Hvorfor valgte Agri eiendom (Felleskjøpet) å ta i bruk IK bygg for sine bygg Ved: Arild Stølen Agri Eiendom As
2
Bakgrunn Agri Eiendom AS Agri Eiendom har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av Felleskjøpets eiendommer. Eiendommene er organisert i hhv morselskapet (ca 100), Agri Eiendom (ca 100) og datterselskaper. Eiendommene er av et vidt spekter av typer, de består av butikker, lager, verksted, fabrikker, kornsiloer, havner, gårdsbruk, utleiebygg mm. De fleste eiendommene leies ut til interne kunder for Felleskjøpets næringsvirksomhet. I tillegg har vi en del utleie til eksterne, gjerne som driver med beslektet virksomhet rettet mot jord- og skogbruk For de fleste eiendommene foreligger det leiekontrakter som medfører et delt ansvar for ivaretagelse av vedlikehold av eiendommene 3
Bakgrunn for Agri Eiendoms behov eldre bygningsmasse med et betydelige etterslep på vedlikehold foreligger ikke tilstandsrapporter for teknisk tilstand eller oversikter over status for at våre eiendommer tilfredsstiller myndighetskrav mhp internkontroll og sikkerhet foreligger ikke kostnadsoverslag for hvor stort vedlikeholdsetterslepet er eller hvilke kostnader som skal til for å at våre eiendommer skal tilfredsstille myndighetskrav foreligger ikke gode vedlikeholdsplaner for våre eiendommer pr i dag vedlikehold utføres i all hovedsak etter ad-hoc prinsippet, kunder (interne og eksterne leietagere) er ikke forøyde med vår oppfølging av innmeldte behov Registrering av hov etter gul-lapp prinsippet 4
Løsningsanalyse / Strategivalg 3 ulike strategier: Ekstern sentral servicedesk - Eierskap - Driftskostnad administrasjon - Ineffektiv Entreprenør-servicedesk - Eierskap - Regionvis ulikheter - Driftskostnad - Bundet til de valgte entreprenørene Intern servicedesk - Egen Ressursbruk - Verktøy - Prioriteringer 5
Behovsanalyse - Registrering og dokumentasjon av eiendommenes tilstand - Vedlikeholdsplanlegging med budsjettering - Styring og registrering av status for lovbestemte kontroller - Styring og registrering av kontroll og service for andre viktig komponenter (f.eks ventilasjon og tak) - Oppbevaring og tilgang for dokumentasjon for at IK Brann og IK El er ivaretatt av huseier og leietager - Registering av vedlikeholdsbehov for alle aktører som benytter våre eiendommer (eiere, leietagere, vaktmestre, etc) både som en følge av rutinemessige kontroller og plutselig opptrådde behov. - Arbeidsordre utsendelser til entreprenører og evt vaktmestre, med tilbakemeldingsmulighet fra den som utfører jobben og status på oppdraget - Registrering av status på innmeldte behov - Purring av ikke utførte oppdrag i hht satte frister - Rapporter og oversikter over status eiendommer, entreprenører og Agri Eiendom totalt. 6
Vurdering av verktøy Kort beskrivelse av Fenistra: Fenistra er et verktøy som håndterer drift av de aller fleste aspekt med drift av eiendom, f.eks Forvalting utleie, Forvaltning innleie, kjøpesenter funksjoner samt eiendomsdrift, med håndtering av planlagte kontroller, ad-hoc oppgaver, avvikshåndtering og driftsavtaler. Agri Eiendom benytter allerede en modul i Fenistra for forvalting av utleie. Kort beskrivelse av IK Bygg: IK-bygg er et verktøy på web, mobil og nettbrett som kartlegger byggets tilstand og skaderisiko i forhold til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Verktøyet håndterer både servicedeskfunksjon, vedlikeholdsplanlegging, kartlegging av tilstand, interkontroll og FDV alt i ett verktøy. IK-Bygg er i utgangspunkt utarbeidet for kommunene og eies av Kommunens sentralforbund. Verktøyet utvikles av New Generation Communication, som har lisens til også å tilby verktøyet til private byggforvaltere. 7
8
9
Vurdering av IK BYGG System i daglig bruk av ca 120 kommuner i tillegg en del private og andre offentlige eiendomsbesittere som gir god trygghet for stabilitet Utvikling finansieres i stor grad av NKF, utvikling som vi initierer kan også muligens delvis av finansieres av NKF Eneste verktøyet som omfatter alle aspekter vi er på jakt etter; - Verktøy for egen Servicedesk - FDV Dokumentasjon / Brannbok - Registering av tilstand - Vedlikeholdsplaner - Status og oppfølging av egen og ekstern Internkontroll som EL, Brann, ventilasjon, oljeutskillere, porter, heiser etc - Oppdatert Regelverk om bygg Alt i en kostnadseffektiv pakke! 10
Beslutning Agri Eiendom AS ønsker å benytte New Generation Communication og verktøyet IK Bygg som plattform for servicedesk, vedlikeholdsplanlegging og dokumentasjonssystem for myndighetspålagt internkontroll. Produktet er en web-basert løsning som kun medfører behov for leieavtale. Pris er forhandlet på basis av antall bygg som vi forvalter i systemet. Det vil normalt ikke tilkomme andre service eller brukerstøtteavgifter ut over den faste summen. Vi ønsker at kontrakt/bestilling skrives så fort som mulig og at det startes opp en pilot på et begrenset geografisk området allerede før sommeren. 11