Ringerike DinProsess.no kommune

Transkript

1 Ringerike DinProsess.no kommune Informasjon om tildeling av kontrakt (runde 2) Rammeavtale multifunksjonsskrivere med Follow me løsning Til alle tilbydere Sendt via Mercell portal Innledning Vi viser til mottatte tilbud i ovenfor nevnte konkurranse. Etter opprinnelig tildeling ble det funnet en feil og Ringerike kommuen har gjennomført en ny evaluering. Resultatet av denne er beskrevet nedenfor. Vi takker alle tilbydere for innlevert tilbud og tålmodigheten. Vi mottok til sammen syv (7) gode tilbud. Alle tilbydere ble funnet å oppfylle beskrevede kvalifikasjonskrav: Tilbud Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Tilbud 4 Tilbud 5 Tilbud 6 Tilbud 7 Leverandør Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS Ringerike kommune er godt fornøyd med kvaliteten på mottatte tilbud. Alle hadde tilbudt en løsning til en kvalitet som ville oppfylt beskrevet behov for Ringerike kommune og således kunne alle blitt tildelt kontrakt. Det var visse forskjeller på hvor gjennomarbeidet og detaljert tilbudene var og enkelte tilbud bar preg av noe mangelfull kontroll (eksempelvis at tilbudet var stilet til feil oppdragsgiver). For å finne beste tilbud ble det gitt en score fra 1 til 9 (der 1 er dårligst og 9 er best) på alle 1/9

2 evaluerte (under) kriterier. I praksis ble hvert kriterium oppdelt i underkriterier og tilbudene ble så scoret slik at beste tilbud innenfor hvert underkriterium fikk 9 poeng og de øvrige ble scoret i forhold til hvordan de forholdt seg til beste tilbud. Med unntak av priser og andre rene matematiske sammenligninger, vil dette være preget av skjønnsmessige vurderinger for alle kriterier. Etter at score var gitt for alle underkriterier ble score tall vektet med gitt vekt for hvert underkriterium og deretter for hvert hovedkriterium, slik at det ble funnet en totalscore for hvert tilbud. Denne poengscore gir tilbudets relative rangering blant de øvrige tilbud. Tildelingskriterier slik listet i konkurransegrunnlaget: Løsningsbeskrivelse (35 %) Produktkvalitet (15 %) Priser (35 %) Kompetanse og erfaring (15 %) Priser Vektet 35 % Vi hentet inn priser slik disse var lagt inn i Mercell. Noen justeringer ble gjort av prisene for at tilbudene skulle bli sammenlignbare basert på avklaringsmøter og hva som var priset inn i tilbudet av moduler/funksjonaliteter. Prisene ble multiplisert med forventet behov over 2 år. Billigste tilbyder var Staples som fikk 9 poeng med en totalpris på NOK ,41. De øvrige fikk trekk i score tilsvarende det prosentmessige avviket i totalpris fra billigste pris. Her var Kontorsenteret Buskerud nærmest. Ved gjennomgangen av tilbudene så vi behov for å justere priser, slik at tilbudene ble sammenlignbare. Dette var også en del av bakgrunnen til at vi gjennomførte avklaringsmøter, for å være sikker på at vi hadde tolket tilbudene riktig på dette området. Vi har nedenfor liset absolutt alle endringer og justeringer vi har foretatt på inngitte priser. Staples: SafeCom lisenser 148 MFP og server lisenser: 148 MFP X NOK (lisens) = NOK , 60 X NOK 464 (elev kvoter) = NOK , 148 X 309 (ruled based printing) = NOK , 1 X (server) = NOK , TOTAL: NOK , 15% vedlikehold i 2 år (15% X NOK X 2år): NOK , EOP (Mobile Print) inkl. vedlikehold: NOK , Total tilbudspris: NOK ,41 Score: 9,0 poeng 2/9

3 Kontorsenteret Buskerud: Oppgitt bare én farge i stedet for alle tre på tonerpriser (vi tok tonerpriser oppgitt og multipliserte disse med 3): NOK , Kortleser til alle MFP (148 skrivere X NOK 686, ): NOK , MEAP lisens til alle MFP (148 skrivere X ) : NOK , 2 års vedlikehold MEAP lisenser (148 skrivere X NOK 551 X 2 år) : NOK , Total tilbudspris: NOK , Score: 8,6 poeng Dokumentpartner: Follow me leser og enhetslisens (NOK 4 300, X 120 MFP + NOK X 28 MFP med integrasjon i display): NOK år vedlikehold, follow me og enhetslisenser (15 % supportavgift av * 2): NOK , Total tilbudspris: NOK ,00 Score: 8,0 poeng Atea: Justering for lisenser for alle maskiner (148 MFP * NOK 2 130, ) : NOK , 2 års vedlikehold, lisenser (15 % * NOK * 2år): NOK , Total tilbudspris: NOK , Score: 7,8 poeng Pitney Bowes: Pitney Bowes hadde lagt inn alle priser og det var dermed ingen behov for justeringer. Total pris lagt inn i Mercell: NOK ,00 Score: 7,7 poeng Norsk Data Senter: Lisenser elevkvote og rule based printing (60 elev MFP X NOK MFP X NOK 294): NOK ,00 2 års vedlikehold for ekstra lisenser (15% * NOK ,00 * 2år): NOK , Total tilbudspris: NOK ,00 3/9

4 Score: 7,5 poeng Office Center Hønefoss AS: Lisenser og kortlesere (148 MFP * 7364): NOK , 2 års vedlikehold på lisenser (148 MFP X NOK 742, X 2 år): NOK , Oppgradering av 60 medium maskiner til det tilbudte alternativet som tilfredstiller minimumskravet (60 MFP * (NOK NOK 8141): NOK ,00, Total tilbudspris: NOK ,00 Score: 6,4 poeng Løsningsbeskrivelse (35 %) Løsningsbeskrivelse ble i denne omgang delt opp i følgende underkriterier: Løsningsbeskrivelse Vekt Løsning follow me (funksjonalitet, brukeropplevelse og muligheter, jf målsetningene) 80% Gjennomgang prosjekt 20% Driverhåndtering og brukeropplevelser ble vurdert sammen med funksjonalitet og muligheter. Løsning Follow Me (80% av kriteriet Løsningsbeskrivelse): UniFlow: Vurdert til beste løsning, 9 poeng Kontorsenteret Buskerud MyQ: Løsningene fikk minus poeng i forhold til UniFlow fordi vi var avhengig av flere køer for hvert produktmerke. Pluss 1 poeng for inkludert støtte for OCR og betalingsløsninger. 8 Poeng. Pitney Bowes: 8 poeng Equitrac og Paper Cut fremstod som relativt like for oss. Løsningene fikk minus poeng i forhold til UniFlow fordi vi var avhengig av flere køer for hvert produktmerke. Dette medfører etter vår mening redusert brukervennlighet og utfordringer i forhold til gjenbruk av utstyr. Løsningene ble vurdert til 7 poeng. 4/9

5 Atea: 7 poeng Dokumentpartner: 7 poeng SafeCom løsningen ble i denne sammenligningen vurdert til 6 poeng. Dette basert på at løsningen er modulbasert som gjør at utvidelser gir økte anskaffelseskostnader og økte driftskostnader, særlig ved gjenbruk av eksisterende utstyr. Vi mener også at driverhåndteringen og utseende ikke fremstår som like moderne som de øvrige løsningene. Staples Minus 0,5 poeng for noe svak og manglende beskrivelse av totalløsningens funksjonalitet Ikke tilbudt qr kode avlesning ( 0,5 poeng) Totalt 5 poeng NDS Ikke tilbudt qr kode avlesning ( 0,5 poeng) Totalt 5,5 poeng Office Center Hønefoss Totalt 6 poeng Prosjektbeskrivelse(utgjør 20% av kriteriet løsningsbeskrivelse) Pitney Bowes hadde den beste, mest ryddige og mest utfyllende beskrivelsen av prosjektgjennomføring der alt var inkludert i prisene tilbudt. Meget enkelt og godt beskrevet installasjonsprosedyre. Disse fremstod for oss som best på Prosjektbeskrivelsen og fikk 9 poeng. Kontorsenteret Buskerud hadde ikke dokumentert så mye prosjektgjennomføringsstøtte inkludert i tilbudsprisen, men ble ellers ansett å ha en god beskrivlese av prosjektgjennomføringen. Bruker Prince 2 sertifiserte prosjektledere og eget prosjektlederkontor som gir plusspoeng. Score 8 poeng. Office Center Hønefoss og Dokumentpartner har fått 7 poeng på prosjektbeskrivelsen. Disse har beskrevet en prosjektplan med milepæler, men noe tynn på beskrivelse av hvem som skal utføre(ansvarsforhold), hvordan stegene skal gjennomføres og mangler bekreftelse på hvorvidt dette er inkludert i prisen eller ikke. Dokumentpartner har inkludert opplæring ved hver maskin, men belager seg tungt på kommunens ressursbruk i motsetning til Pitney Bows som beskriver et opplegg der intern IT avdeling i liten grad kreves for å gjennomføre prosjektet. NDS og Staples fikk begge 5 poeng. Lite konkret beskrevet i forhold til hvordan prosjektet skal gjennomføres. Begge går til en viss grad inn på rollen til underleverandør (Best of Breed) og gir en helt kort implementeringsplan (identisk for begge), men totalt fremstår disse som langt svakere på beskrivelse av hvordan prosjektet tenkes gjennomført og hvilke støtte som gis i denne prosessen enn de beste. Atea fikk 3 poeng på prosjektgjennomføring av den enkle grunn at vi ikke kunne finne noe spesifikt og konkret om prosjektgjennomføring i tilbudet. 5/9

6 Løsningsbeskrivelse oppsummert(100%) Kontorsenteret Buskerud kom best ut på kriteriet med totalscore på 8,8 med sin Canon UniFlow løsning. Etter disse fulgte Pitney Bowes Norge med 8,2 poeng for tilbudte MyQ løsning. Dokumentpartner fikk 7 poeng for presenterte Equitrac løsning. Etter disse var det et lite sprang til de øvrige som lå ganske samlet rundt 5,0 til 6,2 poeng. Produktkvalitet Vektet 15 % Produktkvalitet ble delt opp etter forespurte modell kategorier: Produktkvalitet Vekt Liten 25% Medium 30% Stor 30% Gigant 15% Vi har evaluere kvaliteten på tilbudte produkter. Ved denne vurderingen har vi vektlaggt følgende momenter: 1. Skuffekapasitet, samt mulighet og pris for utvidelse 2. For de store maskinene vil muligheter og pris for ekstrautstyr som stifting teller positivt. 3. Strømforbruk (i drift og i hvilemodus) 4. Utforming og størrelse 5. Mer enn bagatellmessige avvik i forhold til oppgitt utskriftshastighet 6. Antatt totalt antall sider i hele produktets levetid, dersom dette er tilgjengelig. Basert på kriteriene som ble satt i anbudet fant vi ut at de tilbudte multifunksjonsmaskinene fra Kontorsenteret Buskerud kom best ut. Grunnen er at Kontorsenteret Buskerud tilbød MFP tilpasset segmentene vi etterspurte, og kom jevnt godt ut i alle kategorier. Spesielt i de høyt vektede kategoriene «medium» og «stor». # Tilbyder Score 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS 6,38 5 Atea AS Norsk Data Senter AS /9

7 7 Kontorsenteret Buskerud AS 7.55 Kompetanse og erfaring - Vektet 15 % Under kompetanse og erfaring vurderte vi tilbudt kompetanse beskrevet i tilbudet, samt tilbakemeldingen gitt fra referansene vi kontaktet: Kompetanse og erfaring Vekt Referanser 50% CV/Kompetanse 50% Pitney Bowes dokumenterte den beste kompetansen og fikk også den beste tilbakemelding fra kontaktet referanse og fikk dermed 9 poeng på begge underkriterierr. Kontorsenteret Buskerud fulgte deretter med nest beste score (8) på både referanser og egen dokumentert kompetanse. Totalt ble Kompetanse og erfaring scoret slik: # Tilbyder Score 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS /9

8 Oppsummering, tildeling og karensperiode Etter å ha vektet og lagt sammen poengscorene oppgitt ovenfor, ble oversikten slik: Leverandør Tilbudsansvarlig Score Total tilbudspris Kontorsenteret Buskerud AS Normann Lars 8, ,00 NOK Pitney Bowes Norge AS Terje Nuis 8, ,00 NOK Dokumentpartner AS Robin Junge 7, ,00 NOK Atea AS Tom Gjertsen 6, ,00 NOK Norsk Data Senter AS Eirik Hanssen 6, ,00 NOK Staples Norway AS Ingrid Kristensen 6, ,41 NOK Office Center Hønefoss AS Jack Bjørnstad 6, ,00 NOK Samlet kom Kontorsenteret Buskerud best ut med en totalscore på 8,33 fulgt av Pitney Bowes som fikk en totascore på 8,01. Etter disse to ble det et lite sprang til de øvrige som lå mellom ca 6,0 og 7,1 i totalscore. Ringerike kommune har på bakgrunn av dette til hensikt å tildele kontrakt om levering av Follow me løsning og multifunksjonsskrivere til Kontorsenteret Buskerud med leveranse av Canon maskiner og UniFlow print løsning. Det gis med dette 10 dagers klagefrist/karensperiode frem til 3. februar kl Dette vil si at kommunen ikke vil inngå kontrakt før denne frist er utløpt. Spørsmål og tilbakemeldinger til dette skriv kan rettes i kommunikasjonsmodulen i Mercell eller til: Oppdragsgiver: Torkjell Dahl torkjell.dahl@ringerike.kommune.no Prosess ansvarlig: Karl Erik Steinbakk kes@dinprosess.no Med vennlig hilsen Karl Erik Steinbakk for Torkjell Dahl IT sjef, Ringerike kommune 8/9

9 9/9