Digitalisering av anskaffelsesprosessen André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL
Hvorfor digitalisere anskaffelsesprosessene? Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører Kravet til digitalisering er den mest gjennomgripende endringen i det nye innkjøpsdirektivet og dermed i norske regler
Digitalisering av anskaffelsesprosesser Alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert
Leverandør Kjøper Anskaffelsesprosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging
Hva finnes av standarder? EHF Anbudskatalog
Status: Ehandelsplattformen per august 2014
Status: Ehandelsplattformen estimat 2014
Status: EHF Faktura per juli 2014
Status: EHF Faktura estimat 2014
Pågående standardiseringsarbeid Offentlig virksomhet - Fagsystem Kunngjøring Konkurransegrunnlag CEN BII Catalogue Template (EHF) Evaluering tildeling Katalogverktøy Leverandør- Fagsystem Vise interesse Tilbudsdokumenter CEN BII Pre-award Catalogue (EHF) EHF Katalog
Forenkling/Effektivisering På vei mot en digital hverdag Full utnyttelse av nytt regelverk Dagens hovedregel Manuell håndtering Papir Trykket informasjon Fysisk håndtering Manuell arkivering (scanning) Håndskrevet signatur Minimumsløsning med nytt regelverk Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med tilbydere Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud «Papirbaserte rutiner gjennomført elektronisk» Digital signatur Elektronisk prosess fra start til slutt Elektronisk prosesserbar informasjon Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres. Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering, - evaluering og -arkivering. Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde. Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering. Automatisering av tilbudsevaluering Effektiv gjenbruk av informasjon Integrasjon med fagsystemer og arkiv Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen Digital signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen
Offentlige anskaffelser NYTT REGELVERK
Nye regler for offentlige anskaffelser Nye direktiv for offentlige innkjøp, forsyningssektoren og konsesjoner er vedtatt Norsk implementeringsforslag sendes på høring i løpet av høsten Forslag til nye norske regler for offentlige innkjøp under EU-terskelverdi fra Forenklingsutvalget På høring fram til 31. oktober Begge deler forventes implementert i nye norske innkjøpsregler fra 2016
E-bestemmelsene i regelverket Bestemmelser om elektronisk kommunikasjon Bestemmelser om elektroniske prosedyrer og verktøy: Dynamiske innkjøpsordninger Elektronisk auksjon Elektroniske kataloger Elektroniske kunngjøringer Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter European Single Procurement Document e-certis
Elektronisk kommunikasjon Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mv Enkelte unntak vil være mulig (fysiske modeller, graderte anskaffelser mv) Gjelder for innkjøpssentraler i fra 2017 Gjelder for alle oppdragsgivere fra 2018 Hovedregelen vil gjelde både over og under EUterskelverdi
Elektronisk fakturering i offentlige anskaffelser NYTT REGELVERK
Status for regelverket Directive of the European Parliament and of the Council on electronic invoicing in public procurement (2014/55/EC) publisert i april 2014 Skal implementeres i norsk rett gjennom egen forskrift gitt med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser Målgruppe og reguleringsnivå, spesielt ift kommunal sektor skal vurderes særskilt
Hovedinnhold i direktivet (I) Det blir obligatorisk for offentlige oppdragsgivere å motta og prosessere faktura elektronisk Gir en situasjonen som ligner på status i Norge per 1.7.2011 Det presiseres at direktivet IKKE er til hinder for at medlemsland også kan stille krav til leverandørene om å levere elektronisk (status i Norge fra 1.7.2012 for statlige oppdragsgivere) Gjelder også for virksomheter omfattet av forsynings- og konsesjonsdirektivet Kommisjonen skal be CEN etablere en europeisk standard (EN) for den semantiske datamodellen for kjerneelementene i en elektronisk faktura CEN PC/434 einvoicing er etablert 9. september 2014
Hovedinnhold i direktivet (II) Kommisjonen skal be CEN etablere en liste over et begrenset antall syntaksimplementeringer som er i overensstemmelse med den europeiske standarden Kommisjonen skal be CEN oppdatere standarden og listen med syntaksimplementeringer ved behov Direktivet gir CEN 36 mnd til å etablere standarden og listen med syntaksimplementeringer Deretter skal innkjøpssentraler og tilsvarende implementere innen 18 mnd og øvrige oppdragsgivere/virksomheter innen 30 mnd
Ny europeisk e-fakturastandard ift EHF Ny standard skal etableres med utgangspunkt i eksisterende arbeid CWA 16562 fra CEN BII er et sannsynlig utgangspunkt Gjør det sannsynlig at EHF blir kompatibel med ny standard Standard Norge er offisiell norsk deltaker i prosessen (CEN PC/434) <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <?xml-stylesheet type="text/xsl" href="ehf-faktura_no.xslt"?> <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonaggregatecomponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonextensioncomponents-2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:qualifieddatatypes-2" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:specification:unqualifieddatatypesschemamodule:2" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2 UBL-Invoice-2.0.xsd"> <cbc:ublversionid>2.0</cbc:ublversionid> <cbc:customizationid>urn:www.cenbii.eu:transaction:biicoretrdm010:ver1.0:#urn:www.pepp ol.eu:bis:peppol5a:ver1.0#urn:www.difi.no:ehf:faktura:ver1</cbc:customizationid> <cbc:profileid>urn:www.cenbii.eu:profile:bii05:ver1.0</cbc:profileid> <cbc:id>tosl108</cbc:id> <cbc:issuedate>2009-12-15</cbc:issuedate> <cbc:invoicetypecode listid="un/ece 1001 Subset" listagencyid="6">380</cbc:invoicetypecode> <cbc:note languageid="en">ordered in our booth at the convention.</cbc:note> <cbc:taxpointdate>2009-11-30</cbc:taxpointdate> <cbc:documentcurrencycode listid="iso 4217 Alpha" listagencyid="6">nok</cbc:documentcurrencycode> <cbc:accountingcost>project cost code 123</cbc:AccountingCost> <cac:invoiceperiod> <cbc:startdate>2009-11-01</cbc:startdate> <cbc:enddate>2009-11-30</cbc:enddate> </cac:invoiceperiod> OASIS UBL <cac:orderreference> CEN BII PEPPOL BIS EHF
HVA OPPNÅR VI MED Å DIGITALISERE?
Digitalisering forenkler offentlige anskaffelser! Reduserte transaksjonskostnader enklere for leverandører å tilby, enklere for oppdragsgivere å velge Enklere å bestille riktige varer og tjenester økt avtalelojalitet, bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Bedret veiledning og etterprøvbarhet enklere regelverksetterlevelse
Har du først betalt for å spille, så bruker du hele banen!
Spørsmål?