Dokumenthåndtering og samhandling i praksis

Transkript

1 Dokumenthåndtering og samhandling i praksis Høstseminar Norsk Arkivråd 24. oktober 2013 Jon Christian Hansen applikasjonsansvarlig

2 Agenda 360 i Østfold Energi Søk/gjenfinning av dokumenter Hvordan få med de ansatte 2

3 Hvem er Østfold Energi Energiprodusent innenfor forretningsområdene vannkraft, vindkraft og varme Hovedkontoret ligger i Sarpsborg Største vannkraftverkene ligger i Sogn og Fjordane og Nordland 3

4 4

5 Eiere Østfold fylkeskommune 50% 13 kommuner i Østfold 50 % Sarpsborg, Halden, Moss Askim, Eidsberg, Skiptvet, Spydeberg Aremark, Marker, Rømskog Våler, Hobøl, Fredrikstad 5

6 Nøkkeltall 2012 Omsetning 790 mill. Driftsresultat 314 mill. Årsresultat 18 mill. Utbytte 135 mill. Totalbalanse 7 mrd. Egenkapital 2,4 mrd. Ansatte ca. 75 6

7 7 360 i Østfold Energi

8 Østfold Energi AS 75 ansatte 2 dedikerte arkivarbrukere Produsert over saker og ca dokumenter totalt i fra 2009 tidl. ephorte Alle ansatte er registrerte 360 brukere 8

9 Fokusområder 360 internt i bedriften Felles lagring, felles deling, felles virksomhetshukommelse Redusere tid brukt på søk og gjenfinning Effektivisere prosesser, øke produktivitet Bidra med at lover og regler etterleves (Offentlighetsloven, Arkivloven, Personopplysningsloven, Arbeidsmiljøloven, Børsloven m.fl) Kontroll på det som forplikter virksomheten økonomisk og juridisk Understøtte brukerens krav til mobilitet, fleksibilitet og samhandling 9

10 Outlook sidepanel

11 Outlook sidepanel

12 12 Arbeidsflate for saksbehandler

13 13 Arbeidsflate for saksbehandler

14 Intranett 360/IFS Enkel oppstart og informasjon om mottatt inngående post via Link på Intranettet 14

15 Intranett 360 Styrende dokumenter er lagret i 360 Link fra intranettet til

16 16 Integrasjon mot IFS

17 Integrasjon mot IFS Et felles dokumentlager Integrasjon mot IFS Web og windowsklient WEB/portal bruker (sharepoint) Felles dokumetlager Office/dokumentbruker IFS Centura Bruker IFS WEB Bruker 17

18 18 Prosjekt, sak og dokument

19 19 Prosjekt, sak og dokument

20 20 Kontrakter

21 Fjernvarme Benytter 360 til dokumentasjon, kundeoppfølging, dialog og telefonhenvendelser med kunder. Lagrer korrespondanse og kontrakter pr. kunde Prosjektstruktur bygd pr konsesjonsområde i 360 Avtaler som gjøres med kunder. 21

22 Regnskap Dokumentasjon av arbeid for interne og eksterne kunder: Kundemappe/avtaler Lagring av avstemmingsdokumenter fra andre fagsystemer - revisjonshåndtering 22

23 Revisorportal Tilgang for revisor til 360-dokumenter i portal utenfor 360 for revidering av interne og eksterne selskap Unngår på denne måten brukertilganger i

24 24 Samhandlingsrom

25 Samhandlingsrom - Funksjon for bedre samhandling og tilgjengeliggjøring av informasjon - Kan og bør benyttes av alle ansatte som arbeider med dokumenter sammen med eksterne rådgivere 25

26 Samhandlingsrom Benyttes til ledermøter, stabsmøter, avdelingsmøter 26

27 27 Søk/gjenfinning av dokumenter

28 Søk/gjenfinning av dokumenter Skriveregler enklere gjenfinning etter virksomhetskritisk informasjon For å søke etter opplysninger registrert i 360, noen kriterier må være på plass God navnsetting av prosjekt, sak og dokument 28

29 Søk/gjenfinning i Outlook sidebar

30 Søk/gjenfinning fra Viaworks Søker etter innhold i alle interne dokumenter og filer med tekst Søker i "alle" systemer Alt blir sikkerhetskontrollert

31 Søk/gjenfinning fra Viaworks

32 32 Hvordan få med de ansatte

33 Opplæring Opplæring - Opplæring IKT timen Opplæring saksbehandler/avdeling Introduksjon nyansatte Hands-on, individuell oppfølging Hurtigguide, skriveregler Ulike datakunnskaper og behov hos saksbehandlerne «Tips & triks bruk av 360» 33

34 Skape oppmerksomhet rundt 360 Publisere suksesshistorier på intranettet Gjør det enkelt å spørre om hjelp Skape gode ambassadører for 360 Markedsføring av produktet Vær åpen for innspill 34

35 Min motivasjon som ambassadør Hvordan forvalter jeg min rolle som applikasjonsansvarlig? Må jobbe med meg selv, er jeg motivert? Mine holdninger og personlige kvaliteter spiller en viktig rolle for om vi lykkes eller ikke Egen faglig forståelse og oppbygging av egen kompetanse må være i fokus Hvor er vi om 1 år? Om 3 år? jeg kan være med på å påvirke retningen 35

36 Takk for oppmerksomheten Jon Christian Hansen Applikasjonsansvarlig Tlf: