DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 41-09 02.12.2009, kl 17:45 Nygårdsgaten 1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Eksternansvarlig Internansvarlig Pransvarlig Prosjektansvarlig ADMINISTRATIV LEDER REPRESENTANTSKAPET v/au REFERENT: FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Forslag til ymse meldes her ORIENTERING LEDER SKJENKEANSVARLIG
Befaring med Hansa for å kartlegge hva enkelt bar på OK49 trenger, og hva Hansa kan stille med av dette, tirsdag 1. des. Hente inn anbud på materiell utenom det Hansaavtalen dekker, primært ismaskiner Møter: SP møte der høring om Alkoholloven ble behandlet, mandag 30. nov INTERNANSVARLIG X X X EKSTERNANSVARLIG Eksamen Dorgemøte ØKONOMIANSVARLIG X X X PR-ANSVARLIG Jobbet med diverse plakater og utkast Møte med Natt&Dag om annonsering Generelt arb. mot åpning i samarb. med adm.leder PROSJEKTANSVARLIG RSmøte Møte med kulturaktører i Bergen m/ Anniken Huitfeldt Funnet kandidater til internansvarligstillingen, intervjuer snart Fordelt ansvar for oppussing av rom ved gjenåpning av det nye kvarteret Vært med på å flytte en del ting inn i nye kontorlokaler Møte med EiA direktør, Even Berge og arealkoordinator ved EiA Morten Dyrdal Opplæring og overlapping med gamle kvarterstyreledere Ryddet teglverket og speilsalen. Sørget for at rigg er oppe i teglverket Ser på muligheter for smartere løsninger på rigg, scene og teknikerboder i speilsalen og storelogen ADM. LEDER - Ferdigstilling av avtale med KDR - Møter med Kunsthall om start på utsmykningsprosjekt - Møte med PG og Kortsenteret om det praktiske rundt nye internkort - Bryllup til lillesøster - Skrevet søknader til VT - Jobbet med innkjøp, skattesaken og avtaler for FW7 og OK49 RS V/AU
Møte på mandag, 30. nov. RS inaktive fram til januar fra 1. desember. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig BT avtalen oppdateres. I forhold til BT-kortet, 20 prosent rabatt, B-medlemskap hos Filmklubben, gratis medlemskap hos Samfunnet foreslås fra vår side. Også vært diskutert at Bt-kortet blir det eneste rabattkortet på Kvarteret. Minimumsgrense på 100 kroner? Kontrakter mellom dorger og agenter. Eksempel fra sist torsdag, artist melder frafall, og dorg får ingenting i retur. Forslag om å utarbeide en standard bookingkontrakt med assistanse fra en profesjonell bookingagent. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Gikk 30 000 i minus i oktober. Dette er leie av verftet, som vi skal få tilbake av kommunen. Vi vil da gå i null. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Nytt gulv i Teglverket og Stjernesalen begynner denne uken. Alle rom med tregulv skal slipes og oljes, vaskes fra UiB. Entreprenøren sier seg ferdig til 1. januar. Prosjektansvarlig i samtale med Kraft om mer permanente installasjoner i bygget, eks. lettvegg, anlegg for punktbelysning, og muligheter for å henge opp utstyr istedenfor å måtte lagre alt i eget lager. Sjablonger av logo i trappetårnet mellom andre og tredje etasje. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Melding fra UiB om preferanser om bruk av Flerbrukssalen til undervisning, UiB foreslår fra 08:00 til 16:00. Vi vil høre om 10:00 kan være et alternativ. AD Helhus Meldt av eksternansvarlig (Ad sak) Hvilke krav vil vi stille de som arrangerer Helhus? Er det mulig for arrangører å ta ekstra avgift for spesielle arrangementer? Bare i særs spesielle tilfeller, og bare på ett rom. Bør være spesifisert hvor ofte dette skal kunne tillates. Eller søkes spesielt om per gang. Sammen med søknaden om lørdagene. En fjerdedel, en lørdag i måneden som et øvre tak? Tema én til to ganger i måneden? Ved å ikke ha det hver gang kan det bli en større greie. Noen tanker rundt helhetlig estetikk på Helhus? Dette kan gjøres ganske enkelt. Sende oppfordring om at noe bør gjøres i lobbyområdene. Dette kan prokom ha som oppgave.
VEDTAKSSAKER 41-01 Konstituering Meldt av Prosjektanvarlig Til grunn: Kvarterets statutter Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å konstituere seg selv med følgende verv; Leder Stian Dahle, Prosjektansvarlig Magnus Halsnes, Eksternansvarlig Marte Tobro, Pransvarlig Bendik Støren og Skjenkeansvarlig Lars Arnesen. For: 4 Mot: 0 Avholdende: 0 Enstemmig vedtatt 41-02 Godkjenning av referat 40-09 Meldt av Leder (eksternt vedlegg) Til grunn: Referat 40-09 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 40-09" For: 4 Mot: 0 Avholdende: 0 Enstemmig vedtatt 41-03 Midlertidig regnskapsmedarbeider Meldt av Thomas Calder Til grunn: Vedlegg 41-A Vedtaksforslag: "Kvarterstyret vedtar å innstille Thomas Calder til regnskapsmedarbeider for det akademiske kvarter inntil vi finner en økonomiansvarlig til å ta over denne arbeidsoppgaven eller til han selv går av i april måned For: 4 Mot: 0 Avholdende: 0 Enstemmig vedtatt 41-04 Søknad om tildeling av lørdager 2010 Meldt av eksternansvarlig Til grunn: Vedlegg 41-B Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å fordele lørdager i vårsemesteret 2010 i henhold til vedlagt plan Kuttes YMSE RIS & ROS VEDLEGG
Hva: Vedtakssak Til: Kvarterstyret Fra: Thomas Calder 41-A Midlertidig regnskapsmedarbeider 24.11.2009 Siden det ikke har blitt valgt noen ny som økonomiansvarlig, er det litt greit at noen tar seg av fakturaen fram til vi får en ny økonomiansvarlig. Dette er en arbeidsoppgave som administrativ leder kan ta seg av, men på grunn av stor arbeidsmengde hos Evensen og kvast, melder jeg meg frivillig til å ta på meg arbeidsoppgaven. Jeg vil bare understreke i dette skrivet at dette er langt ifra en optimal løsning. Jeg kommer ikke til å ha noe oversikt over økonomien til kvarteret ved å kun godkjenne fakturaer. Noen andre i kvast eller Administrativ Leder blir nødt å holde kontroll over økonomien. Spesielt i forbindelse med investeringer. Jeg stiller til vervet som regnskapsmedarbeider med følgende betingelser: Jeg beholder min mandat til å godkjenne og betale faktura (Dette innebærer at jeg står fortsatt oppført som disponent til kvarteret sine bankkontoer) Jeg får disponere kontoret til økonomiansvarlig (Altså kontoret som står på OK49 som deles med kjøkkensjef) Jeg får beholde internstatusen min Stillingen Regnskapsmedarbeider blir et verv som er knyttet til administrasjonen (Vil gjerne har dette på CVen min) Det skal være et klart skille mellom jobben min som regnskapsmedarbeider og andre arbeidsoppgaver til økonomiansvarlig Jeg sitter senest til april 2010 Hva: Vedtakssak Til: Kvarterstyret Fra: Eksternansvarlig 41-B Søknad om tildeling av lørdager våren 2010 01.12.2009 Søkerer: Aktive Studenters Forening, Bergen Realistforening, Studenteateret Immaturus, Studentersamfunnet og Bergen Filmklubb
Vi søker herved samlet på alle lørdagene vårsemesteret 2010. Vi fordeler lørdagene oss imellom slik at hver lørdag får en ansvarlig forening. Dette gjelder ikke for helhusene i åpningsuken, samt det avsluttende i mai, som blir et samarbeidsprosjekt oss som søkende dorger imellom. Det er viktig at den som er ansvarlig for hvert helhus følger intensjonene i lørdagsavtalen, da spesielt de arrangementsmessige og de økonomiske intensjonene. Økonomiske intensjoner Lørdagene skal på ingen måte være en faktor som subsidierer vår regulære drift. Dette vil i praksis si at man skal bruke uforholdsmessig mye penger på kultur, og at budsjettene ikke skal ha andre ambisjoner enn om å gå i null. Det bør altså tilstrebes å bruke mellom 40-50 000,- på kultur hver lørdag med 50 kroner i billettpris. Noe som skal sørge for at den kulturelle kvaliteten skal være svært høy hver eneste lørdag. Målet er å ha over 1000 betalende gjester hver lørdag, men som man ser av budsjettvedlegget, er det tatt utgangspunkt i 800 betalende, da man må ta høyde for konsekvensene det å ha vært stengt i lengre tid, samt økt billettpris fører med seg. Vi føler likevel at det å øke billettprisen til 50 kroner er riktig, med bakgrunn i det kulturelle programmet vi legger opp til. Arrangementsmessige og kulturelle intensjoner Med bakgrunn i gjennomføringen av lørdagene de foregående semesterne i OK49, ønsker vi å videreføre den vellykkede driften, og samtidig utvide tilbudet. Ved å søke samlet alle dorgene, ser vi for oss at vi kan være to-tre dorger som bidrar til å differensiere det kulturelle tilbudet hver lørdag. Det vil være RF eller ASF som står som hovedarrangør på lørdagene, bortsett fra de to første og det siste, som er rene samarbeidsprosjekt. Ved å øke billettprisen til 50 kroner, vil det derimot være plass i budsjettet til å gi de andre dorgene rom for å arrangere kultur. I tillegg til de faste konsertene i Teglverket, Storelogen og Speilsalen, vil vi i større grad legge til rette for å bruke den nye flerbruksalen. I tillegg vil det være en mulighet for Borger å søke om rom til å arrangere kultur i. Med bakgrunn i at dette er en søknad som tydelig tar hensyn til hele spekteret av kulturarrangører ved Det Akademiske Kvarter, så føler vi at forutsetningene for å kunne gjøre lørdagene til et viktig samlepunkt i studentkulturen, tydelig er tilstede. Vi søker med dette om alle lørdagene fra 06.02.10 til og med 29.05.10. For partene. Kaia Tetlie Millan Persdotter Persson Leder Studentersamfunnet Teatersjef Immaturus Stine Henriksen Aksel Kielland President Bergen Realistforening Leder Bergen Filmklubb Jørgen Solberg Knutsen Leder Aktive Studenters Forening Vedlegg: Vedlegg 1, eksempel på lørdagsbudsjett Vedlegg 2, lørdagsfordeling Utgifter Honorar Teglverket* kr 15 000,00 Helhusbudsjett
Honorar Storelogen* kr 10 000,00 Honorar Speilsalen* kr 5 000,00 Honorar Maos kr 500,00 Teknisk innleie kr 2 000,00 Catering kr 2 000,00 Bandøl kr 2 000,00 Faste utgifter kr 5 000,00 Honorar flerbrukssal kr 3 000,00 Honorar DJ kr 2 000,00 Sum kr 46 500,00 * Inkluderer hotellutgifter Inntekter Inngangsbillett 800x50 kr 40 000,00 Sum kr 40 000,00 Resultat kr -6 500,00 Lørdagsfordeling våren 2010 06.02 Felles 13.02 Felles 20.02 RF 27.02 ASF 06.03 ASF 13.03 RF 20.03 ASF 27.03 ASF 03.04 Stengt pga. påske 10.04 RF 17.04 ASF 24.04 ASF 01.05 RF 08.05 15.05 ASF 22.05 ASF 29.05 Felles Hva: Vedtakssak Til: Kvarterstyret Fra: Leonard Kongshavn 41-C Søknad om støtte til RS-galla H09 30.11.2009 Hei, Vi i festkomiteen til RS ønsker med dette å søke om 100kr per deltaker på RS Gallaen 2009 4.des i NG1B. Vi har 9 påmeldte, så søknadssummen er totalt 900kr).
Midlene skal gå utelukkende til mat, og alle påmeldte må betale en egenandel på 50kr