Målbilde for en effektiv elektronisk saksbehandling og samhandling

Transkript

1 Målbilde for en effektiv elektronisk saksbehandling og samhandling

2 Innhold 1. Innledning... 4 Formål med målbildet Oslo vognselskap Bakgrunn Rammer og andre føringer... 5 Digital forvaltning... 5 Noark- standarden og K- koder Funksjonelt målbilde... 5 Arbeidsflaten... 6 Konkurransegjennomføring... 7 Kontraktsoppfølging... 7 Bestillinger... 7 Elektronisk arkiv... 7 Metadata og søk Drift basisplattform Avgrensning Prioritering av funksjonalitet... 9 Side 2

3 Versjonshistorikk Versjon Dato Kommentarer/endringer Godkjent av Godkjent Erik Lund Klargjort som vedlegg til dialogmøter med tilbydere Nina Gjøen Side 3

4 1. Innledning Formål med målbildet Målbildet vil gi en beskrivelse av hva felles arbeidsflate for saksbehandling og samhandling består av og hva en ny måte å jobbe på innebærer av funksjoner og tjenester. Videre vil målbildet sikre at ansatte og ledelsen får en felles forståelse og bidra til at forventninger og ambisjoner er avklart og forankret hos alle involverte. 2. Oslo vognselskap Oslo Vognselskap er et aksjeselskap heleid av Oslo kommune. Selskapet ble opprettet etter et fisjonsvedtak i Kollektivtransportproduksjon AS den 27. september 2006, og har som formål å finansiere og anskaffe nye vogner, oppgradere eksisterende vogner, fastsette krav til vedlikeholdet av vognene, ivareta avsetninger til periodisk vedlikehold, leie ut vognene og følge opp leveransene av vogner ovenfor leverandørene. Visjon Vognselskapet skal gjennom leveranse av vognkapasitet og optimal verdiforvaltning bidra til å levere et miljøvennlig, sikkert og attraktivt tilbud til kollektivreisende i Oslo gjennom hele vognparkens livsløp. Forretningsidé Oslo Vognselskap skal som materielleier bidra til å skaffe kollektivtrafikken flere fornøyde kunder gjennom å: finansiere, anskaffe og følge opp leveransen av nye vogner forvalte materiellet ved å: - fastsette krav til vedlikehold og følge opp disse - avsette midler til periodisk vedlikehold - oppgradere eksisterende vogner leie ut vognene gjennom gode avtaler til bruk i kollektivtrafikken være en ressurs for eier og kunde når det gjelder valg av: - materiellstrategi - finansiering - videre utvikling av materiellparken Side 4

5 3. Bakgrunn Oslo vognselskap benytter i dag SuperOffice til lagring av dokumenter og annen informasjon i sin saksbehandling. I tillegg til SuperOffice lagres det arkivverdige dokumenter på felles filserver (filstruktur), og på den enkelte medarbeider sin PC. Dokumenter og informasjon må i noen grad registreres og vedlikeholdes flere steder slik Oslo vognselskap sine systemer og rutiner er tatt i bruk i dag. Det kan i noen tilfeller være vanskelig å finne tilbake til siste gyldige versjon av avtaler og andre virksomhetskritiske dokumenter. Basis driftsplattform dekker i dag ikke medarbeidernes behov for å nå Oslo vognselskap sine løsninger uavhengig av tid og sted. Oslo vognselskap har behov for nye løsninger som bidrar til at gjeldende lover og regler blir fulgt. 4. Rammer og andre føringer Digital forvaltning Regjeringens mål er å digitalisere offentlige tjenester for å skape en effektiv offentlig sektor. Noark- standarden og K- koder Oslo vognselskap er heleid av Oslo kommune og skal ha saksbehandlingssystem og arkiv som tilfredsstiller Noark- 5 standarden samt følge arkivnøkkelen som er utarbeidet for kommunal sektor (K- koder). 5. Funksjonelt målbilde Målbildet bygger på behov identifisert i samarbeid med medarbeiderne i Oslo vognselskap. Med målbilde menes en tilstand frem i tid som gir en retning for IKT- satsninger som skal støtte funksjonelle behov. Oslo vognselskap vil i 2016 gjenkjennes ved at: selskapet ivaretar gjeldende lover og regler (herunder Lov om offentlige anskaffelser, Offentleglova, Forvaltningsloven, Arkivlova, NOARK- standarden, K- koder kommunenes arkivnøkkel) o ivaretar krav til internkontroll o krav til transparens og sporbarhet innen anskaffelse og kontraktsadministrasjon de har en effektiv saksbehandling hvor medarbeiderne deler arkivverdige saker og dokumenter elektronisk det er tilgang til Oslo vognselskaps løsninger uavhengig av tid og sted de lagrer saker og dokumenter iht gjeldende rutiner som underbygger en delingskultur et dokument eller en opplysning registreres kun en gang og gjenbrukes i andre kontekster ved behov det er en effektiv elektronisk samhandling internt og med eiere, tilbydere og samarbeidspartnere det er god revisjonshåndtering på teknisk dokumentasjon Side 5

6 Følgende funksjonalitet vil dekke Oslo vognselskaps behov for en ny elektronisk saksbehandlingsløsning: Overordnet skisse Tilbydere Leverandører Samarbeidspartnere Samhandling Rollebasert arbeidsflate Lokale klienter for ansatte Anskaffelser og kontrakts- administrasjon Materiellforvaltning Ledelse og styring Andre systemer i OV Lync EK Exchange Søk og navigasjon MS Office Andre programmer Sikkerhet Dokumenthåndtering og andre samhandlingsfunksjoner Teknisk dokumentasjon, generelt dokumentlager og historisk dokumentlager Arkiv iht Noark- standarden (virksomhetshukommelsen) Administrasjon Kjøp av tjenester Økonomi og regnskap Infrastruktur Integrasjonstjenester Sikkerhet Arbeidsflaten Det er ønskelig å ha en arbeidsflate som støtter effektiv samhandling i ordinær saksbehandling, ved samhandling i prosjekter og eventuelt med eiere. I prosjekter skal man kunne dele dokumenter, planer, aktivitetslister og annen informasjon (eks. ved større anskaffelser) i en felles prosjektarbeidsflate. I tillegg vil den enkelte medarbeider ha en «min side» med samlet oversikt over egne saker, dokumenter, oppgaver, intern og ekstern informasjon man abonnerer på og lignende. Funksjonalitet for saksbehandling og arkiv (iht Noark- standarden) må være sømløst integrert i arbeidsflaten slik at man opprettholder målet om kun å registrere en opplysning eller et dokument kun en gang. Arbeidsflaten bør ha støtte for effektiv registrering av saker og dokumenter ved gjenbruk av informasjon fra prosjektnivå i de tilfeller hvor det er relevant. Dette kan være prosjektnummer, kontraktsnummer, vogntype, vognindivid eller annen informasjon som vurderes som viktig og relevant for et prosjekt. Det skal fra arbeidsflaten være enkelt å lagre alle typer e- poster enten de er arkivverdige og skal lagres i sak- og arkivsystemet eller i et generelt dokumentlager. Informasjon knyttet til prosessene i saksbehandlingen vil være sporbare slik at man kan gå tilbake på et senere tidspunkt å gjenskape disse i forbindelse med en revisjon eller lignende. Side 6

7 Konkurransegjennomføring Det er ønskelig å kunne gjennomføre anskaffelser på en slik måte at tilbud kan mottas elektronisk og at all kommunikasjon med tilbydere er sporbar og tilgjengelig ett sted. Anskaffelse er en del av saksbehandlingen og dokumentasjonen tilhørende anskaffelser vil sømløst lagres i arkivet. Kontraktsoppfølging Det er behov for støtte til tilgjengeliggjøring og oppfølging av kontrakter/avtaler herunder rammeavtaler hvor saksbehandler blir varslet om når kontrakter/rammeavtaler må følges opp. Oppfølging kan være at beløpsgrenser er nådd, kontrakt må vurderes fornyet, kontrakt termineres/avsluttes og lignende. Kontrakter skal automatisk gis et kontraktsnummer (unik- ID) som følger kontrakten ved en gitt status. Det skal være enkelt for alle medarbeidere i Oslo vognselskap å finne gjeldende rammeavtaler og kunne gjøre avrop på disse. Kontrakter/avtaler ved større anskaffelser skal være lett tilgjengelig for de som har ansvar for avtalen. Bestillinger Alle medarbeidere skal i sin arbeidsflate kunne utarbeide bestillinger basert på gjeldende maler og de vil automatisk bli tildelt et bestillingsnummer (unik- ID) når bestillingen har en gitt status. Bestillingsnummer skal følge bestillingen videre til den er betalt i økonomi- og regnskapssystemet. Det skal være enkelt for alle medarbeidere å gjennomføre en bestilling iht gjeldende fullmakter. Elektronisk arkiv Oslo vognselskap må tilfredsstille kravene til lov om arkiv med forskrift knyttet til arkivering 1 og håndtering av dokumentasjon iht. Noark- standarden. Ved overgang til en Noark- basert saksbehandling og arkivløsning vil Oslo vognselskap gå over fra papiroriginaler til elektroniske originaler på saker og dokumenter (arkivverdig dokumentasjon). Alle arkivverdige dokumenter skal automatisk lagres til det elektroniske arkivet når de er endelige. Metadata og søk Saker og dokumenter vil kunne påføres informasjon (metadata) som sikrer effektiv gjenfinning. Følgende informasjon (metadata) er vurdert som viktig for å sikre gjenfinning hos Oslo vognselskap: 1. Prosjektnavn 2. Kontraktsnummer 3. Vogntype 4. Vognindivid 1 Lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 og forskrift av 11. desember 1998 nr Side 7

8 Anskaffelse Kontrakts- nummer 1 : n 1 : 1 Kontrakter Vognleie- avtalen (per vogntype) Tilbakemelding via vedlikeholds- informasjon Materiell- forvaltning (avvik/hendelse vognindivid) Kommune- revisjon Prosjektnavn Revisjon av sikkerhets- ansvar iht Jernbane- lovgivningen Økonomisk forvaltning (henvisning til vognindivid) Det skal være mulig å søke etter dokumenter uavhengig av om de er arkivverdig eller ikke. Det bør være opp til den enkelte saksbehandler å velge hva man ønsker å søke etter. Det bør være mulig å søke i utvalgte eller alle typer dokumenter (saksdokumenter, teknisk dokumentasjon, andre dokumenter og historisk dokumentasjon). I tillegg bør man ha mulighet for fritekstsøk hvor dokumenter med høyest relvans presenteres først i søkeresultater. Arbeidsflate for effektiv saksbehandling og samhandling Søk hvor man kan velge å søke i alle eller utvalgte typer dokumenter Sak- og arkiv (iht NOARK- krav) Kontraktsarkiv med en enhetlig kontrakts- nummerserie Teknisk dokumentasjon Generelt dokumentlager For lagring av dokumentasjon som ikke er arkivverdig (erstatter filstruktur) Historisk dokumentasjon SuperOffice Historisk dokumentasjon på filstruktur(er) Side 8

9 6. Drift basisplattform Det er behov for at basisplattformen gir støtte for daglig arbeid i kontorstøttesystemer og at den driftes på en god måte. Tilgang til løsninger skal være uavhengig av tid og sted. Basisplattformen skal gi mulighet for å kunne se status på tilgjengelighet og mulighet til å sende direktemeldinger til andre medarbeidere. Det er ønskelig med støtte til å gjennomføre elektroniske møter internt og med eksterne samarbeidsparter. Dette vil gi Oslo vognselskap mulighet til å arbeide effektivt og gi mulighet for å kunne være mer tilgjengelige ved behov. Drift vil også måtte dekke driftsoppgaver knyttet til ny saksbehandlingsløsning ved realisering av deler eller hele målbildet. 7. Avgrensning Det er ikke viktig for Oslo vognselskap å ha funksjonalitet for å ivareta muntlig dialog med samarbeidspartnere. Alle viktige forhold vil være skriftlig og bli lagret i saksbehandlingsløsningen. Det vil ikke være funksjonalitet for prosjektoppfølging og - styring ved at innholdet i milepæler (leveranser/aktiviteter) i kontrakter kan følges opp. 8. Prioritering av funksjonalitet Det er gjort en prioritering av funksjonalitet beskrevet i målbildet hvor følgende prioritering gjelder i denne fasen: Arbeidsflate som støtter effektiv samhandling i saksbehandlingen herunder arkivløsning (saksarkiv, teknisk dokumentasjon, generelt dokumentlager og historisk dokumentasjon) (kjøpet) Metadata og søk (kjøpet) Konvertering av historisk data fra SuperOffice (kjøpet) Arbeidsflate med støtte for samhandling i prosjekter (opsjon) Kontraktsoppfølging (opsjon) Bestillinger (opsjon) Konkurransegjennomføring (egen anskaffelse) Basis drift (egen anskaffelse) Side 9