Styret Helse Sør-Øst RHF 24. mai 2012 SAK NR ORIENTERINGSSAK: OPPFØLGING AV RAPPORT OM MEDISINSK-TEKNISK UTSTYR

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 24. mai 2012 SAK NR ORIENTERINGSSAK: OPPFØLGING AV RAPPORT OM MEDISINSK-TEKNISK UTSTYR Forslag til vedtak: Styret tar administrerende direktørs redegjørelse om oppfølging av rapport om medisinskteknisk utstyr til orientering. Hamar, 16. mai 2012 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Saken redegjør for hvordan administrerende direktør vil følge opp prosjektrapporten om medisinsk-teknisk utstyr som blant annet innebærer at: 1. Helse Sør-Øst RHF iverksetter nødvendige tiltak for å følge opp de forslag som utredningen anbefaler. De økonomiske og finansielle tiltakene vil blant annet bli spesifisert i forbindelse med arbeidet med økonomisk langtidsplan for Helse Sør-Øst RHF etablerer en plan for hvordan de merkantile prosessene knyttet til anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr skal håndteres fremover 3. Helse Sør-Øst RHF iversksetter et prosjekt som får til oppgave å legge frem forslag om hvordan samarbeidet mellom IKT og MTU miljøene i foretaksgruppen kan styrkes Styret inviteres til å ta redegjørelsen i saken til orientering. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Med utgangspunkt i Riksrevisjonens undersøkelse og behovet for innspill til ulike interne prosesser, satte Helse Sør-Øst RHF våren 2011 ned en prosjektgruppe som blant annet fikk i oppgave å kartlegge og dokumentere nå-situasjonen og utviklingstrekk innen det medisinsktekniske området1. Utredningen skulle også beskrive et målbilde og retningsgivende tiltak slik at beslutninger om, og utviklingen av, området kunne baseres på best mulig grunnlag. Prosjektet skulle gi det regionale helseforetaket et grunnlag for å fastsette realistiske og tilstrekkelige krav til helseforetakene gjennom å planlegge finansieringen i henhold til det totale økonomiske handlingsrommet samt koordinering av anskaffelser for å få best mulig utnyttelse av ressurser i foretaksgruppen. Helse Sør-Øst RHF ønsket også en anbefaling om organisering og forvaltning av medisinsk teknologi og grensesnittet til informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Helse Sør-Øst har en sammensatt utstyrspark som består av nærmere enkeltobjekter med en historisk anskaffelseskostnad på ca. 6,8 milliarder kroner (eks. mva). Gjennomgående har foretakene gode forvaltningsrutiner og god oversikt over utstyrsparken. I en spørreundersøkelse arbeidsgruppen gjennomførte blant klinikerne er inntrykket at det er tilstrekkelig med utstyr. Alder og funksjonalitet er imidlertid en utfordring for deler av utstyrsparken. Rapporten påpeker at foretakene ikke setter av tilstrekkelige midler til å stoppe en gradvis forringelse av en utstyrspark som nå i snitt er 9,2 år gammel. Målt i utstyrsparkens verdi er bilde noe bedre. Målt i verdi var halvparten av utstyret i foretaksgruppen 7 år eller yngre. 1 Med begrepet medisinsk teknologi menes medisinsk-teknisk utstyr (MTU) på sykehusene og behandlingshjelpemidler (BHM) hos pasienter. Side 2 av 6

3 Aldersprofil for MTU gjenspeiler et stykke på vei de investeringer som er gjort i bygningsmasse. Dette innebærer bant annet at aldersprofilen på Oslo universitetssykehus vil være preget av at det er 12 år siden Nytt Rikshospital på Gaustad ble tatt i bruk. Deler av utstyret som ble kjøpt inn ved sykehusets oppstart er fremdeles i bruk. Nybygg på Akershus universitetssykehus innebar at det i 2008 ble foretatt utstyrsinvesteringer på i overkant av 300 millioner kroner, noe som innebærer at dette helseforetaket gjennomgående har en ung utstyrspark. Nytt østfoldsykehus er planlagt med over 500 millioner kroner i nytt MTU. Investeringene i 2010 var lavere enn i tidligere år. Perioden før 2010 var også påvirket av sluttføringen av nye Akershus universitetssykehus HF. Etter utvalgets beregning var investeringsnivået i 2010 i en størrelsesorden som gjorde utstyrsparken 23 uker eldre i løpet av året Rapporten fremhever videre at utskiftningen av utstyr for ofte fremtvinges av at gammelt utstyr bryter sammen, eller av ulike årsaker ikke lenger lar seg vedlikeholde. Når avdelinger havner i en «force majeure situasjon», og må gjenanskaffe utstyr etter et havari, påpeker rapporten at det er krevende å sikre positive effekter gjennom samordning av anskaffelser og standardisering av utstyret. En annen utfordring som påpekes er integrasjonen mellom MTU og IKT, der rapporten peker på at det ikke i tilstrekkelig grad er lagt planer og tilrettelagt arenaer for å håndtere operasjonelle utfordringer. Rapporten beskriver utstyrssituasjonen per mai Helse Sør-Øst RHF har gjennomgått utstyrsinvesteringer for 2011 og budsjetterte investeringsnivåer for Vurderingene for 2011 er basert på tall fra regnskapene. Disse er ikke fullt ut avstembare med grunnlaget for rapporten, men begge kilder viser det samme bildet av tilstanden for MTU i Helse Sør-Øst. De økonomiske beregningene legger til grunn at utstyr skal erstattes en-til-en, og tar ikke hensyn til effekter av bedret utnyttelsesgrad, eller endret behov for utstyr. Det er heller ikke gjort vurderinger av hvilket nivå på utstyrsparken som er godt nok, og hvordan analyser av utstyrets alder skal sees i forhold til ønsket om kvalitetsheving. Regnskapet for 2011 viser at investeringene var anslagsvis 17 % høyere enn i 2010, mens de i 2012 planlegges økt med ytterligere 3 %. I 2011 økte den regnskapsmessige verdien av MTU med 100 millioner, eller ca. 4 % av balanseverdien. Reanskaffelse av MTU skjer som nevnt også via de store regionale byggeprosjektene, og her bør det spesielt nevnes at Oslo universitetssykehus har fått omstillingsmidler til samlokalisering. Deler av disse midlene er planlagt benyttet til MTUinvesteringer (ca. 225 millioner kroner i perioden ). Investeringsnivået i rapportens periode fra 2008 til og med 2010 fremstår som lavt. Det regionale helseforetaket har gjort analyser av investeringsnivået i perioden forut for og i etterkant av denne perioden. Side 3 av 6

4 Investeringsnivåene i MTU fra 2002 frem til 2008 har gjennomsnittlig vært på 510 millioner kroner årlig, noe som har medført at bokførte verdier av MTU har steget fra 1,9 mrd. kroner i 2002 til 2,5 mrd. kroner ved utgangen av Bildet er identisk for perioden 2008 til 2010 samlet sett, med høye investeringer i 2008 (Nye Ahus), men med et spesielt lavt nivå i Investeringsnivået i MTU dette året var det laveste i foretaks-gruppens historie. I 2011 var imidlertid investeringsnivået i følge helseforetakenes foreløpige regnskap på 553 millioner kroner, og er med det på et nivå som overstiger historisk gjennomsnitt. Dette medførte at bokført verdi økte med om lag 100 millioner kroner, eller 4%. Oslo universitetssykehus har i følge sin rapportering økt den bokførte verdien av MTU i helseforetaket med 132 millioner kroner (14 %) i 2011 sammenlignet med fjoråret. Videre har Oslo universitetssykehus blitt innvilget midler for bruk i omstillingsprosessen, og av disse midlene er det å anta at opp til 225 mill kr skal benyttes til investeringer i medisinskteknisk utstyr i perioden , i tillegg til foretakets øvrige investeringsmidler. Dette alene er forventet å fornye opp mot halvparten av den del av foretakets utstyrspark som pr 2010 var over ti år gammel. Andre analyser viser at andelen MTU i forhold til øvrige anleggsmidler har ligget stabilt på mellom 6% og 7% siden 2002 og frem til 2010, regnet ut fra bokførte verdier. Imidlertid viser analysene at investeringer i MTU som andel av samlede inntekter har sunket i den samme perioden, fra 1,6% til 0,6% av inntektene. Dette indikerer at den aktivitetsøkningen som har vært i foretaksgruppen de siste årene ikke nødvendigvis har blitt avspeilet i økte investeringer i medisinsk teknisk utstyr. I budsjett for 2012 er investeringene totalt sett på nivå med avskrivningene, og i økonomisk langtidsplan (ØLP) frem til 2015 skal nivået forsterkes ut over dette nivået. I denne delen av ØLP perioden er investeringsnivået i MTU på om lag 900 millioner kroner årlig. I dette nivået ligger det en investeringsøkning hos samtlige helseforetak, i takt med forventet resultatmessig utvikling. I dette nivået ligger også MTU investeringer i forbindelse med ferdigstillelse av nytt Østfoldsykehus i Dette vil samlet sett bidra til at utstyrsparken fornyes gradvis i de kommende år. Økningen i fremtidig investeringsnivå må imidlertid ses i lys av den risiko som eksisterer tilknyttet forventet resultatforbedring og hvorvidt den prioriteringen helseforetakene legger til grunn i Økonomisk Langtidsplan (ØLP) til å bruke investeringsmidler til MTU faktisk vil gjennomføres i praksis. Man ser også på bakgrunn av investeringene i 2011 at enkelte foretak som har en økonomisk situasjon som er relativt mindre utfordrende enn andre foretak, likevel foretar lavere MTU investeringer enn man skulle forvente. 2 Kilde: Offisielle årsregnskaper Side 4 av 6

5 Hvis den økonomiske situasjonen i foretaksgruppen fortsetter å være utfordrende i samme grad som tidligere, vil det måtte anses å være en risiko for at det planlagte investeringsnivået i ikke vil kunne gjennomføres som planlagt. Arbeidet med å opprettholde en tilstrekkelig kvalitet i utstyrsparken setter store økonomiske krav til foretaksgruppen. Mulige finansieringstiltak må derfor vurderes løpende, og det bør også gjøres vurderinger av om den utstyrstilstanden som beskrives i rapporten er innenfor et akseptabelt risikonivå også i det korte bildet. Selv om ikke rapporten gir et konkret målbilde for hva som er riktig nivå og innhold i fremtidig medisinskteknisk utstyrspark, fremstår finansieringsbehovet betydelig under de forutsetninger som er lagt til grunn i rapporten. I årets rullering av økonomisk langtidsplan er foretakene på bakgrunn av dette bedt om å synliggjøre hvordan erstatningsplaner for gammelt utstyr, med kvalitetskrav knyttet til utstyrets utnyttelsesgrad og alder, plan for kassasjon og andre relevante forhold, er hensyntatt i langtidsperioden. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Tre forhold peker seg ut for videre oppfølging: prioriteringsdiskusjonen i lys av økonomiske langtidsplaner, integrasjon mot IKT og anskaffelsesprosessen. 1. Økonomi I det videre arbeidet må det i det enkelte helseforetak gjøres en konkret vurdering av spesifikke utstyrsgrupper med tanke på å utarbeide en prioriteringsrekkefølge for hvilke typer utstyr som bør skiftes ut først. Dette må gjøres basert på helsefaglige vurderinger. Det kan også være aktuelt å vurdere om fornyelse av enkelte typer MTU, eller bedrede utnyttelsesgrader på utstyret kan medføre betydelige effektiviseringseffekter som enten kan bidra til bedre behandlingsmessige eller økonomiske resultater, eller begge deler. Herunder hører en konsekvensvurdering av å avvente utskiftning av gammelt MTU, og hvorvidt den teknologiske utviklingstakt tilsier at spesifikke kategorier MTU må prioriteres. Helse Sør-Øst RHF vil sette i gang konkrete tiltak for å følge opp de forslag som utredningen anbefaler. Tiltakene vil blant annet bli spesifisert i forbindelse med arbeidet med økonomisk langtidsplan , som fremmes for styret 21.juni Anskaffelser Det er et klart behov for standardisering av utstyrsparken i Helse Sør-Øst, samt en standardisering av anskaffelsesprosessen. Prosessene for anskaffelse av IKT og anskaffelse av MTU må gjøres mer lik hverandre slik at anskaffelsesprosessen bygges på de samme hovedprinsipper, og at standardisering og prisreduksjon gjennom større felles anskaffelser kan gi gevinster. Skal Helse Sør-Øst lykkes med å samordne investeringer av MTU, og utnytte disse midlene best mulig, må det etableres en løsning for finansiering og prioritering som anført over. Helse Sør-Øst RHF vil etablere en plan for hvordan de merkantile prosessene knyttet til anskaffelse av medisin teknisk utstyr skal håndteres fremover. Side 5 av 6

6 3. Integrasjon mellom IKT og MTU Behovet for samhandling og samarbeid mellom foretakenes IKT-miljøer og MTU-miljøer er økende. Det er et faktum at IKT i dag er en stor og viktig del av alt medisinsk teknisk utstyr. Det er viktig å utnytte felles og gjensidig kompetanse, og legge til rette for organisasjonsmessige tilpassninger som vil gi fremtidige gevinster i forhold til bedre styring, mer oversiktlige samarbeidsforhold, og en samlet bedring av funksjonen for begge miljøer. Helse Sør-Øst RHF vil iversksette et prosjekt som får til oppgave å legge frem forslag om hvordan samarbeidet mellom IKT og MTU miljøene i foretaksgruppen kan styrkes. 4. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør legger til grunn at i det videre arbeidet vil det bli gjort en konkret vurdering av spesifikke utstyrsgrupper med tanke på å utarbeide en prioriteringsrekkefølge for hvilke typer utstyr som bør skiftes ut først i det enkelte foretak. Dette må gjøres basert på helsefaglige vurderinger. Det forventes at gjennom en økt standardisering av utstyrsparken i Helse Sør-Øst, samt en standardisering av anskaffelsesprosessen vil bli hentet ut betydelige stordriftsfordeler. Det er avgjørende at helseforetakene har gode systemer og prosesser for å understøtte dette. I alt det videre arbeidet må det legges til grunn etablerte fullmaktsstruktur, og grensedragning mellom regionale og lokale prioriteringer slik de er omtalt i sak Økonomisk handlingsrom og utfordringsbilde i forhold til prioritering av investeringer i Helse Sør-Øst, så er det helseforetakenes ansvar å ivareta behovet for medisinsk teknisk utstyr. Det betyr at det er helseforetakenes egne investeringsmidler tilgjengelig fra drift, inklusive eventuelle positive økonomiske resultater som må være hovedkilden til finansiering av MTU. Administrerende direktør mener at videre arbeid må ta utgangspunkt i de anbefalinger og tiltak som er identifisert i rapporten, og som gjengitt i konklusjonen. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Sluttrapport MTU 2012 Side 6 av 6