KONKURRANSEGRUNNLAG VED KJØP AV BLOMSTERTJENESTER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG VED KJØP AV BLOMSTERTJENESTER TILBUDSFRIST: KL. 10:00 SAK NR. 14/07419

2 Innhold 1 Innbydelse til konkurranse Oppdragsgiver Organisasjon Konkurransen Kontraktsomfang og beskrivelse av leveransen Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Service herunder leveringstid, leveringsperiode og bestillingsrutiner Pris Kvalitet Krav til tilbudet Levering av tilbud Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist Tidsplan for konkurransen Sjekkliste for tilbyder Vedlegg til konkurransegrunnlaget Forbehold... 8

3 1 Innbydelse til konkurranse Akershus universitetssykehus HF innbyr til konkurranse på inngåelse av rammeavtale vedrørende blomstertjenester ved kjøp og utkjøring av blomster. Avtalen forventes å ha oppstart med varighet til med mulighet for prolongering 1+1år. Ahus har ca bestillinger av blomsterprodukter i året. Dette omfatter både blomster som leveres på sykehuset på Nordbyhagen og blomster som leveres til eksterne lokasjoner og private adresser. Pr. i dag omfatter vårt årlige kjøp ca ,-, dette fordeler seg på ca. 60 % interne leveranser til AHUS lokasjoner, og ca. 40 % til eksterne adresser. Tallene er basert på tidligere års forbruk. Vi tar således forbehold om eventuelt fremtidige variasjoner av dette. Det ønskes en bredde på leveransen, fra de enklere buketter til de mer kreative buketter og oppsatser. Det må også kunne leveres bårebukett/krans. Vi ber om et totaltilbud som omfatter leveranser også utenfor Ahus lokasjoner. Slik levering vil primært være områdene Akershus og Oslo, men mulighet for leveranser utover disse områdene er ønskelig. Det ønskes derfor i utgangspunktet tilbud med mulighet for levering/utkjøring uten geografiske begrensninger. Leverandøren må kunne levere blomster kort tid etter bestilling. Responstid må oppgis i tilbudet. 2 Oppdragsgiver Akershus universitetssykehus HF Postboks Lørenskog Saksbehandler: Magne Petter Johnsen E-post: magne.petter.johnsen@ahus.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Spørsmål må være fremsatt til vår saksbehandler senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr e-post. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålene. 3 Organisasjon Akershus universitetssykehus HF er et universitetssykehus og en del av Helse Sør-øst. Helseforetaket består av 6 integrerte enheter plassert på Romerike/Follo. (Nordbyhagen, Ski, Jessheim, Grorud, Elvestad, Lurud, Skytta og Moenga). Sykehusets hovedoppgaver er pasientbehandling, forskning og undervisning. Helseforetaket er lokal- og sentralsykehus for kommunene i den sørlige og østlige delen av Akershus (Follo og Romerike) samt deler av Oslo, og har delt ansvar på sentralsykehusnivå i Asker og Bærum kommuner. Befolkningsgrunnlaget i dekningsområdet er ca personer. Akershus universitetssykehus har ca ansatte og budsjett på ca. 8 milliarder kr. For ytterligere informasjon, se 4 Konkurransen Dette er en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april Dette innebærer at alle interesserte Tilbydere kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Anbudskonkurransen gjennomføres etter forskriftens del III.

4 Akershus universitetssykehus HF forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e-post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av anbud skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Akershus universitetssykehus HF forbeholder seg retten til når som helst å kansellere konkurransen og forkaste alle tilbud uten begrunnelse. 5 Kontraktsomfang og beskrivelse av leveransen Kjøp av blomstertjenester (Blomster, levering internt/eksternt) Blomster det ønskes tilbud på er til eksempelvis: 6 Kvalifikasjonskrav Bursdag/jubileum - bukett/oppsats Sykdom/god bedring - bukett/oppsats Bryllup - bukett/ oppsats Fødsel/adopsjon - bukett/ oppsats Sorg/Kondolanse bukett/oppsats Begravelse - bukett/oppsats Begravelse - kranser Doktorgrads-disputas - bukett Borddekorasjoner/Blomster til kontoret, Grønne planter til kontoret. Kort til ovenstående I tabellen nedenfor er det angitt visse kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav, som Tilbyder må oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Tilbyder oppfordres til å sette seg grundig inn i disse kravene. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Skatteattest og HMS-egenerklæring Skatteattest for skatt og merverdiavgift 1. Skatteattest for skatt, som ikke er mer enn 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristens utløp. 2. Skatteattest for merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristens utløp. [Attestene skal være av type RF-1316 fastsatt av Skattedirektoratet.] For utenlandske foretak skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant myndighet i det landet der Tilbyder er registrert som foretak. Dette gjelder bare så langt det eksisterer tilsvarende ordninger i det aktuelle land. HMS-egenerklæring Egenerklæring om at Tilbyder oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), se vedlegg B. [Skjema for egenerklæring kan også finnes som vedlegg 2 til forskrift

5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring med tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal dokumentere ihht nasjonale krav nr. 402 om offentlige anskaffelser.] Referanseliste med oversikt over tilsvarende leveranser som er utført de siste tre år, med informasjon om leveransens verdi, samt tid og sted og referanseperson for oppdraget. Tilbyder skal på forespørsel kunne dokumentere at den spesifiserte ytelsen er produsert iht. alle typer av godkjennelser som det er krav til når ytelsen skal brukes i Norge. Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyder skal ha tilfredsstillende Det kreves kredittvurdering som ikke er eldre enn 3 måneder økonomisk soliditet. Tilbyder som ikke oppfyller de overfor angitte kvalifikasjonskrav vil bli avvist. Manglende dokumentasjon vil bli behandlet etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser, herunder regler om. 7 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn i vurderingen: 45 % Service herunder leveringstid, leveringsperiode og bestillingsrutiner 35 % Pris 20 % Kvalitet Service herunder leveringstid, leveringsperiode og bestillingsrutiner Leveringstid skal oppgis slik det følger av vedlegg A kravspesifikasjon. Oppdragsgiver vil vektlegge leveringstid til AHUS Nordbyhagen, levering til øvrige AHUS-lokasjoner, levering til Oslo og Akershus, levering til øvrige lokasjoner Norge og ekspresslevering. Ved vurderingen av leveringstid vil det bli vektlagt innenfor hvilke leveringsperioder levering kan skje. Eksempelvis dersom leverandøren kun leverer en gang per dag med krav til seneste bestillingstid vil dette gi en svært mye lavere score enn om det kan foretas kontinuerlige bestillinger med kontinuerlig levering. Åpningstider som sier noe om når det kan leveres vil dermed bli vektlagt under leveringstider. Det vil også bli vektlagt muligheten for å levere utenom ordinær kontortid på hverdager, og levering på lørdager, søndager og helligdager. Under bestillingsrutiner vil vi vektlegge bestillingsmåte og tilgjengelighet. Her vil vi evaluere bestillingsmåte og tilgjengelighet. Vi vil kreve at elektronisk bestillingsutveksling er mulig, da alle kjøp skal gjennomføres i vårt ERP system. Dette for å sikre match mellom gitt bestillingsnummer og faktura. Hver faktura skal ha bestillingsnummer påført. Faktura uten bestillingsnummer vil bli avvist. Vi ber om at tilbyder utdyper hvordan dette kan foregå. AHUS er tilknyttet IBX men krever ikke tilknytning til dette, vi godtar også andre former for elektronisk meldingsutveksling. Responstid 5 % Åpningstid 5 % Leveringstid og leveringsperiode internt (Nordbyhagen) 30,00 % Leveringstid og leveringsperiode Ahus lokasjoner 20,00 % Leveringstid og leveringsperiode private adresser 10,00 % Leveringstid og leveringsperiode Express leveranse 10,00 % Bestillingsmåte (elektronisk handel) 20,00 %

6 7.1.2 Pris Under evaluering av pris vil vi sammenligne prisene opp mot hver tilbyder, innen hver priskategori, og gi poeng ut fra laveste pris, Prisen vil bli poeng satt forholdholdsmessig. Vektingen av hver priskategori er angitt i Vedlegg C - prismatrise. Etter at poengscore er lagt sammen totalt vil beste tilbyder bli oppjustert til 10 poeng, og de andre vil bli justert forholdsmessig. Pris blomster prisklasse A - enkel bukett/oppsats 7,00 % Pris blomster prisklasse B - bukett/oppsats medium størrelse 7,00 % Pris blomster C - bukett/oppsats forseggjort 7,00 % Pris oppsats A - enkel dekorasjon 7,00 % Pris oppsats B - forseggjort dekorasjon 7,00 % Pris bårekrans 7,00 % Pris levering AHUS Nordbyhagen 12,00 % Pris levering AHUS Øvrige lokasjoner 12,00 % Pris utkjøring/levering av blomster hverdag mellom 08:00 og 17:00 5,00 % Pris utkjøring/levering av blomster hverdag etter kl. 17:00 5,00 % Pris utkjøring/levering av blomster helg/helligdag 5,00 % Pristillegg ved utkjøring av hastebestilling 9,00 % Pris for utkjøring i Oslo og Akershus 5,00 % Pris for utkjøring i øvrige områder. (Norge) 5,00 % Kvalitet. Ahus ønsker å handle blomster av høy kvalitet. Det vil bli gitt uttelling for lang holdbarhet. Blomstene skal vare i minst 5 dager, og det vil bli gitt uttelling ut over dette. Det vil bli gitt uttelling for god kvalitet. Beskriv kvalitet på tilbudte blomster. Kvalitetsvurdering. Vi ønsker dokumentasjon på hvor blomstene kommer fra, om de har blitt utsatt for sprøytemidler som kan være skadelige, hvilke Gartnere leverer varene. Utdyp gjerne svaret med andre momenter som bør synliggjøres som for eksempelvis sporbarhet på leveransen. Produksjonssted 20,00 % Gartnere som benyttes 20,00 % Sporbarhet på leveranser 10,00 % Holdbarhet på blomstene 15,00 % Beskrivelse av blomster med bilder / tekst (eksempler) 25,00 % Leveringsdyktighet (beskriv hvordan oppdraget tenkes løst) 10,00 % Evalueringen av tildelingskriteriene vil skje på bakgrunn av opplysninger og dokumentasjon fra tilbyderne. Det er viktig at tilbyderne leser konkurransegrunnlaget grundig, og at man inngir de beskrivelser og opplysninger som etterspørres. Manglende opplysninger vil kunne medføre, eventuelt svak poengscore under evaluering. 8 Krav til tilbudet Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse, inndelt i vedlegg og i samme rekkefølge som beskrevet nedenfor.

7 Tilbudet skal leveres på norsk i 3 eksemplarer på papir. I tillegg skal tilbudet leveres på elektronisk minnepinne. Minnepinnen skal også inneholde sladdet versjon av tilbudet. 1. Tilbudsbrev: Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. Tilbudsbrevet skal inneholde en beskrivelse av eventuelle forbehold med prismessige konsekvenser. Det er ikke tillatt å ta forbehold som angår grunnleggende sider ved tilbudet. 2. Løsningsforslag ihht. pkt. 5 i dette dokument samt utfylte vedlegg A og C vedr. spesifikasjon og pris 3. Attester, godkjenninger, HMS-plan, autorisasjoner etc. 4. Reservasjoner / Forbehold som Tilbyder tar i forhold til denne utlysningen Har Tilbyder innsigelser mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må Tilbyder skriftlig spesifisere disse i tilbudet i et eget vedlegg dersom de skal anses som gyldige. 9 Levering av tilbud Tilbudsfrist er kl. 10:00 Tilbudsfristen er den dagen tilbudet skal være oss i hende. Det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er på plass til riktig tid. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt, uten avsender, merket 14/07419 Blomstertjenester åpnes kun av Innkjøps- og forsyningsavdelingen» til: Adresse : Akershus universitetssykehus HF (postforsendelser) v / Magne Petter Johnsen Innkjøps- og forsyningsavdelingen Postboks 1000 N-1478 Lørenskog Leveringsadresse: Akershus universitetssykehus HF v / Magne Petter Johnsen Innkjøps- og forsyningsavdelingen Nye Nord, 3. etg. Kontormiljø 049 Sykehusveien 27 N-1478 Lørenskog For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 10 Tilbudsåpning Tilbudsåpning: kl. 12:00 Det vil ikke være anledning for tilbydere å være tilstede ved tilbudsåpningen. 11 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg tilbudet til og med

8 12 Tidsplan for konkurransen Tilbudsfrist kl. 10:00 Tilbudsåpning kl. 12:00 Evaluering Tildeling av kontrakt Kontraktsignering Tidsplanen er kun veiledende. Akershus universitetssykehus HF forbeholder seg retten til å endre tidsplanen. 13 Sjekkliste for tilbyder Det er krav i dette konkurransegrunnlaget som er absolutte. For å unngå at tilbydernes tilbud blir avvist eller at vi vurderer på feil grunnlag, har vi laget en sjekkliste for tilbyder som kan være til hjelp ved levering av tilbudet. Nr Spørsmål Svar konsekvens ved NEI 1 Er tilbudet signert? 2 Er skatteattest for mva vedlagt? (Norske leverandører) 3 Er skatteattest for skatt vedlagt? (Norske leverandører) 4 Er HMS-erklæring vedlagt? 5 Er referanseliste vedlagt? (interne/eksterne leveranser) 6 Er tilbudet organisert ihht Krav til tilbudet vurderingskriterium (pkt.8) 7 Er eventuelle reservasjoner lagt inn på riktig sted vurderingskriterium 8 Dekker den tilbudte løsningen de kravene som er stilt? 9 Er tilbudet ryddig og lettfattelig vurderingskriterium 10 Har tilbyder sikker økonomisk og finansiell status, dokumentert med kredittvurdering som gir bilde av god og ryddig økonomi. 11 Er prisskjemaet fylt ut vurderingskriterium 12 Er kravspesifikasjons skjema fylt ut vurderingskriterium Sjekklisten ovenfor er ikke komplett. Det kan være andre forhold som fører til og/eller svak evaluering. 14 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Kontraktutkast Vedlegg C Prisformat Vedlegg D HMS-egenerklæring 15 Forbehold Forbehold (kryss av):

9 .. Det tas ingen forbehold.. Det tas. forbehold som er listet opp i tilbudsbrev Firma:. Adresse:.. Telefon:... Telefax: E-post:. Sted:...Dato: Tilbyders underskrift og stempel