Saksnr.: 2014/20534 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: 143517/2015 Klassering: 145 Saksbehandler: Helge Bangsmoen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 08.10.2015 135/15 Bystyret 15.10.2015 100/15 Valg av politisk utredningsutvalg for kommunereformen Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å gi følgende innstilling til formannskapet: 1. Det opprettes et politisk utredningsutvalg for kommunereformen fase 2. 2. Bystyret velger tre representanter fra Fredrikstad kommune, hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen: 1. 2. 3. Fredrikstad, 29.09.2015 Formannskapets behandling 08.10.2015: Votering: Ordførers innstilling ble enstemmig vedtatt. Navneforslag fremmes i Bystyret. Formannskapets innstilling 08.10.2015 til Bystyret: 1. Det opprettes et politisk utredningsutvalg for kommunereformen fase 2. 2. Bystyret velger tre representanter fra Fredrikstad kommune, hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen: Navneforslag fremmes i Bystyret. Bystyrets behandling 15.10.2015: Peter Kuran (H) fremmet følgende forslag fra opposisjonen: Truls Velgaard (H) Wenja Ringen (Ap) fremmet følgende forslag fra posisjonen: Ordfører Jon-Ivar Nygård Gruppeleder Atle Ottesen (Ap) Votering: Formannskapets innstilling med posisjonen og opposisjonens navneforslag ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak 15.10.2015: 1. Det opprettes et politisk utredningsutvalg for kommunereformen fase 2. 2. Bystyret velger tre representanter fra Fredrikstad kommune, hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen: 1. Ordfører Jon-Ivar Nygård (Ap) 2. Gruppeleder Atle Ottesen (Ap) 3. Truls Velgaard (H) Side 1 av 8
Fredrikstad, 06.11.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Plan- og økonomiavdelingen v/ Helge Bangsmoen Kommunalsjef Kari Sørum De valgte Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører Ingen endring. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Rådmannens forslag til innstilling 1. Det opprettes et politisk utredningsutvalg for kommunereformen fase 2. 2. Bystyret velger tre representanter fra Fredrikstad kommune, hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen: 1. 2. 3. Sammendrag I kommunereformens fase 2 bør det opprettes et politisk utredningsutvalg for kommunene Fredrikstad, Hvaler og Råde. Utredningsutvalgets arbeid tar utgangspunkt i et forhandlingsog beslutningsgrunnlag som forberedes av de tre kommunenes administrasjoner og en ekstern prosjektleder. I utvalget legges det opp til drøftinger rundt overordnede politiske prioriteringer og hva som skal gjelde for en ny kommune knyttet til samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon, demokratisk arena og myndighetsutøvelse. Arbeidet oppsummeres i en egen utredning. I foreløpig tidsplan legges det opp til at utredningsutvalgets utredning blir politisk behandlet i de tre kommunene i april 2016. Vedlegg Ingen vedlegg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Hovedfase 1 i Fredrikstad kommunes utredningsoppdrag. Rapport om hovedfase 1 i Hvaler kommunes utredningsarbeid. (tilsvarende for Råde kommune?) Saksopplysninger Fredrikstad, Råde og Hvaler kommuner ser for seg å gjennomføre en helhetlig og god prosess knyttet til kommunereformarbeidets to første hovedfaser (Fase 1 og 2 i fylkesmannens forslag til plan) i perioden desember 2014 til cirka april 2016. I fase 1 har kommunenes administrasjon gjennomført en grundig analyse av den enkelte kommunes «robusthet». I fase 2 skal det etableres et politisk utredningsutvalg for kommunereformarbeidet som skal vurdere de viktigste prinsippene for en eventuell sammenslåing. Utredningsutvalget skal levere en rapport/utredning som skal ligge til grunn for politisk behandling i de involverte kommunene. Utredningsutvalgets mandat er å diskutere den overordnede politikken, og skal i første omgang konkludere med om det er grunnlag for å skape en ny kommune sammen eller ikke. Side 2 av 8
Utvalget skal diskutere saker som må avklares før en søknad sendes, slik som politisk organisering, lokaldemokrati, overordnet administrativ organisering, barnehager, skolestruktur, helsetjenester, infrastruktur, hvor tjenestene til innbyggerne skal leveres fra, og så videre. Prosessen vil fasiliteres av en ekstern prosjektleder. Samtalene skal ligge på et overordnet nivå, hvor man forsøker å se helhetlig på hvordan en ny kommune kan bli. I denne fasen er det viktig å holde de ansattes representanter informert ved at de er invitert med på alle møter. I forkant av Utredningsutvalgets arbeid vil administrasjonen i de tre kommunene forberede utrednings- og beslutningsgrunnlaget (faktagrunnlag som beskriver dagens kommuner på et overordnet nivå). Dette arbeidet gjennomføres i løpet av høsten 2015 i et tett samarbeid mellom prosjektleder og kommunenes ressursgrupper. Deretter innledes en politisk utredningsprosess basert på rådmennenes faktagrunnlag. Utredningsutvalgets arbeid igangsettes etter konstituering av de nye kommunestyrene midt i oktober 2015. Hele prosessen planlegges avsluttet med politisk behandling våren 2016. Organisering Arbeidet i fase 2 er prosjektorganisert med en ekstern prosjektleder som skal sammenstille faktagrunnlaget, være sekretær og prosessleder for arbeidet i utredningsutvalget, og utarbeide den endelige utredningen som skal sendes ut til politisk behandling. De ansattes representanter inviteres til alle interne arbeidsmøter og vil ha en sentral rolle i forberedelsene til utredningsutvalgets arbeid. Det legges opp til drøftingsmøter mellom arbeidsgiversiden og de ansattes representanter i forkant av den politiske behandlingen våren 2016. Kommunikasjon blir et sentralt punkt i prosessen. Intern kommunikasjon mellom kommunene, informasjon til de ansatte, informasjon til befolkningen og innbyggerunderundersøkelser må ivaretas på en god måte i hele prosessen. Det tas sikte på å etablere en egen hjemmeside hvor det vil være mulig å komme med innspill i prosessen. Side 3 av 8
Organiseringen: Politisk utredningsutvalg 3 fra hver kommune Administrativ styringsgruppe Rådmenn Prosjektleder Ekstern Kommunikasjon infoansvarlig, tre kommuner Ressursgruppe Hvaler Ressursgruppe Fredrikstad Ressursgruppe Råde Utredningsutvalget bør bestå av tre politiske representanter fra hver kommune som utpekes i kommunenes konstitueringsmøter i oktober. Utredningsutvalget utpeker en leder på sitt første møte. Rådmennene fungerer som administrativ styringsgruppe (hvor ledervervet i rådmannsgruppa følger den politiske ledelsen av utredningsutvalget for å sikre en god kommunikasjon mellom politikk og administrasjon). Det hentes inn en ekstern prosjektleder som server det politiske utredningsutvalget på vegne av rådmennene. Kommunikasjonsgruppen arbeider tett opp mot både utredningsutvalget og den administrative styringsgruppen. Hver kommune stiller til rådighet en gruppe ressurspersoner som kan bistå prosjektleder i å tilrettelegge grunnlagsdokumentet. Prosess Prosessen tar utgangspunkt i en tett politisk dialog rundt den overordnede politikken som skal gjelde for en eventuell ny kommune. Underveis vil det bli tilrettelagt for en innbyggerdialog som gjennomføres i forbindelse med utredningene. Utredningsutvalget tar stilling til endelig tidspunktet for innbyggerundersøkelsen. Administrativ tilretelegging av grunnlagsinformasjon 15 august til 15 oktober Utredningsutvalg, innbyggerundersøkelse og politisk prosess 15 oktober til 30 april Fase 3: "Kommunene bygger en ny kommune" Etter eventuell politisk godkjenning og vedtak Den eksterne prosjektlederen benyttes til både forberedelsene og fasiliteringen av de utredningene som vil pågå mellom Fredrikstad, Hvaler og Råde. Prosjektperioden er satt fra 1. september til 30. april. De tre kommunene deler på kostnadene fordelt etter en avtalt fordelingsnøkkel. Prosjektlederen skal ha følgende hovedarbeidsoppgaver: 1. Tilrettelegge og sammenstille faktainformasjonen som skal ligge til grunn for utredningene (Innen områdene: tjenesteyting, myndighetsutøvelse, samfunnsutvikling og demokratisk arena) 2. Være sekretær for og fasilitere utredningsutvalgets møter inkludert møteforberedelser og referater 3. Utarbeide endelig rapport fra utredningsutvalget som skal ligge til grunn for rådmennenes politiske saker til kommunestyrene. Side 4 av 8
Det legges opp til et tett samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene i de tre kommunene. En god administrativ prosess, herunder et godt og objektivt faktagrunnlag, er en forutsetning for et godt resultat. Politikerdialog En god politisk prosess bygger på trygghet og en felles forståelse for hva som er hensikten med en kommunesammenslutning. Det er av stor betydning at det legges til rette for god informasjon til de politiske miljøene og partipolitiske samtaler mellom politikerne i Fredrikstad, Hvaler og Råde. Utredningsutvalget foreslås etablert etter likelydende saker i konstitueringsmøtene i de tre kommunene. Utvalget bør bestå av tre representanter fra hver kommune hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen. Samhandlingen i utredningsutvalget bygger på at: Kommunene er ulike, men likeverdige. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted skal legges til grunn i utredningen og forhandlingene. En eventuell ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider, muligheter og utfordringer. Utvikling av nærdemokrati gjennom lokalsamfunnsmodellen skal gis høy prioritet. Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk blir vedtatt i ny kommune. Det legges til grunn at innbyggere, næringsliv, lag og foreninger skal motta tjenester av god kvalitet innenfor gitte rammebetingelser og gjeldende lov- og regelverk. Kommunene skal forholde seg til å være lojale i forhold til omforente overordnede tidsplaner. Innbyggerdialog Et av målene med kommunereformen er å styrke demokratiet. Ulike former for nærdemokratiordninger vil derfor bli viktigere ved endrede kommunegrenser. Dialogen med innbyggerne vil få meget stor betydning, spesielt i de mindre kommunene. Det legges opp til at det vil bli gjennomført flere informasjonsmøter og temamøter i løpet av det kommende året. Det vil blant annet bli lagt opp til å gjennomføre temamøter knyttet til lokalsamfunnsmodellen med fokus på nærmiljøutviklingen i perioden før den politiske behandlingen. Det vil bli gjennomført en innbyggerundersøkelse i tråd med invitasjonen og opplegg fra departementet. Tidspunktet for gjennomføring av innbyggerundersøkelsen avklares etter konstituering av utredningsutvalget i oktober 2015. Side 5 av 8
Tidsplan Det legges opp til følgende indikative tidsplan for arbeidet: Høsten 2015 Uke 2 10 Uke 14 17 Oppstartsmøte for administrativ arbeidsgruppe Utarbeidelse av faktagrunnlag og forberedende administrativt arbeid Konstituering av utredningsutvalg Første møtet i utredningsutvalget Oppstartsseminar for formannskapene Forhandlinger, drøftinger og samtaler i utredningsutvalget Innbyggerundersøkelse? Forhandlinger, drøftinger og samtaler i utredningsutvalget Strategiseminar Innbyggerdialog og folkemøte Innbyggerundersøkelse? Drøftingsmøter Politisk behandling På utredningsutvalgets første møte legges det opp til at utvalget fastsetter møteplan, diskuterer og godkjenner malen for utredningsarbeidet, godkjenner prinsippene for sammenslåingsprosessen, bli enige om en leder av utvalget og fastsetter den endelige agendaen for oppstartsseminar. I de påfølgende møtene (inntil 10 stk etter behov) legges det opp til samtaler og drøftinger rundt de overordnede politiske prioriteringene og hva som skal gjelde for en ny kommune knyttet til samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon, demokratisk arena og myndighetsutøvelse. Oppstartsseminaret har til hensikt å gi en overordnet og likelydende informasjon til de tre kommunenes formannskap og de tillitsvalgte om det pågående arbeidet med kommunereformen, gjennomgang av faktagrunnlaget utarbeidet av rådmennene, utredningsutvalgets mandat og fremdriftsplan og innretningen på arbeidet frem mot politisk behandling. Strategiseminar for formannskap og gruppeledere tar for seg status i arbeidet i utredningsutvalget, innspill fra de tillitsvalgte, samt diskusjon rundt sentrale politiske tema knyttet til lokalsamfunnsmodellen, samfunnsutvikling i en ny kommune og forventninger til tjenesteproduksjonen. Utredningsgrunnlaget Rådmennene tilrettelegger for et eget faktadokument som kan ligge til grunn for utredningsutvalgets arbeid. Det legges opp til fire ulike dokumenter som ser nærmere på områdene Tjenesteyting, Myndighetsutøvelse, Samfunnsutvikling og Demokratisk arena. På bakgrunn av grunnlagsdokumentet skal diskusjonene og sluttrapporten kunne si noe om følgende punkter (kan justeres av utredningsutvalget): 1. INNLEDNING 2. LOKALDEMOKRATI Politisk organisering og omfang 3. TJENESTETILBUDET Lokalisering Skolestruktur Barnehager Helse og omsorg Frivillighet, lag og foreninger Bibliotek og lokale servicekontor Side 6 av 8
NAV Klima og miljø Interkommunalt samarbeid Beredskap Jordvern, kystsone og arealutnyttelse 4. KOMPETANSE OG TJENESTEPRODUKSJON 5. KOMMUNIKASJON, SAMFUNNS- OG NÆRINGSUTVIKLING Havn Nærheten til Oslo og Rygge flyplass Vei Gang- og sykkelstier Øvrig infrastruktur Næringsutvikling/landbruk/arealpolitikk Opplevelsesnæring, nasjonalpark og vern Eierskap Tettstedsutvikling og ivaretakelse av nærmiljøer Lokalsamfunnsmodellen 6. ØKONOMIFORVALTNING 7. FRAMTIDIGE INVESTERINGSPROSJEKTER 8. EFFEKTIVISERING 9. KOMMUNEN SOM ARBEIDSGIVER 10. INFORMASJON Rådmennene tilrettelegger med faktainformasjon til hvert av de oppsatte punktene i samråd med de tillitsvalgte. Utredningsutvalget vil i sine møter gjennomgå og diskutere seg gjennom de ulike punktene for å fastsette de overordnede prinsippene for hva som skal gjelde for det enkelte område. Politisk behandling Det legges opp til at utredningsutvalgets utredning blir politisk behandlet i de tre kommunene i april 2016. Det er ønskelig med en parallell prosess i kommunene. Resultatet av utredningene drøftes med organisasjonene i forkant av den politiske prosessen. Økonomiske konsekvenser Ikke relevant i saken. Konsekvenser levekår/folkehelse Ikke relevant i saken. Ansattes medbestemmelse De ansattes representanter blir informert ved at de er invitert med på alle av utredningsutvalgets møter. Vurdering I kommunereformens hovedfase 1 ble det laget en utredning om Fredrikstad kommunes «robusthet». Her ble det drøftet i hvilken grad kommunen er i stand til å møte dagens og morgendagens utfordringer, og i hvilken grad kommunen er og vil komme til å bli sårbar overfor store endringer. Hovedkonklusjonen var at Fredrikstad kommune på mange måter er en svært robust kommune, men at det likevel er noen områder hvor et økt samarbeid vil kunne være viktig for å løse helhetlige og regionale utfordringer (Nedre Glomma). Det ble vedtatt å gå videre med utredninger i samarbeid med Hvaler og Råde kommuner i reformens hovedfase 2. Det finnes foreløpig ingen ferdig mal fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet eller fylkesmannen for hvordan arbeidet med fase 2 skal gjennomføres, men det er ønskelig at utredningsarbeidet skal bygge på en politisk forankret prosess. Side 7 av 8
Et politisk utredningsutvalg skal vurdere om det er mulig å bli enig om hva som skal gjelde for en eventuell ny kommune i forhold til rollene som samfunnsutvikler, myndighetsutøver, tjenesteleverandør og demokratisk arena. Det enkelte kommune- eller bystyre skal på bakgrunn av utredningen ta stilling til om dette vil være et bedre alternativ enn det å være egen kommune. Rådmannen foreslår på bakgrunn av dette at det opprettes et politisk utredningsutvalg for Fredrikstad, Hvaler og Råde kommuner. Utvalgets mandat vil være å diskutere den overordnede politikken og gi en vurdering av grunnlaget for å bygge en ny kommune. Utvalget vil bestå av tre representanter fra hver kommune, hvor to representerer posisjonen og en representerer opposisjonen. Siden det legges opp til en parallell prosess i alle tre kommuner anbefaler rådmannen at Bystyret velger tre medlemmer som representanter for Fredrikstad kommune i utredningsutvalget for kommunereformen. Side 8 av 8