallspose HD 60X60cm 7my transp (1 rull) Tørkeark, 2 lags papirhåndkle i bunt, hvitt, mykt. Arkstørrelse lengde mellom mm og bredde mellom 206 og 215mm. (1 bunt) Markedshuset leverte best på kvalitet og fikk 10 poeng. Opplevd kvalitet på papiret var utslagsgivende. Staples fikk 7 poeng. Dispenser til tørkeark. Må passe til produkt: "Tørkeark, 2 lags papirhåndkle i bunt, hvitt, mykt. Arkstørrelse lengde mellom mm og bredde mellom 206 og 215mm." (1stk) Markedshuset sin dispenser var enklere å fylle på papir. Nøkkel var på siden og gjør at det ved fylling av papir ikke er nødvendig å stå på stol eller på tærne. Opplevd kvalitet var også bedre på produktet fra Markedshuset. Markedshuset fikk 10 poeng, Staples fikk 6 poeng. Nøytralt rengjøringsmiddel til daglig bruk på alle overflater som tåler vann, 5 liters kanne (1 kanne) Microfibermopp, 60 cm, med borrelås. Må kunne brukes både tørr og fuktig. (3 stykk) Lik poengsum,10 til begge leverandører Blandingsmopp, 60 cm med lomme. (3 stykk) Maskinoppvask. Tablett, alkalisk, m/blekemiddel, m/enzymer, u/fosfat, u/farge, u/parfyme. Lang vasketid. (10 tabletter) Engangshansker vinyl. U/pudder, alle størrelser (1 pakke) Hånddesinfeksjon, flytende eller gel, ca 150 ml. (1 stk) Lik poengsum, 10 til begge leveranører Toalettpapir, 200 m rull, minimum 2 lags mykt, hvitt (3 ruller) Markedshuset sitt toalettpapir opplevdes som vesentlig bedre på kvalitet. Papiret revnet ikke så lett som Staples sitt, i tillegg opplevdes det som enklere å åpne selve rullen ved første gangs bruk. Markedshuset sitt papir er også tykkere. Markedshuset fikk 10 poeng, Staples fikk 6 poeng.

5 Samlet score etter vekting: Markedshuset 2 poeng Staples 1,8 6 Evaluering av tildelingskriteriet service og leveringsbetingelser 6.1 Nærmere om hvordan evalueringen ble foretatt Evalueringen ble foretatt 15. januar 2016, av Tom Sottinen (Finnut), Herdis Bjørkås (Vadsø kommune) og Eeva-Maria Leinonen (Sør Varanger kommune). Det ble foretatt en skjønnsmessig vurdering kriteriet på bakgrunn av leverandørens besvarelser til kravspesifikasjonens punkt 9.0. For kommunene er det viktig at man kan bestille et mindre kvantum av gangen, samt at varene sendes innen kort tid etter at bestilling er gjennomført. Ordrebekreftelse etter bestilling og god oppfølgning i avtaleperioden er også viktig. 6.2 Vekting og oppsummering Service og leveringsbetingelser Bestillings- og leveringsrutiner Begge leverandørene har avtale med Posten og Bring og en leveringstid på 1-3 virkedager fra bestillingsdato. Markedshuset tilbyr oversendelse hasteordre utenom ordinære transportplaner/kjøreruter evt. over natta. Staples tilbyr en løsning ved hasteordre å handle hos sin samarbeidspartner, Finnmark Kontorservice AS, med en presisering om at tilbudte priser ikke gjelder i slike tilfeller. Markedshuset tilbyr brekkasje av salgsforpaktning til enheter innen kommunene som ikke har behov for hele pakningsenheter. Begge leverandører tilbyr WEB løsning for bestilling. Kundeoppfølgning og support Begge leverandører tilbyr kundeservice og support, enten via WEB eller per telefon. Staples tilbyr oppfølgning fra Finnmark Kontorservice AS, samt egen kursvirksomhet (statusmøter, effektivisering og avtaleforhold, produktorientert opplæring). Staples sin beskrivelse av kundeoppfølning og support er vurdert som noe bedre enn Markedshusets sitt tilbud. Samlet sett har markedshuset oppnådd 8,5 poeng og Staples 10 poeng. Poengsum på dette kriteriet etter vekting: Staples 2 og Markedshuset 1,70.

6 7 Oppsummeringog avsluttendebemerkninger Markedshusethar etter gjennomførtvektingoppnådden scorepå 9,7ogStaplesen scorepå 9,5429.Markedshuseter vurdert somdet bestetilbudet i henholdtil tildelingskriteriene. FinnutConsultAShar utarbeidetogsendttildelingsbrevtil leverandørene.kontrakt vil bli inngåttetter karensperiodensutløp somer fastsatttil 15.februar2016,og underforutseningat det ikkeer innkommetklagerfra leverandører. Dersomderehar spørsmåltil konkurransen,tilbudetsinnhold,enhetspriser, påslagsprosent i de ulikekategoriereller evalueringenkanundertegnedekontaktes. Med vennlig hilsen Tom Sottinen Jurist, Finnut Consult e-post: ts@finnut.no tlf: