Smartere FDV. Utvikling og gjenbruk - erfaringer og muligheter ved bruk av fri programvare. Smartere FDV / Fri programvare

Transkript

1 Smartere FDV Utvikling og gjenbruk - erfaringer og muligheter ved bruk av fri programvare Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 1

2 Smartere FDV 1. Fri programvare for FDV i Bergen kommune Samarbeidsformer Finansiering / støtte Suksess kriterier 2. Innkjøpsperspektivet Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 2

3 1. Systemet «Portico Estate» Åpen kildekode Samarbeidsprosjekt Deling / gjenbruk Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 3

4 Portico Estate i Bergen kommune Bergen Bolig og Byfornying (BBB) har ansvar for alle kommunale boliger. BBB har brukt PE siden 2002 for å håndtere drift og vedlikehold av bygningsmassen. Bergen kommunale bygg (BKB) har ansvar for alle kommunale bygg, innleie av lokaler til kommunal virksomhet og utleie av kommunal grunn. BKB tar i bruk PE som sitt t FDVU-system (2010). Det gjøres tilpasninger og videreutvikling av løsningen. Byrådsavdeling for kultur og idrett har fått utviklet et bookingsystem (AktivBy), for idrettsanlegg og kulturhus. Systemet er en modul til PE. Systemet brukes også av grønnetat og forhåpentligvis på sikt også på skolene Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 4

5 Brukere BK - «Backend» Idrett og kultur F 40 BKB FDV 200 BBB DV Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 5

6 Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 6

7 Mål for prosjektene Bedre intern samhandling og styring. Bedre service og mer fornøyde kunder Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 7

8 Gjenbruk og felles videreutkling «Valg» / IT / Bodø Logistikk BKB / BBB / KoBE BIM / IFC Geomatikk IKT BKB Idrett / kultur BBB phpgw To-veis kartintegrasjon Utleie + innsyn for leietaker Booking + Altinn løsning Eiendom + D/V Rammeverk Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 8

9 Samarbeidspartnere / leverandører Bergen Kommune Resight AS Nordlandssykehuset Geomatikk IKT AS Hålogaland IKT Xcode AS Redpill / Linpro Bouvet Community... Capgemini Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 9

10 Samarbeidsformer Prosjektet (systemet) er organisert som et Åpent Kildekodeprosjekt på «Savannah» med Bergen Kommune som «Maintainer». Nye moduler / ny funksjonalitet kan legges inn etter avtale. Nye moduler «eies» av den som utvikler (evt. finansierer) dem. Tilpasninger på eksisterende moduler må godkjennes av den som «eier» modulen. Bidrag til systemet gir innflytelse på utvikling/funksjonalitet: Forslag til endringer Kode: Feilrettinger / forbedringer Prosjektfinansiering

11 Finansiering så langt (systemutvikling) Drift / Prosjektfinansiering Ekstern støtte Bergen Kommune Resight AS Innovasjon Norge KoBE Husbanken Difi Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 11

12 Suksess kriterier Forankring i ledelsen Kompetanse Motivasjon Innføringsprosess (små biter, detaljeringsgrad) Brukermedvirkning Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 12

13 2. Innkjøpsperspektivet Organisering Rutiner Integrasjoner Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 13

14 Bergen Bolig og Byfornyelse KF 5131 boliger 44 ansatte hvorav 15 bestillere (D/V) på 3 distrikt flyttinger pr år (Ny- og ombygging : mill pr år) Drift / Vedlikehold (2009): E-Bestillinger : Forbruk: 170 mill (40+130) (Etterslep: 200 mill) Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 14

15 74000 e-bestillinger på 5000 leiligheter Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 15

16 E-bestillinger pr år Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 16

17 E-faktura pr år (linjer) ca 85% av totalen Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 17

18 Organisering Rammeavtaler (30 stk) pr fag pr geografisk område. Felles utlysning med standardbeskrivelser for leveranser og ytelser. Varighet 2 år med opsjon år. Avtale format for avlevering av E-faktura Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 18

19 Rutiner i dag Elektronisk avrop på rammeavtale Webshop fra prisbok Elektronisk samlefaktura Godkjenning Overføring til økonomisystem Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 19

20 Skjermbilde kalkulasjon Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 20

21 Skjembilde fakturabehandling (BBB) Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 21

22 Faktura dataflyt I (BBB) Leverandør Betaling (5) Bestilling (1) SMS Import av faktura (2) godkjenning(3) FDV-system Godkjent for betaling (4) Økonomi system Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 22

23 Faktura dataflyt II (Bodø) Leverandører Bestilling (1) Scanning av faktura (2) Basware Oppdater ø-system (6) Økonomi system Bestilling (1) Kandidat for godkjenning(3) Godkjenning ok(5) godkjenning(4) Bestillings- Systemer Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 23

24 Faktura dataflyt III (BKB?) SMS Leverandør Bestilling (1) E-faktura (2) Bestilling (1) FDV-system Faktisk betalt (4) Økonomi system godkjenning(3) Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 24

25 Om prosjektet Kontaktpersoner i Bergen: Sigurd Nes, FDV-Rådgiver BBB Eli Skytterholm, Prosjektleder SKU Ragnar Buset, IKT-koordinator SKU Epost: <fornavn>.<etternavn>@bergen.kommune.no Koden: Support: Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 25

26 Skjermbilde Kart-integrasjon Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 26

27 Skjermbilde AktivBy Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 27

28 Skjermbilde AktivBy Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 28

29 Skjermbilde Frontend Leietaker Sigurd Nes, Bergen Bolig og Byfornyelse KF 29