SAKSPAPIRER Styremøte 28.01.2015 Kl. 14.45 BI Stavanger BIS møterom
Innholdsfortegnelse Sak 12 15 Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 13 15 Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Sak 14 15 Til behandling: Godkjenning av referat Sak 15 15 Til behandling: Oppføring av eventuelt saker Sak 16 15 Til orientering: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Sak 17 15 Til diskusjon: Revurdering av organisasjonsstrukturen i BIS. Sak 18 15 Til diskusjon: Promotering av verv frem mot søknadsfristen. Sak 19 15 Til orientering: BIS Dagen 12.februar Sak 20 15 Til diskusjon: Bruke BIS genseren oftere frem mot Generalforsamlingen Sak 21 15 Til orientering: Eventuelt.
Sak 12 15 Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak 13 15 Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Styret godkjenner Leder v/erik som ordstyrer og HR ansvarlig v/hege som referent. Enstemmig godkjent Sak 14 15 Til behandling: Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Styret godkjenner referat fra styremøte 09.01.15. Enstemmig godkjent Sak 15 15 Til behandling: Oppføring av Eventuelt saker ØA 1 HR3 1 SA/KA 1 Leder 1 Sak 16 15 Til orientering: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen SA: Det har vært rundt Vinterlekene, men nå er alt på plass i Hemsedal. På torsdag er det Hemsedal vors der vi skal ha en beerpong turnering der vinner laget vinner en premie verd kr.1000. MA: Har snakket med Redbull. Det skal bli arrangert en papirkasting konkurranse med premie. Kommer booke rom til de, og de kommer til å ha case konkurranse. LIM: Kommer en linjefest. Har hatt møte. Fadder: Stått på stand for å promotere vervene i fadderstyret. Fått inn en del søkere. Ser bra ut til nå. KA: Har bestilt bannere. Har møte CARE gruppen. Kommer tilbake til dette i eventuelt saken. FAG: HR1 leser opp redegjørelsen for FAG ettersom hun ikke er tilstede på styremøte Det jeg har gjort i det siste er å delta på styremøtet og møte med admin. Ellers er jeg godt i gang med å planlegge fagkvelden. Foreløpig blir den 24. februar, men Internasjonal Markedsføring (faget) skal ha eksamen da. Så mulig at det blir forflyttet. Ellers gleder jeg meg som et lite barn til å reise til Hemsedal på Fredag. Tommy og jeg skal hente bilene på torsdag. HR1: Har ikke hatt anledning til å være på de to siste styremøtene, så blir litt å si her. Før jul arrangerte jeg linjeforeningenes siste Generalforsamling. Vi fikk igjennom saken om å avvikle Generalforsamlingen og vedtektene deres, og satt dem inn i vår Generalforsamling og vedtekter. Har hatt møte med BI Stavanger administrasjonen som en del andre her. Jeg har også vært på HR weekend i Bergen. Det var veldig gøy og lærerikt. Der gikk vi gjennom de lokale standardiserte vedtektene og kortet dem ned. Fikk en del ideer der og tips fra de andre avdelingene. Sentralledelsen har også bestilt BIS ballonger til oss. Jeg har også sendt en del små oppdateringer til IT ansvarlig og anbefaler at dere alle går igjennom BIS sin nettside
for å se hva som kan bli oppdatert. Har også utlyst Krosjef vervet på Facebook som har frist til tirsdag i neste uke. Vi holder for tiden på å planlegge BIS dagen, utlysning av ledelses vervene som skal bli satt på neste Generalforsamling, og promotering av selve Generalforsamlingen. Vi holder på å lage kahoot quiz og forskjellige konkurranser der deltakerne kan vinne kule premier. Premiene har enda ikke blitt diskutert, men vi skal bruke NLU pengene til dette. Nå kommer forhåpentligvis bannerne og brosjyrene tidsnok til BIS dagen. NLD: HR1 leser opp redegjørelsen for NLD ettersom hun ikke er tilstede på styremøte Nå nærmer næringslivsdagene 2015 seg. Bedrifter som er kontraktsfestet er: Adecco, BDO, Manpower. DnB og SRbank har ikke undertegnet ettersom SRbank vil ekskludere DnB helt. Noe som er utelukket. Vi har vært i flere møter med SR og latt dem ha frie tøyler til opplegget. Fredag skal vi i nytt møte hvor Marianne også skal delta. DnB på den andre siden holder igjen pga. budrunden til hovedsponsorpakken til BIS(direkte sitert). Ellers er vi i forhandlinger med bedrifter som: Conoco Phillips, Apply, accenture, Nordea, Google, Evry. I samarbeid med NLD Trondheim prøver vi å få Terje Sporsem som konferansier fredag 20.februar. Flere spennende foredragsholdere er kontaktet, men slik vi gjør det i år kjører vi på med et trekkplaster. Og ellers gode foredrag hvor foredragsholder nødvendigvis ikke er et kjent navn. Vi samarbeider med UGÅ15 som også blant annet har arrangement 18 20.mars. Det blir et felles samarbeid på kveldsarrangement fredag 20.mars. Det blir da konsert, og mest sannsynlig på hall toll. Torsdag 29.1 er hele ettermiddagen og kveld satt av til innspilling av promofilm. Da kommer det en regissør og filmer. Rollup kommer i løpet av neste uke. Da vil de i tillegg fikse opp vinduene på NLD kontoret slik at det blir enda mer synlig. Tema for NLD i år skal være "It starts here" Budskapet skal være at studenten må jobbe for å oppnå mål. Program er utarbeidet, men ettersom samarbeidspartnere skal få komme med forslag er ingenting endelig. Snart begynner vi oppkjøret når det gjelder markedsføring på skolen. HR2 : Samme som HR1. Har deltatt på HR weekend. Brosjyren er nå ferdig. Den blir på 200 eksemplarer. Har promotert fadderstyre vervene. Nå holder vi på med Generalforsamlingen. HR3 : Samme som HR1 og HR2. Deltatt på HR weekend. Brosjyre, Generalforsamling og promotert fadderstyre. ØA : ØA weekend i Oslo. Veldig kjekt. Der laget et felles system for bookføring. Har møtt varaordfører med Leder. Leder : DnB konferanse. En del om finansiering. Internevaulering av HR. Møte med HR i går. Styringsgruppemøte. Møte med BI Stavanger administrasjonen i går. Har snakket med Leder og ØA sentralt om BI sin bruk av Norli fondet som jeg tok opp på møtet med BI Stavangers administrasjon. Har møtt varaordfører med ØA. På dette møtet diskuterte vi med blant andre skoler kollektivtrafikk, lege, Folken, bo. Der kom det et forslag om å lage teateret til et lignende Trondheim sitt studentsamfunn. Dette møtet er en gang i året, var snakk om at det skulle skje fire ganger i året. Lederforum fikk jeg informasjon i går. Det gikk ut på å utveksle problemer med de andre lederne av studentsamfunnene på de andre skolene. Sak 17 15 Til diskusjon: Revurdering av organisasjonsstrukturen i BIS. Bakgrunn: Leder ønsker diskusjon rundt nødvendigheten av verv i ledelsen. Leder redegjør. I fjor ble det kuttet linjeforening ledere. Det var en stor diskusjon, men ønsker at det skal bli tatt opp igjen. I dag har de andre BIS skolene mindre ledelse. Ønsker at vi skal få en så lik struktur som dem.
Leder : Snakket med Leder av BIS Bergen og Leder BIS Sentralt. De var positive til dette. Må fokusere på oppfølging om dette skal skje slik at de får god opplæring. BIS Bergen har kun HR og NLD i ledelsen. Faddersjef og Kro sjefene blir valgt som undergrupper. Ønsker at vi kutter: Faddersjef, NLD Leder og Kro sjefene. Vi utlyser dem uansett på samme måte som før. Vi informerer dette på intervjuet når vi setter ny ledelse. Det blir i fra 1.juli. HR3 : Tror du at noen vil søke når et verv forsvinner? Leder : De vil eksistere, men vil ikke være i ledelsen ØA : Blir det like attraktivt å søke dersom de ikke er i ledelsen? Leder : Ledelsen får egentlig ikke to frie konteeksamener, dermed er genser den eneste goden som forsvinner. Gjør oss like som de andre lønnsomt. Lettere for å få forstå organisasjonsstrukturen. HR3 : Man trenger ikke å legge fokuset på at det er ledelsesverv, men at det ser sykt bra ut på CV. En slik investering er bra for fremtiden for alle. Leder : Vi må fremdeles ha fokus på å få folk til å søke seg de vervene. Utlyser det like mye som før. Promoteringen av de stopper ikke, men man dropper Generalforsamlings biten som at de må holde appell. ØA: Går NLD under MA? MA må jo da følge opp NLD. HR2 : Hva tenker Faddersjef? Faddersjef : Personlig synes jeg det er kult å være med i ledelsen. Ser ikke problemet med å ha faddersjef i ledelsen. Leder : NLD har ikke vært på et eneste styremøte og sender ikke månedsmail. SA og Kro kommer ikke til å merke mye da de i dag har veldig mye dialoger. SA : Kro er de jeg snakker mest med Leder : Undergruppe genser er noe vi kan lage. HR2 : Sliter med å at alle skal under SA. Det blir mange å passe på. Leder : NLD og Fadder er noe forskjell. Det blir det samme som å ha vinterlekene i BIS Sentralledelsen. Spiller ikke noe rolle på hvordan fadderuken blir om Fadder ikke lenger er i ledelsen. SA : I år snakket med de som var under meg om de ville ha genser. De koster 500kr. De får genserne sine. HR2 : Ønsker bare at dere skal se de negative konsekvensene. LIM : Jeg får en del spørsmål. Greit at de forstår helheten av organisasjonen. Leder : Tror det blir enklere å se helheten ved å kutte. BIS Bergen har ikke noe problem, SA er bare støttefunksjon. Hvordan vi velger de, rammene rundt. Oppfølging. HR2 : Hvorfor skal linjeforenings lederne stille på GF da de ikke sitter i ledelsen? ØA : De skal tørre å stsa: Redd for at det blir admin vi skal få hjelp. Viktig med resten av styret.
angement. e støttefunksjon. Hvordan vi velger de,å frem. Leder : De skal bli valgt av alle medlemmene. NLD er et arrangement som er vårt arrangement. Vi kan gå en runde på om vi skal kutte eller beholde de i ledelsen. SA: Synes ikke fadder skal bli kuttet, men de andre to vervene. MA : Beholde LIM fadder for bli, men de andre to Fadder : Alle med i ledelsen KA : NLD bør være i ledelsen. HR1 : Kutte alle. Synes NLD leder og faddersjef blir det samme, da de har begge ansvar for de største arrangementene vi arrangerer. Skjønner ikke hvorfor vi skal gjøre forskjell på de. HR2 : Kutte HR3 : Usikker ØA : kutte alt Leder : Hvorfor beholde Faddersjef, men kutte NLD? SA : Fadder trenger mer hjelp fra styret enn NLD. Fadder : Viktig for en fadderskjef for han skal få hjelp. Har vært veldig viktig med hjelp fra resten av styret. SA : Er redd for at det blir BI Stavanger administrasjonen sin fadderuke og han ikke er med i ledelsen. Leder: Hvorfor beholde NLD, men kutte Fadder, KA? KA : Vi har ikke noe kontroll på hva de gjør. Tror at vi skyver NLD lenger vekk om NLD Leder ikke sitter i ledelsen. Leder : Ser at det krever litt ekstra med å komme på styremøtet. Tar ordentlig overlapping. Tror ikke det er nødvendig for fadderuken alle styremøtesakene HR3 : Referatene legges ut. HR2 : Må ha en plan. Like mye overlapping Leder : Vi legger denne dø. Melder den opp til Generalforsamlingen. LIM : Faddersjefen er mest synlig i fadderuken. Leder : Når fadderuken er ferdig er han ikke synlig. Sak 18 15 Til diskusjon: Promotering av verv frem mot søknadsfristen. Bakgrunn: HR ansvarlig ønsker diskusjon rundt promoteringen av verv med eventuelt videoer frem mot søknadsfristen, 19.februar. HR v/hege redegjør. HR1: Noen av oss har hatt denne video diskusjonen før og det virket ikke så god stemning med hver enkel sin egen video. Meg og leder misforstod hverandre. Den tanken som lå bak er at dere lager en kort film om vervet deres og sender den til HR felles mailen, deretter setter vi i sammen alle små klippene til en felles promoteringsvideo. ØA : Skal vi si noe om vervene?
HR1 : Ja, dere sier litt om vervet, kanskje ta med tanker før dere ble valgt inn for eksempel med appellen. En del som ikke velger å stille på grunn av den. Det blir mer kort film. LIM : Poenget mitt var å lage en helhet ved å lage det til en film i stedet for flere. HR2 : HR blir ikke KA. Det blir for avansert. KA : Tror det er litt oppsett. Noe som brosjyre. Ser bedre ut når ting er noe lunde likt. To i gruppen min var giret på video. SA : Når? HR2 : Blir ikke fasit på hva dere skal si. KA : Siden dere reise til Hemsedal, kan vi har frist til fredag. HR kan sette opp noen punkter som må være med. LIM : Skal vi lage en video for hver linjeforening leder? SA : Siden dere HR skal lage i lag, så bør de også ØA : Vi gjør det litt personlig, slik det ikke blir for stivt. Sak 19 15 Til orientering: BIS Dagen 12.februar Bakgrunn: HR ansvarlige har planlagt en BIS dag med ulike stands og aktiviteter. HR v/martine redegjør. HR2 : Vi planlegger å gjøre BIS dagen stor. Felles pause. Ha aktivitet med konkurranser. Ønsker å ha ideer? LIM : Trenger vi å bruke penger på det? HR2 : Nei. KA : Kan CARE være med? HR2 : Tenkte å ha internkonkurranse. Leder : Kan være CARE kan bli forvirrende. HR2 : Vi lager en quiz. SÅ kom med spørsmål. Leder : CARE kan stå en annen plass. Så kan vi stå for oss selv. HR2 : Bøsse kan de stå med. 11 12 er den viktigste tiden dere er der. Da er det mest folk. Rigge opp før det. Være tilgjengelig etter neste pause. Få musikk. Være aktive. Foreleser kan nevne det. Facebook og instagram Leder : Vi må ha oppmøte før. Må ha god promotering før den dagen. De må være klare til å spørre spørsmål HR2 : Kommer ikke til å forvente at folk dropper forelesing, men kommer i pausen. ØA : Har dere kun en premie? HR2 : Åpen for alt SA : kommer å komme i 8 tiden. Kommer å rigge opp tidligere, vi er tre i BIS som er i den forelesingen og vi er totalt åtte der. Ser ikke bra ut om halve klassen går. Leder : HR kan dekke inn. HR2 : Vi må utlyse vårt også. Prøv å få en fra undergruppen. Leder : Alle må invitere undergruppene LEF. HR2 : Tenker litt i forhold til Generalforsamling. Ønsker innspill til den. Sak 20 15 Til diskusjon: Bruke BIS genseren oftere frem mot Generalforsamlingen Bakgrunn: HR ansvarlig ønsker diskusjon rundt bruken av BIS genseren. Foreslår å bruke den to ganger i uken. HR v/marlene redegjør. Genserne er en av de viktigste promoteringsmidlene vi har. Foreslår tirsdag på langsikt. Frem til Generalforsamling to ganger. Tirsdag og onsdag. BIS genser på tirsdager og onsdager. Sak 21 15 Til orientering : Eventuelt saker Eventuelt 1 KA: Har hatt møte med CARE gruppen. Auksjonskvelden blir torsdag 26.mars, så blir det bøssebæring to dager før. HR2: Foreslår at de går i klasserommene å promoterer dette.
Eventuelt 2: ØA: Skal ikke snap være relatert til BIS. SA: Har sagt i fra til Sosialgruppen. Det er ikke BIS sin. Eventuelt 3: HR3: Kan vi bytte styremøte dag til onsdager? HR2: Mange skal på weekender på fredag. Leder: Har sett det selv. Skal prøve med onsdager fremover. Eventuelt 4: Leder: 12. mars er det åpen dag på BI Stavanger. Ble spurt om vi kunne bidra med å holde kroen åpen. Presentere det nye styret da det er valgt inn. Tenker på hva vi kan finne på den dagen. Det er rett før. SA: GF er før. NLD er uken etter på. Tror ikke at det blir så stort oppmøte. Leder: Kan ha den åpen uten å legge for mye i det. Møtet heves