Styret Helse Sør-Øst RHF 24/10/07

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 24/10/07 SAK NR Prioriteringskriterier for investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst Forslag til vedtak: Styret slutter seg til de foreslåtte kriterier for prioritering av investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst, og ber om at prosjektene evalueres i forhold til disse før fremleggelse til beslutning for styret. Hamar, 17. oktober 2007 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør anbefaler at det etableres kriterier for prioriteringer av investeringer langs fire hovedlinjer; generelle prioriteringer mellom områder, medisinsk og helsefaglige, bygningstekniske, og økonomiske, jfr også sjekklisten i vedlegg 1. Disse kriteriene gjøres gjeldende når styret skal beslutte gjennomføring av et prosjekt eller prioritere mellom prosjekter innen regionen. De vil også gjøres gjeldende i prioritering mellom investeringsområdene, slik at det ut fra prioriteringer vil framkomme reelle alternativer i valget mellom investeringer innen bygg, IKT og medisinsk teknisk utstyr. Dette vil være viktig siden investeringsmidlene ikke er tilstrekkelig til å prioritere alle områder samtidig. Kriteriene vil komme til anvendelse for det enkelte prosjekt, i alle faser av prosjektet og for å etablere en mer langsiktig plan som bakgrunn for de årlige prioriteringer. Dette gjelder også når styret skal godkjenne videreføringen til neste fase under planleggingen. Administrerende direktør foreslår at det overordnede kriterium for styrets prioritering av eventuell bygningsmessige investering, baseres på at den bygningsmessige tilstand ikke tilfredsstiller myndighetskrav og krav til forsvarlig drift, samtidig med at dette truer kapasitetsbehovet innenfor sørge-for ansvaret. Prioriteringen forutsetter at prosjektet kan gjennomføres innen økonomisk bæreevne. Administrerende direktør foreslår videre at det legges til grunn at investeringer ikke skal bidra til uønsket kapasitet generelt eller innen delområder (operativ kapasitet, laboratorie og røntgen med mer.), og at regionens samlede kapasitet legges til grunn for vurderingene. Det bør videre etableres en plan for arealrealisering slik at den kvalitetsmessige standarden på bygningsmassen i regionen blir likeverdig i et lengre perspektiv. Før prioritering av investeringer foretas, må det også sikres en god og maksimal utnyttelse av den eksisterende bygningsmasse som har tilfredsstillende standard. Spesielt gjelder dette de nyeste prosjektene og de prosjekter som er under bygging., For nye bygg må det også legges til rette for lengre åpningstider og andre effektiviseringstiltak. Administrerende direktør legger til grunn at det skal arbeides videre med en overordnet policy og plan for investeringer. Denne vil bl.a. også inkludere ivaretakelse av en policy for investeringer og arealeffektivisering knyttet opp mot hovedstadsprosessen. Investeringspolicy vil også måtte sees i sammenheng med hvilken form som velges for å organisere og drifte eiendomsmassen i Helse Sør-Øst. Prioriteringskriteriene kan brukes for å gjøre tilpasninger til resultatene av hovedstadsprosessen, eventuelt også når andre nødvendige strategiske føringer vedtas av styret i løpet av høsten. Administrerende direktør vil uavhengig av dette ha behov for å starte arbeidet med å evaluere de aktuelle prosjektene som venter på behandling i Helse Sør-Øst RHF. Det er viktig i denne omgang å innhente nok informasjon, og det er en betingelse for evalueringen at felles krav til dokumentasjon av prosjektene i de ulike fasene, etterleves av prosjekteier og forslagstiller. Administrerende direktør vil holde styret løpende orientert om framdriften i dette arbeidet, og antar at en foreløpig prioriteringsliste for tidsperspektivet fram mot 2015 kan fremmes for styret tidlig i Side 2 av 8

3 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder I styremøtet orienterte administrerende direktør styret om investeringsutfordringer og handlingsrom. Det ble bl.a. lagt fram en oversikt over investeringsprosjekter det arbeides med i helseforetakene. Flere av disse forutsettes å bli realitetsbehandlet i styret høsten 2007 og våren Den samlede ønskede investeringsporteføljen i foretakene overstiger langt det økonomiske handlingsrommet for investeringer generelt og innen bygg spesielt og er konsentrert i tidsrommet fram mot Som et hjelpemiddel for prioritering ba styret derfor om at det ble utarbeidet prioriteringskriterier, som grunnlag for prioritering i omfang og tid. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Prosess og krav til dokumentasjon For å kunne behandle investeringsprosjekter på en enhetlig måte, kreves det tre sett virkemidler: A. Felles krav til dokumentasjon av investeringsprosjektene i de ulike fasene, som gjør dem sammenlignbare, og gir tilstrekkelig dokumentasjon for behandling på regionalt nivå. Dette baseres på den nasjonale veilederen for tidligfaseplanlegging, med nødvendige presiseringer og videre implementering av felles maler. B. Kriterier for prioritering av investeringsprosjekter i Helse Sør- Øst. Dokumentasjonskravene må være konsistente i forhold til kriteriene. Slike kriterier vil være viktige som overordnede krav, og være grunnlag for realitetsbehandlingen av de ulike investeringene. C. En beslutnings - og fullmaktsstruktur, som gir det regionale helseforetaket tilstrekkelig kontroll med investeringsporteføljen gjennom hele utrednings- og planprosessen. Beslutningsmatrisen er behandlet i sak 37/2007, og gjøres nå gjeldende for Helse Sør- Øst Prioriteringskriteriene. Fire hovedgrupper av kriterier: Generelle overordnede kriterier. Medisinsk og helsefaglige kriterier. Bygningsmessige kriterier. Økonomiske kriterier. Begrunnelse for inndeling Generelle overordnede kriterier Når investeringsmidler skal fordeles, må det gjennom overordnet policy og generelle og overordnede kriterier kunne prioriteres mellom hovedområdene bygg, IKT, medisinsk teknisk utstyr og annet. Dette er områder som konkurrerer om de samme midlene, og før de enkelte prosjektene behandles, må det foreligge en både kort- og langsiktig policy, for hovedområdene som skal prioriteres. Side 3 av 8

4 Medisinske og helsefaglig kriterier Her er det vesentlig at sørge-for ansvaret er dekket, og at det er tilstrekkelige og riktige arealer til å utføre de tjenester som det er behov for. Det er sannsynlig at det i dag er arealmessig og dermed behandlingsmessig overkapasitet innenfor flere områder. De medisinskfaglige kriteriene må derfor bidra til å dimensjonere riktig arealbehov, for å unngå oppbygging av overkapasitet samtidig som kritiske områder dekkes. Arealer som det ikke er behov for bør fases ut, og det bør sikres riktig arealtilpassing for operativ kapasitet, intensiv, laboratorietjenester, billeddiagnostikk etc. Innenfor psykisk helsevern er det påvist muligheter for en mer effektiv arealbruk enn det som i dag er tilfelle med utstrakt bruk av gamle og institusjonspregede bygg som er arealkrevende. Ved en medisinskfaglig vurdering kan uhensiktsmessig bygg fases ut og erstattes med mindre og mer egnede arealer også når det gjelder geografisk plassering. Bygningsmessige kriterier. Investeringsbehov innen bygg er som oftest begrunnet i bygningsmasse med dårlig teknisk tilstand og lite tilpasset dagens aktivitet. Dette er hoveddriveren for å fremme nybygg/ombygging. Det er en realitet at det er store ulikheter i bygningsmassen i Helse Sør-Øst og store forskjeller vedrørende vedlikeholdsetterslep. Det finnes bygninger som ikke oppfyller myndighetskrav, og må drive på dispensasjon fra tilsynsmyndigheter. Dette er forhold som må veie tungt når det skal vurderes om bygningsmassen skal fases ut og erstattes av kapasitet i annen del av bygningsmassen, eventuelt om kapasiteten skal erstattes av nybygg. Når det ikke finnes alternativer løsninger for å erstatte arealene vil dette være et vesentlig kriterium for prioritering. Det er videre avgjørende at investeringer ikke skal bidra til uønsket vekst i aktiviteten, og at det heller ikke gjennomføres investeringer for å opprettholde kapasitet der hvor det er potensial for arealeffektivisering og ønsket reduksjon i aktiviteten. Økonomisk handlingsrom Begrensede midler er den vesentligste årsaken til at det må foretas en kraftig prioritering og nedskalering av investeringer i forhold til behov og ønsker. Det vil derfor være økonomisk gunstigst å prioritere et prosjekt innenfor de helseforetak som viser størst økonomisk bæreevne gjennom sitt driftsresultat, og at prosjektet bidrar positivt til å opprettholde/oppnå en drift i balanse. Investeringer som bidrar negativt i forhold til en drift i balanse, og som forverrer dagens driftsresultat, bør nedprioriteres, dersom behovet kan løses på andre måter som tilfredsstiller sørge-for ansvaret og kravet til gode og likeverdige helsetjenester. De store investeringene som er foretatt, særlig gjennom Nye Ahus, men også investeringene ved Rikshospitalet, Nye Nordfløy ved Asker og Bærum HF, 6. byggetrinn ved Sykehuset i Vestfold HF, ny fløy ved Ringerike sykehus vil begrense det økonomiske handlingsrommet, og må derfor utnyttes maksimalt med hensyn til kapasitet. Prioriteringskriterier og overordnet strategi Prioriteringer skjer etter hvordan prioriteringskriteriene er oppfylt. Betydningen av det enkelte prioriteringskriteriet avhenger av hvilken betydning det har i de strategiske føringene, og hvilken vekt Helse Sør-Øst velger å gi kriteriet. Arbeidet med oppdraget og særlig innen hovedstadområdet vil være avgjørende i å etablere fremtidig strategi på området. Side 4 av 8

5 Bruk av prioriteringskriterier. Det utarbeides detaljerte sjekklister innen hver hovedgruppe. Dette er vist i vedlegg. Dette gjør evalueringen og prioriteringen mellom prosjektene sikrere. Prioriteringskriteriene sikrer en lik behandling av prosjektene, og gjør en rangering av prosjektene i en totalvurdering innenfor Helse Øst RHF lettere. Dette gjelder også mellom investeringer i bygg og andre investeringer som IKT. Kriteriene vil komme til anvendelse for det enkelte prosjekt, i alle faser av prosjektet og for å etablere en mer langsiktig plan som bakgrunn for de årlige prioriteringer. Dette gjelder også når styret vil beslutte om et prosjekt skal videreføres fra en fase til neste i planleggingsfasen, og til slutt fatte vedtak om gjennomføring (jfr sak 37/2007). 3. Administrerende direktørs vurderinger: Det er sannsynlig at planlagte nyinvesteringer alltid vil være større enn reelt totalbehov og de økonomiske mulighetene til å foreta investeringer. Innenfor de eksisterende økonomiske rammer er det nødvendig med en rangering og prioritering av prosjektene, for å avstemme kapasitet og tilbud til det totale behov både innenfor regionen og sett i en nasjonal sammenheng. Det er viktig at Helse Sør-Øst gjennom prioriteringer foretar de investeringer som til enhver tid tjener pasientene i regionen best mulig, og at prioriteringene understøtter de nasjonale føringene. Gjennom det settet prioriteringskriterier som nå er utarbeidet, mener administrerende direktør at det vil gi bedre muligheter for en grundig evaluering og prioritering av prosjektene, ved å sammenligne og vurdere prosjektene ut fra oppfyllelsen av kriteriene. En betingelse for dette er at felles krav til dokumentasjon av prosjektene i de ulike fasene, etterleves av prosjekteier og forslagstiller. Det legges videre opp til at en gjennomgang av prosjektporteføljen skjer samlet en eller flere ganger årlig, slik at det kan gi føringer i budsjettprosessen på kort og lang sikt og skape forutsigbarhet for helseforetakene Administrerende direktør anbefaler at de foreslåtte kriteriene legges til grunn når prosjektene legges fram for styret til beslutning. Kriteriene kan gi et godt og enhetlig grunnlag for en drøfting ut fra faktagrunnlag, som igjen kan lede fram til beslutninger. Administrerende direktør vil videre foreslå at de kriterier som legges mest vekt på inntil det er vedtatt en helhetlig investeringspolicy, er kapasitet og behov innenfor regionens sørge-for ansvar, bygningsmessig tilstand, og økonomisk bæreevne. Prosjekter som forverrer mulighetene til å oppnå en drift i balanse, må nedprioriteres dersom det er mulighet for det.. Administrerende direktør foreslår videre at det legges til grunn at investeringer ikke skal bidra til uønsket kapasitet generelt eller innen delområder (operativ kapasitet, laboratorie og røntgen med mer.), og at regionens samlede kapasitet legges til grunn for vurderingene. Det bør videre etableres en plan for arealrealisering slik at den kvalitetsmessige standarden på bygningsmassen i regionen blir likeverdig i et lengre perspektiv. Side 5 av 8

6 Administrerende direktør vil uavhengig av arbeidet med prioriteringskriterier og investeringspolicy, fortsette arbeidet med å evaluere de aktuelle prosjektene som venter på behandling i Helse Sør-Øst RHF. Det er viktig i denne omgang å innhente nok informasjon, og det er en betingelse for evalueringen at felles krav til dokumentasjon av prosjektene i de ulike fasene, etterleves av prosjekteier og forslagstiller. Administrerende direktør vil holde styret løpende orientert om framdriften i dette arbeidet, og antar at en foreløpig prioriteringsliste for tidsperspektivet fram mot 2015 kan fremmes for styret tidlig i Side 6 av 8

7 Vedlegg styresak nr Sjekkliste for investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst Generelle overordnede prioriteringskriterier. 1. Hvordan er prosjektet tilpasset foretaksgruppens strategi og policy for investering innen gjeldende hovedområde (bygg, IKT; MTU eller annet) 2. Bakgrunn og behov. Hva er hovedbegrunnelsen for prosjektet, og hvilke behov skal det dekke 3. Nasjonale prioriteringer, regionale strategier, planer og styringsmål I hvilken grad støtter prosjektet disse føringene. 4. Foretaksgruppens økonomiske handlingsrom på kort og lang sikt, herunder: Driftsøkonomisk utfordringsbilde for helseforetaket og foretaksgruppen Totalbildet for frie og bundne investeringsmidler for regionen 5. Helseforetakets evne til å betjene avdrag og renter på lånt kapital. Medisinsk faglige kriterier 6. Behov og kapasitet. Her vurderes hvordan prosjektet er avstemt i forhold til behov og kapasitet, innen helseforetakets opptaksområde. 7. Regionenes totale kapasitet. Hvordan passer prosjektet inn i forhold til regionenes totale tilbud, og har det innvirkning har det på andre helseforetak. 8. Ivaretar prosjektet overordnede krav til nærhet, tilgjengelighet, kompetanse og tjenestekvalitet? 9. Hvordan svarer prosjektet opp forutsetningene om samhandling med andre tjenestenivåer? 10. Hvilke faglige gevinster skal realiseres, og hvordan er planene for realiseringen av disse? 11. Hva er den faglige konsekvensen, hvis prosjekter ikke realiseres eller utsettes i tid? 12. Hva er konsekvenser for pasientene dersom prosjektet ikke realiseres Bygningsmessige kriterier 13. Hvordan passer prosjektet inn i regionens overordnede utviklingsplaner om arealeffektivisering? 14. Hvordan passer prosjektet inn i foretakets utviklingsplaner? 15. Hvordan utnyttes bygningsmassen i eksisterende og planlagte bygg (basert på arealutnyttelse ut fra standardiserte arealklassifiseringer)? 16. Er det en utfyllende analyse av hvilke alternativer som finnes til denne investeringen. 17. Hvordan er tilstanden i de bygg som skal erstattes eller oppgraderes (Basert på tilstandsanalyser i hht. NS 3924)? 18. Hvordan er tilpasningsdyktigheten i de bygg som skal erstattes eller oppgraderes (basert på anerkjent analysemetodikk)? Side 7 av 8

8 19. Hvor effektivt er prosjektet i forhold til levering av helsetjenestene (utforming, planprinsipper, logistikk, etc. ut fra dagens kunnskap)? 20. Hvordan vil prosjektet kunne fange opp framtidige endringer i driftsformer og andre rammebetingelser? 21. Hva er byggets planlagte FDVU-kostnader, og hvordan fanger prosjektet opp generelle krav til energibruk, miljøkrav, etc.? 22. Hvilke alternative tiltak må gjøres, hvis prosjektet ikke realiseres eller utsettes i tid? Økonomiske kriterier 23. Er investeringen gjennomførbar innenfor foretaksgruppens økonomiske handlingsrom, eventuelt når? 24. Hva er prosjektets sammenlignbare nåverdi (nullalternativ vs. foreslåtte alternativ)? 25. Hvor realistiske vurderes de driftsøkonomiske gevinster å være for alternativene og hva er effekten for foretaksgruppen som helhet? 26. Hvordan er helseforetakets kapasitet til å bære prosjektets driftsøkonomiske konsekvenser innenfor egen driftsøkonomi, herunder evne til å betjene eventuell låneandel? 27. Hvordan er finansieringsplanen og helseforetakets mulighet til egenfinansiering gjennom egen drift, oppsparte midler og salg av aktiva? Andre kriterier 28. Foreligger det en risikoanalyse av prosjektet totalt sett, og en beregning/vurdering av følsomheten for måloppnåelse i forhold til begrunnelsen for prosjektet Side 8 av 8