Norsk arkivråds høstseminar 2010 Stortingets dokumentlager

Transkript

1 Stortinget Integrasjon og samhandlingsløsningen SharePoint og Ephorte erfaringer De viktigste oppgavene til Stortinget er å vedta lover, bestemme statens budsjett og kontrollere regjeringen. Presidentskapet er ansvarlig for planlegging og tilrettelegging av Stortingets arbeid. Stortingsarkivet/ foto: Teigens fotoatelier as. Stortinget saksbehandling Saksbehandlingen foregår i de tolv fagkomiteene. De fleste sakene Stortinget behandler er meldinger og proposisjoner fra regjeringen. Representanter og eksterne kontrollorganer kan også legge frem dokumenter for Stortinget. Representantene stiller spørsmål som blir besvart av statsrådene. Representantene I perioden er det valgt inn: 169 representanter fra 7 politiske partier til Stortinget. Mye av arbeidet foregår i fagkomiteene og alle representantene er medlem av en fagkomité. Partiene Komiteene Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet Høyre Kristelig folkeparti Senterpartiet Sosialistisk venstreparti Venstre Arbeids- og sosialkomiteen Energi- og miljøkomiteen Familie- og kulturkomiteen Finanskomiteen Helse- og omsorgskomiteen Justiskomiteen Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen Kommunal- og forvaltningskomiteen Kontroll- og konstitusjonskomiteen Næringskomiteen Transport- og kommunikasjonskomiteen Utenriks- og forsvarskomiteen Side 1

2 Presidentskapet Stortingets kontor Utredning Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Norsk arkivråds høstseminar 2010 Fraksjonener og storfraksjoner Fraksjon Representantene fra det samme partiet i en fagkomité utgjør en fraksjon. Storfraksjon Representanter fra to eller flere partier i en fagkomité utgjør en storfraksjon Mål for dokumentlageret Løsningen har som formål å levere et brukervennlig og fleksibelt system for styring, lagring og gjenfinning av dokumenter for brukergruppene Partier, Komiteer, Administrasjon og Presidentskap på Stortinget. Løsningen skal lette og effektivisere arbeidsoppgavene til de som jobber på Stortinget innenfor de nevnte brukergrupper. Løsningsdesign Tidsplan Oppgradering ephorte Dokumentlager (SharePoint) Grunnmodul (Søkesenter) 1. Journalposter vises på sak. 2. Dok kan sendes til ephorte og bli JP eller sak. 3. Søk på arkivdok fra søkesenter. 1. Grupper og personer leses inn i ephorte ephorte Adm Komitéportal Partiportal AD Presidentskapet Stortingets kontor Utredning FINANS JUSTIS H AP 1. Profilinformasjon leses inn i SP. 2. SP leser info i ADgruppene. U t v i k l i n g Pilot Opplæring Utrulling SP Oppdrag og svar Sak 2 Fraksjon Fraksjon Sak 1 JUSTIS FINANS 1. Merknad 1. Saksinformasjon hentes til saksrom. 2. Oppslag mot saker fra malene. EPOS Dokumentlager (SharePoint) ephorte i SharePoint Hoveddeler i partiportalene Hjemmeside med nyheter etc. Grunnmodul (Søkesenter) Dokumentsenter for hele partiet Adm Komitéportal Partiportal Dokumentsenter for hver fraksjon (knytning mot komité) FINANS JUSTIS H AP Dokumentsenter for grupperinger innenfor parti 1. Oppdrag og svar Sak 2 Fraksjon Fraksjon Sak 1 JUSTIS FINANS 1. Merknad Postliste for partiets korrespondanse Ad-hoc arbeidsrom Side 2

3 Hva skjer Nyheter, kalender Gruppa Dokumentlager Fraksjoner Kalender, dokumentlager Gruppesekretæriatet Dokumentlager Eksterne nyheter Representant, Parti, Fylke Pressemeldinger Post All post, Mine restanser Lenker Aktuelle lenker Arbeidsrom Diskusjoner, møter, etc Spør utredningsseksjonen. Dokumentlager Gruppa Felles lagringsstruktur Dokumentbiblioteker for Administrasjon Politikk Møter Spørsmål Arkiv Dokumentsett (i stedet for mapper) Sak Dokumentsett kan inneholde egne dokumentmaler Emneord Visning av dokumentsett Dokumentmaler Dokumentmaler Stortingets standardmaler Word, Excel, PowerPoint Parti Egne partimaler Side 3

4 Emneord (metadata) Arkivering (partiportal) Parti Postjournalen All post journalføres i dokumentlageret (SharePoint) E-postmeldinger sendes fra Outlook til arkivet Parti Behandling av post Fordeler post fra partiets postliste Fordeler post til representanter og ansatte i partigruppa (havner i den enkeltes restanseliste) Innlegg i Stortinget Fraksjon Referentene Henter innlegget i fraksjonsportalen Skriver referat Referatet legges ut på stortinget.no Side 4

5 Merknader - til innstillingene Komiteene Fraksjon Komiteportal Merknader sendes til aktuelt saksrom i komiteportalen Komitehuset Komitesekretær Komitesekretæriatet Tekstsenteret Setter merknader inn i innstillingen GuleSider - skråfoto Komiteene Arbeids- og sosialkomiteen Energi- og miljøkomiteen Familie- og kulturkomiteen Finanskomiteen Helse- og omsorgskomiteen Justiskomiteen Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen Kommunal- og forvaltningskomiteen Kontroll- og konstitusjonskomiteen Næringskomiteen Transport- og kommunikasjonskomiteen Utenriks- og forsvarskomiteen Presidentskapet Mottar og fordeler saker Tekstenteret Setter inn merknader Saksgangen Komité Behandler sak Lager innstilling Fraksjoner Fraksjoner Fraksjoner Publisering Arkivering Trykking Merknader Stortinget Debatt Votering (fra partiportalene) Komitehuset Hoveddeler i komitéløsningen Hjemmeside med oversikt og kalender Saker til behandling Oversikt over sakene Arbeidsrom per sak Høringer Arbeidsrom per høring Reiser Oversikt over alle godkjente reiser Arbeidsrom per reise Komitéens post og restanser (hentet fra arkivet) ephorte i SharePoint Dokumentsenter Ad-hoc arbeidsrom Komiteportalene Side 5

6 Saksbilde Webdel for ephorte i SharePoint Postliste Aktiviteter Webdel for ephorte i SharePoint Postliste Div. Dokument (kan sendes ephorte) Merknader fra fraksjonene Dok. fra stortingsarkivet (ephorte i SharePoint) Webdel for ephorte i SharePoint Dokumenter tilhørende en sak Dokumenter fra arkivet Arkivverdige dokumenter - Eksportere til ephorte - Konverteres til PDF Side 6