Styret Helse Sør-Øst RHF 20. oktober 2011

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 20. oktober 2011 SAK NR VEDLIKEHOLD AV HELSEFORETAKENES BYGNINGSMASSE, OPPFØLGING AV RIKSREVISJONENES RAPPORT SEPTEMBER 2011 Forslag til vedtak: Styret understreker at helseforetakene skal vedlikeholde sin bygningsmasse i tråd med vedtatt strategi for eiendomsområdet (sak ) og i tråd med krav om planmessig vedlikehold gitt i foretaksmøter. Hamar, 12. oktober 2011 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 7

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Denne styresaken fremmes for å belyse vedlikeholdsbehovet og behovet for bedring av byggenes generelle tilstand i foretaksgruppen. Vedlikeholdstilstanden ble kartlagt i 2007 og 2008 gjennom en full gjennomgang av bygningsmassen noe som resulterte i en rapport for Helse Sør-Øst (ref styresak ) som har utgjort grunnlaget for det enkelte helseforetaks planverk, og som er et av grunnlagsdokumentene i prioritering av nye større bygg i foretaksgruppen. Kartleggingen viste et vedlikeholdsbehov på ca 13 mrd kroner og viser hvilken negativ arv helseforetaksreformen overtok før innføring av regnskapsloven. Helse Sør-Øst har lagt en strategi for eiendomsområdet som er forankret i tidligere styresaker og vedtatt i styresak Det er arbeidet med en rekke prosjekter for å kunne utnytte kompetansen på tvers av foretaksgruppen både innen drift og forvaltning, forvaltning av vernede bygg etter landverneplanen, avhending av bygg som ikke lenger skal brukes til spesialisthelsetjeneste og planarbeid for vedlikehold og nybygg, blant annet behandlet i styresakene og I foretaksprotokollene fra februar 2011 er helseforetakene i Helse Sør-Øst pålagt å følge opp de føringer som eiendomsstrategien gir. Alle de regionale helseforetakene i har i felleskap med Sintef og Multiconsult AS finansiert et forsknings - og utviklingsprosjekt innen bygg og eiendom som har resultert i fire delrapporter ( Flere av konklusjonene og resultatene fra dette forskningsprosjektet er allerede benyttet i forbedringsarbeidet innen eiendomsområdet. De regionale helseforetakene ser nå på hvordan de i fellesskap kan utnytte resultatene og systematisere alle dataene som nå foreligger. Dette vil bli fremmet i egen styresak. Problemstillingen er nå aktualisert av Riksrevisjonens rapport om eiendomsforvaltningen i helseforetakene, fremlagt i september 2011 (se egen styresak i dette møtet, sak ). Administrerende direktør vil fokusere på det store ansvaret som helseforetakene har gjennom å skulle forvalte og opprettholde verdien i den store eiendomsmassen som helseforetakene er eier av. Balanseført verdi av eiendommene i Helse Sør-Øst RHF er pr på 32,7 MRD NOK og utgjør 2,7 mill km2 bygningsmasse med en gjennomsnittlig tilstandsgrad 1,3. Administrerende direktør vil legge eiendomsstrategien for Helse Sør-Øst til grunn for å følge opp helseforetakenes arbeid med å vedlikeholde eksisterende bygningsmasse og legge til rette for en tilfredsstillende standard og funksjonalitet: Eiendomsstrategien for Helse Sør-Øst ref styresak har som hovedpunkt 5 at: Tilstandsgraden for det enkelte bygg eller bygningskompleks som utgjør primærbyggene i helseforetaket skal ha en minimumstilstand relatert til Norsk standard for tilstandsklassifisering av bygg. a. På sikt skal det tilstrebes å fjerne vedlikeholdsetterslepet for de viktigste byggene og det må settes et mål for tilstandsklassen for hvert enkelt bygg som ansees som godt nok for formålet bygget tjener. Målet skal settes slik at det kan oppnås innen rimelig tid. b. Alle enkeltelement i bygg som skal brukes videre skal ha tilstandsklasse bedre enn 3 Det vil være nødvendig å følge opp at helseforetakene legger dette til grunn når de utarbeider planer for vedlikehold og investeringer i bygningsmassen. Side 2 av 7

3 Administrerende direktør understreker viktigheten av at helseforetakenes budsjetter i tilstrekkelig grad gjenspeiler hva som må anvendes til vedlikehold, og at dette blir tilkjennegitt gjennom planer. Det er nødvendig at kostnader til vedlikehold av de byggene som skal benyttes til kjernevirksomheten fremover prioriteres før planer om nyinvesteringer utarbeides og realiseres. Helseforetakene er tidligere pålagt å utarbeide vedlikeholdsplaner og følge opp disse. I Riksrevisjonens rapport av september i år om eiendomsforvaltningen i helseforetakene fremgår det at disse planene i stor grad ikke blir etterlevd. Helse Sør-Øst vil gå nøyere igjennom via pålagt avviksrapportering hvordan disse planene blir fulgt opp. Prinsippene for et vedlikeholdssystem er beskrevet gjennom delprosjektet tilstandsbasert vedlikeholdsplanlegging gjennomført i regi av Forum for utvikling av bygg og eiendom. (Delprosjekt 7 i eiendomsstrategien). Administrerende direktør vil gjøre disse prinsippene gjeldende for hele foretaksgruppen som et grunnlag for god vedlikeholdsplanlegging og godt vedlikehold av eiendomsmassen. Helseforetakene vil deretter måtte revidere sine styrebehandlede vedlikeholdsplaner i forholdt til disse prinsippene. Prinsippene for et vedlikeholdssystem inneholder normer for vedlikeholdskostnader pr kvadratmeter pr år, som kan gi et bilde av den totale rammen som bør brukes på vedlikehold., i forhold til en nødvendig avsetning til vedlikehold dersom byggene over tid skal opprettholde sin tekniske standard. Rammen må deretter vurderes opp mot den registrerte virkelige tilstand byggene nå har. For de dårligste byggene vil sannsynligvis vedlikeholdskostnadene overstige kostnadene som uttrykkes i et årlig normtall for bygg som vedlikeholdes jevnlig. I eiendomsstrategien for Helse Sør-Øst heter det at alle helseforetak skal utarbeide planer for hvilken tilstand byggene skal ha for tilstrekkelig å oppfylle sin funksjonalitet, og planene skal inneholde hvordan dette skal nås. Det fastsettes dermed en minimum tilstandsgrad for byggene. Det er også vedtatt gjennom strategien at ingen bygg eller deler av bygg skal ha tilstandsgraden 3. Den vedtatte strategien tillater heller ikke avvik i forhold til lover og forskrifter. Dersom avvik oppstår skal disse lukke snarest mulig. Eiendomsstrategien gir gode føringer for hva slag målsetting en har for eiendomsvirksomheten i Helse Sør-Øst, med gode bygg for kjernevirksomheten, godt arbeidsmiljø og liten klimabelastning. Ved tilstandsbasert vedlikeholdsplanlegging må det også nøye vurderes hvilke bygg som skal inngå i kjernevirksomheten i fremtiden, og hvilke bygg som det ikke skal satses videre på. For de sistenevnte byggene må det også legges planer for hvordan disse tas ut av drift, eksempelvis salg eller riving. For å få oversikt over kostnader til vedlikehold (og eiendomsforvaltning generelt) er det viktig at kostnadene budsjetteres, følges opp og regnskapsføres etter en standardisert metode. Administrerende direktør har kommunisert til helseforetakene krav om at NS 3454, Livssykluskostnader for byggverk, som er en standardisert kontoplan for eiendomsvirksomhet, benyttes til dette, og at dette skal gjennomføres i løpet av 2011 og tas i bruk fra 2012 i hele helseforetaksgruppen. Dette gjør at det er lettere å spore hva som brukes til vedlikehold, noe som bedrer både budsjettprosess og oppfølging. Side 3 av 7

4 For å sikre at det er tilstrekkelig midler til vedlikehold og eiendomsforvaltning, er det sannsynlig at en vil få en mer forutsigbar økonomi i et mer skjermet økonomisystem for eiendomsvirksomheten. Her kan kostnadene for eiendomsforvalting inklusiv vedlikehold synliggjøres for de som benytter arealene, gjennom beregnede leiekostnader. Gjennom delprosjektet husleie gjennomført i regi av Forum for utvikling av bygg og eiendom. (Delprosjekt 3) er husleie beskrevet og det forelås at to piloter på helseforetak blir igangsatt i Administrerende direktør vil også fremheve det arbeid som nå gjøres for å fremskaffe forvaltningsplaner for vernede bygg. Dette er et oppdrag pålagt gjennom Kongelig resolusjon, og skal følges opp av Riksantikvaren for de bygg som får vernestatus. Det vurderes at dette vil være et bidrag til å fremskaffe gode planer og normer for hvordan disse byggene skal vedlikeholdes, da det i henhold til kulturminneloven er pålagt eier av byggene å holde disse i hevd. De fire helseregionene har ansatt felles ressursperson for å følge opp dette arbeidet, og det er gjennom felles anbudsprosess innhentet rådgivertjenester innen dette området. Gjennom nettverkssamlinger drives det nå kompetanseoppbygging innen området, for å kunne ivareta og utnytte de vernede byggene best mulig. Gjennom budsjettprosessen for 2012 vil det bli foreslått satt av 20 MNOK til energitiltak i foretaksgruppen. Disse midlene styres regionalt, etter søknad fra helseforetakene, og skal bidra til økt innsats i miljø-og klimaarbeid, og for å stimulere til oppgradering av tekniske anlegg i byggene. Sistnevnte gjør at disse midlene også må anses som et bidrag til bedret vedlikehold. 2. Faktabeskrivelse Riksrevisjonen fremla i september 2011 en rapport vedrørende eiendomsforvaltningen i helseforetakene. I rapporten omhandles også vedlikehold av bygningsmassen, og hvilken bygningsmessig tilstand byggene har. Riksrevisjonenes konklusjoner er at byggenes tilstand etter den statlige overtagelsen i 2002, noen steder har forverret seg. De har registrert at de fleste helseforetakene utarbeider vedlikeholdsplaner, men at de ikke lar seg gjennomføre grunnet manglende økonomiske midler. Riksrevisjonen konstaterer også at det er lite ensartet i kostnadsføringer og oppfølging, for eksempel er det flere helseforetak som ikke har innført kostnadsoppfølging og regnskapsføringer etter NS Dette vanskeliggjør bruk av beste praksis og kunnskapsoverføring. Riksrevisjonen har registrert at balanseført verdi av eiendomsmassen har økt noe siden statlig overtagelse, men at dette nok skyldes ferdigstillelse av flere nye og større sykehus i perioden. Korrigert for dette konkluderes det med at verdien av den gamle eiendomsmassen har avtatt. Som forklaring på dette oppgis til dels at noen av byggene skal utgå, ettersom nye bygg kommer til. Riksrevisjonen bemerker at dersom dette er tilfelle, mangler det planer for hvordan dette nedtaket av arealer skal skje. Eiendomsmassens tilstand og vedlikehold har vært tema siden den statlige overtagelsen. I foretaksmøtet i januar 2008 ble Helse Sør-Øst RHF bedt om at det ble utarbeidet vedlikeholdsplaner for samtlige helseforetak, I 2. kvartal samme år ble det rapportert at planer var utarbeidet for alle helseforetak. Omfanget av avvik og lukking av disse har vært rapportert til Helse Sør-Øst RHF gjennom ledelsens gjennomgang.. Helse Sør-Øst RHF vil nå gjennomføre en statusrapportering for hvordan disse vedlikeholdsplanene blir fulgt i helseforetakene, og omfanget av ikke lukkede avvik. Rapporten legges frem for styret. Side 4 av 7

5 I 2007 ble det også utarbeidet en tilstandsrapport for hele bygningsmassen i Helse Sør-Øst, utført av Multiconsult etter en standardisert metode. (Multimap) Her ble byggenes tilstand vurdert etter NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk, i fire tilstandsklasser hvor 0 er best (nytt) og 3 dårligst. Det ble her avdekket et vedlikeholdsbehov på 13 MRD NOK, som avspeilet et manglende vedlikehold over mange år. Gjennomsnittlig tilstand for byggene i Helse Sør-Øst var 1,3. Flere av byggene var i tilstandsklasse 3, som anses som en uakseptabel tilstand. Helse Sør-Øst har etter opprettelsen av Forum for utvikling av bygg og eiendom, hvor alle helseforetakene er representert, arbeidet systematisk med de utfordringer som eiendomsforvaltningen i Helse Sør-Øst står ovenfor. Det er utarbeidet en strategi for eiendomsvirksomheten i Helse Sør-Øst, som ble vedtatt i styret i sak Denne gir føringer for hvordan byggenes tilstand skal planlegges bedret. Tilstandsgraden for det enkelte bygg eller bygningskompleks som utgjør primærbyggene i helseforetaket skal ha en minimumstilstand relatert til Norsk standard for tilstandsklassifisering av bygg. a. På sikt skal det tilstrebes å fjerne vedlikeholdsetterslepet for de viktigste byggene og det må settes et mål for tilstandsklassen for hvert enkelt bygg som ansees som godt nok for formålet bygget tjener. Målet skal settes slik at det kan oppnås innen rimelig tid. b. Alle enkeltelement i bygg som skal brukes videre skal ha tilstandsklasse bedre enn 3. Alle helseforetakene i Helse Sør-Øst er tilskrevet for å følge opp denne strategien. Det er også i regi av Forum for utvikling av bygg og eiendom utarbeidet en rapport som beskriver hvordan et planmessig vedlikehold kan drives. Rapporten, som omhandler tilstandsbasert vedlikehold, beskriver hvordan det kan utarbeides planer og prioriteringer for vedlikehold, basert på byggenes tilstand. Rapporten anbefaler at en først og fremst prioriterer vedlikehold av byggene som har tilstandsgrad 2 og 3, slik at disse ikke forfaller ytterligere. Det er uakseptabelt at bygg eller komponenter med tilstandsklasse 3 inngår i eiendomsporteføljen, da det er stort sett i disse byggene en finner avvik i oppfølgingen av lover og forskrifter, og det er her de fleste brudd på arbeidsmiljøloven skjer. For å få god oversikt over kostnadene ved eiendomsforvaltning, inklusiv vedlikehold, bør det innføres en ensartet standard for kostnadsregistrering. NS 3454 er en standard for kontoplaner i eiendomsforvaltning, og denne innføres nå for alle helseforetakene i Helse Sør-Øst. Et alternativ til å beholde midler til vedlikehold innenfor eiendomsvirksomheten er å synliggjøre kostnadene for eiendomsdrift, som igjen godtgjøres etter nærmere beskrevne regler, for eksempel husleie. Midler til løpende vedlikehold er grunnleggende i forvaltning av eiendommer, før det legges planer om større investeringer i funksjonsoppgradering og nybygging. Unntaket her er de byggene som ikke lenger skal benyttes av helseforetakene, det vil si de som skal river seller selges. Side 5 av 7

6 3. Administrerende direktørs vurderinger Riksrevisjonenes påpekninger om at det skjer en verdiforringelse i helseforetakenes eiendomsmasse er sannsynligvis riktig også for Helse Sør Øst, selv om det ikke er gjennomført en gjennomgående tilstandsanalyse etter Dette er en uheldig utvikling, og det må gjøres tiltak for å snu denne utviklingen. Administrerende direktør mener at det er lagt et godt utgangspunkt at vedlikehold av bygningsmassen i eiendomsstrategien i Helse Sør-Øst. Dette gir tydelige føringer for at det skal gjennomføres et systematisk planarbeid for vedlikehold og bedring av byggenes tilstand. I strategien er det uttalt at ingen bygg eller deler av bygg skal ha tilstandsgrad tre. Videre må det settes mål for hvilken tilstandsgrad byggene minimum må ha for å fylle sin funksjonalitet. Administrerende direktør vil be helseforetakene sette mål for når dette skal oppnås, finansiert innenfor de økonomiske rammene til helseforetakene. Bygg med tilstandsgrad 3 må tas først, enten ved å ta de ut av porteføljen eller en begrunnet oppgradering. Samtidig settes det krav til at avvik i forhold til arbeidsmiljøloven og andre myndighetskrav skal lukkes. Tidsfrist for dette gis av myndighetene, men Helse Sør-Øst vil kontrollere mengden av avvik og påse st de blir utbedret i henhold til frister. En tidsfrist på ett år vurderes å være tilstrekkelig for å utbedre bygg med komponenter i tilstandsgrad 3, mens det må vurderes en lengre tidshorisont ved de tilfellene som er mest omfattende. Det innføres tilstandsbasert vedlikeholdsplanlegging, basert på rapporten om dette, utarbeidet av en prosjektgruppe sammensatt av representanter fra helseforetakene i regi av Forum for utvikling av bygg og eiendom. Helse Sør-Øst må drive en mer aktiv oppfølging mot helseforetakene når det gjelder hvordan vedlikehold av bygningsmassen følges opp i forhold til planer. Dette følger blant annet av Helseforetaksloven 38 at det skal rapporteres til styret i forhold til vedtatte planer og budsjetter. I følge Riksrevisjonenes dokument nr.1 ( ) påpeker departementet at slike rapporter skal omfatte alle relevante forhold knyttet til driften, også vedlikeholdsbehov. I følge Ot.prp. nr. 66 ( ) har de regionale helseforetakene et overordnet ansvar for eiendomsforvaltningen i egen region. Dette arbeidet må intensiveres gjennom budsjettprosessen for 2012, blant annet ved å gi føringer for å budsjettere med en gjennomsnittlig vedlikeholdskostnad pr kvadratmeter, vurdert i henhold til byggenes gjennomsnittlige tilstandsgrad i hvert enkelt helseforetak.. Det er en utfordring for foretaksgruppen å sikre en prioritering av midler til vedlikehold og oppgraderinger, i konkurranse med øvrige områder. Det har vist seg at midler til vedlikehold blir nedprioritert i budsjettprosesser og kostnadskutt i helseforetakene. Kutt i midler til vedlikehold blir ikke øyeblikkelig synlig. På sikt gir imidlertid dette negative utslag, og forringer byggenes tilstand. For å sikre at det er tilstrekkelig med midler til vedlikehold og eiendomsforvaltning, er det sannsynlig at en vil få en mer forutsigbar økonomi i et mer skjermet økonomisystem for eiendomsvirksomheten. Kostnadene til eiendomsdrift synliggjøres og godgjøres etter nærmere beskrevne regler, for eksempel husleie. Det må da være god kontroll over kostnadene for virksomheten, noe som oppnås ved innføring av NS3454, Livssykluskostnader for byggverk som felles kontoplan for eiendomsforvaltningen for alle helseforetakene. Administrerende direktør vil drøfte dette med helseforetakene og foreslå at husleie innføres ved to pilothelseforetak i Side 6 av 7

7 Det vurderes også at arbeidet med forvaltningsplaner i forbindelse med landsverneplanarbeidet vil gi bedre planer for vedlikehold og oppfølging av disse. I henhold til lov om kulturminnevern er det pålagt eier å opprettholde et tilfredsstillende vedlikehold på vernede bygg. I dette arbeidet må det tilstrebes at både vernet og øvrig bygningsmasse følges opp etter samme rutiner. Det arbeides aktivt med dette gjennom felles tilsatt landsverneplankoordinator for de fire regionale helseforetakene. Videre vil administrerende direktør også peke på at det i budsjettet for 2012 vil bli fremlagt forslag om at det regionalt reserveres 20 MNOK til bruk for investeringer i energiprosjekter. Disse midlene skal tildeles prosjekter som helseforetakene fremmer, og som blir rangert etter inntjeningsevne og kvalitet i forhold til vedtatte kriterier. Det må forutsettes at dette også er bidrag til å bedre byggenes tekniske tilstand, samtidig som det skjer en effektivisering eller omlegging av energibruk. Trykte vedlegg: Rapport tilstandsbasert vedlikehold Utrykte vedlegg: Riksrevisjonenes rapport eiendomsforvaltning i helseforetakene Rapport vedrørende tilstandsvurdering av bygningsmassen i Helse Sør-Øst, Multiconsult 2008 Side 7 av 7