Møtereferat Rådmannsutvalget 25. januar 2019 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG Tid: kl 10:00-13:00 Møterom Styggemann, 6. etg. Krona, Kongsberg Styremøte K-IKT kl. 09:00-10:00 Til: Jon G. Pedersen, Hans Henrik Thune, Rune Antonsen, Rune Engehult, Jan Erik Søhol, Stine Nyheim Folserås, Wenche Grinderud Ingar Vaskinn Konstituert daglig leder Kongsbergregionen ingar@kongsbergregionen.no Mob 48166459
INNHOLD Sak 001/19: Godkjenning av møtereferat fra møtet 30. november 2018... 2 Sak 002/19: Milepælrapporterng Sak/Arkiv-prosjektet... 2 Sak 003/19: Felles anskaffelesesverktøy... 5 Sak 004/19: Ny rutine for anskaffelse av digitale løsninger... 6 Sak 005/19: Nytt fra Sekretariatet... 7 Sak 006/19: Strategiprosess Kongsbergregionen... 7 Sak 007/19: Tilbakemelding til RMU Lederutviklingsprogram for Kongsbergregionen... 8 Sak 008/19: Valg av leder rådmannsutvalget 2019... 9 Felles bord... 10 Eventuelt... 10 SAK 001/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget 30.11.2018 Saksbehandler: Ingar Vaskinn Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30.11.2018. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30.11.2018. SAK 002/19: MILEPÆLRAPPORTERING SAK/ARKIV PROSJEKTET Vedlagt Avtale Kongsbergregionen og EVRY juni 2018 Endring tilknyttet til P6 (relatert til endringsbilag 11) Saksbehandler: Anne Rygaard/Britt Inger Kolset/Ingar Vaskinn
På siste Rådmannsmøte før jul ble det fattet følgende vedtak: Prosjektet innarbeider Tinn kommune i prosjektplanen som neste kommune til å ta i bruk Elements. Det avholdes felles oppstartsmøte for kommunenes igangkjøringsteam så snart som mulig. Endelig beslutning om igangkjøring av neste kommune, og videre utrulling, tas i rådmannsutvalget i januar, og beslutning om terminering vurderes da. Det vil bli lagt særlig vekt på stabil produksjon i Hjartdal, og prosjektleder bes om å orientere Evry om dette og vektlegge det i sin anbefaling Når det gjelder de to første punktene, så holder prosjektet fremdrift som forventet. Tinn er godt i gang med forberedelsene til overgang og for de øvrige kommunene har det blitt gjennomført kick-off for oppstartsteam, som alle har kommet godt i gang med hver sin plan for overgang. Når det gjelder de to siste punktene har følgende skjedd siden sist: Uke 48 - Elements versjon 1.8 installert i Hjartdal I denne versjonen var det annonsert mange forbedringer som vi har ventet på. Torsdag 13.12.18 - Styringsgruppemøte med EVRY Kongsbergregionen gjennomfører en demo for styringsgruppen for å vise hvordan systemet brukes og oppleves i Hjartdal. Det gjenstår fremdeles punkter knyttet til stabilitet, feilretting og ytelse, og det er klart at dette ikke blir levert før juleferien (Milepæl P6). Styringsgruppen godkjenner milepælen med noen betingelser som er beskrevet i vedlagte endringsbilag «Endring tilknyttet til P6 (relatert til endringsbilag 11)». Fredag 14.12.18 EVRY leverer patch EVRY leverer en patch som fjerner noen av de mest alvorlige stabilitetsproblemer i Hjartdal hvor dokumenter henger seg op. Torsdag 17.01.19 Styringsgruppemøte med EVRY Det har blitt konkretisert hvilke rettelser Kongsbergregionen forventer på plass før neste utrulling (Tinn 25.02.), men det blir ikke gitt noen dato for når disse vil være klar. Det settes opp flere aksjoner internt hos EVRY for å levere de resterende punktene slik at de kan bli forsvarlig testet før 25.02. Det er avtalt et nytt styringsgruppemøte onsdag 23.02 og prosjektansvarlig fra EVRY stiller i rådmannsutvalget for å legge frem EVRY sin plan. Prosjektleders vurdering Det er ingen tvil om at Elements versjon 1.8 med patch har bedret situasjonen i Hjartdal betraktelig. De videre utviklingsplanene til EVRY viser også at våre innspill og behov blir hørt. Endringsbilaget som ble inngått i juni i fjor beskrev det prosjektleder mente var et minimumskrav for å sette Elements i produksjon i flere kommuner. Installasjonen i Hjartdal oppfyller ikke
dette kravet pr i dag, og prosjektleder står fast ved sin vurdering. Det betyr at EVRY må levere de gjenstående punktene knyttet til ytelse, stabilitet og feilretting slik at disse er installert i vårt testmiljø senest mandag 18. februar før utrulling i Tinn bør gjennomføres. EVRY stiller i Rådmannsutvalget 25. januar og forteller hva de gjør for å rekke denne milepælen. Ytterligere opplysninger I avtalen inngått i juni i fjor var det planlagt gjennomført godkjenningsprøve før sommeren 2019. Dette er en fullstendig test opp mot EVRY sitt svar på kravspesifikasjon. Denne skal fremdeles gjennomføres og godkjennes uavhengig av jobben som gjøres nå. Videre plan Dersom Tinn kommer i produksjon 25.02 vil prosjektleder anbefale at ytterligere 2-3 kommuner kommer i gang før sommerferien og at de siste 2-3 kommuner kommer i gang før høstferien (01.10.). Det vurderes som ønskelig å finne en tidsplan som ikke legger igangkjøringene for tett eller sprer igangsettingen utover for lang tid. Dette vil gi best oppfølging for hver kommune. En endelig plan vil bli utarbeidet sammen med oppstarts teamene fra hver kommune. Dersom Tinn ikke kommer i produksjon 25.02 vil vi måtte utsette neste pilot til seinere på våren. Det anbefales fremdeles å kjøre i gang en kommune og så bruke et par måneder for å få med seg mest mulig erfaring før de siste 5 kommunene skal i gang. Det bør fremdeles være mulig og ønskelig å få i gang alle kommuner i løpet av 2019. Regionen har styrket prosjektet med en 100% ressurs fra 01.01. og fra 01.02. vil det ytterligere bli gjort et 50% frikjøp på en superbruker i Hjartdal for å sikre de beste forutsetninger når de resterende kommunene skal i gang. Forutsetning: EVRY garanterer for avtalt leveranse seneste 18. februar. Prosjektet fortsetter Elements settes i produksjon i Tinn 25.02 Det legges en plan for utrulling i de resterende kommunene i perioden mellom påske og høstferien. Planen fremlegges for godkjenning på neste rådmannsutvalg. Evry ved Thomas Ingebretsen var i møtet og garanterte for avtalt leveranse 18. februar på restansepunkter fra milepæl 6. På bakgrunn av orienteringen konkluderte Rådmannsutvalget med at: Prosjektet fortsetter Rådmannsutvalget ber om ukentlig rapportering fra prosjektet på fremskritt mot avtalte leveranser 18. februar Elements settes i produksjon i Tinn 25.02
Rådmannsutvalget bestiller til rådmannsutvalgets møte i mars en plan for gjennomføring av godkjenningsprøve, og hvilke gjenstående punkter som skal være løst før akseptansetesten i juni Det legges en plan for utrulling i de resterende kommunene i perioden mellom påske og høstferien. Planen fremlegges for godkjenning på neste rådmannsutvalg. SAK 003/19: FELLES INNKJØP AV KONKURRANSEGJENNOMFØRINGS VERKTØY KGV Ingen Saksbehandler: Petter Hoen og Ingar Vaskinn Det blei høsten 2018 lyst ut en konkurranse om felles innkjøp av KGV-verktøy for kommunene i Kongsbergregionen. Bakgrunnen for utlysingen var kravet om sikker elektronisk tilgang og innlevering av tilbud som kom inn i den nye anskaffelsesforskriften. Rådmannsutvalget har ved flere anledninger hatt denne saken oppe med virkning fra 01.07.2018. Dette gjelder anskaffelser over 1.3 millioner og frivillige publiseringer på DOFFIN. Det kom inn to tilbud fra henholdsvis Visma og Mercell. Det er liten forskjell i funksjonalitet mellom tilbudene. Verktøyet finnes i to versjoner en fullversjon og en «light»-versjon. Begge versjonene dekker de krav som forskriften setter. Begge versjoner kan integreres med det nye sak/arkivsystemet. Hovedforskjellen ligger i hvor mye informasjon som legges inn i selve systemet samt at fullversjonen har en modul for evaluering og en for utarbeiding av kontrakt. I «light»versjonen fylles et skjema tilsvarende DOFFIN-skjemaet ut i systemet og øvrige dokumenter lastes opp som vedlegg. Fullversjon «Light»versjon Fyller lovens krav Integrasjon for publisering i DOFFIN/TED Mulighet for egne maler Evalueringsmodul x Kontraktsmaler Spørsmål til konkurransen håndteres i systemet Kan integreres mot sak/arkiv Prismessig er forskjellen på fullversjon og «light»versjon relativt stor. For fullversjonen tilkommer det etablerings- og opplæringskostnader på ca. 50 000 pr. kommune. Dette beløpet kan gå noe ned dersom opplæringen kan kjøres felles. Kostnader til lisenser vil avhenge av antallet
lisenser kommunene ønsker. En lisens som er nødvendig for å legge ut konkurranser og oppfylle kravene i forskriften vil ligge på ca. 5 000 årlig pr. kommune for en lisens. Basert på volumet av konkurranser over nasjonal terskelverdi i de enkelte kommuner er det daglig leders oppfatning at det ikke er å anbefale en felles anskaffelse av en fullversjon av systemet for regionen. Regionen har i dag en lisens på «lightversjonen» av Mercell som fungerer bra og tilfredsstiller de krav lov og forskrift setter. Det er ikke bestilt noen integrasjon mot sak/arkiv systemet foreløpig. Kostnadene på dette er store 75 000 pr. kommune i investering og 20 000 i årlige lisenser pr. kommune. Daglig leder vil ikke anbefale at dette anskaffes med det volumet av anskaffelser kommunene har. Som nevnt har regionen en lisens på Mercell og bistår de kommunene som ønsker å publisere konkurranser slik at det blir gjort etter forskriften. Det anbefales at de kommuner som ønsker et eget konkurransegjennomføringsverktøy å vurdere lisens(er) på «lightversjonen» av Mercell eller Visma. Dette medfører en kostnad under terskelverdi på 100 000 over 4-5 år, så kommunene kan anskaffe direkte etter å ha vurdert de ulike mulighetene. Slik de oppgitte prisene er vil også de enkelt kommuner som har behov kunne anskaffe en fullversjon av systemet uten konkurranse. Alternativt kan kommunene fortsatt publisere via eksisterende lisens i regionen. I dag må selve publiseringen da fysisk utføres av koordinator for anskaffelser. Dagens system kan utvides med flere lisenser dersom det er behov for dette på sikt. Det anskaffes ikke et felles konkurransegjennomføringsverktøy for Kongsbergregionen utover det som finnes i dag. Det vurderes løpende behov for ytterligere lisenser til dagens konkurransegjennomføringsverktøy. Det anskaffes ikke et felles konkurransegjennomføringsverktøy for Kongsbergregionen utover det som finnes i dag. Det vurderes løpende behov for ytterligere lisenser til dagens konkurransegjennomføringsverktøy. SAK 004/19: NY RUTINE FOR ANSKAFFELSE AV DIGITALE LØSNINGER Saksbehandler: Britt Inger Kolset og Ingar Vaskinn Vedlagt Ny rutine for anskaffelse av digitale løsninger datert 18.01.19 Ikke vedlagt Samarbeidsavtale om SuksIT av 01.05.2010 Beskrivelse av SuksIT vedtatt av RMU 27.03.15 Regional digitaliseringsstrategi 2019 2023 vedtatt av RMU 28.09.18
Kommunene vedtok ved opprettelsen av SuksIT 01.05.10 en felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger/ikt-systemer. Det er behov for å detaljere denne for å for å sikre en mer forutsigbar oppgave- og ansvarsfordeling og for å sikre god nok involvering av de aktører som bør involveres ifb. med slike anskaffelser. SuksIT behandlet derfor forslag til ny rutine i sitt møte 18.01.19 og legger med dette forslaget til ny rutine fram til RMU for behandling (vedlegg). I ny rutine beskrives blant annet K-IKT s, personvernombudets og arkivnettverkets rolle i anskaffelse av digitale løsninger/ikt-systemer. Ny rutine inneholder også et nytt kulepunkt som beskriver viktigheten av at SuksIT holdes orientert om eventuelle initiativ ute i kommunene som omhandler digitalisering selv om slike ikke synes å innebære konkrete anskaffelser. Dette for å sikre at slike initiativ ikke kommer i konflikt med felles digitaliseringsstrategi/samarbeid, for å unngå dobbeltarbeid og åpne opp for mulig samarbeid også om slike initiativ. Ny rutine for anskaffelse av digitale løsninger datert 18.01.19 godkjennes. Ny rutine for anskaffelse av digitale løsninger datert 18.01.19 godkjennes. SAK 005/19: NYTT FRA SEKRETARIATET Saksbehandler: Ingar Vaskinn Ingen Ansettelser i sekretariatet/suks-it Halvor Rostad og Anne Rygaard er fast ansatt. Personvernombud info i møtet om behandlinger i kommunene, kompetanseprogram GDPR, informasjon til kommunenes ledelse, Responssenteret. Endret tidsplan regionalt arkivsamarbeid. Notat fra Regionrådet knyttet til digitaliseringsstrategi, gjaldt Responssenteret og muligheter i forhold til Telemarkskommuner, og 5G/Testarena Kongsberg i forhold til regional effekt. Orientering om status fra Suks-IT. Tas til orientering. Tas til orientering.
SAK 006/18: STRATEGIGPROSESS KONGSBERGREGIONEN Saksbehandler: Ingar Vaskinn Regionrådssak 006/19 vedlagt Saken blei første gang fremmet til Regionrådet i november. Regionrådet gjorde følgende vedtak i sak 30/18: Utsetter saken til rådmannsutvalget har behandlet strategiprosess i sitt førstkommende møte. Det ønskes en prosess som fører til vedtak før valget 2019. Saken fremmes til Regionrådet 22. januar 2019. Behandlingen i Regionrådet skjer dermed etter at sakene til Rådmannsutvalget er sendt. Det legges opp til en drøfting av saken i Rådmannsutvalget 25. januar med bakgrunn i Regionrådets vedtak 22. januar. Rådmannsutvalget behandlet saken i sitt møte i rådmannsutvalgets 30. november 2018 sak 45/18. Rådmannsutvalget anbefalte da at strategiprosessen fokuserer på den politiske posisjonen til Kongsbergregionen og Kongsbergregionens synlighet i de to nye regionene Viken og Telemark/Vestfold. Til Regionrådet 22. januar er det foreslått følgende fremdrift: Regionrådet 22. januar igangsetting av prosessen Uke 10 eller 11 Representantskap 1 dags arbeidsmøte med føringer for innhold i strategien Regionrådet 19. mars oppsummering og konklusjon på resultater fra Representantskapet Regionrådet 14. mai utkast til strategi foreligger, eventuell mulighet for vedtak høring strategi Regionrådet 18. juni eventuelt tidspunkt for vedtak høring strategi Regionrådet 3. september vedtak strategi Rådmannsutvalget beslutter den administrative fremdriften basert på Regionrådets vedtak 22. januar. Rådmannsutvalget legger til grunn at Representantskapet 11. mars rigges for å diskutere Kongsbergregionens posisjon i de nye regionene Telemark/Vestfold og Viken. Ambisjonen bør være å ha en strategi til Regionrådet 14. mai. SAK 007/19: TILBAKEMELDING TIL RMU LEDERUTVIKLINGSPROGRAM I KONGSBERGREGIONEN
Ingen. Saksbehandler: Guro Elbert og Ingar Vaskinn Det ble ytret ønske om felles lederutviklingsprogram i Kongsbergregionen på strategisamling våren 2018. Siden da har dette vært en sak i Kompetanseforum. KS konsulent har presentert for Kompetanseforum hva de kan levere utover det de har hjulpet regionen med tidligere, i forbindelse med strategisk kompetanseledelse. Kongsberg kommune har presentert hvordan de utøver lederutvikling og Nore og Uvdal har presentert deres samarbeid med Høgskolen i Innlandet, som de har inngått et samarbeid med og har startet opp med samlinger. Tinn kommune har også inngått et samarbeid med Høgskolen i Innlandet. Kompetanseforum konkluderte derfor med, i møtet i desember, at hver kommune derfor må sørge for egne kompetansetiltak når det gjelder lederutvikling. Kompetanseforum velger derfor ikke å gå videre med dette såfremt dette kommer som en egen bestilling fra RMU. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. SAK 008/19: VALG LEDER AV RÅDMANNSUTVALGET 2019 Gjeldende vedtekter Saksbehandler: Ingar Vaskinn Rådmannsutvalget velger selv sin leder med en virketid på 1 år. Utvalget har tidligere lagt til grunn en praksis der leder velges i første møte i kalenderåret. Det har også vært en praksis at lederskapet har gått på rundgang. I perioden 2011-2018 har lederskapet fordelt seg slik: 2018 Flesberg 2017 Kongsberg 2016 Notodden 2015 Nore og Uvdal 2014 Tinn 2013 Rollag
2012 Hjartdal 2011 Flesberg Rådmannsutvalget velger leder for Rådmannsutvalget 2019. Rådmann i Hjartdal Stine Nyheim Folserås velges som leder for 2019. EVENTUELT Advokatsamarbeid Rådmann i Kongsberg spilte inn mulighet for et kommuneadvokat samarbeid. Kommuneadvokatene i Kongsberg var til stede og orienterte om mulighetene. Rådmannsutvalgets konklusjon: Det bestilles en utredning. Samarbeidsavtale mellom kommune og politi Saken meldt inn av rådmann i Flesberg. Rådmennene tar en utsjekk med sin ordfører og melder tilbake status. Det er aktuelt å se på felles mal for avtale i RMU i februar. FELLES BORD Ingen saker.
VEDLEGG TIL MØTEREFERAT: NOTAT TIL SAK 7 NYTT FRA SEKRETARIATET NOTATET DELT UT TIL RÅDMANNSUTVALGET I MØTET NOTAT Under eventuelt i Regionrådet 22. januar blei følgende saker tatt opp av Regionrådet: Digitaliseringsstrategi Ved Regionrådets behandling av ny digitaliseringsstrategi orienterte ordfører i Notodden Gry Fuglestveit om at kommuner i Telemark nå ser at Responssenteret i Kongsbergregionen vil kunne levere vesentlig bedre tjenester enn det 110-sentralen i Skien vil være i stand til. Ordfører i Hjartdal Bengt Hallvard Odden støttet opp om Fuglestveits vurdering. Flere kommuner i Telemark ser seg nå om etter andre samarbeidspartnere enn 110-sentralen i Skien. Både Fuglestveit og Odden ser det som ønskelig at disse kommunene raskest mulig får informasjon om hva slags tjenester Responssenteret i Kongsbergregionen kan tilby. Fuglestveit og Odden poengterer at det er et kort åpent tidsvindu nå i forhold til Telemark hvilket tilsier at Responssenteret raskt bør kommer i kontakt med disse kommunene. Siden det er en måned til neste styremøte i Responssenteret fremmer daglig leder denne informasjonen til rådmannsutvalget nå i januar for evt. å ikke vente på neste styremøte. Det anbefales også en presentasjon av Responssenteret i neste møte i Regionrådet herunder hvordan ønsket fra ordførerne i Notodden og Hjartdal er fulgt opp. Telemark Ring Regionrådet støtter opp om prosjektet Telemark Ring. 5G teknologi vil være viktig i forbindelse med Telemark Ring som nasjonal og internasjonal testarena, og vil ha betydning for næringslivet regionalt og nasjonalt. Kommentar: Regionrådsleder har sendt et brev til Telemark Ring ved Notodden kommune 18.12.18. 5G og regional verdiskaping Regionrådet for Kongsbergregionen er opptatt av at både privat og offentlig sektor benytter seg av de mulighetene som det nye 5G nettet gir for samfunnsutvikling og verdiskaping i regionen. Kommentar: Kongsberg kommune fasiliteter en nasjonal testarena sammen med teknologiklyngen. Det er ønskelig at Kongsbergregionen også kan utnytte disse mulighetene. For å få til god regional spredning kreves det innsats fra kommunene og næringsapparatene i regionen. Daglig leder anbefaler rådmennene å bestille konkrete initiativ fra næringsapparatene og at næringssamarbeidet blir en ressurs for dette. Kongsbergregionen kan også ta aktive grep ved å sette opp en felles møteplass mellom kommunene/k-ikt/suks-it/responssenteret/testarenaen i Kongsberg for å mobilisere regional forankring og regional effekt.